Сделай Сам Свою Работу на 5

Сравнение современных систем электронного документооборота





Лекция № 5

Тема лекции: «Документооборот на предприятии»

Время 2 часа.

Цель: изучить основные особенности формирования информационных ресурсов объекта.

 

Введение (5 мин.)

1. Цели внедрения системы электронного документооборота. (25 мин.).

2. Требования к системам автоматизации документооборота. (25 мин.).

3. Сравнение современных систем электронного документооборота. (20 мин.).

Выводы (5 мин.)

Основные понятия: цели внедрения системы документооборота, требования к СЭД, фазы ЖЦ неструктурированной информации, технология groupware, технология workflow, объект, событие, операция, исполнитель.

Литература:

  1. Козырев А. А. Информационные технологии в экономике и управлении: учебник – 4-е издание / А. А. Козырев – С-Пб.: Издательство Михайлова В. А., 2005. – 455 с.
  2. Годин В.В., Управление информационными ресурсами. (Модульная программа для менеджеров. Модуль 17) / В.В. Годин, И.К. Корнеев. – М. ИНФРА, 2002. – 402 с.
  3. Костров А.В. Основы информационного менеджмента Уч. пособие. / А. В. Костров. –М: Финансы и статистика, 2001.– 336 с.

Цели внедрения системы электронного документооборота



Основной целью внедрения системы электронного документооборота является создание на предприятии полноценной, развитой системы управления потоками работ, в частности – документооборотом, механизмов выполнения технологических процессов обработки документов, цепочек взаимосвязанных работ, а также организации контроля и управления за этими процессами.

Для достижения этой цели необходимо:

- обеспечить надежное хранение всех версий информационных объектов, привлеченных к технологическим процессам обработки, максимально удобную систематизацию хранилища в соответствии с требованиями предприятия, например, по структурному, организационному и тематическому принципу;

- организовать службы копирования – восстановления информации, которая хранится, обеспечение ее защиты от несанкционированного доступа;

- формализовать деловые процессы обработки информации, сформировать типичные маршрутные технологические схемы выполнения этих процессов;

- определить круга лиц, которые привлекаются к участию в деловых процессах обработки информации, уровней их полномочий и прав;



- автоматизировать использование средств криптографической защиты и электронно-цифровой подписи, и обеспечить за счет этого повышение уровня безопасности данных;

- автоматизировать работу пользователей по обработке информации в рамках этапа технологического процесса в части обеспечения доставки ему объекта обработки на рабочее место и рассылки обработанных версий объектов на дальнейшие этапы маршрутной технологической схемы;

- автоматизировать функции управления процессами обработки, за счет извещения пользователей о документах, которые поступили на обработку, об окончании нормативных сроков обработки, синхронизации работ в рамках одного технологического процесса и т.д.;

- создать необходимые предпосылки для автоматизации конкретных видов работ над информационными объектами на технологическом этапе: сканирование бумажных документов и распознавание текста, взаимодействие со службами факсимильной связи, специализированными архивными системами и т.д.;

- автоматизировать средства контроля над ходом выполнения технологических процессов, касающихся обработки информационных объектов или выполнения цепочки работ, за счет оперативного отражения текущего состояния процессов, отражение допущеных отклонений при выполнении работы от нормативных параметров, переопределение «критических путей» в маршрутных схемах и вычисление достоверного времени завершения процессов;

- автоматизировать сбор данных о результатах выполнения технологических процессов и создание на их основе аналитических и статистических отчетов;



- автоматизировать процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, обеспечить механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов о выполнении поручений.

Требования к системам автоматизации документооборота

Проблемы, которые решаются при автоматизации деятельности компании, всегда специфические и во многом зависят от особенностей ее бизнеса, инфраструктуры, административной структуры и многих других факторов. Ко всем системам автоматизации офисной деятельности выдвигаются следующие требования:

- простота и гибкость;

- экономия;

- открытость;

- надежность.

Из всех офисных задач можно выделить две наиболее актуальные: автоматизация коммерческой деятельности и автоматизация документооборота.

К системам автоматизации коммерческой деятельности, как правило, выдвигаются следующие требования:

- обеспечение полного контроля за поступлением и продажей товара;

- взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета;

- разграничение доступа к информации;

- максимальная автоматизация операций;

- интеграция с корпоративным web-сервером;

- регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем.

К системам автоматизации документооборота выдвигаются следующие требования[21]:

- наличие единого хранилища документов;

- наличие полнофункциональной маршрутизации и средств проектирования сценариев движения документов;

- контроль за выполнением работ;

- контроль за выполнением поручений;

- развитая система построения отчетов;

- возможность получения статистических и аналитических сведений;

- работа в вычислительных сетях.

В наше время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, которые обеспечивают интегрированные решения по автоматизации офиса, что позволяет автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Появились информационные системы автоматизации документооборота.

Любая информационная система должна быть тесно связанной со структурой организации. Таким образом, можно обеспечить безопасность данных, распределить полномочия пользователей. Современные организации это совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, которые обмениваются между собой информацией и выполняют отдельные части совместной работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются [14]:

- ввод информации в систему;

- хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;

- коллективная работа с документами;

- вывод информации из системы.

Схема жизненного цикла представлена на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Схема жизненного цикла неструктурированной информации в организации

 

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

Технология groupware ориентирована на небольшие рабочие группы, характеризуется поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью разных методов доступа: сетевого доступа к файлам и базе данных; локальной и глобальной электронной почты (включая конференции и дискуссии); терминального доступа, пересылки файлов и электронных досок объявлений; пересмотром и интерпретацией гипертекстовых документов.

При коллективной работе важным является наличие блокирования для решения конфликтов при общем использовании ресурсов, санкционирования доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности поддерживается шифровкой и электронными подписями. К системам построенным по технологии groupware можно отнести следующие – Lotus Notes, Microsoft Office, Perfect Office.

Технологии класса workflow применяются для автоматизации документооборота в средних и больших офисах, и для них является характерной поддержка работы многопользовательского режима с несколькими задачами одновременно; четкая структуризация работ по ролям и документам с контролем их выполнения. К системам построенным по технологии workflow можно отнести следующие – Staffware, OPTIMA-WorkFlow [21], Action WorkFlow.

Буквальный перевод термина «workflow» – «поток работ». Более информативным является определение продуктов класса workflow как программных систем, которые обеспечивают полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), которые складывают структурированные бизнес-процессы предприятия.

В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:

1. Объект – информационный, материальный или финансовый объект, который используется в бизнес-процессе (письмо, оборудование, счет).

2. Событие – внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, которое состоялось с объектом (получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога).

3. Операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (подготовка письма, замена оборудования, оплата счета).

4. Исполнитель – должностное лицо, ответствечающее за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (менеджер, сотрудник архива, директор).

Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии workflow отображены посредством концептуальной информационной модели, представленной на рис. 5.2 [18].

Рис. 5.2. Концептуальная информационная модель технологии workflow

 

Деловой процесс формализируется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (например, сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Отдельным случаем такого взаимодействия является обычная пересылка документа из пункта в пункт.

Одной из реализаций технологии workflow является так называемая «система графов», где каждый шаг является вектором и отображает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом ответственный за правильность функционирования схемы должен учитывать всевозможные непредвиденные ситуации, которые могут возникнуть на пути движения документа.

Другой подход базируется на понятии «цикл», который является наименьшим элементом в схеме взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место и некорректность с описанием причины. После этого генерация нового процесса не выполняется.

Сравнение современных систем электронного документооборота

Известный украинский специалист в области электронного документооборота Н.Т. Задорожная в своей диссертации на тему «Управляемое проектирование документооборота в управленческих информационных системах», провела сравнительный анализ систем электронного документооборота с точки зрения прикладного применения в Украине [20].

Было исследовано 10 СЭД по следующим параметрам: хранилище документов, делопроизводство и автоматизация деловых процессов, администрирование и безопасность и др. Обобщенные результаты исследования приведены в табл. 5.1 [20].

Таблица 5.1

Результаты исследования СЭД в Украине

Функции Documentum 4i Ultimus Workflow Docs pen Work Expedition ОПТІМА Workflow БОСС-референт LanDocs Дело Постскриптум Megapolis. Документооборот
Хранилище документов
Организация хранилища
Ввод в хранилище
Организация поиска
Веб-доступ
Общая оценка
Делопроизводство
Создание документов
Регистрация
Наложение резолюций
Коллективная работа
Библиотека
Общая оценка
Автоматизация деловых процессов
Описание деловых процессов
Выполнение процессов
Общая оценка
Администрирование и безопасность
Права, роли
Криптография, ЭЦП
Пароль
Резервное копирование
Общая оценка

 

Одной из лучших программных платформ для создания систем документооборота с оптимальной функциональностью является OPTiMA-WorkFlow [21].

Система OPTiMA-WorkFlow представляет собой программную платформу, которая позволяет создавать систему конфиденциального электронного документооборота для организаций, деятельность которых связана с обработкой потоков информации.

Основное назначение системы OPTiMA-WorkFlow [21]:

- автоматизация работы делопроизводственных и архивных служб предприятия;

- автоматизация деловых процессов обработки документов на базе использования «электронных административных регламентов»;

- повышение эффективности учета и контроля результатов работ по обработке документов подразделениями предприятия;

- мониторинг выполнения работ и исполнения поручений;

- обеспечение гарантированной сохранности и защиты информации от несанкционированного доступа;

- обеспечение работы по безбумажной технологии.

Система позволяет автоматизировать практически любые бизнес-процессы современной организации.

Система обеспечивает:

- поддержку корпоративного стандарта сервера базы данных;

- работу в распределенных корпоративных сетях, распределение объемов хранения между серверами;

- гарантированную защиту информации от несанкционированного доступа;

- атоматизацию использования средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи;

- масштабируемость и управляемость;

- открытую архитектуру «клиент-сервер»;

- web-доступ;

- полнотекстовую индексацию.

В состав базового набора функций системы OPTiMA-WorkFlow входят:

- надежное хранение всех версий документов и других информационных объектов, вовлеченных в процессы обработки;

- систематизация хранилищ документов в соответствии с требованиями предприятия – по структурному, организационному, тематическому, персональному или любому иному принципу, или их сочетанию;

- полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов;

- возможность задания круга лиц, участвующих в бизнес-процессах обработки информации; разграничение их полномочий и прав;

- автоматическая доставка документов (и любых других информационных объектов) к месту обработки; рассылка обработанных версий объектов на последующие этапы маршрутной схемы;

- автоматическое оповещение пользователей о поступивших на обработку объектах, об истечении нормативных сроков обработки;

- синхронизация работ в рамках одного бизнес-процесса;

- автоматизация конкретных видов работ с информационными объектами, в том числе – сканирования бумажных документов и распознавания их текстов, взаимодействия со службами факсимильной связи и специализированными архивными системами и т.д.;

- полная совместимость с любыми приложениями-обработчиками;

- автоматизация контроля выполнения технологических процессов движения и обработки информационных объектов;

- автоматизация процессов регистрации документов по действующим правилам делопроизводства; обеспечение механизмов аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений;

- динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации;

- создание любых форм отчетности и «полное присоединение» разработанного макета отчета к системе;

- поиск документов и их версий по свойствам, значениям полей регистрационных карточек и контексту (по отдельным словам и словосочетаниям, использованным в тексте документа).

Система OPTiMA-WorkFlow разработана компанией UpScale Soft) – самостоятельным структурным подразделением крупного российского IT-холдинга ГК «ОПТИМА».

 

 

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.