Дифференцированный подход к составлению описи

При создании описи дел применяется дифференцированный подход, сущность которого заключается в применении различной методики описания единиц хранения, выборе, составе и наполнении справочного аппарата к описи, установлении очередности работы по описанию единиц хранения и документов и усовершенствованию описей.

В настоящее время дифференцированный подход рассматривается как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации на всех этапах работы с ней.

К фондам, содержащим многостороннюю, межотраслевую информацию, к фондам личного происхождения, содержащим преимущественно особо ценные и уникальные документы, имеющим широкие возможности использования, создаются описи, снабженные указателями различных видов, предисловия к описям включают развернутые сведения по истории фондообразователя и истории фонда.

К фондам, содержащим информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондам личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, могут также составляться предисловия к описям, где история фондообразователя дается кратко, указатель может быть составлен один, например, предметный или именной.

Описи фондов, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к фондам, включающим многостороннюю информацию, и фондов личного происхождения, не имеющих особо ценных документов или содержащих единичные особо ценные документы, могут не иметь указателей.

Степень обобщения сведений, заключенных в заголовках единиц хранения, также будет различаться: она будет более высокой у фондов, содержащих многостороннюю информацию.

Состав описательной статьи описи не зависит от информационной значимости фонда и не подлежит каким-либо изменениям.

Этапы составления описи

Составление описи начинается с изучения истории фондообразователя и истории фонда, предварительного просмотра документов фонда.

Для этого рекомендуется: изучить литературу и источники о фонде и фондообразователе, обстановку, в которой протекала деятельность фондообразователя; ознакомиться с имеющимся в государственном, муниципальном и др. архивах справочным аппаратом к фонду (сдаточной описью, делом фонда и др.); просмотреть документы фонда с целью ознакомления с их составом, содержанием, степенью полноты и упорядоченности, выявления структуры, определения компетенции, функций фондообразователя.

Следующим этапом работы является разработка первоначальной схемы систематизации единиц хранения в фонде, которая является основанием для внутренней организации архивного фонда.

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда управленческой документации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, направления деятельности, состав документов фонда (виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда).

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда личного происхождения определяется составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

- структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); хронологического (по периодам и датам, к которым относятся документы); функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, которых касается содержание документов); номинального (по делопроизводственной форме - родам дел, видам и разновидностям документов); корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы); географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и др. географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты); авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются не по одному, а по нескольким признакам, последовательное применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда. При выборе признаков группировки единиц хранения управленческой документации в пределах названных схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

В особые группы необходимо выделять, систематизировать и вносить в отдельные описи единицы хранения по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах, акты проверок в контрольных органах и т.д.

При систематизации единиц хранения фондов личного происхождения применяются тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки, характерные для данных фондов (например, группировка рукописей по жанрам произведений).

Единицы хранения фондов личного происхождения чаще всего систематизируются по типовой схеме, которая состоит из следующих групп:

- Творческие документы.

- Записные книжки, дневники.

- Мемуары.

- Переписка (письма фондообразователя и письма фондообразователю).

- Дарственные надписи фондообразователя разным лицам и дарственные надписи разных лиц фондообразователю.

- Документы к биографии фондообразователя (личные документы, документы профессиональной, служебной, общественной и др. деятельности).

- Документы имущественно-хозяйственного и бытового характера.

- Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам.

- Документы о фондообразователе (статьи, воспоминания о фондообразователе, документы об увековечении его памяти и др.).

- Изобразительные документы (в том числе - фотографии).

- Документы членов семьи фондообразователя.

- Документы разных лиц, отложившиеся в фонде.

- Коллекции.

При систематизации документов фондов личного происхождения по типовой схеме желательно закрепить хронологическую структуру фонда с помощью хронологического указателя (для фондов, имеющих свыше 100 единиц хранения).

Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания фондов и алфавиту их названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, возможно применение разных схем систематизации, выбор которых определяется характером деятельности фондообразователей, составом и объемом документов. Для фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

Систематизация единиц хранения коллекций определяется тематикой и составом документов. При систематизации единиц хранения в коллекциях могут применяться тематический, номинальный, географический, авторский и др. признаки.

В пределах коллекции, состоящей из единиц хранения одного вида (одной разновидности), возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций и (или) фамилий авторов. В пределах коллекции, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, располагаемым в порядке их значимости или по хронологии. Внутри тематических подгрупп единицы хранения могут быть объединены по различным признакам, исходя из состава и объема документации.

Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, осуществляется в следующем порядке: определяются фондовая принадлежность документов россыпи и структурные части фондов, к которым должны быть отнесены документы; при отсутствии ранее сформированных единиц хранения или невозможности их восстановления формируются новые единицы хранения на основе определенных признаков систематизации; если в россыпи сохранились отдельные единицы хранения или есть возможность их восстановить, то документы россыпи включаются в единицы хранения, к которым они относятся.

Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, целесообразно составление рабочей инструкции, в которой должен быть определен весь комплекс работ с россыпью, в т.ч. даны сведения о состоянии россыпи, перечислены основные виды работ и порядок их проведения, приведен ориентировочный расчет бюджета рабочего времени. При систематизации листовой россыпи и формировании из нее единиц хранения необходимо обращать внимание на содержание документов, пометы, регистрационные записи на документах, внешние особенности документов (цвет и качество чернил, бумаги, машинописной ленты, шрифт машинки, почерк и др.), помогающие установить взаимосвязь между отдельными документами россыпи.

Далее в процессе составления описи осуществляются: группировка документов по единицам хранения, систематизация документов внутри единиц хранения, формирование единиц хранения. Единица хранения может состоять из одного документа или группы документов. Формирование единиц хранения может быть произведено только на основании точного определения документов или групп их. Документы внутри единицы хранения должны быть систематизированы также на основе признаков, применяемых для систематизации единиц хранения документов в описи. Выбор схемы систематизации определяется составом документов единицы хранения.

Внутри единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и в хронологической последовательности. Документы-приложения располагаются вслед за документами, к которым они относятся, независимо от их даты. В переписке документ-ответ должен следовать за инициативным документом. Для закрепления порядка расположения документов в единице хранения и обеспечения их сохранности необходимо все ее листы (кроме чистых и листа-заверителя) пронумеровать простым карандашом порядковой нумерацией в правом верхнем углу листа. Количество листов единицы хранения отражается в листе-заверителе.

После систематизации документов внутри единиц хранения следует описание этих единиц хранения на карточках. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку единицы хранения и является ее временным рабочим номером до окончательной систематизации единиц хранения в описи и фонде (для фондов, имеющих несколько описей).

По завершении описания составляется и утверждается окончательная схема систематизации единиц хранения внутри описи, в соответствии с которой карточки и единицы хранения систематизируются и получают архивный шифр. Все сведения с карточек переносятся на обложки единиц хранения (как правило, в перепечатанном виде); шифр единицы хранения проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах. Шифр состоит из названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера единицы хранения. На обложку выносится количество листов единицы хранения, отраженное в листе-заверителе.

Работа над описью завершается составлением описательных статей описи и справочного аппарата к ней. Заголовок единицы хранения переносится в опись с обложки без изменений и сокращений. Кроме того, опись содержит итоговую запись, лист-заверитель и справочный аппарат.

В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.

На документы каждого фонда составляется одна или несколько описей.

Каждая опись должна быть оформлена на бланках утвержденной формы (см. Приложение N 1). Все экземпляры описи подшиваются, на обложке описи воспроизводятся сведения, размещенные на титульном листе.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: