Сделай Сам Свою Работу на 5

Стиль представления данных

Класс

Основы работы с электронными таблицами MS Excel 2003

Тема: Форматирование данных

Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводиться в формате Общий. Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст автоматически выравнивается в ячейке по левому краю.

С помощью команды Формат/Формат ячеекили панели инструментов Форматированиеможно изменять шрифт, размер символов, стиль и цвет содержимого выделенной ячейки или диапазона. Можно выделить в ячейке отдельный символ и присвоить ему индивидуальный формат. Стиль представляет собой комбинацию форматов, которые можно одновременно применять к выделенному диапазону. В Excel к числам применяют денежный стиль, процентный или с разделением групп разрядов. Можно создавать собственные стили для шрифтов, их размера, числовых форматов, рамок и затенения ячеек, а также защиты ячеек от изменения.

Для форматирования расположения текста в ячейке используется закладка

 
 

Выравниваниев диалоговом окне Формат ячеек.

Рисунок 13. Выравнивание.

Здесь можно задать расположение текста для чтения снизу-вверх, сверху-вниз, выровнять по правому, левому, нижнему или верхнему краю ячейки, можно переносить слова текста в пределах ячейки.

С помощью остальных закладок Вы можете отформатировать шрифт, параметры рамки вокруг ячейки, способы заливки ячейки различным цветом, включить или снять защиту с ячейки.

Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Ячейкименю ФорматПоявится окно диалога «Формат ячеек», в котором нужно выбрать вкладку «Число».

В левой части окна диалога «Формат ячеек»в списке «Числовые форматы»приведены названия всех используемых в Excel форматов .Для формата каждой категории приводится список его шаблонов. При выделении из списка «Числовые форматы»строки



 
 

«все форматы»в правом окне «Тип»отображаются все форматные коды, которые используются для представления на экране информации.

Рисунок 14. «Тип».

Создание пользовательского числового формата

Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные шаблоны Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода «Тип».

Для создания своих пользовательских форматов дробей и чисел с десятичной запятой используют следующие шаблоны.

Шаблон #- для вывода только значащих цифр, незначащие нули не отображаются.

Шаблон 0(нуль) – для вывода незначащих нулей, если количество разрядов числа меньше количества нулей в формате.

Шаблона ?- для отображенияя пробелов до и после десятичной запятой вместо незначащих нулей. Таким образом в числах достигается выравнивание положения десятичной запятой при форматировании с использованием моноширинного шрифта, например «Courier New». Этот шаблон можно также применять для выравнивания знака деления в дробях с различным количеством цифр.

Если дробная часть числа содержит цифр больше, чем формат содержит шаблонов, число округляется так, чтобы количество разрядов соответствовало количеству шаблонов. Если же целая часть числа содержит цифр больше, чем формат содержит шаблонов, отображаются все значащие разряды. Если в целой части числа содержатся только знаки шаблона (#),то числа, меньшие 1, начинаются с десятичной запятой.

Чтобы использовать пробел в качестве разделителя тысяч, а также при необходимости представлять число в масштабе тысяч, при задании форматного шаблона в него включают пробелы.

Таблица 2.-

число формат число формат
  ? ???,?   -0,????
12345678,2567 12 345 678,3 -12345678,25 -12345678,25
 
число формат число формат
  # ???/???   #,0 " руб"
12345678 1/4 12345678,2567 12,7 руб

Чтобы задать цвет, введите в раздел формата название одного из следующих восьми цветов в квадратных скобках. Код цвета должен быть первым элементом в разделе.

Таблица 3-

Исходное. значение Формат [синий] # #,00"руб." Формат [Зеленый] # #,00 "руб." Формат [Красный] # #,00 "руб."
12,35 млн руб 12 345 678,00 руб 12 345,68 тысяч руб

Для определения числовых форматов, используемых только для чисел, отвечающих заданному условию, заключают данное условие в квадратные скобки. Оно должно состоять из оператора сравнения и значения. Например, формат [Красный][<=100];[Синий][>100] отображает числа меньшие или равные 100 красным шрифтом, а числа больше 100 — синим.

Стиль представления данных

Одним из способов упорядочения форматов данных является введение стиля. Вы вводите телефонные номера — один стиль, заполняете таблицу продаж — другой стиль, вводите данные в телефонно-адресную книгу — третий стиль. После этого для изменения представления данных достаточно только изменить нужный стиль и данные, отображаемые этим стилем, изменятся автоматически.

В понятие стиля входят формат представления чисел, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, наличие узора и защиты. Можно применить определенный стиль как к выделенной области ячеек, так и к любому рабочему листу рабочей книги.

Для создания стиля используется команда «Стиль»меню «Формат». Выполнение этой команды открывает окно диалога «Стиль».


Рисунок 15. «Стиль».

Стиль можно переопределить, изменяя в нем характеристики форматирования ячейки.

Для ускорения процесса форматирования диапазона ячеек путем копирования параметров форматирования из другого, уже отформатированного диапазона можно использовать средство Excel «Формат по образцу».

Условное форматирование

Условное форматирование позволяет автоматически изменять форматирование ячеек в зависимости от их содержимого.

Например, нужно отформатировать диапазон ячеек таким образом, чтобы отрицательные значения отображались на светло-желтом фоне. При вводе или изменении содержимого ячейки Excel проверит введенное значение и сравнит с правилами условного форматирования. Если введенное значение отрицательное, фон поменяется на светло- желтый, в противном случае ничего не произойдет.

Рисунок 16. Условное форматирование.

Условное форматирование можно использовать для определения ячеек, которые содержат недопустимые значения, или ячеек определенного типа. Затем согласно примененному форматированию можно определить, какие ячейки содержат значения определенного типа. Например, к искомым ячейкам можно применить ярко-красный фон. В Excel 2003 одновременно можно накладывать не более 3 условий.



©2015- 2019 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.