По личному составу, личного происхождения и др.

К особо ценным относятся документы, содержащие информацию о важнейших событиях, фактах и явлениях жизни общества, имеющие непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, в международных отношениях, научных исследованиях и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения и автографичности, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации, по способу ее фиксации или по внешним признакам.

Отнесение документов к категории "особо ценных" осуществляется на основе следующих критериев:

1. Значение фондообразователя.

2. Авторство документов.

3. Время создания документов.

4. Ценность содержащейся в документах информации.

5. Юридическая сила, подлинность документов.

6. Наличие художественных, палеографических особенностей документов.

Особо ценные документы описываются в соответствии с теми же требованиями, которые применяются к остальным документам (см. пп. 1.4, 2.1-2.4, 2.5, 2.6).

При описании особо ценных единиц хранения рекомендуется составлять аннотации в тех случаях, когда: единица хранения признана целиком особо ценной, но ее заголовок составлен без учета основных критериев, в соответствии с которыми она была отнесена к этой категории; в единице хранения особо ценными является лишь часть документов, особая ценность которых также не нашла своего отражения в заголовке; если при выявлении особо ценных единиц хранения в фонде путем непосредственного просмотра единицы хранения обнаружены единичные особо ценные документы.

В аннотации должно быть обосновано отнесение отдельного документа, группы документов или единицы хранения к категории особо ценных. В конце аннотации указываются листы (страницы) с особо ценными документами.

К документам по личному составу относятся документы, содержащие официальную информацию о деятельности личности в организациях, учреждениях и т.п. Документы по личному составу имеют разные сроки хранения и после экспертизы поступают на хранение в архивы в связи с ликвидацией организации без правопреемника.

Особенностью описания документов по личному составу является наличие в описательной статье единицы хранения элемента "Срок хранения", в котором обозначается относящийся только к данным документам срок их хранения.

Описание документов по личному составу, состоящих из разнообразных по видовому составу документов, имеет свои особенности в каждой группе.

Описание личных дел.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о лице, его трудовой деятельности (для лица, занятого на производстве, работающего в организациях, учреждениях и т.п.), обучении в гражданском или военном высшем учебном заведении (для студента, аспиранта, слушателя военной академии и т.д.). Личное дело заводится на момент поступления работника на работу, отражает всю его деятельность в конкретной организации и завершается, как правило, датой его увольнения. Личное дело относится к фонду той организации, из которой данное лицо было уволено.

В фондах органов исполнительной власти, учреждений, возглавляющих ведомственную систему, откладываются личные дела номенклатурных работников данной системы. Эти дела формируются и описываются так же, как и личные дела работников этого учреждения, но часто систематизируются в отдельную группу внутри описи личных дел работников учреждения, организации или составляют отдельную опись.

На отдельные группы работников составляются только личные карточки или трудовые контракты (соглашения). Эти документы заменяют личные дела.

При описании личного дела указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, крайние даты его поступления на работу и увольнения с работы, количество листов и срок хранения дела. Например:

Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которого заведено дело, то на обложке дела (и в описи) должны быть указаны все варианты. Например:

Ильясов Нурулла Хабибулович (Юрий Алексеевич)

Хасин Борис Павлович (Борух Пинхусович)

Иностранные фамилии, имена воспроизводятся в русской транскрипции, в скобках приводится их написание на иностранном языке (если оно имеется в личном деле). Например:

Лихт Радомир (Licht Radomir)

Крайние даты личного дела устанавливаются по организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и др.), по личному составу учреждений, организаций; выпискам из приказов по личному составу, входящим в состав личного дела; из текста дополнения к листку по учету кадров, помет кадрового работника, с обложки личного дела.

Датой приема (увольнения) считается день зачисления (увольнения) лица на работу (с работы), а не дата принятия приказа. Если в личном деле имеются документы о деятельности лица вне данной организации и датируемые более ранними годами, при описании даты этих документов во внимание не принимаются.

Комплексные личные дела описываются по крайним первым буквам фамилий. Таков же порядок описания единиц хранения с учетными карточками формы Т-2. В заголовке единицы хранения, содержащей личные дела и карточки ф. Т-2, указывается год увольнения работников. Например:

Личные дела сотрудников Министерства здравоохранения СССР с фамилиями на буквы М-Н, уволенных в 1970 г.

Аттестационные, наградные, выездные дела по набору документов схожи с составом "личного дела работника (сотрудника)". Они содержат автобиографии, характеристики, справки, выписки из приказов и т.п. Наличие в этих делах иных документов (выписки из протоколов квалификационных комиссий, контракты на работу и расчеты по ним и др.) не влияет на их описание, которое проводится по аналогии с личным делом.

Описание организационно-распорядительной документации по личному составу.

При описании ОРД по личному составу указываются: вид документа (приказ, распоряжение и т.д.); крайние номера приказов, кроме случаев, когда приказы и т.д. не имеют валовой нумерации; наименование учреждения, при необходимости следует указать номер тома или части описываемых документов; в графе "крайние даты" - число, месяц (прописью), год. Например:

Приказы NN 30-70 Министерства просвещения РСФСР по личному составу. Т. 2.

3 мая 1980 г.

31 августа 1980 г.

При описании лицевых счетов работников по заработной плате следует указывать месяц и год. Если за отдельные месяцы лицевые счета отсутствуют, в заголовке единицы хранения следует это отметить. Например:

Лицевые счета работников завода "Вымпел" по заработной плате за ноябрь 1991 г.; февраль, март, май-октябрь 1992 г.

В заголовках единиц хранения, содержащих тарификационные списки, может быть указана категория работников, например: учителя, директора школ. В заголовках единиц хранения с домовыми книгами указывается наименование населенного пункта и улиц.

Невостребованные подлинные личные документы конкретного лица (трудовые книжки, трудовые списки, метрические свидетельства, дипломы и т.д.), оставшиеся в организации, описываются в фонде той организации, где они отложились. В фондах отрасли они могут составить коллекцию. Описываются эти документы обычным порядком. В графе "крайние даты" проставляется год увольнения работника.

Составление заголовков документов личного происхождения имеет особенности, которые определяются спецификой этих документов.

Заголовок, данный автором, редактором, собирателем, как правило, переносится в заголовок единицы хранения. В случае его неполноты и несоответствия содержанию документа, заголовок может быть изменен или дополнен в аннотации к заголовку. Например:

Леонтьева С.Г. "О комплектовании архивов документами колхозов и совхозов". Статья. "Советские архивы", N 5; 1988 г.; типографский оттиск;

Новосельский Н.А. "Ответ профессору Лебедеву В.А.". Статья о проекте денежной реформы в России.

В тех случаях, когда единицы хранения располагаются в описи по алфавиту фамилий корреспондентов (при описании писем), по алфавиту фамилий авторов (при описании рукописей разных лиц), в заголовке следует писать сначала фамилию, затем - полностью имя и отчество. Например:

Письмо Юрьева Бориса Николаевича Циолковскому Константину Эдуардовичу.

При описании документов лиц, известных под псевдонимами, в заголовке указывается псевдоним, а настоящая фамилия фондообразователя приводится только в названии фонда в круглых скобках.

В том случае, когда псевдоним не был устойчив или псевдонимов было несколько, а автор документа (единицы хранения) известен под настоящей фамилией, в заголовке единицы хранения псевдоним упоминается лишь в единице хранения с произведениями, подписанными автором. В этом случае в названии фонда псевдоним не указывается. Например:

Куприн А.И. "Памятная книжка". Очерки за подписью "Али-Хан".

Титулы, обычно применяемые в сокращенном виде: вел. кн., гр., д.с.с, а также частицы в иностранных фамилиях: де, ван, фон, в заголовках единиц хранения, располагаемых по алфавиту фамилий, пишутся после фамилии: Волконский кн., Михаил Сергеевич; Мопассан де, Ги; во всех остальных случаях - перед фамилиями.

В заголовке единицы хранения, содержащей документы лиц, имевших несколько фамилий (замужние женщины и др.), указывается, как правило, фамилия, которая стоит в документе, или основная фамилия данного лица в данном фонде. Если заголовок единицы хранения передает содержание документов с разными фамилиями данного лица, то в нем указывается последняя фамилия, а в круглых скобках - предыдущая фамилия: Короленко (урожд. Ивановская), Евдокия Семеновна.

При описании документов лиц царских фамилий и других правящих династий в заголовке указывается титул: Екатерина II, императрица России; Фридрих II, король прусский. В заголовках единиц хранения, содержащих информацию о священнослужителях, указывается их имя и сан, а в скобках - светская фамилия и инициалы: Савва, архиепископ Тверской (Тихомиров И.М.).

Иностранные имена и фамилии даются в русской транскрипции по современным правилам, а рядом в круглых скобках - на иностранном языке: Руссель Альберт (Roussel Albert). Фамилии известных иностранных исторических деятелей, представителей науки, литературы, искусства в заголовках пишутся только по-русски, а иностранная транскрипция может опускаться: Рембрандт ван Рейн, Визе Ж.

Названия общеизвестных иностранных газет и журналов также пишутся в заголовке единицы хранения в русской транскрипции ("Юманите", "Унита").

В остальных случаях название периодического издания дается на подлинном языке газеты (издания): "La Rive gauche".

Заголовки единиц хранения, содержащих рукописи деятелей литературы, науки, искусства и др., состоят из фамилии и инициалов автора (иногда полных названий имени и отчества), названий произведений, указаний на жанр, способ воспроизведения. Заголовок может начинаться с указания вида документа, затем указываются фамилия и инициалы автора и название произведения. Содержание рукописей в заголовке не отражается.

Например:

Чернышевский Н.Г. "Что делать?". Роман. Автограф.

Статья Ключевского В.О. "Хозяйственная деятельность Соловецкого монастыря в Беломорском крае". Автограф.

Ромм М.И. "Девять дней одного года". Режиссерский сценарий. Машинопись с правками автора.

При отсутствии в рукописи названия произведения в заголовке единицы хранения ему дается название, заключаемое в квадратные скобки и в кавычки, под которым оно вошло в публикации. В качестве заголовка неопубликованного художественного произведений берется первая строчка текста, заключаемая в кавычки. Условное название неопубликованного научного, публицистического, критического и других произведений устанавливается по содержанию. Например:

Данилевский Г.П. ["Девятый вал"]. Роман.

Луначарский А.В. "Весна была в самом разгаре...". Рассказ.

Шмидт О.Ю. Статьи об освоении Северного морского пути.

Если единица хранения содержит стихотворение, название которого в документе отсутствует, в заголовке в кавычках указывается его первая строка. В этом случае при описании стихотворений классиков или известных поэтов в заголовке единицы хранения после названия стихотворения приводится его первая строка в кавычках и в круглых скобках. Например:

Куприн А.И. "Я не богат, моя царица...". Стихотворение.

Блок А.А. "На железной дороге". ("Под насыпью, во рву некошенном..."). Стихотворение.

В заголовке единицы хранения, содержащей лекции, выступления, доклады, планы и тезисы к ним, указывается автор, название документа, место выступления (если оно известно). При отсутствии названия - последнее дается по содержанию документа. Например:

Тихонов Н.С. "Современная прогрессивная литература мира". Доклад на II Всесоюзном съезде советских писателей. План и тезисы.

Луначарский А.В. Лекции об искусстве, прочитанные в Московском Художественном театре.

В заголовке единицы хранения, содержащей записные книжки, тетради и блокноты с записями, должны быть указаны вид документов, автор, раскрыто их содержание. Например:

Записные книжки Богданова А.А. с записями и заметками к своим научным и публицистическим работам, литературным произведениям, мемуарам, афоризмы, эпиграммы и др.

Записная книжка Ионова Н.И. с записями о работе в военном отделе Советского РК ВКП(б), г. Москва.

При составлении заголовков к единицам хранения, содержащим выписки, заметки и прочие рабочие и черновые документы, указывается автор выписок, вид документов, их содержание (тема). В отдельных случаях могут указываться названия книг, из которых сделаны выписки. Например:

Жебелев С.А. Выписки, заметки на тему: "Археологические раскопки в Крыму".

Афиногенов А.Н. Выписки из газет и книг, сделанные для работы над пьесой "Москва, Кремль".

Танеев В.Н. Выписки из книг Дрейнера Дж. У. "История умственного развития в Европе", Летурно Ш. "История цивилизации", Лебона Г. "Заметки о социализме".

Особенности составления заголовков единиц хранения, содержащих творческие документы композиторов, актеров и режиссеров театра, кинорежиссеров, художников, архитекторов, подробно изложены в "Методических рекомендациях по работе с документами личного происхождения (литература и искусство)". М., 1990.

Если заголовок единицы хранения, содержащий переписку, начинается с указания вида документа (письмо, телеграмма), то при обозначении автора документа сначала указываются его фамилии, затем - инициалы. Заголовок может начинаться с фамилии, имени и отчества (или инициалов) фондообразователя (в именительном падеже), когда переписка располагается по алфавиту фамилий. В переписке при обозначении в заголовке единицы хранения адресата, кроме фамилии, имени, отчества (или инициалов), должны быть указаны должность, звание или служебное положение адресата. Если письмо адресовано в учреждение, организацию, общество, то указывается полное наименование последних. В заголовке единицы хранения, относящейся к переписке, кратко раскрывается содержание документов. Например:

Письмо Менделеева Д. И. министру финансов России Витте С.Ю. по вопросам развития науки России.

Мечников Илья Ильич. Письмо Ковалевскому Александру Онуфриевичу, профессору Новороссийского университета, о результатах его научных экспериментов в эмбриологии.

Письмо доктора технических наук Сасс-Тисовского Б.А. министру химической промышленности Тихомирову С.М. о форсировании работ по усовершенствованию малых электролитов.

При описании коллективных писем в заголовок единицы хранения следует вносить три-пять фамилий наиболее значительных лиц или - первых по порядку фамилий. Если подписавшиеся лица могут быть объединены каким-либо обобщающим наименованием, то последнее указывается в заголовке. Например:

Письмо Андреева Л.А., Бунина И.А., Вересаева В.В., Горького A.M., Шаляпина Ф.И. и других издателю Марксу А.Ф. с просьбой пересмотреть договор с Чеховым А.П. на издание его сочинений.

Письма студентов Московского Высшего технического училища им. Баумана Н.Э. в Министерство высшего и среднего специального образования СССР о проблемах обучения и распределения студентов.

В заголовках единиц хранения, содержащих письма разных лиц, которые объединены по тематическому признаку, указываются корреспондент (группа корреспондентов), адресат и затронутые в письме вопросы. Например:

Письма избирателей депутату Верховного Совета СССР Ангелиной П.Е. по правовым и бытовым вопросам.

Письма Анненского Н.Ф., Тацинского С.С. и других писателю Короленко В.Г. об обвинении вотяков в ритуальных убийствах.

При описании писем, имеющих приписки других лиц и обращения к нескольким лицам, в заголовках единиц хранения отмечаются авторы этих дополнений; в письмах родственников указываются фамилии, имена и отчества автора, адресата, корреспондента; возле фамилии, имени, отчества адресата, корреспондента указывается степень родства (в скобках). Например:

Письма Лебединского Н.А. писателю Фадееву А.А. и его жене, актрисе Степановой А.О., личного характера.

Письмо Фигнер Веры Николаевны Лопатину Герману Александровичу, одному из руководителей "Народной воли", с припиской Морозова Николая Александровича, о задачах народовольческого движения.

Письма Вяземского Петра Андреевича Вяземскому Петру Павловичу (внуку) по семейным делам.

При описании дарственных надписей в книгах и др. документах в заголовке единицы хранения указываются автор надписи, фамилия, имя, отчество (инициалы) лица, которому она адресована, и документ, на котором сделана надпись. Например:

Дарственная надпись Ахматовой Анны Андреевны Блоку Александру Александровичу на титульном листе сборника ее стихотворений "Подорожник".

В заголовке единицы хранения, представляющей альбом, указываются фамилия и инициалы владельца альбома, даются краткое описание имеющихся в нем записей, фотографий и других документов и характеристики внешних особенностей альбома. Например:

Альбом Головиной М.А. со стихотворениями Чайковского П.И., нотными записями его и Рубинштейна А.Г., с записями Самарина И.В., Розенталя М. и автографами других лиц (на рус. и нем. яз.); с рисунками карандашом; в бархатном переплете.

В заголовках единиц хранения, содержащих личные (биографические) документы, документы служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, указываются виды документов, названия учреждений, их выдавших, инициалы и фамилии лиц, которым они выданы или адресованы, и краткое их содержание. Если единица хранения состоит из нескольких видов (разновидностей) документов по одному вопросу, то в заголовке следует перечислить все или основные виды документов. В заголовках единиц хранения, содержащих официальные документы с подписями известных лиц, последние оговариваются. Например:

Автобиография, дипломы, удостоверения и другие личные документы Смирновой Марии Григорьевны, депутата Верховного Совета СССР, заслуженного работника культуры СССР.

Почетные грамоты Ульяновского автомобильного завода им. Ленина В.И., выданные Лаврентьевой М.И. за высокие производственные показатели в социалистическом соревновании за 1950, 1953, 1957, 1961 годы.

Письма "Книгоиздательства Звонарева Б.Н." Серафимовичу А.С. об издании его книги "Очерки и рассказы", накладные на авторские экземпляры, расчетные листы.

Циркулярные письма Наркомата просвещения РСФСР за подписью наркома Луначарского А. В. об улучшении постановки школьного дела.

В заголовке единицы хранения об имуществе указывается вид документа, название и местоположение владения (имения, фабрики и т.п.), владелец (фамилия, имя, отчество (или инициалы)). Например:

Приходно-расходная книга вотчинной конторы села Васильевское, Дорогобужского уезда, Смоленской губернии, принадлежащего Семенову Алексею Павловичу.

В заголовке единицы хранения, состоящей из документов юридического или экономического характера, кроме вида документов, указываются как учреждения и лица, принимавшие участие в акте их составления, принятия, так и содержание документов. Например:

Купчая помещицы Лотошиной Василисы Андреевны на недвижимое имущество в Брюхановской волости Вологодского уезда, проданное за пять рублей Пушечниковой Евдокии Федоровне.

При описании фотографий в заголовке единицы хранения сначала указывается вид документа, а затем - фамилии, имена и отчества изображенных лиц. Если фондообразователь снят в группе лиц, то при описании указывается "в группе" и перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы изображенных лиц. Если фондообразователь снят в группе родственников, то после указания их фамилий и инициалов следует обозначить родственные связи с фондообразователем каждого изображенного лица. Например:

Фотография Гагарина Ю.А. в группе с космонавтами Леоновым А.А., Николаевым А.Г., Поповичем П.Р., Терешковой В.Н., Титовым Г.С. 1968 г.

Фотография Гиппиус З.Н. в группе с Гиппиусом H.P. (отцом), Гиппиус А.С. (матерью), Анной, Татьяной и Натальей (сестрами). 1878 г.

В заголовке единицы хранения с уникальными фотографиями могут указываться место съемки и события, изображенные на снимках, проставляться размеры фотографий (в сантиметрах).

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии с дарственными надписями, дается описание изображений, затем - дарственных надписей. В заголовке оговариваются даты дарственных надписей. Например:

Фотография Шаляпина Ф.И. с дарственной надписью Бунину И.А. (следует описание надписи) от 29 ноября 1900 г.

Крайними датами единиц хранения, содержащих фотографии, в том числе и фотографии с дарственными надписями, являются даты изображений.

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии городов, местностей, помещений, указывается вид документов и дается описание изображений. Например:

Фотография кабинета Чайковского П.И. в доме-музее в Клину.

Фотографии видов городов Самара, Сызрань, Углич.

Свою специфику имеет описание документов по истории церкви.

При описании церковных документов следует прежде всего учитывать их видовой состав. Основные виды документов следующие: указы духовных консисторий и духовных правлений; переписка с благочинными; отчеты благочинных об их деятельности; богослужебные книги (богослужебно-братские журналы); клировые ведомости; церковные летописи (ведомости); метрические книги; книги брачных обысков (брачные обыскные книги, книги предбрачных свидетельств); брачные документы; исповедные (духовные, исповедальные) книги (ведомости, росписи); описи церковного имущества; приходно-расходные книги; журналы входящих/исходящих документов.

Единицы хранения церковных документов должны содержать документы одного вида; не относящиеся к ним документы должны быть выделены и описаны в самостоятельных единицах хранения или в единицах хранения, содержащих идентичные по видовому составу документы.

В заголовок единицы хранения документов по истории церкви входят следующие элементы: название вида документов, название церковного учреждения (церковь, собор, консистория и др.), географическое определение местности, к которой относится это учреждение, даты, к которым относятся документы единицы хранения. Если единицы хранения систематизированы по географическому признаку, то в заголовок единицы хранения не следует вносить название местности, к которой относится церковное учреждение. Например:

Указы Орловской духовной консистории за 1843 г.

Книга брачных обысков Петропавловского кафедрального собора г. Орел за 1849-1854 гг.

Метрические книги Преображенской церкви с. Спасское-Лутовиново, Мценского уезда, Орловской губернии за 1780-1812 гг. (приходский экземпляр).

Исповедные ведомости Введенской церкви, с. Алмазово, Кромского уезда, Орловской губернии за 1821 г.

При описании метрических книг, представляющих собой совокупность хронологических записей по установленной форме о рождении, браке и смерти прихожан, необходимо учитывать их особенности. Метрические книги по принципу документирования и хранения делятся на приходские и консисторские, названия которых происходят от места их создания и хранения. Экземпляры не идентичны. Приходской экземпляр включал записи рождений, браков и смертей прихожан только одного прихода за несколько лет, в зависимости от численности прихода, в силу чего он обладает хронологической распространенностью и статичной географией (один приход). Приходская метрическая книга составлялась в двух экземплярах, один из них (список) передавался в консисторию. До 1840-1850-х гг. приходская метрическая книга включала все виды регистрации, а позже каждый вид регистрации велся в отдельной книге.

Встречаются книги, объединяющие регистрационные записи двух видов. Например:

Метрические книги Димитриевской церкви г. Кромы, Орловской губернии за 1802-1911 гг. (приходский экземпляр).

Метрическая книга с записями в приходских церквях уездов и городов Тобольской губернии о бракосочетавшихся за 1874 г. (консисторский экземпляр).

Метрическая книга с записями в приходских церквях Богородского уезда Московской - губернии о родившихся и умерших за 1889 г. (консисторский экземпляр).

Консисторский экземпляр начинал формироваться тем же приходским священником, который заполнял метрическую тетрадь, то есть он представлял список трех частей приходского экземпляра за истекший год. В начале января следующего года этот экземпляр передавался в консисторию, где тетради всех приходов одного уезда или города сшивались погодно в одну книгу, которая и получила название консисторского экземпляра. В отличие от приходского консисторский экземпляр объединяет метрические книги со сведениями о рождении, браке, смерти за один год по всем приходам уезда или города и потому имеет географическую распространенность и хронологическую статичность.

Вследствие того, что выделенные (по разным причинам) из фондов консисторий консисторские экземпляры метрических книг в настоящее время оказались в фондах приходских церквей, необходимо при описании, учитывая разную структуру этих книг, указывать название экземпляра: "приходской", "консисторский". При этом недопустимо в одной единице хранения соединять разные экземпляры.

При описании метрических книг необходимо также различать метрические книги по конфессиональному признаку. Они делятся на христианские: православные (ортодоксальная и старообрядческая церковь), католические (римско-католическая церковь и др.), протестанские (евангелическо-лютеранская церковь, баптисты и др.); нехристианские: мусульманские, иудейские.

Существуют различия метрических книг по статусу церкви, когда метрические книги различаются как:

а) книги приходских церквей (в том числе книги соборов, монастырских церквей и др., имевших постоянный приход);

б) книги бесприходских церквей (церквей казенных и богоугодных заведений, домовых, кладбищенских церквей);

в) книги полковых священников и капелланов.

При описании метрических книг в заголовках единиц хранения следует также отмечать эти особенности. Например: "метрическая книга старообрядцев", "метрическая книга иудеев", "метрическая книга мусульман", "полковая метрическая книга" и др.

В приходских церквах под названием "брачные документы" собирались личные документы вступающих в брак. В больших городских приходах эти документы группировались отдельно от брачных обысков (предбрачных свидетельств), объединявшихся в шнуровых обыскных книгах. В небольших приходских церквах брачные документы нередко помещались в обыскные книги, что приводило к нарушению принципов документирования. Необходимо выделить брачные документы из состава книг брачных обысков в самостоятельную группу и описывать их раздельно.

В заголовке единицы хранения, содержащей брачные (личные) документы, указываются сведения о лицах, вступающих в брак: фамилии, имена, отчества, возраст (год рождения), сословие, чин, семейное положение, число, месяц и год заведения дела. Затем перечисляются виды брачных документов, которые предъявлены бракосочетающимся для заключения брака. Например:

Брачные документы

Петров Петр Иванович, 1860 г.р., купец, холост

Смирнова Ольга Сергеевна, 1864 г.р., мещанка, незамужняя; 1892 г., 25 мая.

Прошения о вступлении в брак; разрешения начальства (с подписью и печатью); свидетельства об исповеди и причастии; свидетельство или удостоверение о разрешении на вступление в брак жениху (выданное купеческой или мещанской управой, если он принадлежал к этим сословиям); свидетельство о номере брака после вдовства или развода; указ консистории о разрешении повенчать 3-й брак (с 1840 г.); указ консистории о расторжении брака и разрешении вступить в новый; показание-обязательство для иноверца(ки) при вступлении в брак с православным(ой) соблюдать законы Российской империи и др.

Описание документов КГБ СССР, переданных на государственное хранение, имеет свои особенности.

Прежде всего это относится к фильтрационно-проверочным делам и трофейным документам на репатриированных советских граждан и бывших военнопленных Советской Армии. Среди фильтрационных документов имеются личные дела, отмеченные грифом "Секретно", которые, после выделения в отдельную опись, описываются в обычном порядке.

Заголовок единицы хранения "личное дело" должен состоять из фамилии, имени, отчества, дат жизни лица, на которое составлено фильтрационное дело. Поскольку в заголовке фильтрационного дела, в силу особенностей его составления, эти даты зачастую неполные или отсутствуют, необходимо их определить, используя имеющиеся в фильтрационных материалах справочные картотеки, регистрационные журналы, трофейные документы и другие источники, включая поиски через Международные организации: Международная служба розыска, (г. Арользен, ФРГ), Центральное бюро розыска Международного Красного Креста (г. Женева, Швейцария) и др. В соответствующих графах описательной статьи следует указать крайние даты документов.

Большой массив документов составляют фильтрационные карточки НКВД (МВД, МГБ) на репатриантов (бывших в окружении, в плену, в зонах фашистской оккупации или репатриированных из заграницы советских граждан) и трофейные немецкие карточки учета военнопленных. В каждой группе эти карточки систематизируются по алфавиту фамилий, после чего составляются единицы хранения, состоящие из 250-300 карточек. Если на одного человека имеется несколько карточек, они объединяются и получают один порядковый номер. Заголовок единицы хранения должен состоять из названия карточек и указания букв фамилий людей, на которые составлены карточки. Например:

Фильтрационные карточки репатриантов с фамилиями на буквы А - И.

Трофейные немецкие карточки военнопленных с фамилиями на буквы К - П.

При обнаружении в трофейных документах трофейной карты военнопленного (с фотографией, указанием анкетных и личных данных, особых примет) следует сформировать отдельное дело военнопленного и описать его по правилам описания личных дел.

Вторая группа документов, переданных в государственные архивы из архивов КГБ, представлена документами граждан, репрессированных по политическим мотивам в 1920-1970 годы и реабилитированных впоследствии. Эти документы можно разделить на три группы, каждая из которых описывается с учетом специфики документов каждой группы:

- первая группа - "дела" репрессированного;

- вторая группа - личные документы репрессированного;

- третья группа - вещественные доказательства.

Первую группу составляют созданные в процессе следствия следующие дела репрессированного: архивно-следственное, контрольное, наблюдательное, личное дело заключенного, дело спецпроверки, имущественное, учетное и другие дела.

Архивно-следственное дело являлось основным в ходе ведения следствия. В журналах регистрации КГБ ему присваивался порядковый номер. Остальные дела рассматривались как приложения к архивно-следственному делу и не имели самостоятельного номера. В прочих делах к номеру архивно-следственного дела добавлялась соответствующая литера, например, наблюдательное дело имело литеру "н/д".

Вторая группа - личные документы - может быть представлена изымавшимися у обвиняемого документами: паспорт, трудовая книжка, профбилет и др. удостоверения, грамоты, свидетельства, фотографии, письма, рукописи, книги, дневники, листовки, плакаты и др.

Третью группу - "вещественные доказательства" - могут представлять личные документы (письма, рукописи и т.д.), а также приобщавшиеся к делу предметы, которые можно отнести к музейным (ордена, медали, заготовки печатей, оттиски, куски резины для типографии и др.).

Документы одного репрессированного гражданина в каждой группе составляют самостоятельные единицы хранения, и записываются раздельно. Целесообразно составлять типовые заголовки на однородные единицы хранения.

В состав элементов описания заголовка единицы хранения входят:

- название вида единицы хранения: архивно-следственное дело (наблюдательное дело и т.д.); личные документы; "вещественные доказательства". Вслед за названием архивно-следственного и других дел репрессированного проставляется номер регистрации дела в журнале КГБ; далее указываются фамилия, имя, отчество и год рождения лица/лиц, проходящих по делу. В заголовок группового дела в алфавитном порядке вносятся все фамилии лиц, проходящих по делу. В случае разночтений фамилий и имен, разночтения указываются в скобках.

В заголовке единицы хранения личных документов перечисляются их виды (паспорт, книга, рукопись и др.).

За единицу хранения музейных предметов, являющихся "вещественными доказательствами", принимается один или несколько предметов, помещенных в отдельную коробку, конверт, связку, чехол. В заголовке единицы хранения с "вещественными доказательствами" перечисляются их состав, который отражается также во внутренней описи единицы хранения.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: