Информационно-библиографическое обеспечение процесса комплектования.

Комплектование библиотечного фонда: технология, виды комплектования.

Комплектование фонда - совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки (информационного центра) (ГОСТ 7.76-96. Комплектование фонда документов. Каталогизация, Основные термины и определения).

Комплектование фонда - отбор, заказ и приобретение документов, соответствующих функциям библиотеки, информационным потребностям и читательскому спросу ее абонентов. (Библиотечное дело: Терминологический словарь.-М.,1997).

Т.о., комплектование (от лат. completus -полный набор, состав чего-нибудь) - это создание и постоянное обновление БФ документами, отвечающими задачам библиотеки и интересам пользователей.

Комплектование библиотечного фонда проходит следующие этапы:

1. Анализ внешнего документного потока;

2. Отбор документов из него;

3. Заказ отобранных документов для приобретения;

4. Приобретение документов и включение их в фонд.

Отбор документов производится по параметрам, представленным в моделях фонда. Тщательное изучение документного рынка сочетается со всесторонним изучением читательского спроса.

Определив с помощью математической и структурной моделей групповые границы фонда, библиотекарь-комплектатор по библиографическим пособиям и (или) визуально знакомится с ассортиментом документов, находящихся в обращении или запланированных к выходу в свет. Затем устанавливает круг источников, из которых предполагается снабжать фонд, вступает с ними в юридические договорные отношения, отбирает, заказывает и получает нужные документы. Под воздействием изменений, происходящих во внешней среде, он уточняет тактику первичного отбора, дополняет фонд дезидератами и освобождает от документов, переставших соответствовать профилю фонда.

Существует три вида комплектования:

Текущее комплектование (определение по ГОСТ 7.76-96) - комплектование фонда вновь изданными профильными документами.

Ретроспективное комплектование (определение по ГОСТ 7.76-96) - комплектование фонда отсутствующими профильными документами или недостающими экземплярами документов за прошлые годы.

Рекомплектование (исключение документов) (определение по ГОСТ 7.76-96) - отбор, изъятие из фонда и снятие с учета непрофильных, устаревших, излишне дублетных, ветхих документов, а также снятие с учета утраченных документов. Т.о., рекомплектование - это освобождение фонда от устаревших, изношенных, непрофильных и излишне дублетных документов.

Терминологический словарь "Библиотечное дело" выделяет следующие виды комплектования: начальное, текущее, ретроспективное. Ю.Н. Столяров считает, что начальное комплектование не имеет собственной методики, а пользуется методикой текущего и ретроспективного комплектования, поэтому его нельзя считать самостоятельным, хотя оно и имеет некоторую специфику - ограниченность во времени: считается законченным, когда фонд достаточен для открытия библиотеки. Н.С. Васильченко считает, что начальному комплектованию присуща специфика, отличающая его от других видов комплектования: изучение фонда однотипной библиотеки, единовременные массовые закупки документов предыдущих лет издания.

Докомплектование словарь рассматривает как разновидность текущего комплектования, пополнение фонда недостающими документами.

Самым важным видом является текущее комплектование, в ходе которого библиотеки получают до 80-90% всех новых поступлений.

Ретроспективное комплектование есть восполнение лакун. Лакуна- пробел в фонде библиотеки. Образуются лакуны в результате недочетов текущего комплектования; в связи с изменением профиля фонда, в связи с износом или утратой документов. Лакуны обнаруживают путем изучения состава и использования фонда и учитывают в картотеке дезидерат ( из лат.- желаемое).

Рекомплектованию подвергают неиспользуемые и малоиспользуемые документы. При этом ни их стоимость, ни время выхода в свет, тип, вид и др. определяющего значения не имеют.

Первый этап. Анализ внешнего документного потока.

На первом этапе необходимо иметь представление о библиографических пособиях, извещающих о том, какие документы имеются в обращении и какие планируются к выходу в свет. Пособия делают поток документов обозримым, позволяют выделить в нем самое необходимое.

Информационно-библиографическое обеспечение процесса комплектования.

При текущем комплектовании библиотек всех типов и видов используют перспективные и текущие библиографические пособия.

Традиционно в процессе текущего комплектования использовались газета «Книжное обозрение», информирующая о сигнальных экземплярах новых книг, поступивших в Российскую книжную палату за неделю, и «Книготорговый бюллетень», в котором публиковались сведения об изданиях, вышедших без объявления. В настоящее время круг этих изданий значительно расширился.

"Книжное обозрение" — еженедельная газета, выходит с 5 мая 1966 г. и является наиболее стабильным и авторитетным изданием отраслевой прессы. В ней представлены различного рода рекламные и информационные материалы: рецензии, обзоры книг, библиографические списки вновь изданных книг, интервью с авторами, издателями, новости в книжном мире, проблемные статьи. В рыночных условиях газета стала отводить много места рекламе книг, издательств, книготорговых организаций и ярмарок.

"Книготорговый бюллетень" издается с 23 февраля 1981 года. В настоящее время выходит как приложение к просветительско- информационному вестнику "Книжная газета"(издается с 1 января 2003 г.). Учредитель - ГУП "Союзкнига" и АО "Книга и бизнес". Издание публикует информацию о подготовке и выпуске различных изданий, аннотированные тематические списки, помещает также на своих полосах проблемные статьи и другую информацию — например, по такой теме «паблик рилейшнз» («связи с общественностью») в книжном бизнесе. В вестнике присутствует много рекламы.

Функцию отраслевой прессы выполняют также некоторые рекламные приложения к популярным газетам. С 1994 г. издается газета "Литературный базар", являющаяся «дочерним» изданием «Литературной газеты». Она выходит раз в месяц, посвящена рекламе книг, издательств и книготорговых предприятий. Еще одним «книжным» приложением к газете стал вкладыш газеты «Московская правда» «Книга в Москве». Приложение выходит с 1995 г. и содержит рекламно-информационные материалы. Ведущее место среди них занимают рецензии на книги, но публикуются также аналитические статьи, посвященные творчеству известных писателей, планам издательств, реже — состоянию книжной торговли, списки вышедших книг.

Из журналов наиболее динамично развивается петербургский журнал "Питерbооk плюс", который выпускается с 1995 г. Учредителем его является Санкт-Петербургская общественная организация «Союз книжников „Слово". В журнале представлена рекламная информация о книжной продукции, предлагаемой издательствами и книготорговыми организациями, информация об эксклюзивных правах на реализацию книжной продукции (в рубриках «готовятся к изданию», «вышли в свет», «книжная полка»), публикуются материалы о событиях в книжном мире.

Журнал "Витрина" выходит с 1993 г. Ежемесячный журнал - орган Союза распространителей печатной продукции, в нем представлены следующие рубрики: «Книжные развалы», «Сигнальные экземпляры», «Издательства», «Книготорговля», «Библиотеки», «Литературные адреса», «Средства массовой информации».

Журнал «Книжный бизнес» начал выпускаться в 1993 г. как еженедельная профессиональная газета, но с 1995 г. он стал еженедельным журналом. В нем приводится сводная таблица названий книг, реализуемых на мелкооптовом рынке «Олимпийский», публикуются проблемные статьи по отечественному и зарубежному книгоизданию и книгораспространению. Реклама на цветных полосах организована в рубрику «Галерея новинок".

"Книжное дело" - профессиональный информационно-аналитический журнал, выходит с 1992 г. с периодичностью 1 раз в 2 месяца. Публикует сведения о выходящих книгах, обзоры книжного рынка и практики маркетинга, разнообразную справочную информацию.

"Книжная газета" (Беларусь)- издание, информирующее о документах, вышедших из печати (в связи с финансовыми проблемами выпуск приостановлен).

