РКК и правила их заполнения

Форма единой РКК.

1 2 3 4 … … … 30 31

Корреспондент

Дата поступ-я и индекс Дата и индекс

Краткое содер-е

Резолюция или кому направлен док-т

Отметка об испол-и

Контр-ые отметки

Фонд№ Опись№ Дело№

Календ-я шкала карточки исп-ся для кон-ля за сроками испол-я док-та. Отм-ся число месяца, к кот-му док-т будет исполнен.

В графе «Корреспондент» отм-т назв-е орган-и, из кот-й док поступил для Входящих или куда поступает для Исходящих. Для внутр-х впис-т фам-ю автора или наимен-е стр-х подразд-й.

Графа «Дата пст-я». Левая-для вход-х, правая – для исх-х.

Графа «Краткое содер-е» - указ-т вид док-та и загол-к к тексту

«Резол-я или кому направлен док-т» указ-т положение содер-е резол-и, ее автора и дату.

В графе «Отм-а об испол-и» для вход-х- дата и индекс отв-го док-та или пишут, кем, когда и как решен вопрос в инициа-м док-те.В графе «Контр-е отм-ки» - отм-и за сроками испол-я, кот-ые сод-т дату проверки, причины задержки испол-я док-та, движ-е док-та.

Посл-я строка запол-ся при сдаче в архив.

Цели и виды контроля исполнения документов (КИД)

КИД и принятых реш.–необх-ый эл-т орг-ции управленч. деят-ти. Цель контроля–обеспеч-е своеврем-го и кач-го исполнения реш.,заданий и поручений рук-ва. ОбъектыКИД:кач-во и сроки исполнения док-ов.Срок исполнения док-та ис-числ-ся с момента его получ. орг-цией. Типовые сроки устан-ся для наиб. распространенных катег. и видов док-ов:переписка с вышестоящ. хоз-ми,плановыми,финанс. и административ. органа-ми;пр.Сроки исполнения перечисл. док-ов не д. превышать 10 дн. Индивид. сроки исполнения устан-ся для наиб. важных док-ов, не вкл-ых в перечень, или в том случ., когда необх-о исполнить их в срок, отличный от типового.При опр-ии срока исполнен.,устанав.рук-лем учрежд.,учит-ся содерж.док-та.Если по каким-л. объектив. причинам док-т не м.б.исполнен в срок,то надо до истечен.срока исполнен.согласовать ? с рук-лем об установлении нов., реал. срока.Уход в отпуск или отъезд в команд-ку сотрудника не м.б. уважит.прич.неисполнения док-та в срок.Для док-тов, требующих более длител.исполнен.,срок м.б↑,но,не более,чем в2р.от перво-нач-но устан.срока.Продлевает этот срок лицо,к-ое его устан-ло. Срок м.б. продлен сразу по получении док-та или за 2-3дн. истечен.срока исполнения.Иначе док-т считается не исполненным в срок.Исполнение док-та контр-ся с момента постановки его на контроль. Для этого на РКК и на самом док-те проставляется отметка о контроле. Затем РКК помещается в контрол. картотеку, к-ая систематиз-ся по срокам исполнения док-ов, по гр. или по исполнителям.

Виды:Контроль м.осущ-ся до истеч.срока испол-нения(предварит-ный)и после истеч.срока исполнения (после-дующий).Предварит.конт-ролю подлежат док-ты,имеющ. индивид. срок исполнен.,а последующ.–док-ты с типовым сроком исполн..Д/ведения централиз-го контроля за док-ми реком-ся составление сводки о док-ах,нах-хся на контроле.Она составл-ся в установ. сроки на основании систематич. просмотра и обработки РКК.

25. Что такое номенк-ра дел(НД),по каким признакам строятся НД? НД–систематиз-й список наименований дел с указанием сроков их хранения.НД предназнач.для груп-ки исполненных док-в в дела,их индексации,учета и оперативного исполнения. Наличие НД в кажд.орг-ции обяз-но.НД выпол-т ф-ии 1)указателя осн. напр-ний деят-ти учрежд.,2)сх.груп-ки исполненных док-тов по тематич.делам;3)базы для индексации док-в;4)указателя сроков хранения дел;5)сх.построения справоч.картотеки на неиспол-е док-ты.

Признаки построения НД:1стр-ый;2стр-но-функц-ый;3функц-й.Пр.построения НД по1:

Концелярия2. отдел эк-го прогноз-я3. произ-но-тех отдел4. отдел ТБ5. фин-й отдел6. бухгалтерия7. отдел труда и з/п8. отдел кадров9. токарный цех10. слес-й цех11. проф-й ком-т

Пр.2:1рук-во2план-ие3орг-я произ-й деят-ти4бухгалтерия5отдел кадров6проф-й ком-т

ПР.3:1.рук-во2. пл-ие3. орг-я роизв-ой деяти4. финанс-е5.учет и отчетность6.кадры

Дайте опр-ние экспертизы ценности док-тов(ЭЦД). Назов. категории, опр-щие ценность док-ов.

ЭЦД-изучение док-ов и опр-ие науч.,народно-хоз-го, культурного и др. знач. в целях установления сроков хран-ия и отбора для вкл-ния в состав нац.архивного фонда.Критерии:1.степень знач-ти содерж-ия док-ов;2.знач.учреж-ий, в деят-ти кот. они образо-вались;3.автографичность;4.время и место их возник-ия; 5.юрид. сила, подлинность, внешние и физ.особ-ти док-ов.

В чём заключаются задачи экспертизы документов?Основные критерии, определяющие ценность документов

Осн.зад.ЭЦД: опр-ние катег. док-ов, подлежащих пост. или врем-му хран-ию,также в зад. ЭЦД вх-т опр-ие состава док-ов соотв-го профилю кажд. гос.архива. Критерии:1.степень знач-ти содерж-ия док-ов;2.знач.учреж-ий, в деят-ти кот. они образо-вались;3.автографичность;4.время и место их возник-ия; 5.юрид. сила, подлинность, внешние и физ.особ-ти док-ов.

Этапы проведения экспертизы ценности док-ов и их хар-ка

ЭЦД осущ. в неск.этапов: 1.оценка док-ов в делопр-ве, проводимая с целью опр-ия возможных сроков хран-ия различ.катег.дел. Работы этой проверки-составление номенк-ры. 2.окончательное освобождение от док-ов не подлежащих хран-ию.3.отбор док-ов на пост.хран-ие в гос.архив. Важную роль играют перечни д-ов, подлежащих приёму на гос хранение. Они составляются по отдельным учреждениям, по видам и группам д-ов.

Какие функции автоматизируются в системе ДЕЛО

Сист ДЕЛО обеспечивает ведение множества электронных карточек учреждения. При этом резолюции и связанные с ними документы автоматически перемещаются м/у картотеками в соответствии с принятой резолюцией прохождения документа.В любой момент времени в сист имеется полная инфо о сост, истории движ и исполнения док-ов в организации.

Основной единицей хранения в базе данных системы является регистрационная карточка (РК) документа – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Саму базу данных, хранящую РК документов, по аналогии с традиционным документооборотом называют картотекой.

Опишите схему исп входящего документа в системе Дело.

При исполнении документа возникает два информационных потока. Первый поток связан с движением самого документа:

-документ поступает в канцелярию, где его регистрируют; -из канцелярии документ передается руководителю для наложения резолюции; -после наложения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям; -исполненный документ списывается в дело.

Второй информационный поток замкнут на регистрационную карточку документа:

-в момент регистрации документа в его карточку вносятся реквизиты: регистрационный номер, присвоенный документу, информация о корреспондентах поступившего документа, краткое содержание документа, другие данные общего характера (например, состав документа, комментарий и т. п.); -факт наложения резолюции фиксируется добавлением в регистрационную карточку информации об авторе резолюции, текста резолюции, фамилий исполнителей документа, назначенного срока исполнения документа; -по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются тексты отчетов исполнителей и фактическая дата исполнения документа; -списание документа в дело сопровождается добавлением в регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и копии исполненного документа.

Что является объектом автоматизации в системе Дело?

Основным объектом автоматизации для системы ДЕЛО является второй информационный поток (см. вопрос 27), связанный с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства.

Функциональные возможности системы поддерживают ведение РК на всех этапах исполнения документа, включая его регистрацию, наложение на документ резолюций, оформление отчетов исполнителями, списание документа в дело. Подсистема формирования стандартных отчетов дает возможность оперативно контролировать исполнение документов.

Как происходит движение РК по папкам кабинета в системе Дело?

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: