Учет конфиденциальных документов

Введение

В любой организации имеются документы, которые должны быть обязательно известны сотрудникам: коллективный договор, трудовой контракт, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и др. Остальные документы имеют ограниченный круг распространения: только среди тех сотрудников, которым они нужны для выполнения должностных обязанностей.

Всегда имеются управленческие документы, утечка содержания которых нежелательна или просто вредна, так как может быть использована прямо или опосредованно во вред ее авторам. Такая информация и соответственно документы, содержащие ее, считаются конфиденциальными (закрытыми, защищаемыми).

Под конфиденциальным документом, т. е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения, которые не относятся к государственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица.

Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно не только саму информацию - обязательный объект защиты, но и массовый носитель информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе и утечки. То есть конфиденциальна, прежде всего, информация, а уже затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.

В настоящее время возросла потребность изучения системы, функций и порядка конфиденциальных документов, поэтому тема конфиденциальных документов стала актуальна.

Объект - документирование и составление конфиденциальных документов.

Предмет - система документирования и составление конфиденциального документа.

Цель - изучить процесс документирования и составления конфиденциальных документов.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. Изучить процесс документирования конфиденциальных сведений;

2. Рассмотреть порядок составления конфиденциальных документов;

3. Проанализировать процесс работы с конфиденциальными документами.

Глава 1 Документирование конфиденциальных сведений

Понятие конфиденциальной информации

Конфиденциальная информация - это сведения, которые находятся во владении, пользовании или распоряжении отдельных физических или юридических лиц и распространяются по их желанию в соответствии с предусмотренными ими условиями. К конфиденциальной информации относятся коммерческая тайна, персональные данные работников и иная информация, предусмотренная в Перечне сведений, составляющих конфиденциальную информацию[1]:

Перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию, включает:

- Протоколы Общих собраний;

- Протоколы Наблюдательного Совета;

- Протоколы заседания Правления;

-Протоколы Комитетов;

-Планы стратегического развития;

- Годовая смета;

- Годовой финансовый план;

- Отдельные приказы по личному составу с указанием заработной платы или бонусных выплат;

-Описание продуктов;

- Персональные данные сотрудников а и кандидатов на работу в предприятии, доходы сотрудников;

- Технические документы по скорингу, описание моделей, профилей для ранжирования клиентов;

- Инструкции и описания процедур выпуска платежных карт и производства ключей криптования, ПИН-кодов;

- Материалы по проверкам юридических и физических лиц;

- Планы и отчеты Отдела безопасности;

- Сведения об организации физической защиты и пропускном режиме;

- Проектные и эксплуатационные документы по инженерно-технической и программной защите информации в технических средствах;

- Сведения о маршрутах и графиках движения инкассации, о размере сумм проинкассированной выручки;

- Результаты маркетинговых исследований и маркетинговых стратегий;

- Сведения об аппаратно-программных средствах защиты информации в информационной системе;

- Носители с записанной на них информацией, использующейся для защиты информации в информационной системе.

Объем сведений, составляющих конфиденциальную информацию, в конкретном структурном подразделении определяется руководителями этих структурных подразделений, исходя из специфики деятельности структурных подразделений, а также с обязательным учетом утвержденного в Перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию.

Руководитель структурного подразделения вправе самостоятельно устанавливать во вверенном ему структурном подразделении правила работы с конфиденциальной информацией, в том числе назначать сотрудников, ответственных за учет и хранение конфиденциальных документов в структурном подразделении, передачу документов в другие подразделения.

Конфиденциальная информация не подлежит разглашению в любом виде и в любой форме и не может стать достоянием третьих лиц.

Предоставление сведений, составляющих коммерческую тайну, государственным органам и органам местного самоуправления осуществляется на основании запросов в целях выполнения ими своих функций. Передача конфиденциальных сведений контрагентам производится на основании гражданско-правового договора, порядок заключения которого определяется внутренними нормативными актами. Передача конфиденциальной информации осуществляется владельцем такой информации только с разрешения Председателя Правления согласно его резолюции на официальном запросе.

Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, должностные лица должны под расписку ознакомиться с этим перечнем сведений и списком документов, пройти инструктаж о сохранении конфиденциальной информации и быть предупреждены об ответственности за ее утечку. При этом могут налагаться ограничения на контакты с прессой и с другими лицами, не владеющими той или иной конфиденциальной информацией. С сотрудников может быть взята подписка с обязательством не разглашать сведения конфиденциального характера и в течение определенного времени после увольнения из организации.

Как правило, в каждой организации утверждается самостоятельная, учитывающая ее специфику делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера.

В то же время к составу сведений, которые могут быть объявлены конфиденциальными, можно отнести:

1) сведения о структуре производства, производственных мощностях, типе и размещении оборудования, запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции;

2) сведения о применяемых оригинальных методах управления предприятием;

3) сведения о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства по производственным, научно-техническим коммерческим, организационным и иным вопросам;

4) сведения о планах расширения или свертывания производства;

5) сведения о целях, рассматриваемых вопросах, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний органов управления предприятия;

6) сведения о целях, задачах и тактике переговоров с деловыми партнерами;

7) сведения о подготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнерами предприятия;

8) условия коммерческих контрактов, платежей и услуг;

9) систематизированные сведения о внутренних и зарубежных партнерах деловых отношений, а также о конкурентах, которые не содержатся в открытой печати, и др.

Учет конфиденциальных документов

Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и контроль всех перемещений документа в процессе рассмотрения, исполнения и использования, поэтому учет и хранение таких документов следует вести централизованно. Учет конфиденциальных документов должен обеспечивать:

1) фиксацию самого факта поступления или издания документа;

2) отслеживание местонахождения документа;

3) обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;

4) предупреждение утраты копий, экземпляров и отдельных листов документа, черновиков, редакций и приложений.

Для решения этих задач целесообразно вести, помимо общего учета всех входящих, а также созданных (исходящих и внутренних) документов, обособленный инвентарный учет документов, дел и компьютерных носителей с конфиденциальной информацией. В них, как и в бухгалтерских реестрах, не разрешается делать какие-либо подчистки, а исправления должны аккуратно вписываться и заверяться, как и каждая очередная запись, подписью специально уполномоченного на это должностного лица.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: