Документов по личному составу, личного происхождения и др.

Для отражения делопроизводственной и смысловой связи между единицами хранения каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации применяется тот или иной признак систематизации, учитывается их совокупность.

Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и структурно-хронологическом.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется при систематизации документов действующих организаций, т.к. фонды этих организаций постоянно пополняются, а также к документам ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется при систематизации документов организаций, имевших стабильную структуру, или изменения которой происходили редко и не были сложными, а также при систематизации документов ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются, прежде всего, по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизиции единиц хранения по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит сначала по хронологическому признаку, а затем - по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации.

При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются сначала по функциям фондообразователей, а затем - по хронологическому признаку.

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются при систематизации единиц хранения, небольших по объему фондов, а также отдельных коллекций. Тематические группы располагаются по их значимости. Обе эти схемы систематизации применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций.

При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

- планы, отчеты, сметы и прилагаемые к ним документы относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены;

- в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости структурных частей фонда;

- личные дела систематизируются по датам увольнения лиц, документы которых образуют единицы хранения, и в алфавитном порядке их фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости, хронологии или в алфавитном порядке.

Принадлежность единиц хранения к структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенному на обложке единицы хранения, индексам, присваиваемым структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем - единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец единицы хранения, датированные только годом.

Особенности систематизации документов по личному составу

К документам по личному составу относятся: в учреждениях, организациях, на предприятиях различных отраслей и форм собственности: приказы (распоряжения) руководителя о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, премировании работников; учетные документы: списки работников организации (личного состава); книги (журналы) учета приказов по личному составу, приема, перемещения и увольнения работников; алфавиты приказов по личному составу, карточки по учету личного состава (ф. Т-2); личные дела (в т.ч. личные дела лиц, представленных к присвоению почетного звания, аттестационные дела, дела командно-начальствующего и политического состава, персональные дела); трудовые соглашения, договора, заменяющие личные дела; бухгалтерские документы: лицевые счета работников по заработной плате (в том числе - табуляграммы) (при их отсутствии подлежат описанию расчетно-платежные ведомости заработной платы); документы об аттестации и тарификации; тарификационные ведомости (списки); документы о проведении аттестации и установлении квалификации; наградная документация; документы о несчастных случаях, связанных с производством: акты, протоколы, докладные записки; невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.).

Кроме того, к документам по личному составу относятся:

- в представительных органах власти и местного самоуправления персональные карточки учета депутатов;

- в сельских администрациях: домовые книги для прописки граждан;

- на предприятиях сельского хозяйства: книги учета труда и расчетов с работниками;

- в негосударственных организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования: протоколы общих собраний учредителей, акционеров, работников, решавших кадровые вопросы;

- в комитетах, отделах администраций городов, районов по образованию: документы по патронированию и опеке;

- в центрах занятости населения и миграционных службах: личные дела безработных, карточки учета и обследования беженцев и вынужденных переселенцев.

Признак систематизации единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объема документов.

Основной признак систематизации - хронологически-структурный в описях фондов действующих организаций. При большом объеме, широкой хронологии документов, а также при описании дел ликвидированных предприятий допускается структурно-хронологический, а для бесструктурных учреждений - номинально-хронологический признаки систематизации дел. Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

Внутри структурного подразделения учреждения или года документы располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного учреждения (организации) или по степени значимости. Например:

Отдел кадров

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- алфавитные книги (списки) личного состава;

- личные карточки (формы Т-2) уволенных работников;

- личные дела уволенных работников;

- домовые книги для прописки граждан.

Бухгалтерия

- лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих (при их отсутствии - ведомости начисления заработной платы); книги учета труда и расчетов с работниками;

- тарификационные списки.

Главный инженер

- акты о несчастных случаях, связанных с производством.

При малом объеме документов целесообразно формировать родственные виды документов одного структурного подразделения за несколько лет в одно дело. Если общий объем документов по личному составу ликвидированных предприятий (ИЧП, ТОО и др.) не превышает объема (ориентировочно) 5-10 листов, то допускается формирование их в одно дело.

Ниже приводятся образцы систематизации единиц хранения в описях дел и документов по личному составу в организациях и учреждениях, имеющих и не имеющих структуру. Например:

Невостребованные личные документы уволенных работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, аттестаты и др.) в зависимости от объема систематизируют либо по видам документов, либо в одно дело (несколько дел) по алфавиту фамилий граждан.

В описях документов по личному составу бесструктурных организаций систематизация документов производится по хронологическо-номи-нальной схеме. Документы систематизируются и описываются по номинальному признаку (приказы, личные дела безработных), но располагаются в описи по хронологии их происхождения. Внутри своей группы личные дела безработных группируются по годам рождения последних с соблюдением в пределах года рождения алфавита фамилий безработных. Например:

Организация, не имеющая структур:

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: