Предупреждение для экстравертов

Когда разговор заходит о тетрадках, которые нужно привыкнуть регулярно носить с собой, в художниках просыпается творческая мысль: а что если сделать из тетрадки проект? Сразу появятся вдохновение и мотивация носить ее с собой! Гениальная идея обычно состоит в том, чтобы художественно оформлять страницы тетрадки, сопровождать записи рисунками и коллажами, а потом публиковать развороты в блогах и на персональных страницах. Во всех известных мне случаях идея провалилась.

Во-первых, художественная самодеятельность занимает слишком много времени. Вся затея с тетрадкой придумана для того, чтобы быстрее и легче справляться с делами. Часто идея художественного оформления этой тетрадки вдохновляет только первые десять минут. Позже она превращается в дополнительную обязанность, источник плохого настроения и угрызений совести, если оказывается, что времени на нее почти всегда нет.

Во-вторых, оказалось, что список ежедневных дел - очень личная вещь. Я немало смеялась, узнав, что люди записывают в свою тетрадь. Одним необходима ежедневная запись, чтобы не забыть почистить зубы, другие мелким почерком выводят списки лифчиков и трусов, которые собираются надеть вместе с подходящими пиджаками в назначенные дни. Я даже видела список, где первым заданием каждого дня является запись «Встать!». Отличное дело! Встал, поставил галочку и уже чувствуешь себя немножко героем!

Но даже более безобидные планы, такие как «помыть унитаз» или «сделать педикюр», оказывается, далеко не каждому художнику хочется демонстрировать всем. И тут начинается метание между удобным списком для себя и проектом, пригодным для публикации. Для описания «тайных» дел придумываются условные обозначения, которые потом оказывается слишком сложно рисовать, и сокращения, которые сам автор через неделю не в состоянии расшифровать.

Безусловно, есть художники, с удовольствием вываливающие в общественные места множество деталей, из личной жизни. Но даже они чаще всего старательно отбирают то, что пригодно для публикации, а столь комплексный личный проект предпочитают спокойно писать для себя, без необходимости учитывать постоянное присутствие зевак.

→

←

Глава 10

Список важных мелочей

В этот список попадают все мелочи, возникающие в планах стихийно и нерегулярно. Его тоже желательно делить на задачи, связанные с работой, и те, которые лучше делать в нерабочее время. Записывание важных мелочей освобождает от необходимости помнить о них и неожиданно высвобождает много ресурсов! Опыт показал, что даже пять мелких планов трудно держать в голове одновременно. Кто не слышал жалобы на то, как, пытаясь вспомнить пять пунктов списка, мы все время забываем один из них, причем каждые полчаса - разные. Все, что нужно вовремя оплатить, вернуть, забрать, узнать, заказать или отослать, надежнее записывать.

При этом очень важно не путать простые мелочи со скрытыми монстрами! Больше всего времени съедают так называемые дела-«айсберги» и дела-«болота». «Айсберги» оказываются в 20 раз больше, чем казалось, «болота» - засасывают. Типичный пример задачи «айсберга» - уборка в шкафу. Человек принимает решение навести порядок на одной полке, вынимает оттуда все вещи и раскладывает на полу перед шкафом. Через минуту выясняется, что большинству из них место на соседних полках, но там все забито и нет места для новых поступлений. Получается, что надо наводить порядок и там. Принимается решение освободить все полки, потом разбирать все вещи и по одной складывать на правильные места. Таким образом, дело, на которое отводилось десять минут, разрастается в огромную акцию. Через час хозяин шкафа обессилен и в отчаянии, все вещи лежат на полу (из них удалось разобрать десять процентов, остальные нужно складывать), и еще нашлось сто предметов, которым вообще не место в шкафу. И всему этому не видно конца и края.

Классический образец «болота» - проверка электронной почты. Получив интересную ссылку от друга, мы идем смотреть видеоролик, замечаем десять ссылок на что-то смешное и проводим перед виртуальным телевизором два-три часа. Либо ищем по просьбе мамы стиральную машину по самой лучшей цене и замечаем, что в том же интернет-магазине продаются обсуждавшиеся недавно светильники. Пересматриваем их все, обращаем внимание на совсем недорогое альтернативное решение, находим на форуме обсуждение интересующих товаров... и через четыре часа решаем, что все это очень интересно, но заниматься этим нужно не сейчас. Далее мы обнаруживаем, что вечер неожиданно закончился и пора спать, потому что завтра рано вставать.

Когда проведен учет времени, выявить «злодеев» легко. Ищите простое задание, требовавшее десять минут, но занявшее целый вечер или превратившееся в 20 других. При рассмотрении списка действий, охваченных за несколько дней, легко найти некоторое количество таких дел, растянувшихся до бесконечности. Чаще всего оказывается, что именно на них потрачена большая часть времени. Также во время выполнения именно этих задач возникают дыры в хронометраже, когда вдруг потерялся счет времени или десять дел незаметно сменили друг друга.

Чтобы впредь аккуратно составленные планы не тонули в болотах и не разбивались об айсберги, нужно пытаться опознать опасность заранее. Чаще всего затягиваются уборки, поиск информации и общение в интернете, телефонные разговоры. К заданиям такого рода стоит присматриваться с особым вниманием.

Прежде чем взяться за дело или внести его в список важных мелочей, стоит на минуту представить, что нужно для его выполнения. Если для моментальной реализации плана все есть и дело можно провернуть за 15 минут или меньше - это действительно мелочь. Если же для ряда этапов не выполнены какие-то условия, нужно что-то найти, узнать, освободить место, выполнить другую сложную операцию - задаче место в списке больших заданий.

Есть третий вариант - некоторые «мелочи» не совсем таковыми являются, но легко разбиваются на два-три по-настоящему незначительных задания. Например, мне нужно отправить письмо, но для его составления нужно найти и распечатать ряд документов, заполнить анкету и найти паспортную фотографию. Все это мелочи, но за 15 минут всего не сделать. Поиск фотографии и нужных документов можно записать как отдельное мелкое задание, заполнение анкеты, складывание всего вместе и подготовку к отправке - поставить следующим же пунктом в программе, но как отдельное большое задание. Кстати, никогда не поздно перевести затею в другую «весовую категорию». Я поставила себе лимит в 15 минут плюс пять минут на сюрпризы и неожиданности. Если через 15 минут я точно вижу, что мне достаточно еще пяти минут на полное завершение задачи, я продолжаю. Однако я стараюсь учиться на своем опыте и в следующий раз выделю на аналогичное задание больше времени.

Если же через четверть часа не видно никакого горизонта, я трачу свои пять минут на то, чтобы вернуть все в исходное положение, убрать с дороги и положить на место, и переношу задачу в список с большими и сложными задачами.

Глава 11

Список больших планов

К большим планам я причисляю все, что нельзя провернуть за 15 минут без дополнительных приготовлений. У большинства творческих личностей много разных проектов, львиная доля которых требует много времени, сил и специальных условий. Масштаб некоторых затей по-настоящему монументален: люди пишут романы, сочиняют рокоперы, расписывают дома, снимают серии фотографий, документирующие З65 дней в году. Несмотря на всю занятость, нужно заниматься также и бытом, а это включает в себя ремонты, большие поездки за покупками, строительные работы. Кроме того, нужно заниматься детьми, уделять время родным и близким.

Многие годы я все время занималась несколькими из многочисленных больших планов, а об остальных только плакала. Мне хотелось одновременно шить коллекцию, рисовать большие картины, делать иллюстрации и коллажи, писать книги. А еще при случае сделать ремонт, вырастить небольшой садик, отреставрировать некоторые предметы мебели и принять участие в фотопроекте. К счастью, не все мечтают о стольких направлениях творчества сразу, но я обнаружила, что счастливые обладатели всего двух или трех больших планов испытывают те же трудности, что и я. И даже мастера, преданные навеки одному-единственному делу, часто жалуются на то же самое: они ни когда ничего не успевают. На любимое дело никогда не хватает времени, при этом все вокруг жалуются, что человек забросил остальные дела и занимается только своим творчеством.

До болезни я как-то жонглировала своими планами, и мне удавалось сохранить хоть какое-то внутреннее равновесие. При этом многие проекты жили все больше в моих мечтах, но мне удавалось не запустить самые важные дела и правильно расставить приоритеты, чтобы избежать неприятностей. Когда я заболела, весь мой карточный дом обрушился и превратился в кучу разбросанных вокруг дел. Я пыталась браться за одно или другое, но из этого ничего не выходило. Надо сказать, что в это время у меня было очень мало сил: я проходила курс химиотерапии, и даже простые действия ощущались мной как тяжелый труд. Именно в этой ситуации я вдруг осознала, насколько ограничены мои силы. Также из моей жизни на многие годы исчезли такие явления, как «второе дыхание» или возможность потерпеть, поработать немного дольше, с тем чтобы отоспаться потом». Если силы кончались, они кончались моментально, и дела останавливались, я должна была ложиться в постель, бросив все.

Оказавшись в таком положении, я пыталась сама справиться со своими делами около полугода. Когда весь мой дом заполнился начатыми и брошенными холстами, рисунками и выкройками, а в компьютере список незаконченных проектов составлял около 200 пунктов, меня охватило отчаяние. Именно в это время подошел к концу первый курс моей терапии, и меня отправили в клинику по реабилитации.

Там меня в числе прочих немедленно отправили к супервизору. В Германии это обязательный пункт программы для пациентов, переболевших онкологическим заболеванием. Оказалось, что все люди, тяжело заболевшие в молодом возрасте, не справляются со своим бытом, и им пытаются в этом помочь специалисты. Правда, при первой же встрече выяснилось, что я - особо тяжелый случай, потому что помимо обычных бытовых обязанностей у меня есть мечты, и их очень много. Внимательно выслушав мои жалобы, супервизор выдал мне пачку небольших карточек и попросил на каждой написать название более или менее крупного проекта, которым я хотела бы заниматься. У меня их получилось два десятка.

Супервизор попросил меня оценить, сколько времени могло бы уйти на тот или иной проект, и вынес приговор: сделать все это одновременно не получится!

На такой ответ я не рассчитывала! Все перечисленные вещи делали меня счастливой, я хотела заниматься ими сейчас. Особенно в свете того, что я ощутила, насколько короткой может быть жизнь. Но мой план не сходился и не мог сойтись.

Перечисляя свои мечты, я надеялась, что мне выдадут какой-нибудь рецепт, как расставить все эти дела в ряд, делать по кусочку, параллельно или по очереди, и когда-нибудь свернуть все эти горы. Но супервизор был непреклонен.

Объективно я была в состоянии делать что-либо два-три часа в сутки, и в эти часы нельзя было уложить двадцать дел. Также было глупо разделять список на 7 х 3 разных дел и каждый день по часу заниматься тремя вещами из списка. Для большинства серьезных проектов этого мало, нельзя заниматься чем-то час в неделю. Вердикт был ужасающим: я должна была попрощаться с частью моего списка!

Я пыталась ухватиться за какую-нибудь соломинку, предложила разделить дела на более и менее важные и составить план, чтобы как-то отработать их все в течение года. Но никакого года не получалось. При моих возможностях многие монументальные проекты заняли бы от шести до восьми месяцев, и все вместе едва уложилось бы в пятилетку. Но на пятилетку был не согласен супервизор. Он сказал, что отложить проект на пять лет - то же самое, что попрощаться с ним. Очень вероятно, что по прошествии такого срока делом заниматься расхочется либо оно потеряет свою актуальность. Даже если идея настолько хороша, что способна пережить пять лет ожидания, не стоит думать о ней все это время - это вредит внутреннему равновесию. Нужно решить, чем я буду заниматься сейчас, и все остальные мечты отодвинуть в сторону.

Надо признаться, что я прощалась с тремя четвертями своих карточек как с хорошими друзьями. Я перекладывала их, пыталась разобраться, что мне дороже, и вздыхала о каждой в отдельности. Сначала мне казалось, что я не смогу сделать выбор никогда. Но нужно было быть честной: лучше понять, что я не смогу заниматься чем-то в ближайшее время, чем обещать себе исправиться каждый день.

Сначала было тяжело сузить круг и отобрать из многих дел не сколько, все казались одинаково важными и привлекательными. Я пыталась представить себе, что мне даст выполнение какого-то плана, спрашивала себя, почему я хочу это сделать и насколько это важно для меня. Чем дальше я разбиралась с этим вопросом, тем легче шло дело. Увидев перед собой пять проектов вместо двадцати, я с легкостью представила себе, как я сделаю мало, но хорошо, и мое настроение улучшилось. В результате нашего эксперимента у меня осталось, как и предполагалось, два больших плана, и ими я занималась ближайшие полтора года.

Позже мое здоровье улучшилось и сил прибавилось. Первые два больших дела я успешно провернула, их место в списке заняли другие, и я смогла добавить к ним еще одно. Сейчас, через пять лет после всего, у меня четыре текущих больших проекта. Говорят, что это оптимальное количество больших заданий даже для совершенно здорового человека. Можно параллельно тянуть еще какие-то большие задачи, но с учетом того, что они будут тянуться годами (а то и десятилетиями) и продвигаться крайне медленно. Например, я раз в несколько недель что-то меняю на своем сайте. Хотя формально это большой проект, требующий постоянных доработок, на самом деле он превратился в рутину: я разбила его на маленькие кусочки и отрабатываю их раз в две недели в одно и то же время. Возможно, этот процесс и стремится к какому-то конечному результату, но я давно потеряла его из виду.

→

←

Глава 12

Долго ли, коротко ли? 45/15

Вернемся к рабочему дню и к тому, как потратить рабочее время наилучшим образом. Некоторые считают, что восемь часов для работы - очень много, другим этого времени всегда мало. Спор этот бесполезен, потому что восемь-девять часов в сутки - оптимальное время для работы, и в идеале нужно стремиться к тому, чтобы этого времени всегда было достаточно. После девяти часов концентрация внимания резко снижается, человек начинает все делать медленнее, совершать больше ошибок и, главное, устает. Поэтому, продолжая работать, он наносит ущерб своему здоровью. Если ежедневно трудиться на три-четыре часа больше положенного, обычных семи-восьми часов сна в сутки начнет не хватать, чтобы полноценно отдохнуть. Поэтому каждый последующий день, отработанный в таком режиме, будет все менее плодотворным. К тому же человек, перетрудившийся на работе, не может делать ничего другого и забрасывает все личные дела, из-за чего у него вскоре начинаются неприятности либо его охватывает тоска.

Если же отработать восемь часов и потом взяться за другие дела, смена вида деятельности воспринимается как отдых, и можно сделать много полезных мелочей в разных областях. А на следующее утро будет достаточно сил и желания, чтобы снова включиться в работу. Общеизвестно, что самый большой двигатель, продвигающий человека в делах, - мотивация. Главный «якорь», задерживающий нас на одном месте, - концентрация. Отсутствие мотивации называют депрессией. В тяжелых случаях у человека не хватает мотивации, чтобы встать утром и начать жить. Но даже в более легких формах нехватка мотивации приводит к тому, что человек не может начать дело. Часами, а иногда неделями или годами к нему подбирается либо откладывает по веским причинам и с радостью забывает, встретив что угодно «более важное!». О нехватке концентрации говорят, когда человек не может дотянуть задачу до конца, бросает начатое на полпути, отвлекается на любые другие занятия. И мотивация, и концентрация в первую очередь страдают от усталости. На втором месте – обычная скука. Человек не хочет браться за дело или не может его продолжать, если оно ему надоело.

Раздумывая о том, как потратить восемь часов только на работу, я все чаще приходила к выводу, что нужно искать способы от нее не отлынивать. Весь мой рабочий день рассыпался из-за передышек, перерывов и перемен рода деятельности, потому что я использовала каждый случай, чтобы бросить работу и больше к ней не вернуться. С другой стороны, пообещав себе «работать и не отрываться, пока не сделаю», я через некоторое время начинала изнывать. Мне хотелось есть, пить, размяться, отвлечься. Дать отдохнуть руке, если я рисовала, оторваться от мыслей, если над заказом нужно было сосредоточенно думать.

Я вспомнила о школьных и студенческих временах, которые всем запомнились как самые продуктивные. Там нас выгоняли на переменку раз в 45 минут и строго требовали возвращения к делам через 10-15 минут. В вузах предметы, которыми мало заниматься час в день, объединяли в « пары» и проводили за работой над одним предметом до четырех часов подряд. Но даже в этом случае раз в 45 минут звенел звонок и все с удовольствием выходили из аудитории - покурить, поесть или просто посмотреть в окно и поболтать. Откуда взялся этот «академический час»? Почему именно 45 минут - оптимальное время для работы?

Я искала ответ в книгах и в интернете, но нашла только очень простой ответ: многочисленные опыты показали, что 40-50 минут - это то самое время, на которое лучше всего в состоянии сконцентрироваться средний человек. Также у абсолютного большинства способность к концентрации полностью восстанавливается, если переключиться на другое дело или отдохнуть 10-15 минут.

Я обнаружила, что многие системы организации труда и времени основаны на этой истине. Многие очень занятые люди просто сохранили эту привычку из студенческих времен и продолжают работать «от звонка до звонка». Я решила попробовать.

Для начала я выяснила, что без настоящего звонка ничего не выйдет. Сколько я ни обещала себе следить за временем и поглядывать на часы, я в большинстве случаев пропускала ответственный момент. Если же назначенные 45 минут превращались в битый час, а переменки растягивались на полдня, весь эксперимент терял всякий смысл. Поэтому я завела себе простой таймер, который начала ставить на 45 и потом 15 минут. На работе я завела «молчаливый» таймер, который показывал сообщение на экране компьютера, но не мешал своим звоном коллегам, а дома использовала простую копеечную «звенелку» для кухни. Позже появились мобильные телефоны со встроенным секундомером, сигналящие на выбор с помощью звука или вибрации.

Опыт также показал, что внутренний будильник никогда не заменит внешний. Многие экспериментаторы уже через короткое время начинают рассказывать, как они привыкли к этому отрезку в 45 минут, как чувствуют, что время подходит к концу. Все именно так. Но стоит понадеяться на себя и перестать заводить таймер, как внутренний будильник начинает промахиваться на десятки минут, а вскоре – на часы. Даже после нескольких лет, прожитых в «строгом режиме».

Свой восьмичасовой рабочий день я расписала на восемь частей по 45 минут, выделив это время на большие проекты, между ними расставила перерывы по 15 минут. В этих перерывах я отрабатывала рутинные задания или дела из списка мелочей.

Такой подход к работе не только позволяет сосредоточенно работать и вовремя переключаться. Оказалось, что от некоторых больших заданий полезно отрываться. Если на 15 минут отойти от картины, эскиза для дизайна или текста, приходишь после перерыва и смотришь на все свежим взглядом. Вдруг бросаются в глаза ошибки и помарки, которые ранее примелькались и перестали быть заметными. А бывает, погрузишься с головой в очень большое и тяжелое задание и вкалываешь не думая. Особенно рьяно обычно отрабатываются скучные и обширные части проектов - копирование, отрисовка, создание повторяющихся элементов. Чтобы дело шло быстрее, стараешься не думать и не останавливаться, а просто делать. Потом, поливая какой-нибудь цветок в перерыве, я вдруг ловлю себя на том, что впервые за 45 минут решила подумать над процессом.

По ходу дела не хотелось останавливаться, а когда перерыв наступает вынужденно, прокручиваешь только что проделанную работу перед мысленным взглядом. В такие моменты вдруг появляются неожиданные мысли: «Зачем я это так делаю? Как-то слишком тяжело получается, я не думала, что дело будет продвигаться так медленно. Не попробовать ли сделать это другим способом?» Иногда нужно остановиться в самом разгаре, чтобы увидеть, что дело развивается не совсем так, как хотелось бы, и, возможно, стоит скорректировать свой курс.

На этом месте обычно все, кто интересуется моей системой организации собственного труда, приводят два возражения.

Первое: «Получается, что за восемь часов ты успеваешь сделать между делом всего восемь мелких заданий! Это мало, ведь в жизни их гораздо больше!»

Второе: «Ты работаешь не восемь часов, а восемь раз по 45 минут, это всего шесть часов работы!»

На это у меня есть два очень оптимистичных ответа. Во-первых, запишите все свои рутинные задачи и равномерно распределите их на месяц. У очень многих получится не более трех-четырех заданий в день! Так что даже при восьми мелких перерывах, железно потраченных на мелкие дела, можно будет успеть все рутины плюс много мелочей. К тому же восемь рабочих часов - это всего лишь половина нашего времени суток. Можно спокойно выделить еще пару часов (до или после работы) на то, чтобы отработать остальные мелочи. Например, вечером, когда усталость больше, самое время, чтобы отработать за час четыре-шесть простых дел.

Во-вторых, шесть часов, плотно отработанных с максимальной концентрацией и без сбоев, - это очень хороший результат! Как уже упоминалось ранее, опыты показали, что старательный сотрудник в среднем отрабатывает всего от двух до четырех часов в чистом виде. Сотрудник, приносящий пользу шесть часов чистого времени в день, очень выгодно выделяется на фоне коллег!

Примечание

Уже после того, как была написана эта глава, мне подвернулся интересный случай: мы обсуждали книгу с другом, который пытается планировать свое время с помощью этой системы. Он программист, соответственно, для него и ему подобных написаны сотни книг по тайм-менеджменту, но он решил испробовать мой метод - из любопытства. В первое время я получала самые положительные отзывы. Но после переезда в новое помещение на работе он вдруг пожаловался, что в экстремальных условиях моя система не работает.

На новом месте условия работы стали поистине самурайскими: в комнате много народу, рабочий стол расположен так, что монитор находится в поле зрения сотрудников. Отвлечься от работы невозможно: все время преследует ощущение, что кто-то наблюдает из-за спины за процессом. Работы много, половину времени нужно программировать в бойком темпе, другую половину - тратить на чтение технической литературы.

После восьмичасового рабочего дня наш герой приходил домой опустошенным. Не просто усталым от работы, как раньше, а не способным ни к чему. Еще один тревожный симптом: после восьми часов сна ночью он не чувствовал себя отдохнувшим. И даже за выходные ему не удавалось восстановить силы полностью.

Моим первым предположением было, что он просто работает восемь часов кряду, не отрываясь, и таким образом переутомляется. Но оказалось, что проблема в другом.

Встать раз в час и выйти на 15 минут за дверь - не проблема. Но что там делать? Миллионный этаж офиса с видом на сотню таких же по соседству. На что отвлечься на 15 минут некурящему программисту? Восемь раз в день есть? Его единственное хобби - фотография, но ею невозможно заниматься в таком месте каждый день восемь раз по 15 минут. Даже если найти какую-то прелесть в фактурах и структурах близлежащих стен или в виде из окна, все более или менее интересное будет отснято через день. Выйти на улицу и прогуляться невозможно: слишком много времени уйдет на то, чтобы выйти из здания и вернуться назад на свой этаж. За такой короткий перерыв далеко не уйдешь, а все, что находится поблизости, надоест опять же через день.

Поинтересовавшись, что же тогда он делает 15 минут, я услышала невнятный ответ: «Думаю, читаю…»

Но чтение - это не смена вида деятельности! Даже если человек меняет книгу по языку программирования на роман - от такой перемены голова не разгрузится. Смотреть в окно и думать - тоже не занятие. Особенно если за окном все та же скукота, а думать, кроме работы, особо не о чем.

Я предположила, что нужно найти занятие, сильно отличное от всего, что он делает на работе. Такое, чтобы оно привлекало внимание, втягивало, полностью отвлекало мысли от работы. И чтобы за четверть часа можно было хоть что -то успеть, имея, однако, возможность остановиться в любой момент. И все это должно было умещаться в кармане. Игра!

В любом мобильном телефоне есть игрушки, и для нашей цели годится самая примитивная («стрелялка» или «гонялка», упражнение на ловкость рук) не требующая ума.

Решив предупредить первый шаг программиста, я посоветовала ему не заводить сильно интеллектуальных игр вроде головоломок и упражнений на сообразительность. Я понимала, что первым делом он попытается и тут сделать что-то «умное» и полезное. А нужно было именно бессмысленное, легкое и захватывающее. Чтобы на 15 минут забыть обо всем, пусть самым дурацким способом!

Эксперимент сработал: переключение с работы на игру-«стрелялку» помогло полностью отвлечься от умных мыслей, забыть обо всем и расслабиться. Мой друг перестал погибать от усталости на работе.

Вывод из этого эксперимента: если в режиме 45/15 не удается работать эффективно и возникает ощущение загнанности, возможно, задания, расставленные в ряд, недостаточно разные.

Глава 13

Конкретный пример

Приведу наконец конкретный пример, как это выглядит у меня. Раньше я работала в офисе и должна была находиться там минимум восемь часов в день (а иной раз получалось десять и больше). Я была арт-директором, в мои обязанности входило встречаться и разговаривать с заказчиками, разрабатывать для них эскизы, потом передавать их дизайнерам и обсуждать с ними дальнейшую работу, чтобы они оставались в пределах того, что оговорено и принято. Помимо этого я должна была перезваниваться с менеджерами, оценивать собственный объем работы и загруженность коллег и помогать распределять ресурсы для следующих заданий.

Встречи с заказчиками оказались самой непредсказуемой частью программы: их можно было только записывать и отрабатывать по мере поступления, отодвигая все остальные планы. В среднем получалось, что у меня было два-три собеседования в неделю продолжительностью в один-два часа. И только один раз в два-три месяца на нас сваливалась какая-нибудь «тягомотина» на шесть часов с обсуждением миллионных бюджетов и стратегий. Оставшееся время удавалось распланировать довольно четко и потом без особых изменений действовать по плану всю неделю.

Мой список с вечными большими заданиями выглядел примерно так:

– рисование эскизов для текущих проектов;

– беседы со страждущими сотрудниками;

– работа над текущими проектами (разработка стратегий и планов для новых проектов, распределение работы, работа с менеджерами и техническим отделом).

Больше всего мне нравилось рисовать эскизы, но у арт-директора эта работа занимает не более 30 процентов времени.

Поэтому я отвела в своем календаре два часа в день на работу над макетами и графикой. Еще два часа в день я отвела на обсуждение проектов с сотрудниками - этого как раз хватало, чтобы обойти всех, выявить примерно четырех, которым требуется немного больше внимания, и провести с каждым по 15-20 минут за обсуждением их проблем. Оставалось два-четыре часа на разработку стратегий для новых проектов, проверку того, как развиваются текущие, обработку всех запросов от менеджеров и распределение работы.

В моем календаре это выглядело примерно так:

1. Дизайнеры.

2. Менеджеры.

3. Графика.

4. Дизайнеры.

5. Менеджеры.

6. Графика.

7. Проекты.

8. Проекты.

Порядок этих пунктов образовался сам собой со временем: оказалось невозможным прийти на работу и сесть рисовать. Пока не обойдешь дизайнеров и менеджеров и не узнаешь все о новых проблемах и катастрофах, покоя не будет. Также оказалось, что все срочное у менеджеров заканчивается где-то в первый послеобеденный час. Они птички ранние, все важные встречи и дела у них происходят утром. Спокойно порисовать можно часик до обеда и потом во второй половине дня, когда менеджеры решили все вопросы, а дизайнеры успокоились и твердо решили, над каким заданием ночевать сегодня.

Последний час до обеда оказалось удобно тратить на разговоры с дизайнерами, потому что частенько находился кто-то, кому срочно нужно поговорить по душам. Такого горемыку можно было прихватить на обед и там выслушать и обсудить всю его драму.

Иногда все запланированные дела оказывались сделанными за один-два часа до окончания рабочего дня. Особенно со временем моя продуктивность на работе выросла, и я начала отлично справляться со своей «нормой» за шесть часов, несмотря на то, что они и целыми часами-то не являлись. Несколько раз в неделю этот «запас» как раз съедался совещаниями и встречами с клиентами. В другие дни я не могла уйти с работы раньше, потому что могла понадобиться другим сотрудникам, поэтому я тратила освободившееся время на написание статей о дизайне или придумывание и организацию мероприятий и проектов для сотрудников.

После того как я заболела и бросила работу в агентстве, я стала фрилансером и начала работать дома. С одной стороны, такой режим работы экономит много сил и времени: не нужно больше тратить время на дорогу до работы, не обязательно каждое утро одеваться и краситься, как на работу. Когда человек один дома, а сотрудники где-то далеко, труднее оторвать его от дел, нельзя спонтанно подойти или обратиться. С другой стороны, оказалось, что электронная почта, интернетные «болталки» и телефон могут отвлекать не меньше (а иной раз гораздо больше), а если человек не один дома, иногда бывает нелегко объяснить родным и близким, что «на самом деле меня нет».

За некоторые удобства приходится платить усилением дисциплины, но это всегда так.

Оказавшись дома, я сменила сферу деятельности. Теперь я больше рисую и пишу, меньше работаю с людьми, гораздо меньше занимаюсь организацией проектов (обычно только в начале каждого проекта составляю стратегический план). В моей рабочей неделе 40 часов – пять рабочих дней в неделю.

Теперь восемь рабочих часов дня заняты следующим образом:

1, 2,3,4 – иллюстрация;

5,6 – работа над текстом;

7,8 – дизайн/рисование/фото.

Первые четыре часа в день я посвящаю иллюстрации, потом еще два - работе над текстом. Последние два трачу на прочие задания (всегда что-нибудь появляется) - это могут быть мелкие задания по верстке или дизайну, развернутые ответы коллегам, написание планов и описаний проектов, поиск информации или рабочих материалов для моей работы либо для коллег, поиск и чтение текстов, нужных мне для работы, фотографирование мелких объектов для собственных проектов или обработка фотографий, веб-дизайн и прочее.

Во всех моих календарях неделя разбита на столбики, каждый столбик - один день. В среднем каждый день расчерчен на 20-30 строчек (в зависимости от размера и макета тетради). После первых восьми часов, занятых перечисленными выше пунктами, следуют рутинные задачи каждого дня. Когда я работала в офисе, я отделяла рутины, которые нужно делать дома, от тех, которые на работе. Признаться, «рабочих» рутин у меня было очень мало: один раз в день я заполняла таск-менеджер, отчитываясь о проделанной работе, раз в неделю – наводила порядок на рабочем месте. Все остальные рутинные задания касались моего хозяйства, их можно было отработать, только вернувшись с работы домой.

Далее следовали мелкие задачи дня. Их список пополнялся по мере поступления заданий. Обычные заметки на будущее: позвонить по такому-то делу менеджерам, договориться о встрече с детским врачом, написать отчет о проекте, собрать подборку работ для заказчика, заказать печать в типографии и многое другое. Иногда задание появлялось на горизонте за неделю , иногда за день. Часто список пополнялся прямо в течение дня: кто-то звонил мне, естественно, оторвав от дела, и я извинялась, просила перенести разговор на 15-20 минут и быстро вписывала в следующую строчку: «Перезвонить такому-то!» Либо у меня просили какие-то ссылки и документы, я обещала выдать их в ближайшее время и записывала в тетради: «Отправить такой-то документ менеджерам!» Почти всегда столбика в тетради хватало на все дела дня.

Когда моя работа перенеслась домой, появилась возможность отрабатывать домашние рутины между работой. Для меня это оказалось преимуществом, потому что мелких рутин и заданий, связанных с домом, у меня больше всего. Теперь в перерывах между иллюстрацией, написанием книг и прочей работой я успеваю проделать все, что нужно для поддержания порядка в доме.

Сам рабочий день выглядит очень просто: я ставлю таймер на 45 минут и берусь за первое задание по списку. По истечении этого времени я переставляю таймер на 15 минут и иду делать первое самое важное дело из списка мелочей либо ближайшее рутинное задание по списку. Если задание заняло совсем мало времени (например, надо где-то навести порядок, а там еще чисто с прошлого раза), делаю еще одно, следующее по списку.

После 15 минут возвращаюсь к следующему большому отрезку работы. Отработав весь список, отрываюсь на пару часов: обедаю, иду в магазин или в спортзал либо просто погулять. Потом трачу еще один-два часа на оставшиеся мелочи дня. Естественно, нужно следить за мелочами, которые нельзя сделать вечером: например, в некоторые места можно дозвониться только утром, другие (связанные с рисованием и фотографией) можно сделать только при дневном свете. Ради таких дел иногда приходится сдвинуть все планы, но это не страшно. Главное - не давать себе бросить все планы совсем.

→

←

→

←

Глава 14

Стратегический план

Именно на этом месте критики обычно вскрикивают: «Это невозможно! Нельзя ровно час заниматься рисованием, от звонка до звонка! Назначить час для рисования - лучший способ убить вдохновение! Я сяду перед белым листом ровно в назначенный момент и начну думать: «Что теперь делать? Что рисовать?» И наверняка, как назло, ничего не придет в голову. Чем дольше я буду сидеть с такими мыслями перед белым листом, тем больше будет расти беспокойство: время кончается, а я ничего не сделал! И наверняка, когда время истечет (или почти подойдет к концу), наконец появится гениальная идея! Но не успею я начать рисовать (вдохновившись), как отведенное на рисование время кончится, а до следующего раза я забуду, что я там собирался рисовать. И так будет всегда».

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: