|
|
Особенности организации работы с входящими, исходящими и внутренними документами предприятия.Лекция 4
Документооборот предприятия: определение и функциональное назначение Особенности организации работы с входящими, исходящими и внутренними документами предприятия.
Документооборот предприятия: определение и функциональное назначение
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. В делопроизводстве, документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должная соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. Термин "документооборот" появился в литературе 20-е годы, в работах таких крупных специалистов в области управленческого труда, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев. Именно тогда были сформулированы основные положения организации документооборота, которые были связаны с рациональным построением структуры аппарата управления и четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов: • распределение документов по исполнителям; • сокращение инстанций их прохождения; • направление документов непосредственному исполнителю; • регламентирование порядка подписания. В 1931 г. Институт техники управления сделал попытку нормативной регламентации единых принципов организации документооборота, утвердив: – правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов – централизацию операций по приему и отправке; – рациональные маршруты движения; – необходимость сокращения видов документации. С середины 1970-х годов понятие "документооборот" становится однозначным и закрепляется как термин в государственном стандарте (ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1970). В этот период во всех прикладных разработках и исследованиях документационных процессов: • проводится углубленное изучение параметров документопотоков; • разрабатывается методика обследования документооборота, его количественных и качественных характеристик (Методика исследования делопроизводственных процессов в аппарате управления. М.: Главархив СССР, 1972) Такие исследования стали обязательными на этапах разработки и внедрения автоматизированных систем управления (АСУ). В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов в учреждениях: • отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов; • наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления; • неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.); • несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям; • отсутствие правил передачи и доставки документов. Материалы исследований позволили включить в Основные положения Единой государственной системы делопроизводства(ЕГСД М.: 1974) теоретические основы организации документооборота: • оперативность движения; • единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов; • однократность операций одинакового целевого назначения; • исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается лишь деловой необходимостью). ЕГСД регулировала организацию только традиционных (бумажных ) документов и содержала: • практические правила по организации движения документов и технологии их обработки, применительно к основным документопотокам, • правилам доставки и передачи документов, • методику учета документооборота.
Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. На рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос о включении нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Это включение предполагало: • объединение различных источников документной информации в единую сеть; • организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы; • устранение дублирования информационных и документационных потоков; • унификацию приемов работы с документами. В настоящее время основным документом, регламентирующим организацию делопроизводства документооборота в России является ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991) ГСДОУ содержит: • правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов; • правила передачи и учета документов в учреждении; Изначально основу документооборота отражают следующие организационные документы: устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, должностные инструкции. Таким образом, документооборот учреждения представляет собой: • главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства; • проблему технологии документационных процессов.
Особенности организации работы с входящими, исходящими и внутренними документами предприятия.
Документооборот - сложный технологический процесс, который характеризуется различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов Основными характеристиками документооборота является маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа. При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: • максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью); • исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.); • максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, т.е. каждое перемещение документа должно быть оправданным. • прямоточность направления документопотоков, исключение дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов; • ритмичность движения документов, которая обеспечивает равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке аппарата управления. Документооборот, как технологический процесс, делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют: 1. горизонтальные потоки, подразделения одного уровня управления; 2. вертикальные потоки (восходящие и нисходящие), связывающие подразделения различных уровней: восходящие потоки - это входные документы, получаемые подразделением от подчиненных подразделений; нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящим подразделением, подчиненным подразделениям По отношению к управленческому объекту выделяют: входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Входящий документопоток - это документы, поступившие в организацию извне. Исходящий документопоток - это документы, создаваемые в данной организации и отправляемые за ее пределы (адресатам). Внутренний документопоток - это документы, созданные данной организацией и предназначенные для ее собственных потребностей. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от: • состава и содержания документов; • степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений; • распределения обязанностей между должностными лицами; • принятой в организации технологии работы с документами. Входящие документы
Входящие документы образуют три направления движения: – руководству организации; – руководству структурных подразделений; – непосредственно специалистам.
Входящие документы в каждой организации оформляют централизованно. При этом выполняются следующие операции: • фиксируется факт поступления документа; • проверяется правильность и целостность вложений; • осуществляется штемпелевание и сортировка. Стандартная процедура обработки и исполнения входящих документов включает следующие действия и операции: • Предварительное рассмотрение руководством, поступивших документов • Согласование с заинтересованными должностными лицами порядка исполнения документа • Принятие решения и оформление "Резолюции" по исполнению документа • Уведомление исполнителей и передача им документов, подлежащих исполнению • Исполнение документов и оформление реквизита "Отметка об исполнении" • Направление исполненного документа в дело (архив). Входящие документы регистрируются либо до, либо после их рассмотрения руководством. Документы передаются руководству или исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией. Руководитель оформляет свое решение по исполнению документа реквизитом "Резолюция". В "Резолюции" даются исчерпывающе, сжатые указания о порядке и характере действий исполнителей. Исходящие документы
Исходящие документы, как правило, пронизывают всю управленческую структуру. Как инициативные проекты документов, так и информационные готовят специалисты в структурных подразделениях, которые являются исполнителями. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания, а так же от принятой технологии регистрации и отправки. Стандартная процедура подготовки и отправки исходящего документа включает следующие действия и операции: • Подготовка проекта исходящего документа в черновике • Изготовление и оформление проекта документа • Согласование и визирование у заинтересованных лиц • Подписание документа руководителем • Регистрация документа • Отправка адресату В обязанности Исполнителя входит сопровождение исходящего документа по всей процедуре, до момента отправки. Он обязан проверить: – правильность составления и оформления документа – наличие виз и приложений. Подготовленный и подписанный документ представляется на регистрацию со всеми сопутствующими материалами, в соответствии с которыми он готовился. Канцелярия (экспедиция) производит следующие операции: сортировку, адресование, конвертирование, маркировку, отправку в почтовое отделение. Внутренние документы К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, положения, инструкции, акты, протоколы, справки, докладные записки, заявления сотрудников и другие.
Маршруты движения внутренних документов являются наиболее нерегламентированными. Стандартная процедура подготовки и исполнения внутренних документов включает следующие действия и операции: • Подготовка проекта документа • Изготовление и оформление • Согласование и визирование у заинтересованных лиц • Подписание • Рассмотрение адресатом и оформление реквизита "Резолюция" • Исполнение и оформление реквизита "Отметка об исполнении" • Направление исполненного документа в дело (архив) Проект распорядительного документа, после его согласования, подписывается руководством организации и передается для регистрации в службу документационного обеспечения (СДО). Протоколы, после оформления и подписания, размножаются и копии рассылаются в подразделения для исполнения. Докладные записки, справки для руководства, объяснительные записки после регистрации передаются по назначению для исполнения или для принятия к сведению. Передвижение документов внутри организации осуществляется с помощью электроннойпочты или курьерской связи.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|