СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ХРАНЕНИЕ

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем массиве документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководителя предприятия. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия. Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты (см. рис. 38). При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. л.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

- в дело формируются документы одного года;

- в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

- документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседания

Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся. Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую – трудовые контракты (договоры) с работниками. Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов но личному составу. Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа с грифом "КТ" или "Конфиденциально" формируют отдельно от остальных документов предприятия. При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов. При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы. На некоторых предприятиях при формировании дел с перепиской используется подшивка "Письма-ответы" вместе с "Письма-запросы".

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования документов, то есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы), относящиеся к одной организации, например: "Документы (контракты, акты, переписка) о сотрудничестве с предприятием "Русский лес" за 2003 г.". Планы и отчеты хранятся в делах, того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 2000–2005 гг. должен находиться в деле 2000 г.

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в сред-

нем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.

Папки-файлы импортного производства могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.

Оформление дел и папках-файлах имеет свои особенности. Такая папка предназначена для

многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, который помещается в специальный "карман" на корешке обложки.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учёта дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно – поисковой системы. Номенклатура является крайне необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования и ее необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы. Различают три виданоменклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации. Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с её руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и

примерными номенклатурами дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. Номенклатуру дел в организации составляют по установленным срокам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранятся в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатуру дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений

функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. В течение года в утверждённую номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в неё вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатурных дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатуры дел структурных подразделений. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются номенклатуру научно-технические документы и печатные издания. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является "Секретариат" ("Дирекция", "Отдел ДОУ", "Общий отдел"), ему присваивается индекс "I". Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т.д.). При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например: 1 - генеральный директор; 2 - заместитель директора; 3 - коммерческий директор.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2- порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. Они должны состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

- краткое содержание ("Переписка с ОАО "Эра" по строительству автостоянки");

- дата (период), к которому относятся документы дела ("Приказы по основной деятельности за

2001 г.");

- слова "Копии", если дело сформировано из копий документов (например, "Решения Совета

директоров за 2001 год. Копии").

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она

ведется, например: "Переписка с ЗАО "Элит" о поставке товаров за 2001 г.". Составление заголовков типа "Разная переписка", "Документы по общим вопросам" не допускается.

Не следует употреблять также в заголовке дела слово "Материалы". В ряде случаев нужно

использовать термин "Документы" с расшифровкой в скобках их видов, например, "Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 2001 г.". В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться.

Для каждого дела определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью

перечня. Этот вопрос, как правило, решается архивистом предприятия.

В графе "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на

следующий год и т. п. ' При большом объеме хранящихся документов можно с помощью номенклатуры закрепить места хранения дел по схеме: шкаф – полка – дело. В этом случае в графе "Примечание" указываются против каждого деда № шкафа и № полки, где оно хранится. Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия. Подведем коротко итоги сказанному. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. В дело помещаются документы, работа по которым проведена.

2. Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверительными копиями.

3. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

4. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

5. В дело включается один экземпляр документа.

6. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).

7. В дело формируются обычно документы одного года.

8. В дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов.

9. Документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности (05.12.2003, 17.11.2003 и т. д.).

10. Устав организации и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

11. Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

12. Контракты делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первая группа – коммерческие контракты между предприятиями, вторая – трудовые контракты (договора) с сотрудниками.

13. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

14. Документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

15. Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов организации.

16. При небольшом объеме переписи заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие

письма и факсы.

17. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения,

18. Бизнес – планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес – план на 2000-2004 гг. будет находится в деле 2000 г.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: