Краткий словарь терминов в области документирования

Автоматизированная информационная система – информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресат – 1. Получатель документа. 2. Реквизит документа, включающий наименования получателя документа, при необходимости его почтовый адрес.

Акт – 1. Обобщенное название документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный акт, правовой акт и др.). 2. Официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт приемки, акт передачи и т.д.).

Анкета– 1. Перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких – либо сведений. 2. Форма представления текста документа по системе «вопрос – ответ».

Аннотация– краткое изложение текста первоисточника.

Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Архивная справка – официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивное дело– отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк должностного лица – бланк документа, на котором воспроизведено наименование должности автора документа.

Бланк письма – бланк документа, используемый для ведения переписки.

Вид документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ – документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Выделение документов к уничтожению – выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение и отбор к угничтожению.

Выписка архивная – копия части текста архивного документа, заверенная в установленном порядке.

Выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением Государственного герба РФ, Герба субъекта РФ или герба муниципального образования.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Доверенность – документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких – либо действий от имени доверителя.

Договор– документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Документооборот– движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Должностная инструкция – документ, определяющий права, обязанности и ответственность работника.

Заявление– 1. Сообщение правительства, государственного учреждения, общественной организации или общественного деятеля по особо важным вопросам. 2. Документ, содержащий просьбу или предложение лица учреждению или должностному лицу.

Знак обслуживания – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических лиц от однородных услуг других.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Исходящий документ – документ, созданный в организации и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле.

Код организации – идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный условным цифровым обозначением. Код проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Личное дело – дело, включающее документы о каком – либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы, касающиеся различных видов деятельности.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое – либо действие, факт, происшествие, предъявляемый руководителю.

Отзыв – документ, содержащий мнение специалиста по какому – либо документу или вопросу.

Оттиск печати – реквизит документа, удостоверяющий подлинность подписи должностного лица.

Письмо– обобщенное наименование различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Положение– 1. Документ, устанавливающий статус, задачи, функции и порядок деятельности организации, органа управления, структурного подразделения. 2. Правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

Постановление– правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм и правил.

Пояснительная записка – документ, разъясняющий отдельные положения основного документа.

Приказ– правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.

Протокол– документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.

Распоряжение– правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.

Реестр– перечень каких – либо объектов, составляемый в целях их учета или справочно – информационных целях.

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Сопроводительное письмо – письмо, составленное для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.

Справка– 1. Документ информационно – справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству. 2. Документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Стенограмма– дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или аудиосредств.

Тезисы – краткое изложение текста документа или выступления.

Телеграмма – краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.

Телекс– обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телеграфной сети.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телефонной сети.

Указ – правовой акт, издаваемый Президентом РФ, высшим должностным лицом субъекта РФ.

Указание– правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно – методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.

Факсимиле – клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

Экспертиза ценности документа – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Эмблема– символическое изображение какого – либо понятия, образа, идеи.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Языковая формула – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст и закрепленное за конкретным видом документа.

Тесты

Укажите правильный вариант ответа.

Вариант 1.

1. Основные функции ДОУ:

1. Законодательная, служебная, юридическая, управленческая;

2. информационная, управленческая, коммуникационная, правовая;

3. все перечисленное верно.

2. Наибольшее количество реквизитов, которое может содержаться в документе:

1. 20 реквизитов;

2. 25 реквизитов;

3. 30 реквизитов.

3. Документ утверждают руководители двух предприятий: от ЗАО «Альфа» - Иванов А.А. и от ООО «Сигма» - Петров Т.Д. Оформление реквизита 16 «Гриф утверждения» производится следующим образом:

1. УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ЗАО «Альфа»

Личная подпись А.А. Иванов

Руководитель ООО «Сигма»

Личная подпись Т.Д. Петров

2. УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ЗАО «Альфа» Руководитель ООО «Сигма»

Личная подпись А.А. Иванов Личная подпись Т.Д. Петров

Дата Дата

3. УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ЗАО «Альфа»

Личная подпись А.А. Иванов

Дата

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ООО «Сигма»

Личная подпись Т.Д. Петров

Дата

4. Документ согласован с директором школы №5 К.К. Котовым 23 сентября 2010 г. Гриф согласования оформляется следующим образом:

1.СОГЛАСОВАНО

Директор школы №5

Личная подпись К.К. Котов

23.09.2010

2. СОГЛАСОВАНО

С директором школы №5

Личная подпись К.К. Котов

23 сентября 2010 года

3. СОГЛАСОВАНО

С директором школы №5

К.К. Котовым Личная подпись

23 сентября 2010 г.

5. Заседание проводилось 22 – 23 сентября 2010 года. Протокол составлен после окончания заседания 24 октября, а подписан 25 октября. Датой протокола является:

1. 22-23.10.2010.

2. 24.10.2010.

3. 25.10.2010.

6. В протоколе по каждому вопросу присутствует:

1. всегда 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ».

2. всегда 2 части: «Слушали», «Постановили».

3. В полном протоколе присутствуют 3 части, в кратком т- 2.

7. В протоколе заседания коллегиального органа указывают председателя и секретаря. Функции председателя исполнял заместитель генерального директора Попов В.Р., секретаря – его помощник Егорова К.Е. В протоколе должно быть записано:

1. Председатель – заместитель ген.директора Попов В.Р.

Секретарь – помощник зам.ген.директора – Егорова К.Е.

2. Председатель – Попов В.Р.

Секретарь – Егорова К.Е.

3. Председатель - заместитель ген.директора Попов В.Р.

секретарь – помощник Попова В.Р. Егорова К.Е.

8. Протокол заседания коллегиального органа состоит из следующих частей:

1. заголовочной, вводной, основной.

2. вводной и основной.

3. заголовочной, основной и распорядительной.

9. Номенклатура дел бывает:

1. сводная и подразделений.

2. типовая, примерная и конкретной организации

3. оба ответа верны.

10. В заголовке дела «Переписка с подведомственными организациями Ленинградской обл. по финансовым вопросам» содержатся следующие признаки:

1. номинальный, предметно – вопросный, корреспондентский, географический.

2. номинальный, предметно – вопросный, географический.

3. предметно – вопросный, корреспондентский, географический, видовой.

Вариант 2.

1. Каждый управленческий документ имеет:

1. 10 реквизитов

2. 13 реквизитов

3. различное число реквизитов в зависимости от вида документа.

2. Заголовок к тексту:

1. это наименование вида документа.

2. это текст документа.

3. согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего.

3. Гриф согласования оформляется в случаях, когда требуется предварительное внешнее согласование. Ситуация. Согласование текста документа производится решением №8 от 11.09.2009 аттестационной комиссии ГПА. Оформление реквизита приведено ниже:

1. «СОГЛАСОВАНО»

С аттестационной комиссией ГПА

11.09.2009

2. Согласовано

Решением №8 аттестационной комиссией ГПА

11.09.2009.

3. СОГЛАСОВАНО

Решение аттестационной комиссии ГПА

От 11.09.2008 №8

4. