Каким способом удостоверяются документы. Какие элементы входят в реквизит «подпись»?

Д-ты м. удостоверяться с пом. подписи и печати (м. б. еще и с пом. грифа утверждения, грифа согласования, визы, отметки о контроле, фирменного бланка и т.д.)

Подпись – од. из осн-х способов удостоверения док-та. Док-т подпис-ся рук-лем орг-ции или замещающим его лицом, имеющим право подписи, устан-е соотв-ми правовыми актами. Экземпляры док-тов, ост-хся в делах предпр-я, д. сод-ть подлинные подписи. 2 и > подписей став-ся, если за сод-е док-та ответсвенны неск. должностных лиц (совместные док-ты неск-х орг. - рук-ли этих орг.)

Состав подписи: название должн-го лица, личная подпись, И.О.Ф. Все на одной строке, от нулевой позИции табулятора.

11. Какие реквизиты используются при составлении служебного письма? Серийные письма.

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

В состав служебного письма входят следующие реквизиты: адресат, дата, индекс документа, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, возможно отметка о наличии приложения, подпись, фамилия и телефон исполнителя.

Серийные письма - это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам.

Приказ: определение, классификация и реквизиты. Из каких частей состоит его текст? Какие действия фиксируют в приказах по личному составу?

Приказ –правовой акт, издаваемый рук-лем органа управления, действующего на основе единоличия, для разрешения основных и оперативных задач его деятельности. Приказы бывают по основной деятельности и по личному составу.

В типовой формуляр приказа по основной деят-ти входят след.реквизиты: наименование организации-автора; название вида документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы или гриф согласования.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются основания и цели издания приказа.

Приказы по личному составу - правовые акты, издаваемые по вопросам регулирования трудовых отношений граждан с администрацией предприятия, учреждений и организаций.

Что такое протокол, и какие реквизиты используются при его составлении?

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.

Протокол ведется во время заседания специально назначенным лицом или секретарем по должности.

В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок, текст, подписи.

14. Из каких частей состоит текст протокола, и кто его подписывает?

Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня.

Председатель - Марков С.С.

Секретарь - Петрова А.И.

Присутствовали: в алфавитном порядке без наименования должности (если>15,то Присутствовали: 20 человек (список прилагается).)

Приглашённые: по субординации

Повестка дня:

О чём? ФИО Докладчика

Об итогах фин-хоз дея-ти за 2010 г. Доклад ком директора И.И.Иванова

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ. В этих пунктах повествование ведётся от3л ед.ч

Подписывают председатель и секретарь. Срок оформления-5 дней.

Какие реквизиты используются при составлении акта? Как оформляется подпись в документах, составленных комиссией?

Акт - д-т, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты.

В типовой формуляр акта входят следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (АКТ), дата, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, подписи, гриф утверждения.

Текст акта состоит из 2 логических частей: вводной части и констатирующей. Вводная часть формализована и не явл. сплошным текстом) Основание, закрепляющее полномочия; цель работы комиссии, ниже состав её членов. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту. В констатирующей излагаются результаты работы комиссии, устанавливаются факты, события. Д.б. указано кол-во экземпляров и место нахождения каждого.

После записи об экземплярах через 3-4 интервала располагаются подписи.

Дайте определение документообороту, перечислите его потоки. Как осуществляется организация док-та?

Документооборот – движение док-тов в орг-ции с момента их получения(создания) до завершения исполнения или отправки. Док-рот осущ-ся в виде документопотоков, циркул-щих м/у пунктами обр-ки инфо. Потоки ДО: входящие, исходящие и внутренние. При орг-ции документооборота надо руков-ся принципом однокр-го и целесооб-го пребывания док-та в одном подразд-нии или у 1-го испол-ля. Рациональная орг-я Док-об-та предусм-т учет показателей: прямол-ть, непрерыв-ть, ритмич-ть, паралель-ть, пропорц-ть.

Прям-ть - перемещ-е док-тов по кратч-му пути. Для эт. Орган-т схемы докумен-та, разра-т маршр-ые и технол-е карты.

Непре-ть - непрер-я перед-а доку-в на тот Ур-нь, где по ним приним-ся реш-я.

Ритмич-ть- равномер-ть движ-я пот-в док-та.

Паралть озна-т выпол-е отдел-х опер-й по обраб. Док-в в проц. Его движ-я.

Пропор-ть озн-т равном-ю загр-у канн-в движ-я.

В чем заключается цель ДО? Основные методы его соверш-я?

ДО- сост. часть документир-го обесп-я упр-я(ДОУ), цель кот. инфо-е обесп-е деят-ти учрежд-я, ее докумен-е и хранение ранее созд-й управленч-й докумен-и.

Метод соверше-я – переход на электронный документ.

Основные цели перехода на электронный документооборот:

Увеличение результативности и эффективности работы с документами.

Повышение качества управленческого труда.

Обеспечение над.защиты информации.

Повышение действительности контроля исполнения док-в.

Уменьшение издержек, связанных с ДОУ.

Сокращение численности управленческого аппарата.

Электронный документ-это инф-я, зафиксированная на машинном носителе и «соответствующая требованиям закона(это закон РБ «Об электронном документе»)

Этапы прохождения входящих и исходящих док-ов.

Вход-е док-ты.

Цикл прохож-я док-в вкл-т:

-прием и обраб-у вход-й корресп-и.

-рассмотр-е и распред- док-в.

-регистр-я.

-рассмотр-е руков-м, доставку, испол-е док-в.

-распред-е по темат-м папкам.

На эт. Первичн. Обр-ки проверяется правильность доставки кооресп-и.

На эт. Предвар-го рассмотр-я – фильтрация док-в, самые важн. Передаются руков-ву.

Исход-е док-ты Подгот-а такого док-та начин-ся с подготовки проекта, затем проект проходит согласование и визирование. Подгот-ый док-т со всеми правками передается на подпись руков-ву. Потом регистр-ся и отправ-ся. Копии док-в подшив-ся в дело.

Все исход-е и вход-е док-ты подлежат регистр-и.

Регистрация док-ов. Ее цели и формы.

Пров-ся до перед-и док-в на рассмотр-е. Док-ты регистр-ся централ-но в спец. Регистр-й форме куда заносятся осн. данные о документе.

Задача регистр-и: фиксир-е факта созд-я или получ-я док-та путем присвоения ему поряд-го номера и записи свед-й о нем.

Регистр-я придает док-ту юрид-ю силу.

Цель регист-и: учет, кон-ль, испол-е, справ-я раб-а по док-м.

Прин-ы регис-и:

-однократность.

При регистр-и на док. Простав-ся индекс, кот. сост. из:1. индекс дела по номен-ре.

Регистр-й номер док-та

Индексами распорядительных док-ов (приказ, протокол) явл. Их порядковый номер, присвоенный им в пределах календарного года. Индексы отдельных док-ов м доп. Буквенными обозначениями(приказы по личному составу всегда индексируются - №27-ЛС)

Док-ты регистр-ся в журналах и на РКК(регистрационно-конртрольных карточках)

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: