I. Поиск потенциальных поставщиков.

ГЛАВА 3. ЗАКУПОЧНАЯ ЛОГИСТИКА

Сущность, задачи и функции закупочной логистики

Закупочная логистика – это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

Основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

В соответствии с указанной целью закупочная логистика решает задачи:

1) определить необходимые объем, ассортимент и рациональный режим поступления материальных ресурсов на предприятие, а также предельно допустимые цены и другие расходы по закупке и доставке продукции;

2) выбрать исходя из этого наиболее приемлемых поставщиков, согласовать с ними все условия поставки и заключить договор, фиксирующий достигнутое согласие;

3) выдерживать обоснованные сроки закупки сырья и комплектующих изделий;

4) обеспечивать точное соответствие между количеством поставок и потребностями в них;

5) соблюдать требования производства по качеству сырья и комплектующих изделий;

6) организовать эффективное снабжение ресурсами рабочих мест;

7) контролировать экономические параметры процесса снабжения и изыскивать новые возможности по снижению затрат, связанных с движением входных материальных потоков и использованием материальных ресурсов.

В отношениях с поставщиками рекомендуется придерживаться следующих принципов партнерства:

1. Обращаться с поставщиками также, как и с клиентами фирмы.

2. Не забывать демонстрировать на деле общность интересов.

3. Знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций.

4. Проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика.

5. Соблюдать принятые на себя обязательства.

6. Учитывать в деловой практике интересы поставщика.

7. Поддерживать по возможности стабильные контакты в деловой сфере.

8. Четко контролировать поставщика по выполнению им своих обязательств.

9. Своевременно информировать поставщика о возникающих отклонениях и их экономических последствиях.

3.2. Служба снабжения на предприятии в условиях
применения логистики

Любое предприятие, (производственное и торговое) в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (служба снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления.

Деятельность этой службы может быть рассмотрена на 3-х уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

а) элементом, обеспечивающим связи и реализацию цели макрологистической системы, в которую входит предприятие;

б) элементом микрологистической системы, т.е. одним из подразделений предприятия обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

в) самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней:

1. Как элемент макрологистической системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Идея логистики – получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников, требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической макросистемы. Это означает, что служба снабжения, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы. Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент всей макрологистической системы: улучшается положение всей системы, улучшается положение предприятия как ее элемента.

2. Служба снабжения является элементом организовавшего его предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи снабжение – производство – сбыт. Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического обеспечения обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени. Цепь снабжение – производство – сбыт должна строится на основе современной концепции маркетинга, т.е. в начале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем, исходя из нее стратегия развития производства, и уже затем стратегия снабжения производства. Маркетинг лишь намечает данную задачу, так как не содержит методов позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта.

Маркетинг не предлагает также и методов системной организации всех участников процесса продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.

3. Эффективность функционирования службы снабжения, возможность реализации перечисленных целей как на уровне предприятия, так и на уровне макрологистики в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения.

Таким образом, в соответствии с концепцией логистики в процессе обеспечения материальными ресурсами должно иметь место планирование мероприятий по реализации системного подхода к управлению материальными потоками в пределах самой службы снабжения.

Планирование закупок

Закупочная логистика, являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия. Для ее эффективного функционирования, необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продуктов, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

* анализ и определение потребностей, расчет количества заказываемых материалов;

* определение метода закупок;

* согласованность цены и заключение договора;

* установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок;

* организация размещения товаров на складе.

Качественное планирование и информационное обслуживание логистики снабжения решает также задачу уравновешивания противоречия между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизации складских запасов.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

1) какие материалы требуется;

2) количество материалов, которые понадобятся для производства;

3) время, когда они понадобятся;

4) возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;

5) требуемые площади складских помещений;

6) издержки на закупки;

7) возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.

Существует несколько методик определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом. При прогнозировании потребности в продукции производственно технического назначения используются нормы расхода материальных ресурсов.

Нормы расхода материальных ресурсов – это максимально допустимое количество сырья, материалов, топлива, расходуемое на изготовление единицы продукции или единицы работы установленного качества с учетом действующих организационно технических условий производства.

При прогнозировании потребности в предметах потребления используются нормы потребления населения. Нормы потребления продуктов питания разрабатываются с учетом оптимального рациона питания, необходимого количества белков, жиров, углеводов, солей, витаминов при необходимом сочетании отдельных продуктов питания.

Научно-исследовательскими учреждениями рассчитаны примерные нормы потребления также по важнейшим непродовольственным товарам.

Таким образом, для того чтобы определить потребность в любом продукте материально-технического назначения необходимо:

Н_i··Р = П_i,

где Н_i – нормы расхода i-го продукта, в натуральном выражении,

Р – объемы производства, в натуральном или стоимостном выражении,

П_i – потребность в i-ом продукте, в натуральном выражении.

Потребности в предметах потребления определяются следующим образом:

,

где - норма потребления i-го товара, натуральных единиц,

Ч – численность населения, человек;

- потребность в i–ом товаре, в натуральном выражении.

Чтобы реализовать любую потребность она должна быть представлена деньгами на рынке, т.е. покупательским спросом. Объем и состав товаров, которое население желает и имеет возможность купить, формируется под влиянием экономических и социальных факторов. Например:

1) объем и структура производства;

2) уровень денежных доходов и их дифференциация по группам населения;

3) уровень розничных цен;

4) жилищные и бытовые условия;

5) национальные особенности и уровни образования;

6) реклама, психологическое воздействие на покупателя и т.д.

В свою очередь спрос на средства производства формируется под воздействием спроса на предметы потребления. Следовательно, потребность в материалах можно рассчитывать и как определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики "Планирование потребности в материалах". Принцип: исходная точка – это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю, определяют брутто – потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалов.

Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывают:

а) наличный запас,

б) плюс уже заказанные материалы и уже запланированные собственное производство,

в) минус уже предназначенные для предыдущей серии продукции заказ.

На основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукта. Преимущества применения методики "Планирование потребности в материалов" заключаются в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребности в конечном продукте. В логистике могут использоваться и другие методы определения потребности в материалах.

Например:

1) детерминированный – используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам;

2) стахостический – когда основой для расчета является математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность;

3) эвристический – с его помощью потребность определяется на основе опыта работников.

Все рассмотренные методы определения количества, времени и периодичности закупок имеют достоинства и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг, или определения потребности в материалах.

Выбор зависит от профиля фирмы, возможностей заказчика, типа изделий, наличия и вида складов, системы контроля за состоянием запасов.

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов.

Рассмотрим наиболее часто используемые методы (табл. 3.1):

Таблица 3.1

Продолжение табл. 3.1

Вся документация, связанная с оформление заказа, разделена на следующие группы:

1) по подготовке товаров к отгрузке;

2) коммерческие документы;

3) документы по платежно-банковским операциям;

4) страховые документы;

5) транспортные документы;

6) транспортно-экспедиторские документы;

7) таможенные документы.

Документы по подготовке товара к отгрузке:

· заявка на фрахтование (поставщик резервирует место для отправки, указывает транспортное средство, время отправки);

· инструкция по отправке – сведения о грузе и требования поставщика;

· поручение на отгрузку – при воздушных перевозках, где указываются подробные данные о партии товара;

· ордер на перевозку – при местной перевозке, содержащей инструкции в отношении перевозки;

· извещение о готовности и отправке – уведомление покупателя о том, что заказанные товары готовы к отправке;

· извещение об отправке – продавец информирует грузополучателя об отправке товара.

Коммерческие документы дают стоимостную, качественную и количественную характеристику товара:

· коммерческий счет – требования продавца к покупателю об уплате суммы за поставленный товар. Указывается цена за единицу товара, общая сумма счета, базисные условия поставки, способ платежа и форма расчета, наименование банка, сведения об оплате стоимости перевозки, сведения о страховании;

· счет-фактура – выписывается после окончательной приемки товаров покупателем. Может быть использован в качестве накладной, направляемой вместе с товаром;

· счет–спецификация – указываются цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается, когда партия содержит разные по ассортименту товары;

· проформа–счет – содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не содержит требования об уплате, может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар, обычно выписывается при поставках товаров на ярмарки, аукционы, выставки;

· спецификация – содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию;

· техническая документация – при поставках технически сложных товаров длительного пользования. Содержит инструкции по монтажу и эксплуатации;

· упаковочный лист – содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте;

· сертификат о качестве - свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта.

Документы по платежно-банковским операциям:

· инструкция по банковскому перевозу;

· извещение об инкассовом платеже;

· извещение о платеже по товарному аккредитиву;

· извещение о принятии товарного аккредитива;

· извещение о принятии документов к оплате по товарному аккредитиву;

· заявка на банковскую гарантию;

· банковская гарантия;

· гарантийное письмо по товарному аккредитиву;

· инкассовое поручение;

· заявка на товарный аккредитив;

· товарный аккредитив;

· переводной вексель;

· простой вексель;

· долговое обязательство.

Страховые документы отражают взаимоотношения между страховщиком и страхователем. К ним относятся:

· страховой полис;

· страховой сертификат;

· страховое объявление;

· счет страховщика.

Транспортные документы выписываются грузоперевозчиком. К ним относятся:

· коносамент, морская накладная (штурманская расписка), доковая расписка (при морских перевозках);

· железнодорожная накладная, дорожная ведомость (при железнодорожных перевозках);

· авиагрузовая накладная (при авиаперевозках);

· товарно-транспортная накладная (при автодорожных перевозках).

Транспортно-экспедиторские документы:

· отгрузочное поручение (перечень операций, поручаемых экспедитору);

· экспедиторские инструкции, счет экспедитора; экспедиторское поручение о получении груза.

· складская расписка экспедитора, складская квитанция, ордер на выдачу, ордер на обработку грузов.

Таможенные документы:

· таможенная декларация;

· экспортные и импортные лицензии;

· декларация валютного контроля;

· заявка на выдачу валютной лицензии;

· валютная лицензия;

· налоговая декларация;

· грузовая декларация;

· ветеринарные, санитарные и карантинные свидетельства.

Для любого промышленного предприятия необходимо определиться: делать комплектующие изделия самим или покупать у другого производителя. Для принятия такого решения необходимо сопоставить затраты на закупку и на собственное производство. В целом затраты на закупку определяются ценой поставщика. Необходимо также учитывать затраты на заказ, транспортировку, страховку и упаковку, складирование, обработку (переработку, сортировку и др.), персонал, связанный с закупками.

Затраты на производство состоят из стоимости сырья, энергии, рабочей силы, хранения и накладных расходов. Сравнив затраты на собственное производство по каждому материальному (детали, изделию) затратами на закупку можно принять решение.

Решение в пользу производства на месте может быть принято и без помощи расчета, например, если есть уверенность в том, что предприятие способно использовать свои основные фонды и персонал более эффективно, организовав производство другой продукции, сократив расходы на сырье, рабочую силу, энергию и складские помещения.

При получении поставляемой продукции в первую очередь необходимо удостовериться, что товар завезен:

· нужного качества,

· в нужном количестве,

· от своего поставщика,

· в обусловленное время,

· за оговоренную цену.

В целях экономии времени, усилий и соответственно денег следует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений. Во избежание скопления транспорта на территориях предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах, следует составить график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Необходимо при этом предусмотреть, чтобы основное сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие виды материалов - по мере необходимости. Такие меры позволят, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта. К документам, отражающим поставку, относятся:

1) опия заказов;

2) уведомление об отгрузке;

3) сопроводительное письмо;

4) документы доставщика, в которых указывается азвание и адрес отправителя, описание продукции, количество мест, масса (вес) продукции), особенности транспортировки, название доставщика. Применяются, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы;

5) подтверждение получения поставки;

6) журнал регистрации товара.

Возможно закладывать всю информацию в компьютер. Для этого существует специальные информационные системы, например, "1С склад".

В отдельном документе фиксируется брак и другие недостатки поставляемого товара, так как это поможет отделу закупок принять необходимые меры.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие контроля качества закупок может привести к издержкам:

· дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;

· остановка производства в случае, когда вся партия оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

· судебные иски;

· потеря доверия потребителей соей продукции из-за поставки недоброкачественной материалов.

Применяемые на практике меры по обеспечению качества принимаемых товаров могут быть классифицированы следующим образом (см. табл. 3.2):

Таблица 3.2

Выбор поставщика

Перечислим и охарактеризуем основные этапы этой задачи:

I. Поиск потенциальных поставщиков.

При этом могут быть использованы методы:

а) объявление конкурсом;

б) изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявления в средствах массовой информации и т.п.;

в) посещение выставок и ярмарок;

г) переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: