Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной документной информации

Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтети-ческой обработке, т. е. сжатию, свертыванию, о б о б щ е н и ю , в ре­зультате чего появляется вторичная документная информация ар­хивов — описание.

В более узком смысле слова описание — это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстро­го поиска и использования документов.

Описание дел заключается в выявлении информационных ха­рактеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках.

Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и про­изводится непосредственно на обложках дел в начале делопроиз­водственного года. Оно представляет собой прогностический спи­сок тех документов, которые будут сформированы в дела.

В архивах учреждения и государственных архивах описание про­изводится, если поступили дела, описанные неудовлетворитель­но или совсем не описанные.

При обработке значительного комплекса документов описание р архивах производится на карточках, что помогает не только опе­ративно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем клас­сификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики докумен­тов и дел.

Информационные характеристики документов и дел.Информа­ционными характеристиками каждого дела являются:

название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

название структурной части (функции, отрасли);

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела;

аннотация;

крайние даты документов дела;

количество листов;

архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фон­да. Дается полное наименование учреждения с указанием ведом­ства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть офици­ально принятое сокращенное наименование, оно дается в скоб­ках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного уч­реждения передавалось в другое, то на обложке указывается пос­леднее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно про­вести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функ­ции или отрасли деятельности этого учреждения, например «ру­ководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол­ноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания Дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов — это краткое изложение содержания Документа, а также краткая характеристика наиболее ценных до­кументов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания Дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начи­наться или заканчиваться документами входящими, исходящими Или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает

несколько дат: составления, подписания, исходящей или входя­щей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних — даты со­ставления или подписания документов.

Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.

Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними дата­ми являются даты подписания или утверждения. Если они не датирова­ны, то дата определяется моментом опубликования или вступления до­кумента в силу.

Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на кото­рые или за которые они составлены, а не даты составления или подпи­сания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.

Для копий документов крайними датами являются даты их изготовле­ния, а не даты оригиналов.

На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб­ных дел. В этих случаях указываются 3 даты:

дата заведения в первом учреждении;

дата поступления в другое учреждение;

дата окончания дела во втором учреждении.

Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.

Количество листов проставляется с целью сохранности доку­ментов дела.

Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них — заголовок и анно­тацию.

З а г о л о в о к должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модер­низировать заголовок, заменяя исторические понятия современ­ными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в опреде­ленной последовательности следующих элементов:

вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверно­сти фактов, определить сущность содержания документов);

корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которы­ми был связан в своей деятельности фондообразователь);

предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулиро­вать);

территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы доку­менты, или на территорию, с учреждениями или лицами кото­рой переписывался фондообразователь);

время (событий или составления документов);

формальные признаки (подлинность или копийность).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержа­ния документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а так­же формальных признаков подлинности и копийности.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер­жание документов этого дела.

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распоряди­тельные документы в делопроизводстве формируются по номинально­му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологичес­кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро­вании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано со­держание документов. Например:

Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Рос­сийской Федерации за январь — июль 1996 г. Подлинники.

Приказы ректора РГГУпо личному составу за 1997 г. Подлинники.

Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской мили­ции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926 г. Копии.

Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда со­держания, и времени — периода составления документа. Например:

План работы коллегии Министерства общего и профессионального об­разования Российской Федерации на 1996 г.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: