Раздел 4. Составление описи и справочного аппарата к ней

4.1. Порядок составления и оформления описи. Состав описи

По завершении систематизации карточек (в соответствии с принятой схемой систематизации), на которых проводилось описание единиц хранения, составляется одна или несколько описей.

Описи могут составляться на:

- дела всех лет одной структурной части фонда, когда учреждение-фондообразователь или часть его прекратили свое существование (в бесструктурной организации - на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности);

- все дела фонда учреждения, прекратившего свое существование;

- дела за один год или за несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических частей фонда (документы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.);

- все дела объединенного фонда и на дела каждого входящего в объединенный фонд учреждения.

В описи единиц хранения управленческой документации выделяются разделы и подразделы в соответствии с принятой систематизацией единиц хранения.

При хронологически-структурной систематизации единиц хранения разделами являются годы или хронологические периоды, а подразделами - структурные подразделения. Если на дела каждого года или хронологического периода составлены самостоятельные описи, то разделами в них будут структурные подразделения, подразделами - предметно-тематические или географические группы единиц хранения.

Опись составляется по установленной форме (Приложение N 1).

При внесении в описательную статью описи заголовка единицы хранения необходимо иметь в виду следующее:

- заголовки единиц хранения располагаются в описи в соответствии со схемой систематизации;

- заголовок, составленный на карточке, должен быть точно, полностью внесен в опись;

- если единица хранения состоит из нескольких томов (частей), каждый том заносится в опись под самостоятельным номером, номер ее тома проставляется с новой строки вслед за заголовком в той же графе описи;

- далее, с новой строки, с абзаца помещается аннотация документов единицы хранения;

- заголовки единиц хранения с одинаковым содержанием и одинаковыми формулировками в листовой описи обозначаются словосочетаниями "то же", при этом другие данные описательной статьи вносятся полностью. На каждом новом листе описи первый заголовок пишется обязательно полностью. Однако при составлении описи в электронном формате употребление словосочетаний "то же" в заголовках исключено.

Крайние даты единиц хранения вносятся в соответствующую графу описательной статьи с обложки дела, рядом с последней строкой заголовка, при этом число месяца и год указываются арабскими цифрами, а название месяца - прописными буквами.

В графе "Примечания" приводятся сведения о выбытии единиц хранения, их микрофильмировании, сканировании, наличии в них копий, переводов на русский язык иноязычных документов, расшифровок трудночитаемых текстов, о наличии особо ценных документов, их копировании и др.

Итоговая запись описи закрепляет количество числящихся в ней единиц хранения, регистрирует все особенности учета (пропущенные номера, литерные номера), отражает все изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих актов. Итоговая запись составляется к каждой описи на всех ее экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей. Если опись состоит из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом последующем томе дается также итоговая запись, учитывающая данные итоговых записей всех предыдущих томов. В итоговой записи указывается количество дел данной описи (цифрами и прописью в круглых скобках), первый и последний номера дел описи. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности, заведующим архивохранилища или хранителем фондов. В итоговой записи указывается также дата составления описи.

После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, в которой указываются основания внесенных изменений. Дополнительные поступления в зависимости от их количества могут быть внесены: в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами или в новую опись.

В листе-заверителе описи указываются количество пронумерованных листов, в том числе - литерных, а также пропущенные номера.

Свои особенности имеет составление описей особо ценных дел и документов, документов бывших партийных архивов, описей дел и документов личного происхождения, описей дел по личному составу, описей рассекреченных дел и др.

Опись особо ценных дел и документов составляется для их поединичного и суммарного учета. Если в процессе выявления особо ценных документов обнаружено, что все или большинство единиц хранения данной описи относятся к категории особо ценных, отдельная опись особо ценных документов не составляется, а копируется имеющаяся опись.

Если особо ценные дела и документы составляют небольшую часть единиц хранения какой-либо описи (описей), то на документы одной или нескольких описей в зависимости от количества особо ценных дел (единиц хранения), составляется единая опись особо ценных дел и документов. В тех описях, где были выявлены особо ценные дела и документы, напротив заголовков соответствующих единиц хранения проставляется пометка "ОЦ".

В описях особо ценных дел и документов, составленных из особо ценных дел и документов разных описей, единицы хранения, сохраняя свои номера, располагаются в порядке возрастания номеров описей и единиц хранения каждой описи.

Сведения о копировании особо ценных дел и документов в целях создания страхового фонда вносятся в описи (графа "Примечание") по мере проведения страхового копирования.

В итоговой записи к описи, имеющей особо ценные дела и документы, указывается общее количество единиц хранения, включенных в опись, и дается перечень (номерник) особо ценных дел и документов. По завершении копирования всех единиц хранения данной описи указываются: "Все единицы хранения (единицы учета) скопированы"; дата, должности и подписи составителя описи и хранителей.

При создании объединенных архивных фондов новые описи не создаются в том случае, если ранее существовавшие описи вполне удовлетворительные. В последних достаточно исправить (если невозможно - заменить) титульный лист, указать на нем новое название фонда и проставить новый номер описи. Объединенному фонду присваивается номер фонда руководящего учреждения (если объединенный фонд создан по принципу подчиненности учреждений) или номер наиболее крупного по объему документов фонда, вошедшего в состав объединенного фонда (если последний создан из документов учреждений одноименных или однородных по целевому назначению).

Составление новых описей объединенных архивных фондов обязательно в тех случаях, когда старые описи не обеспечивают сохранность и использование документов фондов; когда объединенный фонд создается из необработанных документов; когда в результате экспертизы или по другим причинам изменяется систематизация единиц хранения. Новые описи должны закрепить (закреплять) принятую в объединенном фонде систематизацию единиц хранения. При этом целесообразно составлять одну опись на все документы ликвидированных учреждений, вошедших в объединенный фонд. Если учреждения продолжают функционировать, то на документы каждого из них следует составлять самостоятельные описи, которые будут продолжаться по мере поступления новых документов.

Разделами описи объединенного архивного фонда будут названия соответствующих учреждений. В оглавлении к описи должно быть отражено название каждого ее раздела, состоящего из названия соответствующего учреждения со всеми переименованиями в их хронологической последовательности. На коллекцию, созданную в составе объединенного фонда, составляется отдельная опись.

Описи на рассекреченные документы составляются в соответствии с требованиями специальной инструкции, разработанной Росархивом в декабре 1995 г.

При рассекречивании всех единиц хранения, включенных в секретную опись, опись также рассекречивается и передается на общее хранение. При рассекречивании части единиц хранения, включенных в секретную опись, и передаче их на общее хранение на них составляется отдельная опись, номера единиц хранения в которой остаются прежними. Для валовой нумерации рассекреченных единиц хранения, как правило, используется 2-я графа описи. Эти описи вместе с документами передаются на общее хранение. При рассекречивании большей части единиц хранения, включенных в секретную опись, опись также может быть рассекречена, передана на общее хранение, но без заголовков дел, оставленных на секретном хранении. В описях общего хранения, в которых ранее были засекречены отдельные единицы хранения, при рассекречивании и передаче на общее хранение восстанавливаются их прежние номера и заголовки. Отдельные рассекреченные единицы хранения могут включаться в описи общего хранения соответствующих фондов за литерными номерами или в валовом порядке. К описям единиц хранения общего и секретного хранения составляются итоговые записи об объемах фактически включенных в них единиц хранения.

Рассекреченные описи копируются для создания их полного комплекта, один экземпляр которых передается в читальный зал. При рассекречивании отдельных документов в делах, остающихся на секретном хранении, к архивному шифру на обложке единицы хранения с буквой "с" добавляется буква "ч" ("сч") ("секретно частично"). Номера листов рассекреченных документов перечисляются во внутренней описи единицы хранения и в листе использования или в листе-заверителе, а также в графе "Примечание" описательной статьи частично рассекреченного дела.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: