Сделай Сам Свою Работу на 5

Составление сценария приема.





Приглашенным предлагается меню из одного-двух холодных и горячих блюд, возможно употребление алкогольных напитков.

Обед является наиболее торжественным видом приема. Его устраивают для того, чтобы подчеркнуть важность события. Обычно обед начинается в промежутке между 19.00 и 21.00. Мужчин приглашают с дамами. Форма одежды — темный костюм (смокинг, фрак) и вечернее платье.

Меню может быть достаточно разнообразным. Обед продолжается 2-3 часа; перед приглашением к столу и после окончания трапезы гости и хозяева проводят некоторое время в другом помещении, где до обеда подают аперитив, а после обеда — чай или кофе.

Чай— непродолжительный (1-1,5 часа) прием, как правило, только для женщин. Обычно он устраивается между 16.00 и 18.00. Подаются кондитерские изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и минеральные поды. Форма одежды — повседневный костюм.

Любой прием требует тщательной подготовки:

1) выбор вида приема;

2) составление списка приглашаемых лиц;

3) заблаговременная рассылка приглашений;

4) составление плана размещения за столом;

5) составление меню;

составление сценария приема.



Приглашения рассылаются не позже чем за 1-2 недели до приема. Если мужчин приглашают вместе с женами, то это указывается в приглашении. Приглашение может быть направлено в адрес фирмы, тогда указывается общее число приглашенных (предполагается, что в ответном письме будет указан именной список ее представителей, которые направляются на прием). Приглашения желательно рассылать на особом бланке, отпечатанное типографским способом.

В тексте приглашения указывается:

1) повод приема;

2) должность, имя и фамилия лица, устраивающего прием. Если приглашаются гости с супругами, то указывается имя и фамилия супруги лица, устраивающего прием;

3) вид приема, день, время и место проведения;

4) если это необходимо, форма одежды.

На приглашение необходимо прислать ответ. На приемы следует приходить в указанное время. Если из фирмы приглашено несколько представителей, то первым необходимо прийти младшему по должности.

Порядок приветствий. Первым всегда приветствует младший старшего по возрасту, входящий — присутствующих, опоздавший — ожидающих, уходящий — остающихся.



Человек, входящий в помещение, где собрались приглашенные, здоровается либо с каждым в отдельности, либо со всеми сразу. Если опоздавший подходит к столу, за которым уже сидят приглашенные, он здоровается со всеми присутствующими, занимает свое место и еще раз здоровается с соседями по столу. Руку подавать при этом не принято.

Если присутствует мало приглашенных, в первую очередь следует поздороваться с хозяйкой и хозяином, затем с женщинами в зависимости от их возраста и одновременно с присутствующими вместе с ними мужчинами.

Приветствуя женщину или старшего по возрасту, необходимо встать. Если мужчина или женщина старшего возраста не протягивают руки для рукопожатия, первым этого делать не следует.

Знакомство. На торжественных, требующих строгого соблюдения этикета приемах принято молодого гостя представлять более пожилому, младшего по служебному положению — старшему. Одного человека представляют двум лицам или группе, мужчину — женщине.

На более демократичных приемах представление гостей друг другу особого значения не имеет.

Размещение за столом. Самым почетным местом на приемах считается место справа от хозяйки дома, вторым — слева от хозяина (в отсутствие хозяйки первым считается место справа от хозяина). Почетный гость может быть посажен напротив хозяина. Женщину не сажают рядом с женщиной, мужа — рядом с женой. Женщин не принято сажать в конце стола, если на его торце не сидит мужчина.

Уход с приема. Задерживаться на приеме дольше, чем указано в приглашении, не следует. Если ваше время ограничено, не следует сразу говорить об этом хозяину. Не раньше чем через 30-40 минут после начала приема сообщите хозяину, что не можете оставаться дольше, извинитесь и уходите, не привлекая внимания остальных гостей.



 

2. ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ.

Наиболее распространенными формами обсуждения деловых (служебных) вопросов являются совещания и собрания.

Информативное собеседование. Каждый участник кратко докладывает о положении дел начальнику, что позволяет избежать подачи письменных отчетов и дает возможность каждому участнику получить представление о состоянии дел в организации.

Совещание с целью принятия решения. Координация мнений участников, представляющих разные отделы, подразделения организации, для принятия решения по конкретной проблеме.

Творческое совещание. Использование новых идей, разработка перспективных направлений деятельности.

Существует и ряд других классификаций совещаний, в том числе по сфере применения: в науке — конференции, семинары, симпозиумы, заседания ученых советов; в политике — съезды партий, пленумы, митинги. По тематике различают совещания: технические, кадровые, административные, финансовые и т. д.

Исходя из этико-организационных подходов, американские исследователи выделяют совещания: диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные и свободные.

На диктаторском совещании руководитель обычно сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией или распоряжением вышестоящей организации. Дискуссии не проводятся. Участники только задают вопросы.

Автократическое совещание — разновидность диктаторского. Руководитель задает поочередно вопросы участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мнения относительно позиций других участников. Сегрегативное совещание (сегрегация — лат. отделение, удаление) состоит из доклада руководителя или назначенного им лица. Участники выступают в прениях по указанию (выбору) председательствующего.

Демократический характер имеет дискуссионное совещание. Происходит свободный обмен мнениями, после которого решение принимается общим голосованием с последующим утверждением руководителем или принимается руководителем без голосования с учетом высказанных мнений и предложений. Свободные заседания проводятся без четко сформулированной повестки дня.

К совещаниям предъявляется ряд этических требований, регулирующих взаимоотношения как между начальниками и подчиненными, так и между его участниками. Так, этически оправданным со стороны начальника будет приглашение участников на совещание, на котором планируется рассмотрение важного вопроса, не по телефону через секретаршу, а письменно или в личном общении. Уважение к аудитории проявляется в создании хотя бы минимума комфорта (подбор помещения в соответствии с количеством участников, необходимое освещение, проветриваемость помещения, обеспечение возможности записать необходимую информацию и т. д.).

Основной элемент собрания или совещания — дискуссия по решаемым вопросам, главная цель которой — поиск истины. Дискуссия эффективна только в том случае, если она проводится с соблюдением этически ориентированных норм поведения людей в процессе делового общения. Так, И. Браим отмечает, что:

- в дискуссии необходимо уважительное отношение к чужому мнению, даже если оно на первый взгляд кажется абсурдным.Для того чтобы понять чужое мнение, в первую очередь необходимо набраться терпения, мобилизовать внимание и выслушать его;

- необходимо придерживаться одного предмета спора. Нельзя превращать дискуссию в конфликт.В споре нужно искать точки сближения мнений и суждений, стремиться к поиску общих решений. Это не означает отказа от своего мнения при уверенности в своей правоте, однако подвергать сомнению правоту своей позиции полезно;

- в любой самой острой дискуссии нельзя использовать бранные слова и безапелляционные заявления (это неверно, это ерунда, глупости говорите и т. д.), а ирония и сарказм хотя и допускаются, но должны употребляться, не оскорбляя и не унижая оппонентов;

- главное оружие в дискуссии - факты и их добросовестная интерпретация;

- признавайте свою неправоту;

- проявляйте благородство: если оппоненты потерпели поражение в дискуссии, дайте им возможность спасти свою репутацию, не злорадствуйте по поводу их поражения.

 

3. ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА.

 

Телефонный звонок является одним из инструментов делового общения. Особенности общения по телефону вызывают ряд часто встречающихся ошибок, снижающих эффективность делового контакта, и налагают дополнительные требования на его участников.

Главные требования культуры общения по телефону — краткость (лаконичность), четкость и ясность не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций. Телефон налагает на того, кто им пользуется, и ряд иных требований. Ваш собеседник не может оценить, ни во что вы одеты, ни выражения вашего лица, ни интерьера помещения, где вы находитесь, ни других невербальных аспектов, которые помогают судить о характере общения. Однако есть невербальные стимулы, которыми можно манипулировать в общении по телефону, к ним относятся: момент, выбранный для паузы, и ее продолжительность, молчание, интонация, выражающая энтузиазм и согласие или обратные реакции. Много значит, как быстро человек снимает трубку, — это позволяет судить о том, насколько он занят, до какой степени заинтересован, чтобы ему позвонили. Джен Ягер выделяет такие наиболее важные принципы этики общения по телефону:

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.