Журнал "Вышэйшая школа" систематически публикует списки учебных изданий, получивших гриф министерства образования РБ. В республиканских газетах и различных отраслевых периодических изданиях рекламируются новинки белорусских издательств

Внедрение рыночных процессов в книжное дело (отмена твердых номиналов, свободное ценообразование) и современных телекоммуникационных технологий существенно изменило традиционную технологию мониторинга профильного потока документов. Комплектатор должен отслеживать не только содержательное и качественное наполнение потока, но также постоянно следить за конъюнктурой цен и ориентироваться в механизме ценообразования. Не случайно среди источников информации комплектаторов появились издания, отслеживающие ценовые котировки на мелкооптовых книжных рынках ведущих книгоиздательских центров Москвы и Санкт-Петербурга (журналы «Книжный бизнес» и «Питерbook плюс»). Важное место занимают источники информации рекомендательного характера, дающие оценочную характеристику текущему потоку документов. Это универсальные журналы «Новое книжное обозрение», «Читающая Россия» с еженедельным приложением «Витрина», «Университеткая книга», журнал рецензий — «Новая русская книга», книжное обозрение «Exlibris» (приложение к «Независимой газете») и отраслевые издания («Деловая книга», «Бизнес-пресса» и др.). Появились телепередачи («Домашняя библиотека», «Книжный кладезь» и др.).

Ускорение процессов книгоиздания и взаимодействия партнеров в процессе комплектования неизбежно приводит к тому, что общей тенденцией в ближайшее время станет повсеместный переход к использованию в текущем комплектовании информационных технологий и ресурсов Интернет. Уже сегодня для библиотек через сеть Интернет доступны следующие виды изданий: полные тексты книг, периодических и продолжающихся изданий, в том числе существующих только в электронном виде и не имеющих печатной версии, базы данных. Для их поиска в сети Интернет используются такие информационные ресурсы, как книжные магазины онлайнового доступа, электронные каталоги библиотек, серверы книжных дилеров и подписных агентств, издательств, каталоги электронных ресурсов (электронных текстов, книг, периодических и сериальных изданий, виртуальные библиотеки).

Многие российские и белорусские издательства и книготорговые фирмы имеют в Интернете свои страницы. Использование этих ресурсов позволяет комплектатору получить самую оперативную информацию, необходимую для текущего комплектования и быстро оформить заказ. В настоящее время отрабатывается система электронного заказа и электронных расчетов, внедрение которых упростит и ускорит технологию комплектования через Интернет.

Для отбора и заказа периодических изданий широкое распространение получили каталоги изданий, предлагаемые различными организациями по почтовым каталогам. Объединенный каталог «Подписка ... г.» выпускается Агентством подписки и розницы (АПР) совместно с агентствами: «Аргументы и факты», «Книга-сервис», «Агентством по распространению зарубежных изданий» (АРЗИ), Центром распространения печатных изданий ПОО «Известия», Издательским домом «Дрофа», «Экономической газетой», «МК-Периодика», Агентством «Союзпечать», Центральным коллектором библиотек (ЦКБ) и др. Этот каталог выходит в двух томах. Первый том включает российские и зарубежные газеты и журналы, а второй том — книги и учебники. Кроме печатных изданий во второй том включены разделы «Аудиопродукция», «Видеопродукция», раздел «Мультимедиа и программные продукты», где публикуется информация об электронных справочниках, базах данных и программах. Адрес электронной версии каталога - http://www.apr.ru/pressa.

Для отбора и заказа периодических изданий в РБ в основном используются каталоги РГО "Белпочта". Каталог выходит в двух томах. Первый том отражает издания РБ, второй - издания стран СНГ и дальнего зарубежья. С 2004 г. издается специальный каталог для библиотек, включающий периодические издания, издаваемые в РБ, странах СНГ и дальнего зарубежья, а также издания органов научно-технической информации. В каталоги Белпочты входят издания российских подписных агентств "Роспечать", "МК-периодика", "Агентства распространения печатных изданий -Известия", "Информнаука" и др.

Используются также каталоги различных фирм, напр., РЭМ-Инфо, Лагода-пресс и др.

Одним из условий обеспечения полноценного текущего комплектования является наличие полной и оперативной информации. Вместе с тем, процессы, связанные с формированием свободного книжного рынка, привели к разрушению как системы книгораспространения, так и информационной системы, существовавшей в эпоху государственного регулирования книжного рынка (до 1992г.).

В информационном обеспечении комплектования наблюдаются следующие тенденции:

· постоянный рост круга источников информации о документном рынке, которые комплектаторы используют в своей практической работе;

· слияние источников информации с источниками документоснабжения;

· отсутствие государственной системы информации о книжном рынке, которая позволяла бы не только получить качественную информацию о книге, но и оформить заказ;

· разрыв информационного пространства: ни один современный источник не предоставляет достаточно полную и оперативную информацию о документном рынке России и Беларуси в целом.

Новые возможности пользователям стал предоставлять с сентября 2001 г. электронный банк данных государственной библиографии РКП, являющийся единственным в РФ Банком данных национальной библиографической информации объемом в 2,5 млн документов.

Автоматизированный банк данных «Российская национальная библиография» содержит сведения о выпущенных в свет книгах и брошюрах (начиная с 1980 г.), о статьях из газет (с 1988 г.), статьях из журналов (с 1991 г.), авторефератах диссертаций (с 1991 г.). Всего на 1 января 2000 г. в банке содержалась информация об одном миллионе записей.

В печатном виде государственные библиографические указатели РФ выходят со следующей периодичностью:

· «Книжная летопись" — один раз в неделю;

· «Летопись изоизданий" — один раз в месяц;

· "Летопись авторефератов диссертаций" — один раз в месяц;

· "Картографическая летопись" — один раз в месяц;

· "Нотная летопись" — один раз в два месяца;

· "Библиография российской библиографии" — один раз в год.

Библиографические пособия РБ:

"Кніжны летапіс", "Летапіс аўтарэфератаў дысертацый" - ежемесячное издание; бюллетень "Новыя кнігі".

Важным шагом в решении проблем комплектования в России является создание Российской национальной системы "Books in print" («Книги в наличии и печати»). Системы Books in print (BIP) являются организационным началом книжного рынка большинства зарубежных стран. Они в корне меняют принятую в России издательскую технологию выпуска изданий фиксированными тиражами. За рубежом издание находится в состоянии «in print», пока существует спрос, и по мере поступления заказов тираж допечатывается. Проданные книги, не имеющие покупательского спроса, переходят в состояние «out of print» (отсутствуют в наличии и печати), однако при возобновлении спроса могут вернуться в состояние «in print».

С начала 1970-х гг. системы Books in print существуют во всех развитых странах Запада (США, Англия, Франция, Германия, Испания, Италия и др.). Они позволяют установить связь между издателем, оптовиком и потребителем, определить цену на книгу, оперативно оформить заказ и получить его. Справочники Books in print хорошо известны и используются комплектаторами научных библиотек в комплектовании фондов иностранной литературой.

Национальная информационная система «Книги в наличии и печати» (Russian Books in print) создана и функционирует в Российской книжной палате (РКП) с 1995 г. Система аккумулирует информацию о книгах, изданных в России и представленных на рынке, способствует формированию единого информационного пространства.

На основе получения информации от издательств и книгораспространителей о книгах в наличии (в продаже у издательств или у книгораспространителей), в печати (находящихся в производстве) и в плане (планируемых к изданию) постоянно ведется и актуализируется банк данных «Книги в наличии и печати». Каталоги "Книги в наличии и печати" выпускаются в печатной и электронной формах. Каталоги на бумажных носителях выпускаются два раза в год. Более оперативное информационное обслуживание осуществляется посредством электронного каталога: 6 раз в год на дискетах или по электронной почте. Онлайновый доступ к каталогу платный, он распространяется также по подписке в виде баз данных, позволяющих проводить поиск информации о книгах по автору, издательству, книгораспространителю, тематике, видам изданий, ключевым словам.

В настоящее время через каталоги системы RBIP в течение одного года отражается 30 тысяч названий книг, выпущенных более чем двумя тысячами издательств. По сравнению с другими информационными изданиями данные каталоги являются наиболее полными как по количеству названий, так и по полноте библиографического описания книг и представлению товароведческой информации, однако оперативность представления информации о книгах, имеющихся на российском книжном рынке, пока не соответствует требованиям. По некоторым данным, в России ежегодно издается до 70 тыс. названий различных видов документов (2002 год).

Система «Книги в наличии и печати» должна обеспечить выполнение следующих задач:

· информирование о состоянии книжного рынка России и о книжной продукции, выпускаемой на русском языке на Украине, в Белоруссии, Казахстане и других странах СНГ;

· содействие в обеспечении сбора и удовлетворения заказов на книги через издателей и книгораспространителей, данные о которых приводятся во всех каталогах «Книги в наличии и печати».— установление обратной связи от розничной торговли к издателю, позволяющей последнему оперативно реагировать на расходимость его книг, содействуя, таким образом, внедрению технологии постоянной допечатки (in print) книг, пользующихся спросом на книжном рынке;

· внедрение у книгораспространителей, издателей и библиотек совместимых информационных технологий. Информация из баз данных может быть преобразована по желанию пользователя в текстовой файл для последующего редактирования или в текстовой файл в виде списка полей с разделителями для последующего конвертирования в другие форматы, необходимые потребителю

Важно, чтобы издатели как можно полнее представляли в каталог «Книги в наличии и печати» информацию о книгах, планируемых к выпуску и находящихся па стадии печати в типографиях. Это позволит заранее получить библиографическую информацию о книгах, которые будут поступать в книжную торговлю. Особенно важно, чтобы каждая книга, помещенная в каталог, кроме полного описания, имела также и международный номер ISBN, который упрощает поиск нужного издания в каталоге.

В настоящее время разработку и развитие Российской информационной системы «Книги в наличии и печати» (Books in print) ведут "Центр информационно-издательских технологий» Российской книжной палаты, издательство «Либерея», АО «Мир-Диалог».

С информацией о системе в целом и банком данных «Книги в наличии и печати», а также об условиях подписки можно ознакомиться в режиме on-line и оформить заказ на странице РКП в Интернет (http://www.bookchamber.ru).

К сожалению, подобной системы не существует в Республике Беларусь. Однако можно использовать российскую систему на условиях подписки.

Широкое распространение на рынке получили «прайс-листы» с информацией о текущем ассортименте и ценах. Этот источник информации о документах предназначен для книготорговых структур, однако в последнее время используется комплектаторами при отборе документов в фонд.

Ряд издательств (российские «Наука», «Финансы и статистика», «Высшая школа» и др., белорусские "Вышэйшая школа", "ТетраСистемс", "Беларуская навука", "Мастацкая літаратура", "Юнацтва", "Беларусь" и др.), а также книготорговые фирмы («Мир знаний», «Дорлинг Киндерсли», «Инфра-М») продолжают выпускать тематические планы и каталоги в традиционном печатном виде. Однако среди 12 тыс. зарегистрированных в России издательств и издающих организаций их доля чрезвычайно мала.

На основе этих изданий производят предварительный и текущий заказ литературы. Для контроля за поступлением заказанных документов составляют картотеку предварительного заказа и текущего заказа, которые могут быть выполнены в карточном или электронном виде.

Второй этап. Первичный отбор - отбор документов для включения в библиотечный фонд в ходе их заказа и приобретения по критериям соответствия функциям библиотеки и потребностям абонентов. (Библиотечное дело: Терминологический словарь.-М.,1997).

Первая стадия отбора. При изучении документов de visu или по библиографическим пособиям выясняют их соответствие фонду прежде всего по формальным признакам:они легко поддаются анализу и позволяют быстро отсеять подавляющее большинство непрофильных документов.

Вторая стадия отбора - по смысловому соответствиюдокументов профилю комплектуемого фонда. Этот этап требует от комплектатора высокой квалификации, широкой эрудиции, навыков логического анализа.

Задача семантического анализа - отобрать документы, качественно соответствующие БФ, т.е. по свойствам актуальности, новизны, оригинальности, фундаментальности, достоверности и иным. Его основой служит прежде всего библиографическое описание документа. Большое значение имеют имя автора, его известность, направление деятельности. Заглавие - наиболее информативная часть библиографического описания, однако можно ошибиться, если принимать во внимание только название документа (напр., "Как уцелеть среди акул" - книга по менеджменту, чего не скажешь непосредственно из названия). Большое значение имеют сведения, относящиеся к заглавию, которые поясняют содержание, вид издания. Косвенно характеризуют документ выходные данные, напр., место издания ( Московский НИИ или вуз или к.-л. заштатный город), издательство (напр., "Высшая школа", "Большая российская энциклопедия" или "Феникс"). Год издания может свидетельствовать о времени создания произведения, следовательно, о его актуальности. Указание на то, каким по счету является издание, - характеристика его авторитетности. Информацию содержат сведения о его дополнении, переработке, научном редакторе, авторе вступительной или заключительной статьи. Аннотация или реферат уточняют содержание, индивидуальные особенности документа, его оценку критикой.

В процессе знакомства с документом важно установить, насколько он актуален для данного фонда. Актуальность - временное понятие, означающее нужность документа в течение определенного времени. В условиях библиотек разных типов этот промежуток может составлять от нескольких месяцев до бесконечности.

Новизна - многоаспектное понятие, обозначающее ранее отсутствующую, только появившуюся информацию. Понятием "новизна" отмечают те документы, которых не было в фонде, хотя они и несут информацию, возможно, известную ранее. Новизна - не синоним актуальности, т.к. не всякая новая информация может быть актуальной, т.к. и не всякая актуальная информация может быть новой. В фонде библиотеки должны быть документы, характеризующиеся актуальностью и новизной одновременно, а также научной, художественной и др. значимостью для пользователей.

Одно из требований к документам - достоверность заключенного в них содержания.

При отборе оригинальных зарубежных произведений учитывают еще ряд особенностей: языковой барьер; отбирают наиболее фундаментальные; обладающие повышенной актуальностью; базирующиеся на большом фактическом материале; имеющие высокий научный, художественный, полиграфический уровень; выпущенные авторитетным автором, учреждением, издательством; получившие высокую критическую оценку компетентными специалистами, в т.ч. консультантами, высокий уровень индексирования (наличие сведений о документе в справочниках, указателях).

Семантическую часть отбора осуществляют совместно с экспертами - специалистами соответствующей отрасли знания, которые оценивают документ по существу, опираясь на профессиональные знания, которых может не быть у библиотекаря, на свой опыт, интуицию и другие субъективные и объективные факторы, т.е. руководствуются преимущественно своим личным мнением о ценности документа. Библиотекарь же имеет иную целевую установку. Ему важно предопределить интенсивность спроса потенциального пользователя. Библиотекарь должен сознательно избегать субъективизма при отборе. В содружестве с экспертами снижается вероятность ошибки при отборе документов. Несовпадение мнений библиотекарей и экспертов достигает 20%. Из несовпадающей части документов, рекомендованных экспертами, половина оказывается уже приобретенными, представляющими слишком узкий интерес и др.

В случае полного смыслового соответствия документов профилю фонда переходят ктретьей стадии отбора - по внутри- и внешнесистемному соответствию. Комплектатор определяет, в каком подфонде должен находиться намеченный к приобретению документ и экземплярность.

Четвертая стадия - соотнесение финансовых возможностейбиблиотеки.

На пятой стадии принимают решения по первичному отбору.

Вторичный отбор - отбор документов, осуществляемый с учетом результатов изучения состава и использования фонда с целью его докомплектования и освобождения от непрофильных и устаревших материалов (Библиотечное дело: Терминологический словарь.-М.,1997).

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: