НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Делопроизводство в России прошло ряд этапов становления. В зависимости от государственного устройства оно менялось и совершенствовалось. В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, оставляющего иногда в длину десятки метров. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве

сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, стали создаваться архивы, совершенствоваться конторский труд. В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов.

Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Современное делопроизводство развивается с учетом рыночных отношений и массовой компьютеризации. Первое обстоятельство вызвало резкое увеличение коммерческой документации, второе – значительное изменение технологии документооборота.

Правовая база делопроизводства складывается так, что его нормы оказались рассеянными по

многим законодательным и нормативным документам. В их число входят:

– законодательные акты Российской Федерации;

– постановления и распоряжения Правительства РФ;

– государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

– государственные стандарты на документацию;

– унифицированные системы документации;

– нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Приведем лишь краткую характеристику важнейших законов и более подробно остановимся на правовых актах, регулирующих делопроизводство. Во многих законодательных актах РФ есть положения, определяющие порядок делопроизводства в тех или иных сферах деятельности. Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами.

Гражданский кодекс РФ определил правовые основы не только деятельности юридических

лиц, но и состав информации (содержания) документов и их оформление. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к уставу и учредительному договору, на основании которых действуют юридические лица; ряд статей определяют реквизиты доверенности, формуляра чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления документов. В частности, определены обязанности обществ по хранению документов.

Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов.

Ряд других правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при оформлении управленческих документов. К ним относится, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках

обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы организации, помещаемой на бланке.

Ряд основополагающих документов принят Правительством Российской Федерации, в частности, о подготовке и регистрации правовых актов государственными органами, федеральной архивной службе России. На некоторые министерства и ведомства возложена обязанность разрабатывать унифицированные формы бланков (финансы, медицина, статистика).

Стандарты.Для удобства работы с одинаково функционирующими документами, созданными различными организациями, и придания им юридической силы, необходимо предъявлять единые требования к их оформлению. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано стандартами (стандарт – типовой вид, образец, которому должны удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качеству).

В настоящее время действует около десяти стандартов, которые так или иначе касаются делопроизводства. Важнейшими из них являются:

ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации;

ГОСТ Р 6.30—97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения..

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

Ей предоставлено право утверждать перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы.

В системе Росархива действует Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Им в 1991 году выпущен документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ). Его нормы и правила базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 году и сыгравшей важную роль в оптимизации документоведения в отечественной экономике. В ней были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документов, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов.

В настоящее время готовится новая редакция ГСДОУ. Главное ее отличие заключается в том, что новая система делопроизводства будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования.

Не менее важной является Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденная Государственной архивной службой 6 июля 1992 года. Она определяет как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей.

Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все

вопросы организации делопроизводства.

Среди других нормативно-методических документов следует назвать Основные правила работы ведомственных архивов, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, учреждениях и организациях, Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек в учреждениях и организациях

Таким образом, нормативная база делопроизводства складывается из многих правовых актов

различного уровня. Уследить за их изменениями непросто даже специалисту. Тем важнее знать основные положения и требования в работе с документами.

ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ

Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи её

во времени и пространстве (в переводе с латинского слово означает «свидетельство», «способ доказательства»). Информация представлена в нем из информационных элементов-реквизитов документа (адрес, текст, подпись). Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).

Важнейшей функцией документа является информационная. В документ фиксируются факты,

события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает функцией.

С его помощью обеспечивается воздействия на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, т. к. его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы).

Документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует

повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Назовем некоторые общие нормы и правила оформления документов. Все виды документов оформляются на белой бумаге или бумаге светлых тонов определенных размеров – форматах, обозначаемых буквой А. Наиболее распространенный формат А4 (машинописный лист). На нем составляются приказы, письма, договоры, протоколы. Формат А5 (половина машинописного листа) применяется для кратких документов. Формат А3 (два машинописных листа) используется для воспроизведения больших таблиц, схем, бухгалтерских документов. Некоторые документы, например, товаросопроводительные изготавливаются на бумаге формата А6 (105 х 148 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не меньших размеров: левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 15 мм, нижнее – 20 мм. По некоторым техническим причинам (удобство подшивки, нанесение пометок) стандартом разрешено левое поле увеличивать до 35 мм. Для научных отчетов, рефератов, курсовых и дипломных работ левое поле установлено в размере 30 мм.

При составлении многостраничных документов вторая и последующая страницы должны

быть пронумерованы. Если текст печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные – четными. Наносятся номера на верхнем поле листа посередине арабскими цифрами без дополнения черточками, сокращениями типа стр., с.

В нормативных документах нет указаний, с каким интервалом должны печататься тексты документов. Но некоторые издания рекомендуют при компьютерном наборе набирать текст с полуторным межстрочным интервалом (для документов А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца советуется начинать с отступа в 1,25 см от левого края.

Для большинства документов одним из важнейших реквизитов является дата. Для их

оформления применяется два способа – цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе дата оформляется арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры). Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например 02.02.2003. Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: 2003.02.02.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями

финансового характера предыдущая дата выглядит следующим образом: 02 февраля 2003 г.

Если в дате приведены месяц, квартал, полугодие, то слово год сокращается до г. Если обозначение времени в тексте состоит только из года, то это слово пишется полностью: бюджет на 2004 год.

В большинстве документы оформляются на бланках, которые представляют собой стандартные листы бумаги с воспроизведенной на них постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации. Бланки изготавливаются типографским способом или разрабатываются на компьютере.

Каждый документ условно можно разделить на три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные в верхней части листа, и, в свою

очередь, делится на левую и правую половины.

Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения.

Оформляющая часть представлена отметками на документе, свидетельствующими о постанове на контроль, сведениями об исполнителе, передаче документа в архив и т.д.

В заключение остановимся на общих требованиях к языку документов. Он значительно отличается от любых текстов. Для документов свойственны:

– специфика построения предложений;

– ограниченное употребление глаголов в личной форме;

– употребление сокращений;

– употребление специальной терминологии.

Построение предложений. При составлении деловых документов принято использовать

предложения без подлежащего, которые строятся по схеме «Обоснование – действие – объект».

Вследствие финансовых трудностей (обоснование) вынуждены прекратить поддержку (действие) совместного проекта (объект). Для выражения действия в документах вместо глаголов используются конструкции из глагола и отглагольного существительного. Таким образом искусственно фиксируется действие и объект этого действия. Прошу оказать содействие службам безопасности (глагол посодействовать заменен словосочетанием оказать содействие (глагол + отглагольное существительное).

Употребление глаголов в личной форме. Деловому общению свойственен безличный характер. Поэтому в документах ограничено употребление глаголов в форме первого и второго лица. Например, вместо «мы уведомляем» пишется «администрация предприятия уведомляет».

Употребление сокращений. В целях ограничения размеров документов применяются разнообразные сокращения – укороченные обозначения слов и единиц измерения, а также аббревиатуры.

Однако допускается использовать только общепринятые сокращения. Их очень много, поэтому не следует сразу запоминать все. Такие сокращения перечислены в стандартах, словарях, справочниках.

Специальная терминология. Слово или словосочетание с четко определенным значением,

употребляемое в различных областях деятельности человека называется термином. Необходимость их употребления в документах не вызывает сомнения. Но употребляться термины должны строго в тех значениях, которые определены стандартами, справочниками, словарями. Не рекомендуется использовать неофициальные заменители терминов – так называемые «профессионализмы» или «канцеляризмы»: внебюджет (средства бюджетной организации, полученные путем оказания платных услуг; задекларировать (заполнить декларацию о доходах).

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы. У объектов одной группы эти признаки, получившие названия основания классификации совпадают. Документы можно классифицировать по различным признакам: по происхождению (служебные, личные), по форме (типовые, индивидуальные), по срокам хранения и т.д.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, управленческие, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерские, арбитражные и др.

По форме существует множество разновидностей документов. Назовем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, приказы и указания, акты, протоколы, договоры, уставы, справки, докладные, анкеты, доверенности, исковые заявления и т.п.

По степени гласности различают открытые и документы с ограниченным доступом. Последние бывают разной степени закрытости: совершенно-секретные, секретные, для служебного пользования, конфиденциальные.

По юридической силе документы подразделяют на действительные и недействительные. Теряют силу документы в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник (беловой документ) – единственный подписанный экземпляр документа, оформленный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документов и дубликат

подлинника. Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.

Отпуск – копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По уровню информации документы бывают первичные (содержат исходные сведения) и вторичные (в них обобщается полученная информация).

В хозяйственной деятельности организаций используются документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи.

Это, в частности, договоры поставки, аренды, контракты.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: