Меню и панели инструментов

Строка под заголовком окна приложения содержит главное меню приложения, с помощью которого можно получить доступ к командам меню. Вид главного меню Access 2003 зависит от режима, в котором находится приложение. Например, когда активным окном является окно таблицы (см. рис. 1), в главном меню появляется команда Запись(Record), которая отсутствует в других режимах работы.

Ниже строки меню располагается панель инструментов, на которой находятся кнопки.

Окно базы данных

Особым окном в Access является окно базы данных, которое позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов Access: Таблицы(Tables), Запросы(Queries), Формы(Forms), Отчеты(Reports), Страницы(Pages), Макросы(Macros), Модули(Modules) (рис.2).

С каждым объектом базы данных можно работать в двух режимах. Первый режим назовем режимом выполнения(условно, т. к. он несколько различается для разных типов объектов):

· для таблиц, запросов, форм и страниц доступа к данным этот режим означает открытие соответствующего объекта и называется, соответственно, режим Таблицы (для таблиц и запросов), режим Формы, режим Страницы;

· для отчета — это режим предварительного просмотра;

· для макроса — это действительно режим выполнения;

· для модуля этот режим отключен.

Второй режим — это режим Конструктора. Данный режим применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.

Выбрать нужный режим можно с помощью кнопок, которые находятся в левой части панели инструментов окна базы данных, с помощью команд меню Вид(View) или с помощью кнопок на панели инструментов Access.

На панели инструментов окна База данных(Database) слева имеются три основных кнопки :

· первая кнопка имеет изменяющееся название, в зависимости от того, какой объект выбран. Если выбраны таблица, запрос, форма, страница или группа Избранное (Favorites), кнопка приобретает вид Открыть(Open). Если выбран отчет — Просмотреть(Preview), если макрос или модуль — Запустить(Run). При этом значок рядом с названием соответственно изменяется. Название этой кнопки в каждом варианте наглядно отражает назначение;

· вторая кнопка Конструктор(Design) постоянна для всех объектов и предназначена для редактирования ранее созданного объекта;

· третья кнопка Создать(New) имеет постоянное название, но при этом изменяются значки на ней, в соответствии с типом объекта.

Например, чтобы открытьтаблицу в режиме Таблицы можно следующими способами:

1. Выделить ее в списке и нажать кнопку Открыть(Open).
2. Перетащить значок таблицы мышью за пределы окна базы данных.
3. Дважды щелкнуть кнопкой мыши по имени таблицы.

Чтобы открыть любой объект в режиме Конструктора, необходимо выделить этот объект в списке и нажать кнопку Конструктор(Design).

Чтобы удалить объект из списка, нужно:

1. Выделить объект в списке и нажать кнопку Удалить(Delete) в верхней части окна базы данных или клавишу <Delete> на клавиатуре или щелкнуть правой кнопкой мыши по имени объекта и из контекстного меню выбрать команду Удалить(Delete).
2. В появившемся диалоговом окне, запрашивающем подтверждение на удаление объекта, необходимо нажать кнопку Да (Yes).

Чтобы переименовать объект, нужно:

1. Выделить необходимую таблицу в списке.
2. Щелкнуть левой кнопкой мыши на имени таблицы или щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Переименовать(Rename).
3. В поле имени таблицы ввести новое имя.
4. Нажать клавишу <Enter> или щелкнуть левой кнопкой мыши на любом свободном месте в правой части окна.

Чтобы скопировать или переместить объект, можно воспользоваться стандартными программами копирования/вставки. Например, чтобы скопировать таблицу в буфер обмена (Clipboard), необходимо сделать одно из двух действий:

· выделить требуемую таблицу в списке и нажать на кнопку Копировать(Сору) на стандартной панели инструментов База данных(Database);[ Эта панель отображается на экране, когда активным является окно базы данных.]

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Копировать(Сору).

Чтобы вставить таблицу из буфера обмена, нужно:

1. Открыть список таблиц в окне базы данных.
2. Нажать на кнопку Вставить(Paste) на панели инструментов База данных(Database) или щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном поле в списке таблиц и из контекстного меню выбрать команду Вставить(Paste).
3. В появившемся окне Вставка таблицы(Paste Table As) в поле Имя таблицы(Table Name) ввести имя новой таблицы, в группе Параметры вставки(Paste Option) выбрать вариант вставки таблицы: Только структура(Structure only), Структура и данные(Structure and Data), Добавление данных в таблицу(Append Data to Existing Table) и нажать кнопку ОК.

Режим вставки Только структура(Structure only) предназначен для копирования структуры таблиц, т. е. списка полей таблицы с указанием типа каждого поля и с его описанием. При этом не предусматривается копирование данных. В режиме Структура и данные(Structure and Data) таблица копируется целиком вместе со своим содержимым. В режиме Добавление данных в таблицу(Append Data to Existing Table) необходимо в поле Имя таблицы(Table Name) ввести имя существующей таблицы, после чего будет осуществлено добавление данных из таблицы, находящейся в буфере обмена, в указанную таблицу.

Замечание

При добавлении данных в существующую таблицу структуры таблицы-источника и таблицы-приемника должны совпадать.

При копировании других объектов базы данных запрашивается только имя нового объекта.

Чтобы посмотреть свойства объекта, необходимо проделать одну из следующих операций:

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени объекта и из контекстного меню выбрать команду Свойства(Properties);

· выделить объект из списка в окне базы данных и выбрать команду Вид, Свойства (View, Properties) из главного меню Access.

На рис. 3 показано окно свойств таблицы. В нем отражается следующая информация:

· Тип(Туре) — тип объекта (в данном случае Таблица (Table));

· Описание(Description) — описание таблицы, определяемое пользователем;

· Создан(Created) — дата создания таблицы;

· Изменен(Modified) — дата последнего изменения таблицы;

· Владелец(Owner) — владелец (создатель) таблицы;

· Атрибуты(Attributes): Скрытый(Hidden) — позволяет скрыть таблицу из окна базы данных, Реплицируемый(Replicated) — позволяет управлять реплицируемостью объекта.

Пользователь может изменять в окне свойств только описание таблицы и значения ее атрибутов.

На панели объектов можно размещать также папки, которые содержат ярлыки к различным объектам баз данных. Таким образом, можно объединять разные типы объектов в группы. По умолчанию в этой части панели объектов размещается одна папка — Избранное(Favorites).

Работа с таблицами

В учебную базу данных будут входить следующие таблицы: товары, клиенты, поставщики, приход, расход.

В общем случае, при разработке базы данных самое главное это необходимо определиться со структурой базы данных и перечнем таблиц и данных, в которых в них будет храниться. При создании таблиц нужно руководствоваться следующими правилами:

· Необходимо избегать дублирования информации.

· Не следует хранить значения, которые могут быть легко вычислены из существующих значений.

· Для полей необходимо выбирать подходящий тип данных.

· В каждой создаваемой таблице нужно стараться включать столбец или набор столбцов первичного ключа. Первичные ключи необходимы для установления между таблицами отношений один-ко-многим.

Таблицы должны быть связаны между собой таким образом, что информация из одной таблицы доступна для другой. Обычно в приложениях Access содержится несколько связанных между собой таблиц. Эти отношения устанавливаются за счет того, что в разных таблицах содержатся поля с одинаковыми значениями. Необязательно чтобы имена соответствующих полей были одинаковыми, достаточно соблюдать однозначное соответствие значений. Поле одной таблицы может обеспечивать просмотр данных другой.

База данных «Учет и аудит предприятия» должна содержать таблицы со следующей структурой данных (поля):

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: