Анализ данных со стороны вышестоящего руководства

9.1 При проведении анализа вышестоящий руководитель использует следующие документы:

Таблица 23 – Каталог документов, используемых для контроля вышестоящим руководством

9.2. Результаты анализа процесса со стороны вышестоящего руководства оформляются в справке-протоколе таблиц 20-22 настоящего регламента. Разработка корректирующих и предупреждающих действий по результатам анализа процесса со стороны руководства производится в соответствии с требованиями документа _______________________________________________

_________________________________________(«Корректирующие и упреждающие действия»)

9.3. Протокол анализа процесса со стороны вышестоящего руководства носит силу приказа по предприятию (распоряжения по подразделению) и является обязательным к исполнению владельцем процесса и должностными лицами, взаимодействующими с ним.

Документирование и архивирование

Подлинник регламента «Процесс____________________________________»

После окончания срока действия, аннулирования или замены хранится в архиве три года.

Порядок внесения изменений

11.1 Владелец процесса один раз в _________________пересматривает данный Регламент процесса на соответствие целям и планам организации.

11.2 По итогам рассмотрения Владелец процесса может принять решение о продлении действия Регламента без изменений. В этом случае действие Регламента продлевается на следующий период, равный ____________________, для чего Владелец процесса делает запись в «Листе регистрации изменений» контрольного экземпляра «Срок действия продлён до______________________»,

Расписывается и ставит дату. В противном случае Владелец процесса делает запись: «Требует пересмотра. Срок действия продлён до_____________________»

(в этом случае срок продления не должен превышать одного месяца), расписывается и ставит дату. Такая запись инициирует начало пересмотра данной документированной процедуры. Ответственный за ведение документации в ______________________________________________________________________

(название подразделения)

доводит до сведения всех участвующих в процессе должностных лиц как внутри собственного подразделения, так и в других подразделениях и службах предприятия (согласно матрицы ответственности). Это необходимо делать сразу после продления или внесения изменений; осуществляется внутрикорпоративная рассылка по электронным сетям, а после ознакомления в течения одного рабочего дня все вовлечённые в процесс лица расписываются в листе регистрации изменений.

Как ответственный за течение процесса его Владелец вправе единолично принимать решение о внесении изменений в него при условии, что такое изменение экономически обосновано, в наибольшей степени отвечает целям организации, требуется для эффективной работы смежных подразделений по процессам; рекомендаций внутренних или внешних аудиторов, указаний вышестоящего руководства.

Рассылка

Осуществляется электронно по внутрикорпоративным интегрирующим сетям согласно следующему шаблону.

Таблица 24 – Рассылка по итогам рассмотрения бизнес-процесса_____________

подразделения______________________ в связи с __________________________

По итогам рассмотрения эффективности бизнес-процесса создаётся лист регистрации (Приложение Б)

Количество копий внутри одного подразделения может быть более одного по числу вовлечённых в процесс сотрудников от данного подразделения. Все учтённые копии вносятся в соответствующий лист рассылок (Приложение В)

Протоколы анализа данных по процессу и предлагаемых мероприятий по его совершенствованию приводятся в Приложениях Г и Д.

Методика расчёта показателей по процессу

1. Расчётные формулы

Показатели процесса, продуктов процесса и показатели удовлетворённости клиентов процесса рассчитываются в соответствии со следующими формулами (таблица 25).

Таблица 25 – Расчётные формулы показателей по процессу _____________

2. Порядок сбора первичной информации для расчёта показателей.

Сбор первичной информации, необходимой для расчёта показателей, осуществляют следующие сотрудники:

Таблица 26 – Порядок сбора первичной информации по процессу ____________

Продолжение таблицы 26

При заполнении таблицы:

1) указывают идентификатор документа, содержащего первичную информацию для расчёта показателя, или делают отсылку на форму регистрации первичной документации;

2) указывают должность сотрудника, ответственного за сбор информации.

3. Порядок регистрации фактических значений показателей и отклонений от плановых / нормативных значений.

Фактические значения показателей, рассчитанные по формулам п.1, и значения отклонений от плановых/нормативных величин показателей фиксируются в следующих документах (таблица 27).

При заполнении таблицы:

1) указывают идентификатор документа, содержащего фактические величины показателя и значение отклонения от плановой / нормативной величины показателя; документ может содержать также плановую величину показателя;

2) указывают должность сотрудника, ответственного за фиксацию фактического значения показателя, расчёт и фиксацию отклонения от плановой / нормальной величины показателя; ответственными могут быть владелец процесса или назначенные им сотрудники.

Владельцу процесса рекомендуется разрабатывать единую сводную форму для фиксации плановых, фактических значений показателей и их отклонений. В случае разработки такой формы, таблица, представленная ниже, может не создаваться. В этом случае в тексте нужно дать ссылку на единую сводную форму фиксации показателей.

Таблица 27 – Порядок регистрации фактических значений по процессу ____________

Приложение А

Глоссарий регламента бизнес-процесса ___________________

Приложение Б

Лист регистрации изменений

Приложение В

Ознакомление сотрудников

Приложение Г

Анализ данных по процессу ___________________________________

Приложение Д

Предлагаемые мероприятия по улучшению процесса ____________________

На основе анализа (Приложение Г) для дальнейшего улучшения запланированы мероприятия и представлены на утверждение ________________________ (Руководителю предприятия, топ-менеджеру, владельцу процесса)

Ниже приводится методика расчёта экономического эффекта и базовых показателей (затраты и доходы).

Владелец процесса _______________________________ (Ф.И.О.)

(или любое другое предложившее изменение лицо)

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: