Порядок заполнения примерного перечня элементов

описания (полей) баз данных "Архивная опись"

Определение примерного перечня обязательных и дополнительных полей описания баз данных "Архивная опись", содержащих информацию на уровне единицы хранения (дела), их типов и размеров, а также порядка заполнения, имеет целью предусмотреть их унификацию и совместимость в единой информационно-поисковой системе (см. Приложение N 17).

Порядок заполнения полей описания баз данных "Архивная опись" устанавливает единые требования к оформлению однотипной информации и распределению ее по соответствующим полям базы данных:

1. НОМЕР ФОНДА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - числовое, длина поля - 7 знаков. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается цифровая часть номера фонда, используются арабские цифры.

Примеры:

2. ЛИТЕРА ФОНДА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 2 знака. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается буквенная часть номера фонда, используются прописные буквы (кириллица), после указания буквы не ставится дефис. Если буквенная часть номера фонда отсутствует, то это поле остается свободным.

Примеры:

А

Р

3. НОМЕР ОПИСИ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - числовое, длина поля - 5 знаков. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается цифровая часть номера описи, при заполнении используются арабские цифры.

Примеры:

4. ЛИТЕРА ОПИСИ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 4 знака. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается буквенная часть номера описи, при заполнении используются строчные буквы (кириллица). Если буквенная часть номера описи отсутствует, то это поле остается свободным.

Примеры:

а

доп.

5. НОМЕР ДЕЛА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - числовое, длина поля - 5 знаков. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается цифровая часть номера дела (тома, части) из графы описи "Порядковый номер", используются арабские цифры.

Примеры:

6. ЛИТЕРА ДЕЛА- это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 2 знака. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается буквенная часть номера дела (тома, части) из графы описи "Порядковый номер", используются строчные буквы (кириллица). Если буквенная часть номера дела отсутствует, то это поле остается свободным.

Примеры:

а

в

7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ НОМЕР (ИНДЕКС) ДЕЛА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 50 знаков. Основное назначение данного поля - сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается делопроизводственный номер (индекс) дела, если он имеется в описи.

Для описей, составленных в период до 1917 г., заполнение этого поля является обязательным, т.к. отсутствует порядковый номер дела по описи и данное поле является основным поисковым элементом. При этом обязательно указываются все особенности индекса дела.

Примеры:

23-1

10-10-10

1276/2

302/19

18б

18, т.2а, ч.1, продолжение 1

8. НАЗВАНИЕ ФОНДА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - мемо, длина поля - без ограничения количества знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается принятое в архиве название фонда (в строгом соответствии с учетными данными и названием, приведенном в путеводителе архива) в именительном падеже. Поле заполняется строчными буквами.

Примеры:

Совет Министров СССР

Департамент полиции Министерства внутренних дел

9. НАЗВАНИЕ ОПИСИ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - мемо, длина поля - без ограничения количества знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается название описи. При этом названием описи может быть наименование структурного подразделения учреждения-фондообразователя, документы которого составляют отдельную опись, или наименование разновидности документов, также включенных в самостоятельную опись.

Если в описи представлены все или большая часть структурных подразделений учреждения-фондообразователя, то указывается название учреждения, документы которого представлены в описи, и их крайние даты (годы).

Примеры:

Отдел народного образования

1945-1949 гг.

7-е делопроизводство

1915 г.

Всеподданнейшие доклады Департамента полиции

1881-1917 гг.

Документы по личному составу

1936-1957 гг.

10-13. РАЗДЕЛЫ ОПИСИ - это дополнительные поля БД "Архивная опись". Тип полей - мемо, длина полей - без ограничения количества знаков. Основное назначение данных полей - поиск, печать информации.

При заполнении полей указываются названия разделов и подразделов описи, в соответствии с принятой для данной описи схемой систематизации. Возможно наличие 2-х, 3-х, 4-х уровневой систематизации. Каждый уровень (раздел, подразделы) составляет отдельное поле.

Примеры:

Структурно-хронологическая схема систематизации

Хронологически-структурная схема систематизации

14. ЗАГОЛОВОК ДЕЛА - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - мемо, длина поля - без ограничения количества знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается заголовок дела (тома, части). При этом следует учесть, что если для листовой описи при перечислении однородных единиц хранения допускается формулировка "То же", то в данном поле БД "Архивная опись" заголовок должен воспроизводиться полностью.

Если вместо заголовка дела в описи значится "Номер пропущен", в данном поле электронной описи также обязательно воспроизводится эта формулировка.

Примеры:

Документы к протоколу N 1 заседания Совета от 23.01.81, т. 1 Документы к протоколу N 1 заседания Совета от 23.01.81, т. 2 Номер пропущен

Отчеты, справки, информации и переписка с уполномоченными Совета по вопросам деятельности религиозных организаций в Винницкой области

Отчеты, справки, информации и переписка с уполномоченными Совета по вопросам деятельности религиозных организаций в Волынской области

15. АННОТАЦИЯ - это дополнительное поле БД "Архивная опись". Тип поля - мемо, длина поля - без ограничения количества знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

При заполнении поля вводятся сведения, уточняющие, детализирующие, раскрывающие состав и содержание документов дела (структурированный заголовок). Уровень детализации информации для заполнения данного поля определяется целевым назначением конкретной БД "Архивная опись". Это могут быть крупные тематические группы информации, содержащейся в документах дела; перечень вопросов, содержащихся в документах дела или перечень названий основных документов и т.д.

Примеры:

1 вариант:

Сведения о деятельности в 1966 г. духовных учебных заведений, списки учащихся и преподавателей, учебные планы и программы, правила приема.

2 вариант:

Сведения о деятельности в 1966 г. Московской и Ленинградской Духовных Академий, Московской, Ленинградской и Одесской Духовных Семинарий, Пастырско-Богословских курсов Грузинской Православной Церкви: списки учащихся и преподавателей духовных учебных заведений, учебные планы и программы, правила приема.

3 вариант:

Сведения о деятельности в 1966 г. Московской Духовной Академии (МДА) (л. 1-36), Московской Духовной Семинарии (МДС) (л. 73-75), Ленинградской Духовной Академии (л. 131-147), Ленинградской Духовной Семинарии (л. 37-56), Одесской Духовной Семинарии (л. 61-62, 91-100), Пастырско-Богословских курсов Грузинской Православной Церкви (л. 76-90): списки учащихся и преподавателей духовных учебных заведений, учебные планы и программы, правила приема.

16. КРАЙНИЕ ДАТЫ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 50 знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

При заполнении поля указываются крайние даты документов в деле (самого раннего и самого позднего документа в деле через тире). Если дата дела отсутствует, то в поле проставляется обозначение Б/Д (без даты).

Примеры:

1991-1992

13 марта 1918

12 -15 апреля 1920

17 июня 1918 - 18 марта 1919

01.01.45

01.11.1918 - 30.12.1918

17. ДАТА ДЕЛА СОРТИРОВОЧНАЯ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - дата, длина поля - 10 знаков. Основное назначение данного поля - сортировка информации.

Поле предназначено для систематизации по хронологии. В связи с тем, что при машинной обработке информации не воспринимается неполная дата или дата, установленная приблизительно, при заполнении данного поля применятся некоторая условность.

Поле заполняется в соответствии со сведениями, указанными в поле "КРАЙНИЕ ДАТЫ". Если в поле "КРАЙНИЕ ДАТЫ" указаны начальная и конечная даты или несколько дат, то в данном поле указывается только начальная дата или наиболее ранняя:

Если дата не полная и представляет собой только обозначение года, то условно проставляются последние число и месяц года:

Если дата не полная и представляет собой только месяц и год, то условно проставляется последнее число месяца.

18. КОЛИЧЕСТВО ЛИСТОВ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - числовое, длина поля - 3 знака. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается количество листов в деле из соответствующей графы описи, используются арабские цифры.

Примеры:

Если в описи записано: "23+2", то в данном поле проставляется суммарное количество: 25

Если количество листов дела в описи не проставлено, то необходимо взять эти сведения из заверительной надписи самого дела.

19. ПРИМЕЧАНИЯ - это обязательное поле БД "Архивная опись". Тип поля - мемо, длина поля - без ограничения количества знаков. Основное назначение данного поля - поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается сведения из графы "ПРИМЕЧАНИЯ" описи.

20. ОПЕРАТОР - это дополнительное поле БД "Архивная опись". Тип поля - символьное, длина поля - 30 знаков. Основное назначение данного поля - поиск, учет.

При заполнении данного поля указывается фамилия (в именительном падеже) и инициалы оператора (проставляются после фамилии через один пробел). Поле заполняется строчными буквами.

Пример: Иванов А.И.

21. ДАТА ЗАПОЛНЕНИЯ - это дополнительное поле БД "Архивная опись". Тип поля - дата, длина поля - 10 знаков. Основное назначение данного поля - поиск, учет.

При заполнении данного поля указывается дата составления записи. (Возможно автоматическое установление текущей даты).

Заключение

Начавшийся в России процесс формирования информационного общества требует более эффективного и всестороннего использования ресурсов Архивного фонда РФ, что выдвигает в качестве приоритетной задачу дальнейшего совершенствования средств поиска архивной документной информации.

От качества составления архивных описей - базового элемента системы НСА к документам Архивного фонда России, зависит уровень развития всех средств поиска информации в архивах.

Применение методики составления структурированных заголовков единиц хранения будет способствовать повышению информативности архивных описей, расширению их поисковых возможностей, а в перспективе может положительно повлиять на качество всей системы НСА к документам Архивного фонда РФ.

Использование методики описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания облегчит в будущем переход архивных учреждений к повсеместному использованию автоматизированных архивных технологий, что существенно увеличит их информационный потенциал.

Внедрение автоматизированных архивных технологий диктует необходимость строгой регламентации описания, четкой упорядоченности элементов описания и их унификации в границах каждого архивного справочника, что обеспечит в дальнейшем переход к интегрированному описанию архивной документной информации.

Приложение N 1

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: