Как уложиться в бюджет отдела

ТЕМА 5. ТЕХНИКА И ИНСТРУМЕНТЫ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ

Определение целей и задач

Цели и задачи, стоящие перед бюджетом вашего отдела, должны быть увязаны с долгосрочными планами развития организации в целом, а также с бюджетами других отделов. Необходимо четко определить и сформулировать, какие задачи стремится выполнить отдел в предстоящем году и какие перемены ожидаются в новом финансовом году.

Определение обязательств

Отделу необходимо знать, на какие ресурсы он может рассчитывать. Список ресурсов включает:

Людей — непосредственных сотрудников отдела, а также работающих временно или по контракту.

Рабочие системы и средства обработки информации (их изменение может существенно отразиться на бюджете отдела).

Материальные ресурсы.

Стоимость электроэнергии.

Услуги, предоставляемые другими организациями (например, полиграфические).

Информация об использовании площадей и их оплате (арендная плата или выплаты по ипотеке).

Последние три пункта иногда включаются в общий бюджет централизованно, после чего распределяются по отделам.

Сбор информации

Для подготовки бюджета отделу необходимо располагать следующей информацией:

Каковы бюджетные показатели текущего года?

Можно ли, исходя из оценки расходов отдела в текущем году, сказать, на что будут расходоваться средства в следующем году?

Какова бюджетная политика компании?

Некоторые организации требуют четкого выполнения бюджетных планов, без выхода за их рамки. Другие компании рассматривают бюджет как основной план действий, который может быть изменен в течение года, если эти изменения оправданы.

Бюджет обычно формируется за 3-4 месяца до начала следующего финансового года. Однако, чтобы составить реальный бюджет, вам придется тщательно рассчитать, чего вы собираетесь достичь, исходя из бюджета текущего финансового года.

Это поможет вам более точно спрогнозировать бюджет следующего года.

Таким образом, важно иметь четкое представление о том, как вы уложились в бюджет текущего финансового года.

Вам необходимо держать своего начальника в курсе дела, регулярно сообщая ему о том, на что расходуются средства и каковы доходы отдела.

Необходимо также иметь представление о том, какими будут доходы и расходы отдела в следующем году, исходя из показателей текущего года.

5.3.4. Принятие решения о том, что представить на рассмотрение

Для начала вам необходимо вычислить, сколько приблизительно средств сможет заработать/израсходовать ваш отдел в следующем финансовом году, исходя из показателей текущего года.

Это основа для формирования окончательного бюджета. Приняв во внимание цели и потребности организации, вы можете понять, что расходные статьи вашего отдела слегка меняются. Например, вы знаете, что, хотя в текущем году отделу пришлось затратить определенную сумму на техническое обслуживание и бензин для машины торгового представителя, в следующем году ожидается, что этот представитель будет обслуживать торговые точки, расположенные поблизости, поэтому вы можете внести соответствующие поправки в эту часть бюджета.

Некоторая часть бюджета не будет основана на точной информации. Иногда придется "гадать", и в этом случае, перед тем, как внести точную сумму в строку доходов/расходов, посоветуйтесь с коллегами, чтобы не "блуждать в потемках".

Тестирование и проверка

Определив основные статьи бюджета, необходимо убедиться в его реальности. Есть ли у него преимущества по сравнению с бюджетами предыдущих лет? Реален ли он? Тратите ли вы разумное количество денег на нужные вещи? Соответствуют ли друг другу статьи прихода и расхода? Например, в статье прихода вы запланировали 50.000 фунтов на продажу продукта "X", но в статье расходов у вас те же 50.000, являющиеся затратами на маркетинг и продажу товара.

Убедившись, что в целом бюджет реален, вы приступаете к его более детальному помесячному анализу. На этом этапе можно обнаружить, что после "разбивки" по месяцам итоговая сумма либо чрезмерно завышена, либо занижена. Едва ли возможно просто взять общую сумму годового бюджета и разделить ее на 12. Здесь, как правило, существуют сезонные изменения.

Иногда вам известно, что предстоят какие-то расходы, но вы не знаете, в какой месяц учесть эту сумму. В этом случае лучше всего равномерно распределить ее на несколько месяцев, чтобы большая часть расходов не приходилась на какой-то один месяц.

Утверждение бюджета

Будучи сформированным начальником отдела, бюджет отдела направляется на рассмотрение "выше", а затем — в бухгалтерию.

Важно, чтобы представленный к рассмотрению бюджет был не просто списком точных цифр. Важно уметь его представить и оформить сообразно вашему корпоративному стилю.

Было бы удивительно, если бы первый проект бюджета сразу же получил одобрение. Чаще всего бюджет возвращается в отдел с приложенной просьбой внести поправки в приходную или расходную часть. Поэтому поступать от продажи товара "Y". Или, если в прошлом году за первые 8 месяцев вы получили 80% годового дохода, то в следующем году в результате смены клиентов в первые 8 месяцев вы ожидаете получить только 60% дохода.

Вся эта информация отражается на месячном бюджете отдела, и ее необходимо учитывать при его составлении, особенно если впоследствии потребуется пояснять или обосновывать готовый бюджет. Кроме того, сравнивая фактический бюджет с планами на следующий год, полезно оглянуться назад: вы сможете понять, где были допущены ошибки. Некоторая часть бюджета не будет основана на точной информации. Иногда придется "гадать", и в этом случае, перед тем, как внести точную сумму в строку доходов/расходов, посоветуйтесь с коллегами, чтобы не "блуждать в потемках".

Исполнение бюджета

После принятия бюджета его соблюдение необходимо регулярно контролировать. При этом легко отслеживаются любые непредвиденные изменения до того, как они превратились в серьезную проблему.

Недостаточно просто наблюдать за происходящим. От руководителя отдела потребуется рассчитать стоимость планов работы отдела на ближайшие месяцы и сопоставить их с реальным бюджетом.

Необходимо держать начальника отдела в курсе относительно любых ожидаемых изменений в бюджете, а также тщательно записывать все расходы.

Необходимо фиксировать все товары, материалы и т.д., которые заказывал ваш отдел (даже в рамках организации) и за которые ему придется платить. Очень просто что-то заказать, получить счет-фактуру, оплатить ее и упустить из виду тот факт, что заказанные товары так и не поступили. Точно так же вы можете направить заказчику какой-либо товар и забыть выставить ему счет.

Следите за приходами и расходами, убедитесь, что организация контролирует поток наличности. Для этого кодируйте каждый расход с указанием места, куда были направлены средства, и наименования расхода.

Например, код Е17 означает расходы на прием клиентов, Е45 — командировки, Е28 — приобретение канцелярских товаров и т.д.

Важно, чтобы вы были осведомлены обо всех расходах и всегда отмечали, на что были потрачены средства и кто именно или какой отдел должен заплатить, особенно если товары (или все что угодно) не предназначены для вашего отдела. Это поможет начальнику отдела полностью контролировать расходы и вовремя обнаруживать возможные ошибки.

Как уложиться в бюджет отдела

Составьте отчет о том, как функционирует бюджет вашей организации.

Отмечайте любые значительные изменения в бюджете в течение всего

года.

Заранее начните подготовку своей части информации для составления бюджета с тем, чтобы начальник был полностью проинформирован, приступая к процессу формирования бюджета.

Записывайте свои расходы или ожидаемые дополнительные доходы.

Изучайте ежемесячные статьи расходов и доходов относительно бюджета, чтобы, заметив какой-нибудь непредвиденный расход, сообщить об этом начальству.

Ставьте в известность своего начальника о любых намечающихся изменениях в бюджете задолго до того, как они произойдут [3,4,5].

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: