Методика усовершенствования описи

Усовершенствование описи проводится в тех случаях, когда заголовки не раскрывают содержание единиц хранения, отсутствуют необходимые элементы справочного аппарата к описи.

Под усовершенствованием описи понимается комплекс работ, направленных на повышение ее информационно-поискового уровня. Задачи усовершенствования описи заключаются в увеличении объема и качества информации, содержащейся в единицах хранения и документах, путем квалифицированного описания и составления справочного аппарата высокого уровня.

Усовершенствование описи включает следующие виды работ: уточнение заголовков и их редактирование (без изменения систематизации единиц хранения), составление необходимого справочного аппарата к описи.

При усовершенствовании описей применяется дифференцированный подход, который заключается в определении очередности работы по их усовершенствованию, установлении необходимой степени повышения информационного уровня конкретной описи и состава справочного аппарата к ней, в определении допустимой степени обобщения первичной информации в заголовках единиц хранения.

Уточнение заголовков (редактирование) можно проводить как с просмотром, так и без просмотра единиц хранения. Вначале проводится анализ качества заголовков, а затем решается вопрос о целесообразности просмотра единицы хранения. Единицы хранения не просматриваются, если в заголовках имеются все необходимые элементы описания. В этом случае заголовок подвергается лишь литературному редактированию. Если в заголовке единицы хранения отсутствуют какие-то реквизиты описания, то заголовок необходимо дополнить недостающими элементами описания, изучив состав и содержание единицы хранения.

Повышение информативности описи проводится за счет дополнительного раскрытия в заголовке содержания единицы хранения.

Прежде всего, раскрытию содержания документов подлежат единицы хранения с "глухими" заголовками, которые включают лишь название разновидностей документов, их номера и даты. Например:

Протокол N 51 пленума обкома КПСС

Дата 27 ноября 1982 г.

Подлинник

Раскрытию состава и содержания подобных заголовков поможет использование "Перечней вопросов", обсуждавшихся на заседаниях пленумов, бюро и др. органов КПСС. Они включает следующие сведения: номер протокола заседания, дату заседания, содержание вопроса. "Перечни вопросов" раскрывают содержание единиц хранения с "глухими" заголовками, повышают информативность описей.

Способом раскрытия "глухих" заголовков единиц хранения является составление структурированных заголовков, которые дают возможность передать основное содержание единицы хранения с необходимой степенью детализации информации. Например, заголовок "Документы о выполнении поручений ЦК КПСС и Совета Министров СССР по капитальному строительству и проектно-изыскательским работам в отрасли (поручения, записки, заключения, обзоры, расчеты)" можно дополнить следующей информацией:

О корректировке плана капитального строительства, л. 5;

О проведении изыскательских работ..., л. 25;

О проектировке промышленного комплекса, л. 53 и т.д.

Составление структурированного заголовка можно рассматривать как метод раскрытия содержания единицы хранения путем выявления и отражения основных тематических блоков информации единицы хранения.

Введение структурированного заголовка дает возможность раскрыть основное содержание единицы хранения, что наиболее целесообразно для единиц хранения со сложными заголовками.

Заголовок можно представить в распространенном виде, он может создаваться на основе расчленения содержания единицы хранения на отдельные тематические группы. При таком расчленении заголовка снижается вероятность объективных потерь информации, неизбежных при традиционной методике составления заголовка, и значительно повышается уровень информативности описи.

Аннотирование единиц хранения, давно применяемое в архивной практике, распространяется на отдельные документы и не передает содержания всей единицы хранения. Составление структурированного заголовка позволяет более полно раскрыть содержание наиболее информативных и сложных для описания единиц хранения.

Информация структурированного заголовка может использоваться при составлении различных указателей к описи.

Целесообразность просмотра единиц хранения при редактировании определяется в ходе предварительного анализа заголовка (для установления его авторов и корреспондентов, места события, датировки, вида или разновидности документов и др.). Единицы хранения не просматриваются, если в заголовках присутствуют все необходимые реквизиты описания, т.е. соблюден стандарт описания на уровне единицы хранения, в таком случае проводится литературное редактирование заголовка. После редактирования заголовков опись перепечатывается и необходимые изменения вносятся на обложку единицы хранения. В том случае, если отсутствуют какие-то элементы справочного аппарата, проводится работа по их составлению.

Для того, чтобы редактирование заголовка было более качественным, необходимо ознакомиться с историей фондообразователя, установить или уточнить его основные функции и направления деятельности и подчиненность. Далее требуется выявить недостающие элементы заголовка. Редактирование можно проводить как на карточках, так и непосредственно в компьютере.

В процессе анализа заголовков, а затем при их редактировании устраняются недостатки расположения в заголовке реквизитов описания. На первое место выносится название видов или разновидностей документов единицы хранения.

Например, заголовок "О проверке торговли и промышленности" малоинформативен, не дает представления о видах документов, содержащихся в единице хранения, и их содержании.

После редактирования заголовок той же единицы хранения приобрел следующий вид:

"Переписка податного инспектора Осинского уезда с Пермской казенной палатой, волостными правлениями и журналы проверки торговых и промышленных заведений по волостям 2-го податного участка. Списки владельцев торгово-промышленных предприятий"

Обновленный заголовок представляет не только основные виды документов, составляющих единицу хранения и их основное содержание, но также выделяет конкретные учреждения, должности. Этот пример демонстрирует возможности повышения информативности описей путем редактирования.

При редактировании заголовков следует оставлять названия видов документов, присущих конкретной исторической эпохе.

Например: "доклад", а не "докладные записки", "журнал заседания", а не "протокол" и т.д.

При редактировании заголовков единиц хранения фондов финансовых учреждений следует учитывать, что они содержат большое количество специфических финансовых документов: "гросбух, контрольная книга, наблюдательная книга, краткий реестр, свод податных сведений" и т.д., которые в отредактированных заголовках должны сохраниться без изменений.

Если единица хранения сформирована из документов по одному вопросу в пределах одного года (иногда нескольких лиц) и связанных последовательностью делопроизводства, то эти документы описываются как "Дело". В таком случае необходимо изучить состав и содержание единицы хранения и выявить присущие "Делу" особенности. Например: старый заголовок:

О выдаче права на жительство швецкому солдату Е. Филиппову в городе Юрьевце.

Новый заголовок после редактирования:

Дело о выдаче права на жительство в г. Юрьевец беглому солдату Филиппову Егору, вернувшемуся из Швеции.

В данном заголовке не только установлен вид единицы хранения, но и уточнено ее содержание.

Следующим этапом уточнения заголовка единицы хранения является определение или уточнение авторов и корреспондентов документов.

В отредактированном заголовке при указании автора документов, если им является фондообразователь, его название либо вовсе не приводится, или дается в сокращенном виде. Например: полное название - "податной инспектор 1-го участка Осинского уезда Пермской казенной палаты", а в заголовке можно написать "податной инспектор".

Для некоторых единиц хранения, содержащих переписку, характерно большое разнообразие как авторов, так и корреспондентов. Если последние однотипны, то в заголовке указывается их обобщенное название.

Например:

Переписка податного инспектора с волостными правлениями.

Если корреспонденты слишком разнородны, то в заголовке перечисляются два-три наиболее важных из них с добавлением и др. Например:

Переписка уездного исправника с канцелярией Пермского губернатора, Шадринским уездным исправником, становыми приставами и др. об административно-ссыльном Иванове С.Н.

В том случае, если автором документов является частное лицо (характерно для фондов учреждений, существовавших до 1917 г.), то в заголовке указывается его социальное положение, чин, титул, звание, местожительство (территориальная принадлежность), фамилия, имя, отчество.

Например:

Дело по прошению грайворонского помещика подполковника Григоросуло Н.Д. о возмещении недостатка земли с торгов в имении губернского секретаря Шишкова И.Д. в д. Мощеная, Грайворонского уезда.

Если автором документов является конкретное лицо, а документ носит служебный характер, автор, как правило, не указывается; в этом случае можно указать лишь должность автора. Например:

Служебные записки заместителя министра строительства электростанций СССР ... о состоянии снабжения предприятий министерства топливом.

Для фондов личного происхождения деятелей литературы и искусства указание автора (в том случае, когда им является частное лицо) предусмотрено. Например:

Договоры Афиногенова А.Н. с государственными издательствами...

При уточнении или определении содержания документов необходимо предварительно тщательно изучить их.

Иногда встречаются личные дела, которые не содержат информации о приеме и увольнении лица. В таких случаях, при усовершенствовании описи, оговаривается отсутствие важных документов.

Если усовершенствуются описи фондов, относящиеся к периоду до 1917 г., например, полицейских учреждений, и содержание документов касается конкретного лица, в том числе административно-ссыльного, то при редактировании необходимо указать его фамилию, имя, отчество, социальное положение или сословную принадлежность, место, откуда данное лицо было выслано, и в чем обвинялось. Например:

Переписка об административно-ссыльном Сергееве Илье Феоктистовиче, сельском обывателе г. Кунгура, высланном за принадлежность к группе социалистов-революционеров.

Аннотирование единиц хранения и документов применяется для повышения информативности описи. Необходимость составления аннотации выявляется при просмотре единиц хранения. Например,

заголовок единицы хранения:

Дело об отдаче в аренду Царицынскому купцу Иванову И.И. пустопорожней земли в 4 части.

Аннотация:

План участка земли. Л. 2

Аннотация расширяет и уточняет содержательную часть заголовка.

Если в единице хранения имеются документы, относящиеся к документам по личному составу, то их наличие необходимо отразить в аннотации. Например:

заголовок:

Цело о разделе недвижимого имущества Костылева Николая Михайловича, деревня Бородино, Тысяцкой волости аннотация:

Имеется выписка из метрической книги о смерти Костылева Михаила Михайловича 29 апреля 1906 г., Л. 7.

При описании управленческой документации в аннотации к заголовку единицы хранения приводится краткая характеристика отдельных документов, групп документов единиц хранения.

Аннотировать можно приложения к приказам и протоколам (например, коллегий министерства).

При описании директивной, планово-отчетной документации в заголовок выносится сначала сам документ, а затем материалы к этому документу. Например:

Отчет Тамбовского торгового отдела губернского совета народного хозяйства за 1922 г. и заключения по отчету отдела надзора за торговлей управления регулирования торговли ВСНХ.

Если в заголовках единиц хранения встречаются редко употребляемые сокращения, например, учреждений, их структурных частей и др., то их следует при редактировании раскрывать.

При наличии в заголовке наименований населенных пунктов и административно-территориальных единиц их следует расположить в порядке возрастания административно-территориальных единиц: село (деревня, сельцо), уезд, город, губерния. Волость в заголовке можно не указывать, так как волостное административно-территориальное деление часто менялось. Написание населенных пунктов проверяется по различным справочникам по административно-территориальному делению.

Хронологические данные указываются в заголовке, если необходимо уточнить время события, которого касается содержание документов единицы хранения, и эти данные не совпадают (или не полностью совпадают) с крайними датами документов. Например:

Отчет за 1913 год. Раскладочные приговоры сельских обществ на 1907 г.

Крайние даты устанавливаются при уточнении заголовков описи в том случае, если они отсутствовали в описательной статье описи. Данное выявление возможно лишь при просмотре единицы хранения.

При редактировании заголовков проводится унификация различных понятий, терминов, упомянутых фамилий, имен, отчеств. К таким разночтениям относятся названия фондообразователей, которые иногда приводятся в разных вариантах, то полностью, то сокращенно. В некоторых заголовках вначале указывается фамилия, затем инициалы, в других на первое место выносятся инициалы. На первое место следует выносить фамилию, а затем - имя и отчество. Подобные разночтения устраняются и составляется унифицированный заголовок.

Усовершенствование описи включает и составление необходимого справочного аппарата, каждый элемент которого выполняет определенную задачу.

Методику создания справочного аппарата см. Раздел 4.

После завершения работ по усовершенствованию описи составляется новый, усовершенствованный вариант этой описи.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: