Организационная структура и персонал

Лабораторная работа по ПИС

АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КАК ЕСТЬ

Анализ фактической ситуации

В рамках анализа фактической ситуации происходит детальная оценка созданных моделей «как есть», а также уже известных или предполагаемых слабых мест, документировавшихся в ходе моделирования «как есть». Таким образом, идентифицируя потенциалы оптимизации, анализ фактической ситуации образует переход к моделированию «как должно быть».

Определение критериев для оценки моделей

Условием рационального анализа фактической ситуации является, прежде всего, четкая система целей рассматриваемого предприятия.

Цели предприятия могут подразделяться на функциональные, финансовые и социальные

Функциональные цели

Результаты

Снижение времени выполнения

Повышение степени удовлетворенности клиентов

Сокращение времени простоя

Снижение доли возникающих ошибок

Повышений качества продукций

Финансовые цели

Экономичность

Увеличение прибыли

Снижение затрат на персонал

Снижение административных расходов

Снижений замораживания капитала

Социальные цели

Сотрудники и заинтересованные группы

Сохранение рабочих мест

Эргономичная организация рабочих мест

Личная идентификация с предприятием

Повышение квалификаций кадров

Подобная система целей позволяет сформулировать конкретные признаки, которые могут служить для идентификации слабых мест и оценки потенциалов оптимизации процессов.

Сформулированные признаки слабых мест в процессах можно сгруппировать в три категории:

· порядок выполнения процессов,

· информационно-техническая поддержка процессов,

· организационная структура и персонал.

Порядок выполнения процессов

При анализе порядка и способов выполнения операций процессов следует обратить внимание на следующие источники проблем:

· Наличие лишних процессов, от которых можно полностью отказаться в результате альтернативного организационного решения (например, замена процессов получения заказов по телефону, по факсу и по почте процедурой получения заказов через Интернет).

· Наличие лишних операции, недостаточная параллелизация или не оптимальная последовательность рабочих шагов процессов.

· Наличие эквивалентных по содержанию, но разных по структуре процессов и необоснованное отсутствие единого порядка их выполнения или полной стандартизации.

· Наличие лишних или не оптимальных интерфейсов между процессами, где процессный объект переходит из одной организационной единицы (отдел, сотрудник) к другой. При этом необходимо учитываться не только внутренние, но и межпроизводственные интерфейсы с деловыми партнерами.

· Большое количество и сложная структура используемых формуляров и бланков.

Информационно-техническая поддержка процессов

Адекватная поддержка процессов с помощью информационных и коммуникационных систем, а также наличие необходимой технической инфраструктуры являются важной предпосылкой оптимизации процессов.¹⁰⁴ При анализе фактической ситуации следует обратить внимание на следующие источники проблем:

· Отсутствие необходимой функциональности в имеющихся прикладных системах.

· Низкая производительность прикладных систем.

· Отсутствие единого принципа взаимодействия между прикладной системой и пользователем и прочие неудобства.

· Использование различных прикладных систем для выполнения одинаковых задач в различных подразделениях предприятия.

· Избыточное хранение данных в прикладных системах, связанное с опасностью возникновения противоречивых массивов данных.

· Многократный ввод одних и тех же данных в результате отсутствия или несовместимости интерфейсов.

· Недостаточная возможность администрации важных данных.

· Отсутствие электронного обмена данными между подразделениями предприятия или с деловыми партнерами.

· Неиспользование технологий, способствующих интеграции данных, например, системы планирования и управления ресурсами, системы управления потоками операций, системы управления документами, сбыт через Интернет и т, д.

Организационная структура и персонал

При анализе недостатков организационной структуры и порядка управления персоналом следует обратить внимание на следующие источники проблем:

· Неоднозначное, неподходящее или противоречивое распределение ответственности за принятие решений и выполнение работ.

· Неясные сферы ответственности сотрудников с точки зрения
клиентов, нуждающихся в контактных лицах.

· Лишние уровни иерархии, усложняющие и замедляющие процессы принятия решений и коммуникации и сковывающие инициативу сотрудников.

· Отсутствие системы мотивации и поощрения сотрудников.

· Предъявление завышенных или заниженных требований к ежедневной работе сотрудников.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: