Сделай Сам Свою Работу на 5

Взаимоотношения по должности





Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

1.2. Секретарь относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.4. Секретарь назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе секретарь должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по организационно-информационному обеспечению деятельности директора.

1.6. Секретарь должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.



1.6.3. Функции и задачи офиса.

1.6.4. Полномочия работников офиса, график (режим) их работы.

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Основы организационно-информационного обеспечения деятельности руководящего состава предприятий (организаций, учреждений).

1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации (в части, относящейся к организационно-информационному обеспечению деятельности директора).

1.6.8. Архивное дело, машинопись, правила документирования с использованием типовых форм управленческих документов.

1.6.9. Деловой этикет.

1.6.10. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в офисе.

1.6.11. Правила и нормы охраны труда.

1.7. Секретарь должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: ...(указать конкретно наиболее важные).

1.8. Секретарь подчиняется заместителю директора по управлению.

1.9. Распоряжения (указания, поручения) секретаря по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора обязательны для исполнения всеми работниками офиса.



1.10. На время отсутствия секретаря его замещает администратор (иной работник - указать конкретно).

Обязанности

 

Перечисленные обязанности могут распределяться между двумя и более секретарями (работниками офиса (аппарата управления)).

 

2.1. Секретарь обязан:

2.1.1. Выполнять (лично и с привлечением других работников офиса) работу по организационно-информационному обеспечению деятельности директора на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.2. Принимать поступающую на рассмотрение директора входящую и внутреннюю деловую корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением (резолюцией директора) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.1.3. Вести офисное делопроизводство.

2.1.4. Подготавливать проекты документов (включая письма, справки, акты, приказы и т.п.) и информационные материалы, необходимые для обеспечения деятельности директора.

2.1.5. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

2.1.6. Организовывать проведение переговоров директора по техническим средствам коммуникации, принимать в отсутствие директора предназначенную для него информацию и своевременно доводить до сведения директора ее содержание.



2.1.7. Передавать от имени (по поручению) директора информацию по техническим средствам коммуникации, в том числе в форме телефонограмм, факсограмм, электронных писем (e-mail-сообщений) и т.п.

2.1.8. Выполнять работу по подготовке протокольных мероприятий (заседаний, совещаний и т.п.), проводимых руководителем, включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию.

2.1.9. Оформлять протоколы заседаний и совещаний, осуществлять заинтересованным сторонам рассылку выписок (копий) документов протокольных мероприятий.

2.1.10. По указанию директора осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений директора, его указаний и поручений.

2.1.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку по приказам, распоряжениям, поручениям и указаниям директора, регулярно информировать директора о результатах контроля.

2.1.12. Обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

2.1.13. Осуществлять организационно-информационное обеспечение деятельности директора.

2.1.14. Организовывать прием посетителей директором, содействовать оперативности рассмотрения их обращений.

2.1.15. Формировать офисные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

2.1.16. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

 

Права

 

3.1. Секретарь имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

3.1.2. Передавать работникам офиса указания и поручения по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. В необходимых случаях визировать проекты служебных (деловых) документов, поступивших на подпись директора.

3.1.4. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

3.1.5. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

3.1.6. Требовать от работников офиса своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в том числе документированной, о состоянии порученной им работы (в части, относящейся к организационно-информационному обеспечению деятельности директора).

3.1.7. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

Взаимоотношения по должности

 

4.1. Секретарь осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации работы офиса, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) - по вопросам исполнения соответствующих поручений (резолюций) директора.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений - по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений).

 

5. Ответственность

 

5.1 Секретарь несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

5.1.2. Невыполнение служебных поручений и указаний директора, решений заместителя директора по управлению.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

 

Виды согласования

Юрисконсульт

________Г.О.Ломанова

«_____» ______20_____

Инструкцию получил _______Г.О.Ломанова

10.10.2012

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.