Запросы с вычисляемым полем

Предназначены для добавления к полям таблицы нового поля, значения в котором вычисляются по формуле. При этом данные в таблице не изменяются.

После вывода на экран бланка запроса следует установить курсор в пустую клетку в строке Поле, для удобства написания формулы можно нажать Shift+F2 и написать сначала имя нового поля, поставить двоеточие без пробелов, затем написать формулу для расчета, которая тоже пишется без пробелов (за исключением имен полей, если они содержали пробелы, то их пишем как они были в таблице или запросе). В итоге получится запись вида Имя нового поля:расчетная формула

Если использовалосьОкно ввода, то нажатьОк.

Формулы записываются с использованием имен полей, арифметических знаков и числовых констант, при этом каждое имя поля заключается в квадратные скобки. Формула может содержать встроенные функции, для этого можно использовать Построитель формул. Если использовалось Окно ввода через Shift+F2 , то всю формулу нужно писать самостоятельно, т.к. Построитель будет недоступен.

Например, в таблице имеются поля с именами Зарплата за январь и Премия. Для расчета итоговой суммы начислений следует записать формулу: [Зарплата за январь]+[Премия]

Для увеличения зарплаты на 50% записывается формула [Зарплата за январь]*1,5

Если не дать имя новому полю, то оно будет иметь имя Выражение 1. Чтобы заменить это имя другим, подходящим по смыслу, следует вернуться в Режим Конструктора на вкладке Главная, стереть имя Выражение 1 и перед двоеточием записать новое имя расчетного поля.

Запросы перекрестные

Это разновидность запроса на выборку. Результаты выполнения перекрестного запроса выводятся в виде таблицы, структура которой отличается от обычных таблиц базы данных. Для создания запроса необходимо три поля (минимально). При задании заголовков столбцов и суммируемых значений можно использовать только одно поле. При задании заголовков строк можно использовать до трех полей. Значения одного из полей будут заголовками столбцов таблицы, значения второго поля – заголовками строк, а значения третьего поля – внутренними значениями получившейся таблицы, к которым применяется статистическая функция. На вкладке Конструктор выбрать тип запроса Перекрестный. В бланке запроса появятся строки Групповая операция и Перекрестная таблица. В строке Перекрестная таблица для одного из полей выбрать Заголовки строк, для второго поля - Заголовки столбцов, для третьего поля – Значения. Для Значений выбрать групповую операцию.

Может присутствовать поле для выбора данных по условию, но не отображаемое в перекрестной таблице.

Следующая группа запросов приводит к изменениям данных в таблицах! Для их выполнения необходимо выполнить на вкладке Файл-Сведения-Предупреждение системы безопасности-Включить содержимое.

Запросы на удаление записей

Удаляют группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее. Для создания запроса выбрать таблицы из которых нужно удалить записи. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса нажать Удаление. В бланке запрос появится строка Удаление с Условием. Выбрать поля, в для которых необходимо в строке Условие отбора ввести условие для выбора данных, записи которых нужно удалить. Закрыть запрос с сохранением.

Удаленные записи после выполнения запроса восстановить путем отмены действия нельзя!

Запросы на обновление записей (изменение)

Вносят общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах путем замены на конкретное указанное значение или рассчитанное по формуле. Для создания запроса выбрать тип запроса Обновление. В бланке запроса появится строка Обновление. Выбрать поля, в которых нужно изменить значения. Если записи нужно обновить не все, а только некоторые, выбранные по условию, то ввести Условие отбора. В строке Обновление ввести новое значение или формулу. Формулы пишутся аналогично запросам на вычисление.

Запросы на создание таблиц

При выполнении данного типа запроса из таблиц происходит выбор записей по заданным условиям и копирование их в новую создаваемую таблицу. Для создания запроса необходимо выбрать поля для новой таблицы, ввести условия, нажать на вкладке Конструктор в группе Тип запроса кнопку Создание таблицы, ввести имя создаваемой таблицы, указать режим В текущей базе данных, Ок. Запрос закрыть с сохранением.

Формы

Существуют два вида форм: простые, для отображения данных в удобном виде (одиночные, подчиненные, связанные), и кнопочные – предназначены для автоматизированной обработки данных в БД (например, открытие объектов, вывод на печать или более сложные действия).

Создание простых форм

Создание, группа Формы, кнопка Мастер форм. В поле Таблицы и запросы выбрать объект для формы и выбрать из него поля. Поля могут быть из нескольких объектов. Нажать Далее.

Если данные выбраны из нескольких объектов, то выбрать вид формы: подчиненная или связанная, Далее.

Выбрать внешний вид формы: В один столбец, Выровненный, Ленточный, Табличный. Нажать Далее, дать Имя форме, нажать Готово.

Пролистывание записей осуществляется с помощью треугольных кнопок внизу формы.

Кнопочные формы позволяют автоматизировать обработку данных в БД. За каждой кнопкой закрепляется какое-либо действие или цепочка действий. Создаются такие формы в Режиме Конструктора. Меню вкладка Создание, гр. Формы, кнопка Конструктор форм. В появившемся поле нарисовать кнопку. Для этого в меню на вкладке Конструктор, гр. Элементы управления, нажать кнопку Кнопка, и на рабочей области формы растянуть рамку кнопки. Если автоматически открывается дополнительное окно, его закрыть кнопкой Отмена. Правой клав. мыши щелкнуть по кнопке, команда Свойства. В Окне свойств на вкладке Макет в строке Подпись дать имя кнопке. На вкладке События в строке Нажатие кнопки нажать кнопку с …, Макросы, Ок. Открыть список, выбрать макрос, который будет выполнять соответствующее действие, если выбран макрос для открытия объекта Выбрать имя из списка, закрыть с сохранением.

Закрыть окно свойств, открыть Режим Формы и проверить работу кнопки. После создания кнопок форму закрыть с сохранением.

Чтобы кнопочная форма загружалась при открытии файла БД необходимо в меню Файл выбрать Параметры, Текущая база данных и в пункте Форма просмотра выбрать из списка имя кнопочной формы.

Отчеты

Отчеты подготавливают данные для вывода на печать. Создавать отчет удобнее с помощью Мастера Отчетов, а корректировать в Конструкторе.

Отчет может содержать группировку данных, в этом случае повторяющееся значение группового поля будет отображаться только 1 раз. Например, в таблице имеются номера групп и фамилии студентов.

Отчет без группировки будет отображать данные в следующем виде:

Если задана группировка по номерам групп, то отчет будет иметь вид:

Создание

Меню Создание, группа Отчеты, кнопка Мастер отчетов. Выбрать таблицу или запрос, выбрать поля (можно выбирать из разных объектов), Далее.

Если данные выбраны из нескольких объектов, то второй шаг будет Вид представления данных. На нем выбрать вид, когда все поля перечислены через запятую, без выделения каких-либо полей. Далее.

Шаг Добавить уровни группировки позволяет выделить поле, по которому данные должны быть разбиты на группы. Далее.

Следующий шаг Сортировка данных и Итоги (если были уровни группировки и есть числовые поля). Через кн. Итоги можно подвести промежуточные итоги под данными, выбрав функцию в соответствующем поле, Ок. Далее.

Выбрать Вид макета отчета (например, Блок), выбрать ориентацию, Далее.

Дать Имя отчету, Готово.

Корректировка

В меню Конструктор, нажать кнопку Закрыть окно предварительного просмотра. При этом режим сменится на Режим Конструктор.

Отчет состоит из следующих структурных элементов:

· Заголовок отчета

· Верхний колонтитул (содержит названия столбцов отчета)

· Область данных (содержит данные, выведенные в отчет)

· Нижний колонтитул (расположен в нижней части страницы, содержит текущую дату и номер страницы)

· Область примечаний (расположена между областью данных и нижним колонтитулом, используется для размещения подписей, рисунков и т. д.).

Для корректировки любого элемента необходимо выделить соответствующий элемент отчета (несколько элементов выделяются с нажатием клавиши Ctrl или Shift) и изменить оформление или переместить элемент в другое место отчета. Шрифтовое оформление осуществляется через вкладку меню Формат. Заливку, границы объектов и другие возможности оформления можно изменить на вкладке Общие в Окне свойств.

Подписи добавляются в область Примечание отчета (необходимо вытянуть ее вниз). Чтобы добавить подпись в отчете в меню Конструктор, кнопка Элементы управления, выбрать кнопку Надпись. Переместить мышь в нижнюю область примечания отчета, растянуть рамочку при нажатой левой клавише мыши и вписать текст надпись (например, должность лица подписывающего документ).

Если при построении отчета не указали группировку и итоги, то их можно добавить в режиме Конструктора.

В меню Конструктор в группе Группировка и итоги нажать кнопку Группировка (если она не нажата). Ниже отчета появится область Группировка, сортировка и итоги. В ней нажать кнопку Добавить группировку и выбрать поле, по которому ее необходимо сделать. Чтобы не повторялись данные в поле группировки, необходимо выделить это поле в Области данных , в Окне Свойств на вкладке Макет в строке Не выводить повторы выбрать Да.

Чтобы добавить итоги в отчет необходимо в области Группировка, сортировка и итоги нажать кнопку Больше. В поле без итогов нажать на кн. с треугольником (список) и в поле Итог на выбрать поле для итога. Ниже в поле Тип указать функцию. Ниже включить флажки в пунктах (по необходимости): Показывать общий итог, Показывать промежуточный итог в примечании группы. При включении итогов в область Примечание группы добавить элемент Надпись со значением Всего:, а в Примечание отчета элемент Надпись со значением ИТОГО:.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: