|
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ
Разновидности архивного фонда
В архивах документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям — архивным фондам и архивным коллекциям.
Основные принципы классификации:
· принцип происхождения (организации документов по исторически сложившимся комплексам (фондам)
· логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).
По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд.
Признаками фондообразователя являются:
· его организационная (функциональная) обособленность — наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сметы); расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков;
· для физического лица — наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.
Разновидностями архивного фонда являются:
– архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;
– архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;
– объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц.
Признаки образования объединенных архивных фондов
Признаки
| Примеры
| 1. Однородные учреждения, действовавшие на одной территории
| · Избирательные комиссии по выборам в Верховный Совет РСФСР по Московской области (1938-1967 гг.);
· Земские суды Московской губернии;
| 2. Объединение фондов руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории
| · Департамент народного образования и школы (с 1993 г.);
· Сенат и сенатские комиссии (1721-1918 гг.)
| 3. Объединение материалов фондообразователей, связанных объектом деятельности
| · Завод “Серп и молот” и его профсоюзный комитет
| 4. Объединение последовательно сменивших друг друга учреждений на основе единства их функций
| · Общество попечительское о тюрьмах МВД (1819-1895 гг.) и Общество попечительское о тюрьмах Министерства Юстиции (1895-1917 гг.)
| 5. Объединение документов лиц, связанных родственными отношениями
| · Муравьевы-Апостолы И.М., М.И. и С.И. Декабристы (1789-1869 гг.)
· Мейендорфы, бароны (1796-1868 гг.)
| 6. Объединение документов лиц, связанных творческой, профессиональной деятельностью
| · Ильф (Файнзильберг) И.А. и Петров (Катаев) Е.П.
· Объединенный архивный фонд историков-архивистов (1840-1993 гг.)
|
- архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).
Признаки создания коллекций
№ п/п
| Признаки
| Примеры
| 1.
| Номинальный (по делопроизводственной форме — родам единиц хранения, видам и разновидностям документов)
| Коллекция листовок XVIII-XX вв. в Музее книги;
| 2.
| Тематический
| Коллекция копий документов по истории профсоюзного движения в 1895-1925 г.г., собранная Истпрофомом;
| 3.
| Авторский
| Коллекция документов эмигрантских учреждений и организаций в России;
| 4.
| Географический
| Коллекция писем солдат русских воинских частей на французском фронте, собранная Тургеневской библиотекой в Париже;
| 5.
| Смешанные признаки
| Коллекция писем, рукописей литературного и общественно-политического характера неустановленных лиц. 1917-1925 гг. в ГАРФе;
|
Фондирование
Организация документов по архивным фондам и коллекциям называется фондированием. Фондирование складывается из следующих видов работ:
1. Определения границ архивного фонда, в том числе определения юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;
2. Определения фондовой принадлежности документов.
Основной предпосылкой правильного фондирования, разработки схем классификации документов архивного фонда и проведения других работ с документами является изучение истории фондообразователя, историй фонда, состава и содержания его материалов. Результаты этого изучения отражаются в исторической справке о фондообразователе и фонде.
Историческая справка о фондообразователе и фонде должна состоять из четырех разделов:
· истории фондообразователя,
· истории фонда,
· характеристики документов фонда,
· списка использованных источников и литературы.
В результате изучения истории фондообразователей, документы которых предполагается включить в объединенный архивный фонд, должна быть написана историческая справка по истории этих фондообразователей.
Фактор, влияющий на фондирование
| Какое оказывает влияние
| 1.Изменение конституционных основ государства. В связи с принятием Конституции РФ 1993 год. Распад СССР в 1991 г.
| 1.1. Документы высших органов государственной власти Российской Федерации и органов гос.власти субъектов федерации, созданных по Конституции РФ 1993 г. составляют новые архивные фонды.
|
| 1.2. Документы высших органов управления (министерств, ведомств РФ), созданных на базе соответствующих ведомств СССР, составляют новые архивные фонды.
|
| 1.3. Документы советов министров республик в составе РФ и автономных образований до и после распада СССР составляют разные архивные фонды.
|
| 1.4. Документы новых органов местного самоуправления, созданные на основе федеральных законов и нормативных актов субъектов федерации, образуют новые архивные фонды.
|
| 1.5. Прокуратура РСФСР и Прокуратура РФ составляют разные архивные фонды, но местные прокуратуры образуют единые архивные фонды за весь период деятельности.
|
| 1.6. В случае изменения статуса субъекта РФ новые органы власти составляют новые архивные фонды.
| 2.Изменение границ административно-территориального деления
| 2.1. Если в связи с изменением административно- территориального деления создаются новые органы власти и управления, они образуют новые архивные фонды.
|
| 2.2.Переименование административно-территориальной единицы, а также преобразование административно-территориального деления, которое не влечет за собой создания новых органов власти и управления, не влияет на фондирование.
| 3.Изменение формы собственности фондообразователя
| 3.1. Документы учреждений и предприятий, перешедших с 1991 г. в кооперативную, общественную, частную и др. формы собственности составляют с момента их акционирования и приватизации новые архивные фонды.
| 4.Реорганизация фондообразователя.
| 4.1.Реорганизация фондообразователя, которая ведет к коренному изменению его функций и созданию нового учреждения влечет за собой создание нового архивного фонда.
|
| 4.2.Незначительные изменения круга деятельности организации, переименования, изменение подведомственности, структуры без существенного изменения ее функций и задач не является основанием для создания отдельного фонда.
| 5.Ликвидация фондообразователя
| 5.1. При ликвидации организации с передачей ее функций одной или нескольким организациям документы каждой организации составляют самостоятельные архивные фонды.
|
| 5.2. При временной приостановке работы организации и восстановлении ее с теми же функциями новый фонд не создается.
|
Определение
Хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов
Вид фонда
| Хронологические границы фонда
| Архивный фонд учреждения
| официальные даты образования и ликвидации учреждения
| Архивный фонд личного происхождения
| даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода
| Объединенный архивный фонд
| даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда
|
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|