Сделай Сам Свою Работу на 5

Анализ данных со стороны вышестоящего руководства

9.1 При проведении анализа вышестоящий руководитель использует следующие документы:

Таблица 23 – Каталог документов, используемых для контроля вышестоящим руководством

Наименование документа   Идентификатор
Справка о ходе процесса  
Протоколы анализа процесса за предыдущий периоды  
Результаты аудита процесса  
   

 

9.2. Результаты анализа процесса со стороны вышестоящего руководства оформляются в справке-протоколе таблиц 20-22 настоящего регламента. Разработка корректирующих и предупреждающих действий по результатам анализа процесса со стороны руководства производится в соответствии с требованиями документа _______________________________________________

_________________________________________(«Корректирующие и упреждающие действия»)

9.3. Протокол анализа процесса со стороны вышестоящего руководства носит силу приказа по предприятию (распоряжения по подразделению) и является обязательным к исполнению владельцем процесса и должностными лицами, взаимодействующими с ним.

 

 

Документирование и архивирование

Подлинник регламента «Процесс____________________________________»

После окончания срока действия, аннулирования или замены хранится в архиве три года.

Порядок внесения изменений

11.1 Владелец процесса один раз в _________________пересматривает данный Регламент процесса на соответствие целям и планам организации.

11.2 По итогам рассмотрения Владелец процесса может принять решение о продлении действия Регламента без изменений. В этом случае действие Регламента продлевается на следующий период, равный ____________________, для чего Владелец процесса делает запись в «Листе регистрации изменений» контрольного экземпляра «Срок действия продлён до______________________»,

Расписывается и ставит дату. В противном случае Владелец процесса делает запись: «Требует пересмотра. Срок действия продлён до_____________________»

(в этом случае срок продления не должен превышать одного месяца), расписывается и ставит дату. Такая запись инициирует начало пересмотра данной документированной процедуры. Ответственный за ведение документации в ______________________________________________________________________



(название подразделения)

доводит до сведения всех участвующих в процессе должностных лиц как внутри собственного подразделения, так и в других подразделениях и службах предприятия (согласно матрицы ответственности). Это необходимо делать сразу после продления или внесения изменений; осуществляется внутрикорпоративная рассылка по электронным сетям, а после ознакомления в течения одного рабочего дня все вовлечённые в процесс лица расписываются в листе регистрации изменений.

Как ответственный за течение процесса его Владелец вправе единолично принимать решение о внесении изменений в него при условии, что такое изменение экономически обосновано, в наибольшей степени отвечает целям организации, требуется для эффективной работы смежных подразделений по процессам; рекомендаций внутренних или внешних аудиторов, указаний вышестоящего руководства.

Рассылка

Осуществляется электронно по внутрикорпоративным интегрирующим сетям согласно следующему шаблону.

Таблица 24 – Рассылка по итогам рассмотрения бизнес-процесса_____________

подразделения______________________ в связи с __________________________

№ учтённого экземпляра Пользователь (кому предназначена копия) Получение
     
     
     
     

 

По итогам рассмотрения эффективности бизнес-процесса создаётся лист регистрации (Приложение Б)

Количество копий внутри одного подразделения может быть более одного по числу вовлечённых в процесс сотрудников от данного подразделения. Все учтённые копии вносятся в соответствующий лист рассылок (Приложение В)

Протоколы анализа данных по процессу и предлагаемых мероприятий по его совершенствованию приводятся в Приложениях Г и Д.

Методика расчёта показателей по процессу

1. Расчётные формулы

Показатели процесса, продуктов процесса и показатели удовлетворённости клиентов процесса рассчитываются в соответствии со следующими формулами (таблица 25).

Таблица 25 – Расчётные формулы показателей по процессу _____________

Наименование показателя Ед. изм. Формула для расчёта
Показатели процесса  
      Формулу расчёта следует указывать следующим образом: «=(Величина 1 х Величина 2 / Величина 3)
       
   
       
       
Показатели продуктов процесса  
       
       
Показатели удовлетворённости клиентов процесса  
Внутренние клиенты  
       
  Внешние клиенты
       
       

 

2. Порядок сбора первичной информации для расчёта показателей.

Сбор первичной информации, необходимой для расчёта показателей, осуществляют следующие сотрудники:

Таблица 26 – Порядок сбора первичной информации по процессу ____________

Идентификатор Периодичность сбора информации Ответственный за сбор информации
Показатели процесса  
Показатель
  Документ, содержа-щий первичную ин-формацию, необходи-мую для расчёта показателя _______    
       
       
       

 

Продолжение таблицы 26

Идентификатор Периодичность сбора информации Ответственный за сбор информации
Показатели продуктов процесса  
Показатель
       
       
Показатели удовлетворённости клиентов процесса  
Внутренние клиенты  
Показатель
       
  Внешние клиенты
Показатель
       
       

 

При заполнении таблицы:

1) указывают идентификатор документа, содержащего первичную информацию для расчёта показателя, или делают отсылку на форму регистрации первичной документации;

2) указывают должность сотрудника, ответственного за сбор информации.

3. Порядок регистрации фактических значений показателей и отклонений от плановых / нормативных значений.

Фактические значения показателей, рассчитанные по формулам п.1, и значения отклонений от плановых/нормативных величин показателей фиксируются в следующих документах (таблица 27).

При заполнении таблицы:

1) указывают идентификатор документа, содержащего фактические величины показателя и значение отклонения от плановой / нормативной величины показателя; документ может содержать также плановую величину показателя;

2) указывают должность сотрудника, ответственного за фиксацию фактического значения показателя, расчёт и фиксацию отклонения от плановой / нормальной величины показателя; ответственными могут быть владелец процесса или назначенные им сотрудники.

Владельцу процесса рекомендуется разрабатывать единую сводную форму для фиксации плановых, фактических значений показателей и их отклонений. В случае разработки такой формы, таблица, представленная ниже, может не создаваться. В этом случае в тексте нужно дать ссылку на единую сводную форму фиксации показателей.

Таблица 27 – Порядок регистрации фактических значений по процессу ____________

Идентификатор Периодичность сбора информации Ответственный за сбор информации
Показатели процесса  
Показатель
  Документ    
       
       
       
Показатели продуктов процесса  
Показатель
  Документ    
       
Показатели удовлетворённости клиентов процесса  
Внутренние клиенты  
Показатель
  Документ    
  Внешние клиенты
Показатель
  Документ    
       

 

 

Приложение А

 

Глоссарий регламента бизнес-процесса ___________________

 

№ п.п. Термин Сокращение Определение термина
       
       
       
       
       
       
       
       
       

 

Приложение Б

Лист регистрации изменений

 

№ изме-нений Номера листов № доку-мента Подпись Дата Срок введения изменений
изменённых новых аннули-рованных заме-нённых
                 
                 
                 

 

 

Приложение В

 

Ознакомление сотрудников

№ п/п   Должность Ф.И.О. Изменение №_______ Дата Подпись Изменение №________ Дата Подпись Изменение №________ Дата Подпись
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       

 

 

Приложение Г

Анализ данных по процессу ___________________________________

Название показателя Тенденция Выявленная причина отклонения Примечания
       
       
       
       

 

 

Приложение Д

Предлагаемые мероприятия по улучшению процесса ____________________

На основе анализа (Приложение Г) для дальнейшего улучшения запланированы мероприятия и представлены на утверждение ________________________ (Руководителю предприятия, топ-менеджеру, владельцу процесса)

№ п/п Содержание мероприятия Ответственный за исполнение мероприятия Срок испол-нения Дополнительные ресурсы Затраты на изменение, руб.   Результаты изменения, руб. Экономичес-кий эффект от изменения, руб.
               
               
               
               

 

Ниже приводится методика расчёта экономического эффекта и базовых показателей (затраты и доходы).

Владелец процесса _______________________________ (Ф.И.О.)

(или любое другое предложившее изменение лицо)



©2015- 2019 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.