Сделай Сам Свою Работу на 5

Сформировать источник данных





Тема 1. Подготовка документов в текстовом редакторе WORD

 

Общие положения

Технологию подготовки тиражных (однотипных) документов в текстовом редакторе WORD можно использовать для создания рекламной информации заинтересованным лицам и потенциальным покупателям с использованием обычной почтовой рассылки (direct mail – директ-мэйл) и при рассылке по электронной почте (e - mail).

В последнее время рассылки с помощью электронной почты (e-mail) становятся обычным делом. При огромном количестве потенциальных клиентов преимущества электронной почты неоспоримы. Но электронное письмо зачастую не характеризуется должной весомостью в глазах получателя. Этим рассылка по электронной почте проигрывает обычной почтовой.

Преимущества директ-мэйл:

– при подготовке данной рассылки можно очень точно выделить круг наиболее вероятных потребителей;

– директ-мэйл позволяет доставить потребителю больше информации, т.к. в рекламном предложении можно указать полный перечень товаров и услуг, их преимущества и цены;

– это возможность заявить о себе без конкурентов;

– получив именной конверт с описанием услуг, клиент воспринимает это как личное обращение, и, в конечном итоге, из большего числа предложений он выберет именно его.



Как правило, рассылки содержат однотипный постоянный текст документа, обратный адрес отправителя и др. Но персонификация работы с клиентами-получателями предполагает набор переменных, которые вводятся в текст постоянного письма. Такими переменными могут быть, например, отдельные виды продукции или услуг фирмы-поставщика (производителя). Обязательной переменной частью документа-рассылки является адрес получателя.

Язык письма должен быть корректным, уважительным, но без заискивания. Если направляются письма-напоминания, то текст каждого напоминания должен быть различным.

Выбор каналов распространения рекламы требует создания информационной базы, постоянно обновляемой в связи с изменениями на рынке товаров. При почтовых отправлениях потребителям товара промышленного назначения можно пользоваться справочниками (отраслевыми, фирменными, торговыми), в которых содержатся сведения о конкретных адресатах и их нуждах.



 

Технология подготовки тиражных (однотипных) документов в текстовом редакторе WORD включает:

1. Создание основного документа (неизменной части письма)

2. Формирование источника данных (поле подстановки и их значений)

3. Вставка полей подстановки в основной текст документа (для последующей замены их персонифицированными данными)

4. Слияние (объединение) основного документа и источника данных (для создания тиража писем).

ЗАДАНИЕ 1

Создать основной документ – приглашение к сотрудничеству (поиск партнеров)

 

Методические указания по созданию основного документа – приглашение к сотрудничеству

Запустите программу MS Word.

Установите параметры полей страницы основного документа, используя пункты меню «Разметка страницы / Параметры страницы / Поля / Настраиваемые поля»:

Верхнее – 3,5; Нижнее – 3,5; Левое – 2,5; Правое – 2.

Примените введенные параметры «Ко всему документу».

Создайте верхний колонтитул, используя пункты меню «Вставка / Колонтитулы».

Введите в верхний колонтитул название темы рассылки. В данном случае это три абзаца, выровненных по центру (Рис. 1).

 

ФИРМА «ЗОДИАК» ПРИГЛАШАЕТ

ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ, ОПТОВИКОВ, ДИЛЕРОВ

ДЛЯ СОТРУДНИЧЕСТВА

Рис. 1 Верхний колонтитул

Выделите все три абзаца, нажмите правую кнопку мыши, в появившемся ниспадающем контекстном меню «Шрифт», установите размер шрифта – Точно 12 пт (Times New Roman) и Интервал – Разреженный.

Создайте нижний колонтитул (Рис.2):

Введите в нижний колонтитул юридический адрес, телефон, факс, адрес электронной почты фирмы, занимающейся поисками партнеров:



Для ввода символа «·» используйте пункты меню «Вставка / Символ» и выберите в открывшемся окне «Шрифт – Обычный текст».

 

123456 · МОСКВА · УЛ. ЦЕНТРАЛЬНАЯ, 123

ТЕЛЕФОН (123) 456-7890 · ФАКС (123) 456-7890

zodiak@list.ru

Рис. 2 Нижний колонтитул

Выделите все три абзаца и установите размер шрифта – Точно 14 пт (Times New Roman) и Интервал – Разреженный.

Закройте колонтитулы. Нажмите на панели инструментов кнопку , для отображения непечатаемых символов.

Введите текст основного документа (размер шрифта – 14, Интервал – Обычный, междустрочный интервал – Точно 18 пт) по представленному ниже образцу (Рис.3), оставляя пустые места (пробелы или абзацы) для подстановки полей, а затем данных источника.

Все абзацы должны быть отформатированы в соответствии с приведенными ниже параметрами:

– пять первых абзацев (пустые строки) – Выравнивание - Слева, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 1,25 см, Интервалы перед и после - 0 пт

– строка приветствия (со знаком восклицания) – Выравнивание - По центру, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Нет, Интервалы перед и после - 12 пт

– первый абзац текста (после приветствия) – Выравнивание - По ширине, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 1,25 см, Интервалы перед и после - 0 пт

– второй абзац текста (после приветствия) – Выравнивание - По ширине, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 1,25 см, Интервалы перед - 0 пт, после -54 пт

– абзацы прощания – Выравнивание - Слева, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 10 см, Интервалы перед и после - 0 пт

 

Наша фирма производит и реализует широкую гамму товаров народного потребления и продукции технического назначения, в т.ч.:

Расширяя зону своего присутствия, мы предоставляем эксклюзивные цены и эксклюзивные права на торговлю.

С уважением,

Юрий Андреев,

исполнительный директор

фирмы «Зодиак»

Рис. 3 Образец текста основного документа

НАЧИНАЕМ СЛИЯНИЕ

Для этого в меню «Рассылки» выберите команду «Начать слияние». В открывшемся диалоговом окне нажмите на кнопку «Обычный документ WORD».

Сохраните текст основного письма в своей папке, используя пункты меню «Файл / Сохранить как», например S:\ЭКз31\Иванов\основное письмо.docх.

 

ЗАДАНИЕ 2.

Сформировать источник данных

Методические указанияпо формированию источника данных

Источник данных можно создать с помощью команды Выбрать получателей / Ввести новый список.Если источник данных создан таким образом, он автоматически оформляется в виде таблицы. В этой таблице столбцы соответствуют полям данных источника. Поле данных – это категория данных в источнике данных. Поле данных соответствует одному столбцу данных в источнике. Имена полей перечислены в первом ряду ячеек — строке заголовка. В каждом последующем ряду содержится одна запись данных. Запись данных – полный набор взаимосвязанных сведений из источника данных. Записи данных соответствует одна строка в источнике данных.

Создайте источник данных, используя пункты меню в группе «Начать слияние»: Выбрать получателей / Ввести новый список

В открывшемся диалоговом окне нажмите на кнопку Настройка столбцов…

В текст основного документа нужно добавить данные, содержащие сведения об адресе получателя (индекс, город, область, адрес1 - улица и дом, организация, фамилия и инициалы получателя), а так же данные о рекламируемых товарах (группа товаров, товар1, товар2, товар3). Для автоматического формирования приветствия нужно учитывать пол адресата.

Удалите из списка ненужные имена полей: обращение, адрес2, страна, дом. телефон, раб. Телефон, Адрес электронной почты.

Чтобы удалить поле, выберите имя поля в поле Поля в строке заголовка, а затем нажмите кнопку Удалить поле.

Добавьте новые имена полей (имя поля может содержать только буквы, цифры и символы подчеркивания (_); оно не должно содержать более 40 символов и включать пробелы):

ГруппаТоваров, Товар1, Товар2, Товар3, Пол.

Чтобы добавить к списку новое поле, введите имя поля в поле Поле, а затем нажмите кнопку Добавить поле.

Чтобы изменить порядок полей в списке, выберите нужное поле в окне Поля в строке заголовка и нажмите соответствующую кнопку со стрелкой (необязательно).

Когда в поле Поля в строке заголовка останутся только нужные поля (Индекс, Город, Область, Адрес1, Организация, Фамилия, Инициалы, Имя, ГруппаТоваров, Товар1, Товар2, Товар3, Пол),

В открывшемся диалоговом окне «Новый список адресов» введите с клавиатуры данные в каждое поле для трех записей, в соответствии с приведенным ниже примером.

У некоторых адресатов в списке данных может содержаться больше сведений, чем у других, например, список предлагаемых товаров. Но в источнике данных во всех записях число полей должно быть одинаковым. Если в какой-то записи отсутствует данный вид информации, оставьте это поле пустым, не вводите пробелы.

Для перехода к новой записи, нажмите кнопку Создать запись.

Если для какого-либо поля данные отсутствуют, нажмите клавишу ENTER и пропустите это поле. Не помещайте в поле пробелы.


 

Запись 1

Поле Данные (Значения полей)
Индекс
Город г. Королев
Область, Московская обл.
Адрес1 ул. Некрасова, дом 10
Организация АО «Дом»
Фамилия Орлову
Инициалы О.О.
Имя Олег Олегович
ГруппаТоваров бытовая кухонная техника
Товар1 электромясорубки
Товар2 кухонные комбайны
Товар3 электрочайники
Пол мужской

 

Запись 2

 

Поле Данные (Значения полей)
Индекс
Город г. Москва
Область,  
Адрес1 ул. Весенняя
Организация АО «Медтехника»
Фамилия Ивановой
Инициалы И.И.
Имя Ирина Ивановна
ГруппаТоваров медицинская техника
Товар1 ультразвуковые аэрозольные ингаляторы
Товар2 физиотерапевтические препараты
Товар3 Аппараты магнитной терапии
Пол женский

 

Запись 3

Поле Данные (Значения полей)
Индекс
Город г. Софрино
Область, Московская область
Адрес1 ул. Мира, дом 12
Организация ОАО «Агро»
Фамилия Петрову
Инициалы П.П.
Имя Петр Петрович
ГруппаТоваров фермерская техника
Товар1 маслобойки
Товар2 зернодробилки
Товар3 сепараторы
Пол мужской

 

После ввода трёх строк, нажмите кнопку OK, а затем сохраните источник данных в своей личной папке с именем источник.mdb

ЗАДАНИЕ 3

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.