ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Принципы управления — общие закономерности, в рамках которых реализуются связи (отношения) между различными структурами (элементами) управленческой системы, отражающиеся при постановке практических задач управления. Эффективное управление временем связано с достижением результатов деятельности. Схема деятельности с ориентацией на результат (Рис. 18.6.1) является важным инструментом осуществления управления по результатам. Схема деятельности с ориентацией на результат отличается от традиционной — с ориентацией на задание. Она охватывает годичный отрезок времени и составляется на каждый отчетный период путем установки новых целей [4, 6].

Схема связана со всеми стадиями управления по результатам. Это часть процесса определения результатов — она используется постоянно в процессе контроля за результатами, при котором дается оценка результатам деятельности в истекшем отчетном периоде и ставятся новые конечные цели деятельности. Важнейшим звеном схемы с точки зрения управления индивидуальной работой и использованием времени является определение ключевых результатов деятельности в предстоящем отчетном периоде. Ключевые результаты определяются индивидуально, в порядке их значимости и с оценкой их взаимного влияния. На основе ключевых результатов составляются личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий год (годовое распределение времени).

На основе годового плана работы время распределяется помесячно и понедельно на ближайшие месяцы и недели, а в рамках недели составляется точный план на каждый рабочий день.

В ходе осуществления деятельности в определенных временных интервалах производится контроль полученных результатов и использования времени. На основе этих оценок составляется план повышения эффективности работы и использования времени как в краткосрочной перспективе, так и в течение года. Кроме того, в системе управления собственной деятельностью и использованием времени (УСДИВ) рекомендуется проводить, по крайней мере, один раз в год анализ использования времени на основе 2 —3-недельного периода. Это окажет дополнительную помощь в управлении использованием времени.

Составление индивидуального плана деятельности и бюджета времени.

Для каждого ключевого результата четко определяются цели, необходимое время для их достижения и методы контроля за этим процессом. Происходят большие потери времени по причине того, что цели проекта либо не существуют, либо не четко сформулированы или недостижимы. Цели определяют направление развития проекта и выполнения работ. Четко и ясно заданные цели становятсястандартом, используемым для проработки индивидуальных целей и работ по достижению.

Цели по ключевым результатам могут быть количественными, качественными и привязанными ко времени. Их нужно сравнивать с текущей ситуацией, если таковая существует для данной цели (Табл. 18.6.1).

Затем в плане деятельности определяются моменты контроля процесса достижения целей, по чьей инициативе он осуществляется и в какой форме производится. При этом необходимо основное внимание уделять именно осуществление поставленных целей, а не отдельных мероприятий.

Значение бюджета времени заключается в том, что он характеризует время, необходимое для достижения ключевых результатов. Бюджет времени обычно составляется в процентном выражении и показывает, какая часть общего времени уходит на мероприятия по достижению каждого ключевого результата. Иногда он составляется не в процентах, а в днях или неделях. При этом, оценивая его количественно, не нужно стремиться к более чем 5%-й точности.

Составление личного плана использования времени

Можно дать следующие рекомендации для его формирования:

1. ориентируйтесь на конечные цели и мероприятия, определенные как на годовом, так и недельном уровне;

2. на крупные мероприятия выделяйте резерв времени;

3. учитывайте «ритм» текущего периода при составлении планов на предстоящие периоды;

4. закладывайте время на проведение контроля за осуществлением мероприятии;

5. подсчитайте по месяцам резервное время и его долю во всем бюджете времени, сделайте соответствующие выводы.

Составление плана на неделю

Рекомендуется составлять план на следующую неделю в конце текущей (допустим, пятницу). Уточняются конечные цели предстоящей недели и определяются необходимые работы в порядке их значимости. Все работы можно разбить на две группы:

1. обязательные с точки зрения достижения конечных результатов;

2. работы, которые будут сделаны, если останется время.

При завершении недели рекомендуется давать оценку использования времени в отношении достигнутых целей. Полезно также учитывать неудачи и положительные моменты при составлении планов на предстоящие недели.

Составление планов на день

План на день разрабатывается с учетом тех же рекомендаций, что и недельный план. Происходит этот в конце предыдущего дня или в начале планируемого. Для каждого дня определяются конечные цели и работы в порядке их значимости: наиболее критичные работы должны получить высший приоритет. Работы могут выполняться одновременно, некоторые из них могут быть задержаны либо совсем удалены из повестки дня. Информация о выполненных работах за день мо­жет быть использована для перепланирования недельных планов.

Проект-менеждерам могут быть даны следующие рекомендации для эффективного использования времени:

1. проект-менеджеры часто принимают решение на основе неточных данных, что нередко приводит к задержке самих решений и, как следствие, неэффективному использованию времени. Для этого разрабатывайте систему планирования, контроля и коммуникаций с учетом принципов обратной связи. Другим решением этой проблемы является использование информационной управляющей системы, отчетов, обсуждений для получения точной и актуальной информа­ции для уменьшения неопределенности при принятии решений;

2. знайте недельный и ежедневный график работы своих сотрудников также хорошо, как свой. Планируйте их загрузку в соответствии с этим графиком;

3. знайте уровень производительности своих сотрудников. Убедитесь, что он соответствуют требованиям работ проекта;

4. незачем планировать внерабочие время, если вы не знаете, что оно на самом деле положительно отразиться на эффективности работ;

5. пытайтесь пристально следить за собственной загруженностью работой и смотреть, есть ли такая работа, которая могла бы быть сделана более эффективно кем-либо ещё. Если необходимо, откажитесь от ненужной работы. Избегайте задержек и пытайтесь работать в первую очередь над сложными заданиями. Начинайте сразу и ищите способы выиграть дополнительное время. Будьте готовы быстро принимать решения;

6. не планируйте встреч, если они не целесообразны. Помогайте своим людям при подготовке к встречам. Готовьте повестку дня и будьте уверены, что основные участники заранее информированы обо всех проблемах, которые будут обсуждаться;

7. ? встречи эффективно и разумно. Начинайте и заканчивайте, следуйте теме. Старайтесь, чтобы все посетители выразили свою точку зрения, и избегайте длинных обсуждений незначительных вопросов;

8. решите, является ли это абсолютно необходимым для вас посетить данную встречу, особенно если нужно время на поездку. Если нужно ехать, будьте готовы работать в дороге;

9. пытайтесь уменьшить время, которое вы проводите вне рабочего стола. Охотно давайте поручения. Жестко планируйте время для важной работы. Учитесь говорить «нет»;

10. контролируйте время своего разговора по телефону, дайте секретарю принимать сообщения. Избавьтесь от случайных посетителей. Если это необходимо, найдите способ работать в уединении;

11. установите основные приоритеты для себя, для проекта и для своих людей;

12. избегайте коммуникационных процессов, поглощающих большую часть времени. Избегайте записок. Если записки или письма необходимы, делайте их короткими и по смыслу. Если у вас есть длинные сообщения для прочтения, лучше возьмите их в дорогу;

13. подготовьте ваших коллег, начальников и подчиненных работе с вами. Огласите ваши права и обязанности;

14. если необходима решительность при противоречиях, добивайтесь необходимой информации так быстро, как это возможно, и принимайте решение;

15. следуйте расписанию, особенно по наиболее приоритетным позициям. Вы можете найти необходимым самостоятельно следить за решающими действиями, а не ждать периодически обратной связи;

16. передавайте полномочия подчиненным и равным. Не пытайтесь быть «славным малым» и делать всё самостоятельно, чтобы не оказаться в такой ситуации, когда вы делаете работу, за которую ответственен весь отдел или персонал другого проекта.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: