Сделай Сам Свою Работу на 5

Особенности составления описей единиц хранения (документов)

По личному составу

 

На документы по личному составу малочисленной организации, имеющей структуру, может составляться одна опись на все виды документов по личному составу, расположенных в следующей последовательности их номинальных признаков:

 

- приказы, распоряжения по личному составу;

 

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (при их отсутствии - расчетно-платежные ведомости заработной платы);

 

- списки личного состава;

 

- карточки по учету личного состава;

 

- личные дела;

 

- невостребованные личные документы работников предприятий, учреждений;

 

- акты о несчастных случаях.

 

На документы крупной организации, имеющей структуру, создаются отдельные описи на группы документов разных видов. Так, отдельные описи создаются на: 1) приказы (распоряжения) по личному составу; 2) карточки по учету и списки личного состава; 3) личные дела; 4) лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; 5) невостребованные личные документы работников учреждений; 6) акты о несчастных случаях.

 

Если в делопроизводстве приказы общего характера были объединены в одном деле с приказами по личному составу, то последние необходимо выделить в отдельную группу, не указывая в заголовках единиц хранения номеров приказов, т.к. порядок приказов нарушен. На эту особенность следует обратить внимание в предисловии к описи.

 

В некоторых организациях на отдельные группы сотрудников заводились только личные учетные карточки или трудовые соглашения (контракты), которые заменяют личные дела. Эти документы подлежат описанию в отдельной описи.

 

На каждого сотрудника в организации, учреждении, как правило, заводится одно личное дело, но иногда их в фонде бывает несколько. Новое личное дело заводится на сотрудника при: его переходе из структуры в структуру, при увольнении и возврате сотрудника в данное учреждение; при ликвидации номенклатурной должности и ее восстановлении. Чаще всего информация в этих делах не дублируется, поэтому все дела подлежат приему на хранение (в случае дублирования на хранении остается наиболее информативное дело) и включению в опись личных дел. Личное дело относится к фонду той организации, из которой данное лицо было уволено, и располагается в описи по году увольнения сотрудников в порядке алфавита их фамилий. Систематизированные таким образом внутри структурных подразделений личные дела в описи располагаются в порядке значимости структуры данной организации на основании ее штатного расписания или положения, а затем - по алфавиту.



 

Если комплекты личных дел состоят из личных дел работников головной организации и личных дел работников других организаций отраслевой подведомственной системы, то в описи сначала располагаются личные дела работников головной организации, а за ней - личные дела работников подведомственной системы.

 

В бесструктурной организации личные дела заносятся в опись по году увольнения и алфавиту фамилий работников.

 

В составе личных дел крупных организаций находятся личные дела номенклатурных работников, которые назначались на определенную номенклатурную должность приказом вышестоящего учреждения. Списки номенклатурных должностей утверждались номенклатурным документом и часто менялись. Поэтому целесообразно выделить личные дела номенклатурных работников в отдельную группу описи личных дел или составить на них отдельную опись.

 

Аттестационные, наградные, выездные дела, аналогичные по своему составу личным делам сотрудников (несмотря на вкрапление специфических документов), входят в составе своей тематической группы в опись личных дел и располагаются в них по алфавиту фамилий лиц, на которых были заведены перечисленные дела.

 

На невостребованные личные документы составляется отдельная опись в том фонде, где они отложились. Из этих документов можно составить коллекцию личных документов по фондам отрасли или отдельных ее структур.

 

В этом случае на коллекцию личных документов составляется опись, в которой личные документы систематизируются: при небольшом количестве - в алфавитном порядке фамилий владельцев; при значительном количестве - по видам документов.

 

Если документы по личному составу содержатся в объединенном архивном фонде, на них составляется самостоятельная опись.

 

В бывших партийных архивах на все дела персонального характера (за ряд лет) составляется единая опись, в которой единицы хранения систематизируются по следующим группам:

 

- дела по приему в члены КПСС, ВЛКСМ;

 

- дела по приему в кандидаты в члены КПСС, ВЛКСМ;

 

- персональные дела коммунистов (комсомольцев);

 

- дела по учету кадров.

 

Разделами описи являются годы; внутри названных групп персональных дел единицы хранения располагаются по алфавиту первых, вторых и третьих букв фамилий лиц, на которые составлены дела.

 

При составлении раздела описи "Персональные дела" единице хранения, содержащей коллективные дела, присваивается номер по месту расположения в алфавитном порядке первой фамилии лица коллективного дела; остальные лица указываются в описи в соответствующем месте алфавитного порядка фамилий со ссылкой на номер единицы хранения коллективного дела. В заголовке единицы хранения, перекликающейся с документами другой единицы (других единиц) хранения, даются отсылки к номерам этих единиц хранения.

 

В описи учетных карточек членов КПСС (ВЛКСМ) единицей хранения является картотечный ящик (независимо от количества карточек в нем). Карточки подлежат нумерации, как и другие документы на бумажной основе. Группы единиц хранения с учетными карточками, систематизированными определенным образом, могут составить отдельные описи или стать следующими разделами одной описи:

 

1. Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в РК (ГК) КПСС, систематизированные по первичным партийным организациям, имевшим номера.

 

2. Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в парткомах, имевших права райкомов КПСС.

 

3. Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в РК (ГК) КПСС независимо от их принадлежности к конкретной первичной партийной организации.

 

4. Погашенные учетные карточки членов КПСС, выбывших из партии в 1990-1991 гг.

 

Возможно объединение в одном разделе описи учетных карточек второй и третьей групп в рамках одной административно-территориальной единицы или одного РК (ГК) КПСС (например, малочисленных партийных организаций). В этом случае единицы хранения с учетными карточками членов партии, состоявших на учете в парткомах на правах райкомов КПСС, следует размещать в конце раздела описи.

 

 

4.3. Справочный аппарат описи, требования к его составлению

 

Для более эффективного использования документной информации, содержащейся в описях архивных фондов, в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат, который включает: титульный лист, содержание (оглавление), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращенных слов; переводные таблицы шифров (в случае переработки описей); указатели. Каждый из указанных элементов справочного аппарата описи несет определенную информационную нагрузку, а состав элементов, которым снабжается опись, определяется дифференцированно, с учетом информативности архивных фондов. Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а так же способствует поиску необходимой информации (указатели); уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров). При составлении научно-справочного аппарата к описи необходимо правильно и точно оформлять его элементы.

 

Титульный лист описи является обязательным элементом справочного аппарата для описей всех фондов архива. Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись, к конкретному фонду или его части; к определенному периоду времени, а также поисковые данные, способствующие нахождению описи в архиве. Сведения, размещенные на титульном листе, воспроизводятся на обложке описи.

 

Титульный лист архивной описи включает: полное название государственного, муниципального архива (архивного отдела); название фонда; номер фонда; номер описи; название описи; крайние даты документов, содержащихся в описи (Приложения NN 2, 3, 4). Правильное обозначение указанных реквизитов титульного листа имеет большое значение при пользовании описью.

 

Титульный лист законченной описи, составленной в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах, по которой в госархив принимаются документы учреждений, содержит следующие реквизиты: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи с указанием категории включенных в нее документов (постоянного, временного хранения и т.д.) (Приложения NN 5, 6).

 

На титульном листе описи дел по личному составу имеются те же реквизиты, что и в иных архивных описях. Отличие состоит в том, что после номера описи в реквизите "название описи" отмечается, что в ней содержатся дела по личному составу (см. Приложение N 7).

 

Титульный лист описи особо ценных дел после номера фонда включает название и номер описи - Опись особо ценных дел N... (см. Приложение N 8).

 

Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого полного и в скобках сокращенного названия учреждения-фондообразователя. Например:

 

Главное управление лесозаготовок, сплава и лесного хозяйства Западной Сибири Народного Комиссариата лесной промышленности СССР (Главзапсиблес СССР) (1936-1946 гг.)

 

или

 

Удомельское районное агропромышленное объединение (РАПО) (1986-1989 гг.)

 

При изменении названия фондообразователя или его подведомственности в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указывается сначала последнее его название, а затем все изменения в его названии в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат существования каждого названия фондообразователя под данным названием. Например:

 

1. Управление сводной кавалерийской дивизии 2-го кавалерийского корпуса (1916-1918 гг.)

 

Управление сводной кавалерийской дивизии 33-го армейского корпуса (1915-1916 гг.)

 

2. Администрация Удомельского района Тверской области Управление сельского хозяйства, г. Удомля Тверской области 16 марта 1992 г. -

 

Калининское областное управление сельского хозяйства Удомельское районное производственное управление сельского хозяйства, п. Удомля Калининской области 21 января 1965 г. - февраль 1971 г.

 

Исполнительный комитет Удомельского районного Совета депутатов трудящихся

 

Управление сельского хозяйства, п. Удомля Калининской области.

 

Февраль 1971 г. - апрель 1975 г. и т.д. Если название фондообразователя менялось многократно, на титульном листе дается его последнее название, а все переименования приводятся в листе переименований, который помещается за титульным листом (Приложение N 9).

 

На титульном листе описи объединенного архивного фонда указывается его полное название, а затем приводятся названия всех учреждений-фондообразователей, вошедших в него. При этом следует учитывать, что название объединенному архивному фонду, образованному из документов двух или нескольких учреждений, связанных объектом деятельности, дается по названию объекта, а объединенному фонду, созданному из документов однородных учреждений, действовавших на одной территории, присваивается типовое название, общее для всех вошедших в его состав учреждений. Например:

 

1. Тульские тресты торфяной, угольной, лесной промышленности и подведомственные им предприятия (1941-1954 гг.) (см. Приложение N 10).

 

2. Главные управления по заготовкам и первичной обработке льна, конопли и новых лубяных культур (1936-1952 гг.) (см. Приложение N 11).

 

Название архивного фонда личного происхождения указывается на титульном листе в следующей последовательности: фамилия, имя, отчество лица-фондообразователя, псевдоним, годы жизни, род деятельности (профессия). Например:

 

Розанов Михаил Григорьевич (Огнев Николай) (1890-1938 гг.), русский советский писатель

 

Лаппо Дмитрий Данилович (1918-1992 гг.), историк-краевед, доцент Воронежского государственного университета (см. Приложения NN 12, 13).

 

Для семейных и родовых архивных фондов название фонда указывается следующим образом: вначале пишется фамилия семьи, рода, общий титул, если он есть, а затем даются сведения о каждом члене семьи (рода), представленном в фонде (фамилия, имя, отчество, годы жизни, титул, род деятельности). Например:

 

Смирновы (1809-1893 гг.)

 

Смирнова Александра Осиповна, урожденная Россет (1809-1882 гг.), русская писательница-мемуарист

 

Смирнова Ольга Николаевна (1834-1893 гг.), русская писательница

 

Для архивной коллекции указывается ее полное название и крайние даты входящих в нее документов. Например:

 

1. Коллекция листовок, воззваний и объявлений партий, центральных и местных органов власти и общественных организаций (1917-1927 гг.)

 

2. Коллекция трофейных документов периода Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) (см. Приложение N 14).

 

Номер фонда на титульном листе описи указывается тот, который ему был дан в списке фондов архива, а номер описи - по листу фонда.

 

Название описи на титульном листе дается после номера описи. Названиями описи могут быть: названия структурных частей, отраслей деятельности, групп документов фонда. Если на каждую такую часть фонда составляется отдельная опись, то ее название будет названием данной части фонда с учетом всех изменений в ее названии. Каждое название данной части фонда пишется на титульном листе с новой строки в хронологической последовательности, с указанием начальной и конечной дат ее существования. Например:

 

Общий отдел (1934 г.)

 

Секретариат (1935-1936 гг.)

 

Управление делами (1937-1941 гг.)

 

Крайние даты документов, включенных в опись, указываются на титульном листе после названия описи с новой строки. Они показывают даты всех документов, включая даты документов, заведенных предшественниками фондообразователя, а также даты документов-приложений. При указании крайних дат следует отразить также наличие перерывов в документах, включенных в опись. Например:

 

1921-1922 гг., 1926-1928 гг. и т.д.

 

Оглавление (содержание) описи точно отражает ее состав и построение, а также показывает, на каких листах начинаются ее составные части. В оглавлении (содержании) указываются предисловие; список сокращенных слов; названия всех разделов, подразделов и других групп дел, включенных в опись; указатели; переводные таблицы шифров (если они имеются). Против каждого из указанных подразделений ставятся номера соответствующих листов описи. Названия разделов и других классификационных делений описи даются в оглавлении в соответствии с классификационной схемой описи. К фондам, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять.

 

Оглавление (содержание) помещается в начале описи.

 

Предисловие

 

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Оно должно помочь пользователю лучше ориентироваться в документах фонда.

 

Предисловие, составленное ко всем описям фонда, включает: историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава и содержания документов описи; состав справочного аппарата к описям.

 

Составление предисловия основано на дифференцированном подходе, что выражается, прежде всего, в наполнении конкретным содержанием предисловия к каждому отдельному фонду, степенью обобщения или глубиной детализации информации предисловия. Так, предисловие, составленное к фондам, содержащим многостороннюю, межотраслевую информацию, и фондам личного происхождения, содержащим, в основном, уникальные и особо ценные документы, будет иметь наибольшую глубину детализации информации, оно должно включать подробные сведения по истории фондообразователя, истории фонда, в том числе - аннотацию состава и содержания документов описи; раскрывать состав справочного аппарата к описям. К фондам, содержащим информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и к фондам личного происхождения, в составе которых хранятся особо ценные документы, предисловия могут составляться более простые по структуре и по содержанию, история фондообразователя может раскрываться кратко. Оно может включать: даты возникновения и ликвидации организации, название организации-предшественницы, основные функции и структуру организации, ее основные изменения, название организации-преемницы. К фондам, содержащим информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к фондам, содержащим многостороннюю информацию, и фондам личного происхождения, не содержащим особо ценных документов или содержащим единичные особо ценные документы, предисловие может быть кратким, степень обобщения информации - наиболее высокой.

 

При написании предисловия используются законодательные источники, справочная и научная историческая литература, официальные издания организации, дело фонда, документы фонда, учетные документы, научно-справочный аппарат архива, а также историческая справка к конкретному фонду, а для фондов КПСС и ВЛКСМ следует использовать постановления ЦК КПСС и ВЛКСМ, решения их руководящих органов, уставы, положения, инструкции, циркулярные письма и др.

 

В том случае, когда составляется предисловие к фонду личного происхождения, следует использовать также личные официальные документы: метрики (свидетельства о рождении), аттестаты, дипломы, различные свидетельства, удостоверения и т.д.).

 

При изложении истории фондообразователя кратко описываются исторические условия, в которых возник и действовал фондообразователь, указываются дата возникновения организации со ссылкой на законодательный акт, название организации-предшественницы, подчиненность фондообразователя. Важным моментом в этой части предисловия является отражение компетенции, структуры и функций фондообразователя. Следует указать также все изменения в названии, функциях, структуре и подведомственности организации, произошедшие на протяжении всего периода ее существования со ссылками на документы, подтверждающие эти изменения.

 

Далее указывается дата ликвидации или реорганизации фондообразователя со ссылкой на законодательный акт, название организации-преемницы.

 

В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены не по законодательным актам, а по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия. Например:

 

Изменение структуры объединения "Югавторанс" прослеживается по штатным расписаниям и перечням изменений к ним.

 

Сведения по истории организации излагаются в хронологической последовательности. Необходимо различать время возникновения организации согласно законодательному акту и действительное начало ее деятельности, что также должно быть отражено в предисловии. Датами создания (как и ликвидации) организации считаются даты постановлений высших органов государственной власти, приказов вышестоящих органов.

 

Официальной датой создания партийного комитета считается дата проведения первой выборной конференции (в отдельных случаях, пленума), где определялась структура и организационное устройство партийного комитета.

 

Датой создания первичной партийной организации (партийной ячейки) является дата проведения первого организационного собрания.

 

Даты фактической деятельности фондообразователя устанавливаются по документам самой организации, что также отмечается в предисловии.

 

Если фондообразователь имел сложную структуру, то можно дать общую характеристику его функций с последующей их детализацией по структурным частям. Для лучшего понимания структуры фондообразователя целесообразно включить в первую часть предисловия схему структуры со всеми изменениями по годам. Далее перечисляются основные направления деятельности фондообразователя, содержащиеся в нормативных документах и документах фонда. Например:

 

Культурно-просветительная работа среди населения. Оценка и приобретение произведений искусства в Государственный художественный фонд. Организация музеев.

 

К описям объединенных архивных фондов составляется общее предисловие, если фонды, входящие в них, включены в одну опись. Можно также составить предисловия к описям отдельных фондов, вошедших в объединенный фонд. В предисловие ко всему объединенному фонду включаются сведения, относящиеся к объединенному фонду. В предисловие к отдельным описям вносятся сведения, касающиеся единиц хранения только этих описей.

 

Для объединенного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности учреждений, входящих в его состав, указываются даты образования объекта или соответствующего органа; в том случае, если фонд образован из документов однотипных учреждений, объединенных одним функциональным назначением, или учреждений, последовательно сменявших друг друга, то указывается дата образования самого раннего из них и дата ликвидации последнего.

 

Предисловие к описи фонда личного происхождения включает историко-биографическую справку о фондообразователе. В ней приводятся краткие биографические сведения о фондообразователе (фамилия, имя, отчество лица, годы жизни, родственные отношения, псевдоним, род деятельности (профессия), служебное положение, принадлежность к политической партии, звание и т.д.). Например:

 

Довженко Александр Петрович (1894-1956 гг.) - кинорежиссер, драматург, писатель; народный артист РСФСР; лауреат Ленинской премии

 

Библиографические сведения располагаются в хронологической последовательности.

 

Коллекции могут быть составлены одним лицом или образованы в архиве из отдельных, разрозненных документов.

 

Если коллекция создана конкретным лицом, то следует указать краткие биографические сведения о составителе коллекции, которые излагаются по аналогии с биографическими сведениями о фондообразователе к фондам личного происхождения.

 

Вторая часть предисловия - история фонда, она включает следующие сведения: дату первого поступления документов фонда в архив; их объем и крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причины; наличие единиц хранения, выходящих за хронологические границы фонда. Приводятся названия и номера фондов организаций-предшественниц или преемниц.

 

Информационную насыщенность предисловия можно повысить за счет информации о наличии особо ценных документов, дел по личному составу, страхового фонда. Например:

 

В фонде числятся 540 единиц хранения, в том числе 70 из них - по личному составу

 

Для объединенных фондов указывается время объединения фондов, а также отмечается название документа, на основе которого проведено объединение. Кроме того, приводятся номера и названия фондов, вошедших в объединенный архивный фонд. Отмечается порядок систематизации единиц хранения, включенных в объединенный архивный фонд организации. При характеристике каждого конкретного фонда указывается количество единиц хранения в нем и их крайние даты.

 

При написании истории коллекции отмечается время создания коллекции, даты поступления в архив, приобретения (когда, у кого), дарения (когда, кем), особенности ее построения.

 

В третьей части предисловия приводится аннотация состава и содержания документов описи (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию).

 

В данной части указываются основные принципы формирования единиц хранения, приемы раскрытия содержания документов, особенности описания и оформления единиц хранения. Отмечаются принципы построения описи, особенности систематизации единиц хранения. В этом разделе отражается информация о видах и разновидностях документации (например, организационно-распорядительная, управленческая, плановая, учетно-статистическая и т.д.), которые характеризуются в порядке их значимости. Сведения о специфических документах (фотографии, рисунки, ноты, афиши и т.п.) должны быть освещены в этом разделе предисловия в краткой форме, а также можно отметить отсутствующие в фонде виды документов. Например:

 

Не сохранились фотографии Штрауха М.М. из фильмов "Выборгская сторона", "Яков Свердлов", "Клятва", "Падение Берлина". Самые ранние дневники за 1926-1928 годы состоят из разрозненных записей, за 1929 год записи не сохранились.

 

Говоря о составе и содержании документов архивной коллекции необходимо установить ее направленность. Определяется общая направленность архивной коллекции, которая будет ее основной характеристикой.

 

Например:

 

Коллекция "Вещественные доказательства, изъятые жандармским управлением и охранными отделениями при обысках редакций газет и при обысках частных лиц" представляет собой группу различных по содержанию и названию документов.

 

Если документы коллекции относятся к разным направлениям деятельности, то выделяется преобладающее направление. Например:

 

"По соотношению документов основной уклон коллекции Рабиновича Л.И. - музыкальный, так как почти половину всех документов составляют документы по истории русской и советской музыки".

 

В последней части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи. Здесь отражаются основные принципы его составления и указания о порядке пользования им.

 

Предисловие подписывается составителем и помещается в начале описи, после содержания (оглавления). Общее предисловие помещается в первой описи.

 

Список сокращенных слов

 

Основное назначение списка сокращенных слов - сократить объем и провести унификацию приемов описания как в тексте самой описи, так и в справочном аппарате к ней.

 

В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых, а также сокращенные обозначения названий учреждений, организаций, предприятий, кроме хорошо известных. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью и в круглых скобках дается их сокращенное название, а при повторном внесении их в опись они приводятся только в сокращении.

 

В списке в алфавитном порядке слева располагаются сокращенные слова и понятия, а справа через тире дается их полное обозначение. Список сокращенных слов описи составляется на основе единого списка основных сокращений, подготовленного каждым архивом с учетом его специфики.

 

Список сокращенных слов помещается после предисловия к описи.

 

Переводная таблица шифров

 

Переводная таблица шифров составляется к переработанной описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т.е. при их перешифровке.

 

Так, при переработке нескольких небольших по объему описей одного фонда и при их объединении в одну опись с последующей пересистематизацией единиц хранения и изменением их номеров необходимо составление переводной таблицы. Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме: N единицы хранения по старой описи, N единицы хранения по новой описи, примечания. Она состоит из вертикальных колонок цифр: слева содержатся номера единиц хранения по старой описи, справа - указываются новые архивные шифры тех же единиц хранения (см. Приложение N 15). При включении в новую опись единиц хранения нескольких переработанных описей в переводную таблицу включается графа с номерами описей.

 

Переводная таблица шифров составляется как ко всем описям фонда, если его документы пересистематизированы и количество описей изменилось, так и к каждой описи, если систематизация проводилась только внутри каждой описи.

 

Переводная таблица составляется на основе карточек, на которых проводилось описание единиц хранения: в левой стороне карточки указан старый шифр единицы хранения, в правой - новый шифр. Систематизация карточек проводится по порядку старых шифров.

 

Переводная таблица помещается в конце описи. При наличии в фонде нескольких описей, составляются переводные таблицы к каждой описи. Общая переводная таблица на фонд, образующая отдельный том, помещается за последней описью фонда.

 

Указатели

 

Указатели к описям составляются для облегчения и ускорения поиска необходимой информации, а также с целью лучшей ориентации в составе и содержании единиц хранения.

 

Указатель к описи представляет собой перечень предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрываются необходимыми пояснениями и ссылочными данными.

 

К описи могут составляться указатели как общие, так и специальные.

 

Указатели могут быть: предметными, именными, географическими (разновидность предметных), хронологическими, кроме того имеются специальные предметные указатели - учреждений, профессий, периодических изданий, улиц и т.д.

 

Указатели могут включать сведения из заголовков единиц хранения как одной описи, так и всех описей фонда.

 

Основным элементом указателя является рубрика, которая состоит из предметного понятия и поисковых данных.

 

Назначение указателя влияет на состав рубрики: она может быть простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь подрубрику или гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик. Например:

 

- простая рубрика: Сельхозтехника

 

- сложная рубрика: Коммунальное хозяйство, благоустройство детских площадок

 

- гнездовая рубрика: Транспорт

 

- железнодорожный

 

- водный

 

- воздушный

 

Указатели могут быть глухими и аннотированными. Глухими называют указатели, рубрики которых включают только обозначения понятий и ссылочные данные. Например:

 

Драматические театры, on. 1, д. 15, on. 2, д.д. 7, 9.

 

Аннотированными называются указатели, в рубрики которых, кроме обозначения понятий и ссылочных данных, входят пояснения и определения. Например:

 

Московский государственный университет (МГУ) основан в 1755 году по инициативе М.В. Ломоносова в составе философского, юридического и медицинского факультетов, on. 1, д. 4, on. 3, д. 5.

 

Степень аннотирования определяется целевым назначением указателя, его тематикой, составом и содержанием документов.

 

К одному фонду могут составляться несколько указателей, дополняющих информацию о содержании единиц хранения.

 

При создании указателей учитывается дифференцированный подход, что позволяет создать указатели определенного уровня сложности. К фондам, содержащим информацию по одной теме или имеющую характер частного дополнения к многоаспектным фондам, не обязательно составлять указатели с широкими и обобщенными рубриками, а в некоторых случаях к таким фондам указатели не составляются.

 

При составлении указателей архивам необходимо руководствоваться значимостью фондов, составом и содержанием документов, их систематизацией, направлениями использования документов, разработанностью справочного аппарата к описям.

 

В последнее время особое значение придается использованию документов по личному составу, поэтому для удобства работы с этими документами требуется создание указателей.

 

К указателям предъявляются требования, которые необходимо соблюдать при их составлении. Прежде всего, они должны содержать все наиболее существенные понятия, содержащиеся в заголовках единиц хранения описи, и сопровождаться точными ссылочными данными.

 

Именной указатель, являющийся разновидностью предметного, включает фамилии, имена, отчества, псевдонимы, прозвища, клички. Указатель может быть глухим, аннотированным кратким и аннотированным полным. В указатель вносятся все упоминающиеся в заголовках имена. Наименования лиц вносятся в указатель в соответствии с употреблением их в описях.

 

Если в заголовках у разных лиц совпадают фамилии и инициалы, имена и отчества этих лиц приводятся полностью. В том случае, если совпадают фамилии и имена, необходимо приводить дополнительные сведения: должность, степень родств; и др. Например:

 

Абрикосов Алексей Алексеевич (р. 1928) физик, сын А.И. Абрикосова.

 

Абрикосов Алексей Иванович (1875-1955) патологоанатом, академик.

 

Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову без инверсии (инверсия - приставка, изменение обычного порядка слов). Например:

 

Мамин-Сибиряк Д.Н.

 

Немирович-Данченко В.И.

 

При наличии у человека фамилии и псевдонима, в указателе сначала указывается фамилия, а псевдоним дается в скобках после фамилии. Кроме того, в алфавитном порядке указывается также псевдоним со ссылкой на фамилию. Например:

 

Голиков А.П. (Гайдар)

 

В том случае, если данное лицо более известно под псевдонимом, вначале указывается псевдоним, а в скобках - настоящая фамилия. Например:

 

Станиславский К.С. (Алексеев)

 

Настоящая фамилия также помещается в указатель в соответствии с алфавитом и имеет отсылку к псевдониму. Например:

 

Алексеев К.С. см. Станиславский

 

Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, причем имеющиеся в них частицы (фон, дер, ва, аль, де и др.), приводятся после фамилии и инициалов, если они не срослись с фамилией.

 

Например:

 

Бетховен Людвиг ван Лакло Шодерло де

 

Для архивов и центров, хранящих документы по личному составу, особое значение имеет создание следующих указателей: именных, учреждений, организаций, предприятий, профессий, видов документов, содержащих информацию по личному составу: приказы по личному составу, личные списки по учету кадров, лицевые счета (а при их отсутствии - ведомости по начислению заработной платы), аттестационные списки и др.

 

Именные указатели целесообразно составлять к описям, состоящим из комплексных личных дел, сформированных по датам увольнения сотрудников.

 

Существует несколько видов именных указателей. Так в указатели выносятся буквы из комплексных дел со ссылками надела. Например:

 

"А -дд. 1, 20, 35, 48"

 

или в указатель выносится фамилия с отсылкой на номер единицы хранения и лист. Такой указатель может составляться на основании внутренней описи (если она есть).

 

Для некоторых фондов (например, магистратов, ратуш и т.п.) именной указатель можно расширить за счет указаний социальных групп населения. Например:

 



©2015- 2019 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.