|
|
О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 412 На основании части первой статьи 26 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 42, 8/20434; 2011 г., № 123, 8/24338; 2012 г., № 21, 8/24838; Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 02.02.2013, 8/26849), следующие дополнения и изменения: в части второй пункта 44: после слова «связи» дополнить словами «, официальный адрес электронной почты»; слова «Адрес электронной почты и другие» заменить словом «Другие»; пункт 53 дополнить частью девятой следующего содержания: «Резолюции по исполнению поручений Президента Республики Беларусь, Главы Администрации Президента Республики Беларусь и его заместителей, председателей палат Национального собрания Республики Беларусь и их заместителей, Премьер- министра Республики Беларусь и его заместителей, руководителей государственных органов, иных организаций оформляются на отдельных листах резолюций.»; в пункте 63: части пятую и шестую изложить в следующей редакции: «Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ.
Например: 3 Маковецкий 220 95 01»;
после части шестой дополнить пункт частями следующего содержания: «При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.
Например: 3 Маковецкий 220 95 01 26.05.2008 С:/ Письмо.doc»;
части седьмую и восьмую считать соответственно частями девятой и десятой; пункт 64 дополнить частью четырнадцатой следующего содержания: «Копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном частью второй настоящего пункта.»; пункт 78 дополнить частью третьей следующего содержания: «Оформление документов осуществляется с использованием программного обеспечения, соответствующего следующим требованиям: наличие функциональности, обеспечивающей возможность оформления реквизитов документа в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь; поддержка допустимых форматов документов в электронном виде; поддержка методов и средств защиты текста документа от редактирования (парольная защита, создание документа, не редактируемого стандартными средствами и т.д.) для допустимых форматов.»; дополнить Инструкцию пунктом 911 следующего содержания: «911. Документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, должны соответствовать следующим требованиям: быть представленными в форме, доступной и понятной для восприятия; создаваться в одном из допустимых форматов документа в электронном виде; содержать реквизиты, обеспечивающие идентификацию документа, установленные для документов данного вида в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иными актами законодательства Республики Беларусь; содержать одну или несколько электронных цифровых подписей, а также, при необходимости, дополнительные данные для проверки включенных электронных цифровых подписей. Отсутствие электронной цифровой подписи допустимо для документов информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе. При отсутствии у документа электронной цифровой подписи должна быть предусмотрена защита от внесения в него изменений. Графический образ (изображение, создаваемое путем сканирования) документа на бумажном носителе должен быть выполнен в цветном режиме и иметь один из допустимых форматов графических образов. Документ в электронном виде не должен содержать автоматически исполняемый программный код (макрокоманду) либо ссылки на внешние исполняемые файлы.»; пункт 141 дополнить подпунктами 141.91 и 141.91 следующего содержания: «141.91. отправка документа в электронном виде более чем в один адрес осуществляется путем прикрепления его к сообщению электронной почты, указания в соответствующем поле ввода всех официальных адресов согласно списку рассылки. Официальным адресом электронной почты является адрес, указанный на бланке организации; 141.91. отметка об отправке (штамп отправки) документа по электронной почте проставляется на исходящем документе на бумажном носителе, остающемся в организации, только после его фактической отправки по электронной почте;»; часть первую пункта 155 дополнить предложением следующего содержания: «Включение дел с документами в электронном виде, информационными ресурсами в сводную номенклатуру дел осуществляется по согласованию с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации».»; в подпункте 165.5 пункта 165 слова «хранения, и др.» заменить словами «хранения, о наличии документов в электронном виде (ЭД), информационных ресурсов (ИР), гибридных делах (ГД) и др.»; часть первую пункта 168 дополнить словами «и систематизация документов внутри дел»;
в пункте 171 цифры «250» заменить цифрами «300»; части третью и четвертую пункта 172 изложить в следующей редакции: «Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров. Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения: о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников – 75 лет; о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) – 3 года.»; пункт 173 изложить в следующей редакции: «173. Экспертиза ценности документов – это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.»; в части четвертой пункта 186 слова «листов документов» заменить словом «документов»; пункт 218 дополнить частями четвертой и пятой следующего содержания: «Допустимыми форматами документов в электронном виде являются: Portable Document Format / A (PDF/A); Office Open XML (DOCX); OpenDocument Format (ODT). Допустимыми форматами графических образов документов на бумажных носителях (сканов) являются: Portable Network Graphics (PNG); Tagged Image File Format (TIFF); Joint Photograph Experts Group (JPEG); Portable Document Format / A (PDF/A).»; пункт 220 после слов «за исключением» дополнить словами «изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также»; в пункте 236: после части первой дополнить частью следующего содержания: «Хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет, указанных в перечне согласно приложению 20.»; части вторую и третью считать соответственно частями третьей и четвертой; часть третью после слова «дела» дополнить словами «(папки, директории на жестком диске специально выделенного компьютера)»; часть четвертую исключить; пункт 237 после части первой дополнить частями следующего содержания: «В деятельности организаций допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел делается отметка в соответствии с подпунктом 165.5 пункта 165 настоящей Инструкции. Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения документов. После исполнения всех документов и завершения делопроизводственного года из гибридного дела формируется либо дело с документами на бумажном носителе, либо электронное дело. При формировании дела документами на бумажном носителе документы в электронном виде распечатываются и заверяются в порядке, установленном законодательством. При формировании электронного дела документы на бумажном носителе переводятся в электронный вид (сканируются). Недопустимо формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.»; часть вторую считать частью пятой; в приложении 13 к этой Инструкции: название графы 4 изложить в следующей редакции: «Название и (или) заголовок документа»; слова «листов документов» заменить словом «документов»; дополнить Инструкцию приложением 20 следующего содержания:
«Приложение 20 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях
ПЕРЕЧЕНЬ 
12 Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|