Сформировать источник данных
Тема 1. Подготовка документов в текстовом редакторе WORD
Общие положения
Технологию подготовки тиражных (однотипных) документов в текстовом редакторе WORD можно использовать для создания рекламной информации заинтересованным лицам и потенциальным покупателям с использованием обычной почтовой рассылки (direct mail – директ-мэйл) и при рассылке по электронной почте (e - mail).
В последнее время рассылки с помощью электронной почты (e-mail) становятся обычным делом. При огромном количестве потенциальных клиентов преимущества электронной почты неоспоримы. Но электронное письмо зачастую не характеризуется должной весомостью в глазах получателя. Этим рассылка по электронной почте проигрывает обычной почтовой.
Преимущества директ-мэйл:
– при подготовке данной рассылки можно очень точно выделить круг наиболее вероятных потребителей;
– директ-мэйл позволяет доставить потребителю больше информации, т.к. в рекламном предложении можно указать полный перечень товаров и услуг, их преимущества и цены;
– это возможность заявить о себе без конкурентов;
– получив именной конверт с описанием услуг, клиент воспринимает это как личное обращение, и, в конечном итоге, из большего числа предложений он выберет именно его.
Как правило, рассылки содержат однотипный постоянный текст документа, обратный адрес отправителя и др. Но персонификация работы с клиентами-получателями предполагает набор переменных, которые вводятся в текст постоянного письма. Такими переменными могут быть, например, отдельные виды продукции или услуг фирмы-поставщика (производителя). Обязательной переменной частью документа-рассылки является адрес получателя.
Язык письма должен быть корректным, уважительным, но без заискивания. Если направляются письма-напоминания, то текст каждого напоминания должен быть различным.
Выбор каналов распространения рекламы требует создания информационной базы, постоянно обновляемой в связи с изменениями на рынке товаров. При почтовых отправлениях потребителям товара промышленного назначения можно пользоваться справочниками (отраслевыми, фирменными, торговыми), в которых содержатся сведения о конкретных адресатах и их нуждах.
Технология подготовки тиражных (однотипных) документов в текстовом редакторе WORD включает:
1. Создание основного документа (неизменной части письма)
2. Формирование источника данных (поле подстановки и их значений)
3. Вставка полей подстановки в основной текст документа (для последующей замены их персонифицированными данными)
4. Слияние (объединение) основного документа и источника данных (для создания тиража писем).
ЗАДАНИЕ 1
Создать основной документ – приглашение к сотрудничеству (поиск партнеров)
Методические указания по созданию основного документа – приглашение к сотрудничеству
Запустите программу MS Word.
Установите параметры полей страницы основного документа, используя пункты меню «Разметка страницы / Параметры страницы / Поля / Настраиваемые поля»:
Верхнее – 3,5; Нижнее – 3,5; Левое – 2,5; Правое – 2.
Примените введенные параметры «Ко всему документу».
Создайте верхний колонтитул, используя пункты меню «Вставка / Колонтитулы».
Введите в верхний колонтитул название темы рассылки. В данном случае это три абзаца, выровненных по центру (Рис. 1).
ФИРМА «ЗОДИАК» ПРИГЛАШАЕТ
ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ, ОПТОВИКОВ, ДИЛЕРОВ
ДЛЯ СОТРУДНИЧЕСТВА
Рис. 1 Верхний колонтитул
Выделите все три абзаца, нажмите правую кнопку мыши, в появившемся ниспадающем контекстном меню «Шрифт», установите размер шрифта – Точно 12 пт (Times New Roman) и Интервал – Разреженный.
Создайте нижний колонтитул (Рис.2):
Введите в нижний колонтитул юридический адрес, телефон, факс, адрес электронной почты фирмы, занимающейся поисками партнеров:
Для ввода символа «·» используйте пункты меню «Вставка / Символ» и выберите в открывшемся окне «Шрифт – Обычный текст».
123456 · МОСКВА · УЛ. ЦЕНТРАЛЬНАЯ, 123
ТЕЛЕФОН (123) 456-7890 · ФАКС (123) 456-7890
zodiak@list.ru
Рис. 2 Нижний колонтитул
Выделите все три абзаца и установите размер шрифта – Точно 14 пт (Times New Roman) и Интервал – Разреженный.
Закройте колонтитулы. Нажмите на панели инструментов кнопку ¶, для отображения непечатаемых символов.
Введите текст основного документа (размер шрифта – 14, Интервал – Обычный, междустрочный интервал – Точно 18 пт) по представленному ниже образцу (Рис.3), оставляя пустые места (пробелы или абзацы) для подстановки полей, а затем данных источника.
Все абзацы должны быть отформатированы в соответствии с приведенными ниже параметрами:
– пять первых абзацев (пустые строки) – Выравнивание - Слева, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 1,25 см, Интервалы перед и после - 0 пт
– строка приветствия (со знаком восклицания) – Выравнивание - По центру, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Нет, Интервалы перед и после - 12 пт
– первый абзац текста (после приветствия) – Выравнивание - По ширине, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 1,25 см, Интервалы перед и после - 0 пт
– второй абзац текста (после приветствия) – Выравнивание - По ширине, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 1,25 см, Интервалы перед - 0 пт, после -54 пт
– абзацы прощания – Выравнивание - Слева, отступы слева и справа - 0 см, первая строка - Отступ 10 см, Интервалы перед и после - 0 пт
¶
¶
¶
¶
¶
!¶
Наша фирма производит и реализует широкую гамму товаров народного потребления и продукции технического назначения, в т.ч.:
Расширяя зону своего присутствия, мы предоставляем эксклюзивные цены и эксклюзивные права на торговлю.
С уважением,
Юрий Андреев,
исполнительный директор
фирмы «Зодиак»
Рис. 3 Образец текста основного документа
НАЧИНАЕМ СЛИЯНИЕ
Для этого в меню «Рассылки» выберите команду «Начать слияние». В открывшемся диалоговом окне нажмите на кнопку «Обычный документ WORD».
Сохраните текст основного письма в своей папке, используя пункты меню «Файл / Сохранить как», например S:\ЭКз31\Иванов\основное письмо.docх.
ЗАДАНИЕ 2.
Сформировать источник данных
Методические указанияпо формированию источника данных
Источник данных можно создать с помощью команды Выбрать получателей / Ввести новый список.Если источник данных создан таким образом, он автоматически оформляется в виде таблицы. В этой таблице столбцы соответствуют полям данных источника. Поле данных – это категория данных в источнике данных. Поле данных соответствует одному столбцу данных в источнике. Имена полей перечислены в первом ряду ячеек — строке заголовка. В каждом последующем ряду содержится одна запись данных. Запись данных – полный набор взаимосвязанных сведений из источника данных. Записи данных соответствует одна строка в источнике данных.
Создайте источник данных, используя пункты меню в группе «Начать слияние»: Выбрать получателей / Ввести новый список
В открывшемся диалоговом окне нажмите на кнопку Настройка столбцов…
В текст основного документа нужно добавить данные, содержащие сведения об адресе получателя (индекс, город, область, адрес1 - улица и дом, организация, фамилия и инициалы получателя), а так же данные о рекламируемых товарах (группа товаров, товар1, товар2, товар3). Для автоматического формирования приветствия нужно учитывать пол адресата.
Удалите из списка ненужные имена полей: обращение, адрес2, страна, дом. телефон, раб. Телефон, Адрес электронной почты.
Чтобы удалить поле, выберите имя поля в поле Поля в строке заголовка, а затем нажмите кнопку Удалить поле.
Добавьте новые имена полей (имя поля может содержать только буквы, цифры и символы подчеркивания (_); оно не должно содержать более 40 символов и включать пробелы):
ГруппаТоваров, Товар1, Товар2, Товар3, Пол.
Чтобы добавить к списку новое поле, введите имя поля в поле Поле, а затем нажмите кнопку Добавить поле.
Чтобы изменить порядок полей в списке, выберите нужное поле в окне Поля в строке заголовка и нажмите соответствующую кнопку со стрелкой (необязательно).
Когда в поле Поля в строке заголовка останутся только нужные поля (Индекс, Город, Область, Адрес1, Организация, Фамилия, Инициалы, Имя, ГруппаТоваров, Товар1, Товар2, Товар3, Пол),
В открывшемся диалоговом окне «Новый список адресов» введите с клавиатуры данные в каждое поле для трех записей, в соответствии с приведенным ниже примером.
У некоторых адресатов в списке данных может содержаться больше сведений, чем у других, например, список предлагаемых товаров. Но в источнике данных во всех записях число полей должно быть одинаковым. Если в какой-то записи отсутствует данный вид информации, оставьте это поле пустым, не вводите пробелы.
Для перехода к новой записи, нажмите кнопку Создать запись.
Если для какого-либо поля данные отсутствуют, нажмите клавишу ENTER и пропустите это поле. Не помещайте в поле пробелы.
Запись 1
Поле
| Данные (Значения полей)
| Индекс
|
| Город
| г. Королев
| Область,
| Московская обл.
| Адрес1
| ул. Некрасова, дом 10
| Организация
| АО «Дом»
| Фамилия
| Орлову
| Инициалы
| О.О.
| Имя
| Олег Олегович
| ГруппаТоваров
| бытовая кухонная техника
| Товар1
| электромясорубки
| Товар2
| кухонные комбайны
| Товар3
| электрочайники
| Пол
| мужской
|
Запись 2
Поле
| Данные (Значения полей)
| Индекс
|
| Город
| г. Москва
| Область,
|
| Адрес1
| ул. Весенняя
| Организация
| АО «Медтехника»
| Фамилия
| Ивановой
| Инициалы
| И.И.
| Имя
| Ирина Ивановна
| ГруппаТоваров
| медицинская техника
| Товар1
| ультразвуковые аэрозольные ингаляторы
| Товар2
| физиотерапевтические препараты
| Товар3
| Аппараты магнитной терапии
| Пол
| женский
|
Запись 3
Поле
| Данные (Значения полей)
| Индекс
|
| Город
| г. Софрино
| Область,
| Московская область
| Адрес1
| ул. Мира, дом 12
| Организация
| ОАО «Агро»
| Фамилия
| Петрову
| Инициалы
| П.П.
| Имя
| Петр Петрович
| ГруппаТоваров
| фермерская техника
| Товар1
| маслобойки
| Товар2
| зернодробилки
| Товар3
| сепараторы
| Пол
| мужской
|
После ввода трёх строк, нажмите кнопку OK, а затем сохраните источник данных в своей личной папке с именем источник.mdb
ЗАДАНИЕ 3
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|