Создание и печать отчетов

Цель работы

Освоение приемов работы с Microsoft Access, создание отчетов.

Подготовка к работе

Изучить литературу о СУБД Microsoft Access, приемах работы и создание отчетов.

Контрольные вопросы

1. Способы создания отчетов.

2. Понятие отчета.

3. Исходные данные.

4. Ввод формул в отчет.

5. Назначение панели инструментов.

6. Основные приемы работы с отчетом.

7. Способы ввода редактирования и обработки данных в отчетах БД.

Ход работы:

Создание отчета

Сформируйте отчет для приемной комиссии о результатах вступительных экзаменов, используя

мастер отчетов.

Прежде чем создавать сложный Отчет, стоит создать запрос к этому отчету, для того чтобы не возникло трудностей с созданием отчета. Предлагается попробовать два способа первый без создания предварительного запроса и второй способ создать предварительно запрос и по нему создать отчет.

Первый способ

Перейти на вкладку Отчеты, выполнить команду Создать, выбрать

Мастер отчетов.

Простой запрос

Выбрать поля, с указанных таблиц и запросов в следующем соответствии Факультет,

Экзамен_1, Экзамен_2, Экзамен_3(из таблицы ФАКУЛЬТЕТЫ), Сумма баллов (из запроса "Сумма баллов", Фамилия (из таблицы АНКЕТЫ), РЕГ_НОМ, КОД_СПЕЦ, Медаль, Стаж_раб. (из таблицы АБИТУРЬЕНТЫ),щелкнуть на кнопкеДалее.

Задать один уровень группировки по полю Факультет ( рис. 12.1), щелкнуть на кнопке

Далее.

Рис. 12.1.

Указать порядок сортировки 1). Сумма по убыванию; 2). Фамилия по возрастанию ( рис. 12.2), щелкнуть кнопку Далее.

Рис. 12.2.

Выбрать вид макета Ступенчатый, ориентация Альбомная, Настроить ширину полей для размещения на одной странице ( рис. 12.3) Далее.

Рис. 12.3.

Выбрать стиль Стандартный, Далее.

Указать имя отчета "К зачислению", щелкнуть на кнопке Готово ( рис. 12.4).

Рис. 12.4.

Результат отчета представлен на ( рис. 12.5).

Рис. 12.5.

Обратите внимание на то, что данные в графу "Сумма баллов " выбирается из запроса "Сумма баллов".Других полей из этого запроса извлекать не следует.В режиме предварительногопросмотра отчет появится на экране, чтобы отредактировать внешний вид следует войти в

Конструктор.

Ввод формулы для вычисления общего количества поступивших абитуриентов, в отчет производится в конструкторе следующим образом ( рис. 12.6):

на Панели элементов нажать на кнопку Поле ;

выбрать с помощью мыши в области Примечание отчета место, в которое следует поместить поле; поместить курсор в поле и ввести выражение, вычисляющее количество поступивших

абитуриентов =Count([РЕГ_НОМ]).

Рис. 12.6.

Самостоятельно:

1. Выполните отчет вторым способом, сравните результаты, сделайте выводы.

2. Определите критерий, по которому будет проходить прием студентов. Например, набранные баллы не ниже 12, в виде исключения принимаются студенты, имеющие стаж работы, даже если балл ниже.

3. Занести в таблицу ИТОГИ сведения о поступлении в университет. В поле ЗАЧИСЛЕНИЕвыставить флажки в записях для принятых в университет абитуриентов,с помощью запроса.

4. На основе запроса о принятых студентах самостоятельно получите отчет со списком абитуриентов, принятых в университет в котором должны отражаться следующие поля Фамилия, Имя, Отчество, количество баллов, название факультета и специальности. Причем Фамилия Имя и отчество сведите в одно поле, применив вычисляемое поле в запросе следующим образом ( рис. 12.7)

Рис. 12.7.

ФИО: [ФАМИЛИЯ] & " " & Left([ИМЯ];1) & "." & Left([ОТЧЕСТВО];1) & "."

Примечание.Это формула означает,что фамилия берется полностью,а с имени иотчества первая буква слева.

Результат применения такого запроса показан на рис. 12.8.

Рис. 12.8.

5. Посчитайте, сколько абитуриентов поступило на каждый факультет.

6. Постройте круговую диаграмму по результатам поступления в ВУЗ укажите % поступивших абитуриентов, на каждый факультет.

Создание и печать отчетов

Цель занятия: Приобрести навыки создания и печати отчетов по образцу

Задание:

Отчёт должен содержать фамилию и инициалы всех студентов одной группы, а также оценки по трём экзаменам. Вид отчёта представлен на рисунке.

В качестве первого этапа разработки отчета разработаем запрос к базе данных, содержащий следующие данные необходимые для отчета:

Номер группы; Дату экзамена;

Фамилию и инициалы абитуриента; Оценку по математике; Оценку по физике; Оценку по русскому языку.

Примечание: В запросе для формирования и объединения инициалов абитуриента сформируйтевыражение

[Контигент]![Фамилия]+’ ‘+Left([Контигент]![Имя];1)+’.’+ Left([Контигент]![Отчество];1)+’.’

Функция Left( поле , n) вырезает n первых символов поля.

Назовем запрос Ведомость. Макет запроса представлен на рисунке. В запрос включены только абитуриенты сдававшие все три экзамена, т.е. оценки должны быть больше нуля. Кроме того, из запроса исключены все медалисты.

Для формирования в запросе выражения рекомендуется использовать построитель выражений.

Результат запроса будет иметь следующий вид.

Приступим к разработке отчета. Воспользуемся мастером создания отчетов. В качестве уровней группировки выберем номер группы и дату экзамена.

Полученный отчет будет иметь вид

Доработаем отчет в конструкторе до требуемого вида. Для этого воспользуемся возможностями по переносу отдельных элементов отчета в бланке отчета, а также добавим необходимые разделительные линии.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: