Сделай Сам Свою Работу на 5

Тема: работа с СУБД «ACCESS»





Характеристика и назначение

 

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведёт к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

· Обработка данных об операциях, производимых фирмой.

· Создание периодических контрольных отчётов о состоянии дел в фирме;

· Получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчётов.

Примеры рутинных операций:

· Операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе. При уменьшении уровня запаса выдаётся заказ поставщику с указанием потребного количества товаров и сроков поставки;



· Операция продажи товаров фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции.

Пример контрольного отчёта: ежедневный отчёт о поступлении и выдачах наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств.

Пример запроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определённой должности.

 

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

· Выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая технология;



· Решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

· Выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

· Выполнение основного объёма работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

· Использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный характер), допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

· Акцент на хронологию событий

· Требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

 

Основные компоненты

Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных и приведём их характеристики.

 

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое её действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

Обработка данных.Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

· Классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или несколько символов. Эти коды, выражающие определённые признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.



Пример: При расчёте заработной платы каждая запись включает в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т.п. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки.

· Сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

· Вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;

· Укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчётов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

Создание отчётов (документов).В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнёров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведённой фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

 

  1. База данных - это:
    • Набор взаимосвязанных модулей, обеспечивающих автоматизацию многих видов деятельности;
    • Таблица, позволяющая хранить и обрабатывать данные и формулы;
    • Интегрированная совокупность данных, предназначенная для хранения и многофункционального использования;
    • Прикладная программа для обработки информации пользователя.

Информационный объект – это:

· Взаимосвязанная между собой информация;

· Описание некоторого реального объекта, явления, процесса события в виде совокупности логически связанных реквизитов;

· Компьютерное представление взаимосвязанных данных

Система управления базой данных – это программное средство для:

· Обеспечения работы с таблицами чисел;

· Управления большими информационными массивами

· Создания и редактирования электронных таблиц;

· Создания и редактирование текстов.

Тема: работа с СУБД «ACCESS»

Цель:создать базу данных, предназначенную для автоматизации работы со списками студентов одного факультета, позволяющую

· вводить и хранить общие сведения о студентах (фамилии, имена, отчества, номера групп, даты рождения и т.п.) и их оценки по предметам,

· поддерживать данные списки в актуальном состоянии (изменять номер группы при переводе студента на следующий курс, удалять из списка студентов, закончивших обучение, т.е. выпускников и т.п.),

· сохранять сведения о выпускниках для дальнейшего хранения,

· выбирать из всех данных необходимые сведения для военкомата, аттестации и других целей,

· представлять выбранные сведения в виде отчетов.

В результате выполнения всех лабораторных работ по этой теме должна быть создана одна база данных, содержащая несколько таблиц, форм, отчетов и запросов.

 

 

Лабораторная работа № 1.

Цель:научиться 1) создавать таблицы, формы и отчеты, 2) вводить сведения в таблицу в разных режимах.

Задания для выполнения на ПК

Создание файла новой базы данных:

1. Запустите программу Access.

2. Создайте новую базу данных, выбрав в диалоговом окне, появившемся сразу после запуска программы, вариант «новая база данных».

3. Укажите в качестве имени файла создаваемой базы данных свою фамилию и поместите этот файл в папку С:\ Мои документы\ номер Вашей группы (например - С:\Мои документы\331).

 

Создание и заполнение таблицы в базе данных:

4. В окне базы данных (это окно «имя файла: база данных») щелкните ЛКМ (левая кнопка мыши) на слове «Таблицы» (т.о. Вы выбираете работу с таблицами) и выберите команду создания таблицы в режиме конструктора (Режим конструктора предназначен для задания и/или изменения структуры таблицы.)

5. В этом режиме введите следующие поля:

 

Имя поля Тип данных
Номер текстовый
Фамилия Текстовый
Имя Текстовый
Отчество Текстовый
Пол Текстовый
Дата рождения Дата/время
Группа Числовой

 

5. Перейдите из режима конструктора в режим таблицы. Для этого в пункте меню «вид» выберите команду «режим таблицы», созданную таблицу сохраните под именем «список».

6. Заполните 4 строки (записи) созданной таблицы следующими сведениями:

 

C001 Авдеев Иван Петрович м 21.07.99
C002 Петров Петр Иванович м 03.02.98
C003 Сидоров Сидор Иванович м 30.09.97
C004 Сергеев Петр Михайлович м 01.01.99

 

7. Закройте окно таблицы.

 

Создание формы в базе данных:

Форма представляет собой некоторый бланк, оформленный согласно определенным требованиям или по желанию пользователя, который служит для более удобного ввода и/или вывода данных, находящихся в таблице.

8. В окне базы данных щелкните ЛКМ на слове «Формы» (т.о. Вы выбираете работу с формами) и выберите команду создания формы с помощью мастера форм.

9. Прочитайте в приложении о том, как работает мастер форм, и создайте форму для ввода данных во все поля имеющейся таблицы.

Расположение полей в форме — в один столбец!

10. Просмотрите в форме ранее введенные сведения и введите следующие сведения в режиме формы.

 

C005 Петрова Анна Владимировна ж 05.04.99
C006 Борисова Мария Михайловна ж 22.06.97
C007 Зайцев Сергей Александрович м 11.11.99
C008 Волкова Светлана Николаевна ж 08.11.98
C009 Анохин Андрей Борисович м 09.09.98
C010 Кравцов Алексей Иванович м 07.12.97

 

11. Закройте окно формы и откройте окно таблицы, убедитесь, что все записи введены, исправьте ошибки, если они имеются.

 

Создание отчета в базе данных:

12. В окне базы данных щелкните ЛКМ на слове «Отчеты» (т.о. Вы выбираете работу с отчетами) и выберите команду создания отчета с помощью мастера отчетов.

13. Прочитайте в приложении о том, как работает мастер отчетов и создайте отчет, который будет содержать список всех студентов, разбитый на учебные группы (по номеру группы). Фамилии студентов одной группы должны быть перечислены в алфавитном порядке.

 

Задание для повторения

14. Самостоятельно создайте и заполните следующую таблицу

 

Дисциплина Количество часов Семестр Форма контроля
история экзамен
экономика 1,2 экзамен
физика зачет

Тема: работа с СУБД «ACCESS»

Лабораторная работа № 2.

Цель:научиться 1) связывать таблицы, 2) организовывать подстановку значений из одной таблицы в другие, 3) создавать отчеты, в которые входят данные из разных таблиц.

Задания для выполнения на ПК

1. Сделайте поле «номер» таблицы «список» ключевым. Для этого откройте таблицу «список» в режиме конструктора, выделите поле «номер» и щелкните ЛКМ по пиктограмме, на которой изображен ключ. Слева от имени поля должно появиться изображение ключа.

2. Закройте таблицу «список», сохранив сделанные изменения в ее структуре.

3. Создайте еще две таблицы:


1) имя таблицы — «история»,

структура таблицы:

 

Имя поля Тип данных
номер текстовый
история(1сем) числовой
история(2сем) числовой

 


2) имя таблицы — «экономика»,

структура таблицы:

 

Имя поля Тип данных
Номер текстовый
экономика(1сем) числовой
экономика(2сем) числовой

 


Примечание: в именах полей не должно быть точек!

 

Организация подстановки

В таблице «список» хранится список всех студентов факультета, в таблицах «история» и «экономика» — оценки этих студентов по указанным в названиях предметам. Каждый студент в рамках факультета однозначно идентифицируется присвоенным ему номером (например, это может быть номер зачетной книжки). Именно поэтому три таблицы имеют поле с одинаковым именем («номер») и типом. В таблице «список» под номером С002 хранятся сведения о студенте Петрове, а в таблице «история» под номером С002 — оценки студента Петрова по истории за первый и второй семестры. Данные во всех этих трех полях (поле «номер» таблицы «список», поле «номер» таблицы «история» и поле «номер» таблицы «экономика») также должны быть одинаковые (одни и те же номера). Чтобы не впечатывать в таблицу «история» номера, уже введенные ранее в таблицу «список», надо организовать подстановку. Для этого, надо сообщить мастеру подстановок, что необходимо взять данные из поля «номер» таблицы «список» и подставить в поле «номер» таблицы «история». Результат работы мастера подстановок хорошо заметен в режиме таблицы. Если Вы установите курсор в какую-либо ячейку поля «номер» таблицы «история», то в ячейке появится кнопка со стрелкой вниз. Щелчок ЛКМ по этой кнопке позволит воспользоваться списком номеров студентов из таблицы «список» для ввода этих номеров в таблицу «история».

 

4. В таблице «история» измените тип данных у поля «номер» (выполняется в режиме конструктора). Вместо текстового типа выберите тип, который называется «мастер подстановок».

5. Прочитайте в приложении о мастере подстановок и ответьте на все вопросы этого мастера.

6. Заполните таблицу «история» (выполняется в режиме таблицы), при этом данные в столбец «номер» вводите путем выбора из предлагаемого списка, а оценки (любые) просто впечатайте.

7. Выполните задания пунктов 4. – 6. с таблицей «экономика».

 

Связывание таблиц

Связь между таблицами необходимо установить так, чтобы таблица «список» стала главной, а таблицы «история» и «экономика» – подчиненными. Для этого надо поле «номер» таблицы «список» (оно ключевое) соединить линиями связи с одноименными полями таблиц «история» и «экономика». Выполняется это в окне команды «схема данных». Работа мастера подстановок часто приводит к тому, что соответствующие поля таблиц связываются автоматически.

 

8. В пункте меню «сервис» выберите команду «схема данных». Если в открывшемся диалоговом окне появилась такая картина

 
 

 

 


Следовательно, связи уже установлены, и Вам осталось только установить для каждой связи режимы обеспечения целостности данных.

Если в окне схемы данных другая картина, то надо преобразовать ее к вышеприведенному виду, а затем установить для каждой связи режимы обеспечения целостности данных.

 

Как выполнить требуемые операции:

§ Чтобы поместить в окно схему какой-либо таблицы, надо в пункте меню «связи» выбрать команду «добавить таблицу», а затем в открывшемся диалоговом окне добавления таблицы выделить требуемую таблицу и щелкнуть ЛКМ по кнопке «добавить». После того, как все недостающие таблицы появятся в схеме данных, окно добавления таблицы следует закрыть.

§ Чтобы удалить лишнюю таблицу из схемы данных, надо эту таблицу выделить (щелчок ЛКМ по имени таблицы) и нажать на клавиатуре клавишу «delete».

§ Чтобы установить связь между таблицами «список» и «история», надо установить указатель мыши на поле «номер» в таблице «список», нажать ЛКМ и, удерживая ее, протянуть мышь до поля «номер» в таблице «история», затем отпустить ЛКМ. В появившемся диалоговом окне щелкнуть ЛКМ на кнопке «создать».

§ Чтобы удалить лишнюю линию связи, надо эту линию выделить (щелчок ЛКМ по линии) и нажать на клавиатуре клавишу «delete».

§ Для установки режимов обеспечения целостности данных надо выполнить двойной щелчок ЛКМ по линии связи, а затем в открывшемся диалоговом окне связи установить

٧ обеспечение целостности данных

٧ каскадное обновление связанных полей

٧ каскадное удаление связанных записей

 

Создание отчета

9. Создайте с помощью мастера отчетов следующий отчет:

 

группа фамилия имя история (2 сем) экономика (2 сем)
         

Лабораторная работа № 3.

Цель:научиться создавать и выполнять запросы.

 

Запрос представляет собой вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкцию на отбор записей, подлежащих изменению.

С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов:

Запрос-выборка задает вопросы о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных.

Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.

Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Запросы SQL – запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос.

 

Задания для выполнения на ПК

 

1. Сделайте запрос на выбор из таблицы «список» всех студентов мужского пола (это запрос на выборку), выполните его и сохраните под именем «мужчины».

Для этого надо:

a. выбрать команду «создать» (режим «конструктор») на закладке «запрос»;

b. в окне добавления таблицы выбрать таблицу «список» (в окне запроса появится окно данной таблицы, в котором перечислены ее поля);

c. закрыть окно добавления таблицы;

d. поочередно перенести мышкой из окна таблицы «список» все необходимые поля в строку «поле» запроса (по одному полю в каждую ячейку этой строки)*;

e. в ячейке, находящейся на пересечении строки «условие отбора» и поля «пол», напечатать =«м»;

f. выполните этот запрос, выбрав команду «запуск» в пункте меню «запрос», затем закройте запрос с сохранением под именем «мужчины».

2. Создайте запрос, который будет увеличивать все номера групп на 100 (это запрос на обновление), выполните его и сохраните под именем «группа».

Для этого надо:

a. Выполнить пункты a. – c. предыдущего задания;

b. измените тип запроса, выбрав «обновление» в пункте меню «запрос»;

c. перенести мышкой из окна таблицы «список» поле «группа» в строку «поле» запроса, затем в строке «обновление» запроса напечатать =[группа]+100 (слово «группа» в квадратных скобках – это имя поля таблицы «список» и печатать его надо точно так же, как оно напечатано в таблице с учетом строчных и заглавных букв);

d. выполните этот запрос, затем закройте, сохранив его под именем «группа».

 

3. Откройте таблицу «список» и убедитесь, что номера групп увеличились на 100, затем выполните запрос «группа» еще раз.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.