Сделай Сам Свою Работу на 5

Составление у ч е т н ы х документов в архиве

Внутренние учетные документы.Эти документы служат о с н о в о й длявсех сводных форм: если первичные формы составлены не­брежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то ни­какой сводной статистики получить не удастся.

Как видно из табл. 6, основной «костяк» внутренних учетных до­кументов в государственных архивах и архивах учреждений совпа­дает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходи­мости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, переда­ваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к Уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет докумен­тов осуществляется на основе внутренних описей и листа-завери­теля дела.

в Назначение названных выше учетных форм практически идентично разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зави­симости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется Книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся Документы временного и постоянного хранения, а также документы по Личному составу. В государственный же архив поступают только доку­менты постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета по­ступлений.


Попробуем разобраться в этом многообразии учетных доку­ментов.

Книга поступлений предназначена для первичного учета посту­пающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены доку­менты для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает пра­вильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определен­ный отрезок времени.

В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступ­ление первичным или вторичным. При ведении книги необходи­мо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондо­держатель может не совпадать с фондообразователем, в таком слу­чае следует указать их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы.

Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной опи­си, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований ар­хивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное на­звание.

Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов — за­крепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер при­сваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.

При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его пере­именованиями и номере архивного фонда, количестве, хроноло­гических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и со­стояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступле­нии и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1) сведения о переименованиях фондообразователя;

2) сведения о местонахождении фонда и его номере;

3) сведения о движении (поступлении и выбытии) докумен­тов фонда.


Сведения о движении документов приводятся отдельно для опи­санных и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи может быть указано количество дел, доку­ментов или листов; при учете описанных материалов — только количество единиц хранения.

По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если ма­териалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе ко­торого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразо-вателе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправимом повреждении документов; ко­пии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие све­дения:

о дате создания учреждения;

подчиненности;

функциях;

реорганизации;

условиях хранения материалов;

видах научно-технической обработки материалов.

Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его назва­ние. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о пе­реименовании фондообразователя и об изменении в научно-спра­вочном аппарате фонда включаются в дело только после фикса­ции этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.

Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть под­шиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного государственного учета.Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного учета в государствен­ном архиве и архиве учреждения является паспорт архива органи­зации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количе­стве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.


Федеральная архивная служба


Суммарный паспорт федеральных архивов Российской Федерации


Суммарный

паспорт

государственных

архивов субъектов

Российской

Федерации


Центральный фондовый

каталог (ЦФК) Федеральной

архивной службы


 


Суммарный паспорт

федеральных музеев и библиотек

Российской Федерации


Суммарный

паспорт

государственных

музеев и библиотек

субъектов

Российской

Федерации


 


Орган управления

архивным делом

субъекта Российской

Федерации


Суммарный паспорт

государственных архивов субъекта

Российской Федерации (1 раз в три года)

и

Суммарный паспорт районных городских государственных архивов субъекта Российской Федерации (1 раз в три года)


Суммарный

паспорт

музеев и библиотек

субъекта

Российской

Федерации

(1 раз в три года)


Фондовый

каталог (ФК)

субъекта

Федерации

(ежегодно)


Сведения

об изменении

в составе и

объеме

фондов на

1 января

каждого

года

(ежегодно)


 


Федеральные архивы, музеи и библиотеки


Паспорт федерального

архива, музея или библиотеки

(1 раз в три года)


Карточка фонда (ежегодно к 1 марта)


Сведения об изменениях

в составе и объеме

фондов на 1 января каждого

года (ежегодно 1 марта)


 


Государственные

архивы, музеи

или библиотеки

субъектов Федерации


Паспорт государственного архива,

музея или библиотеки на 1 января

каждого года (не реже 1 раза в три года)


Карточка фонда

(ежегодно не позднее

1 февраля)


Сведения об изменениях

в составе и объеме

фондов на 1 января

каждого года (ежегодно

не позднее 1 февраля)


 


Рис. 7. Движение документов централизованного учета


для государственных архивов, музеев и библиотек


 




Федеральная архивная служба


Основные сведения о состоянии хранения

Документов в организациях — источниках

Комплектования государственных, районных



©2015- 2017 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.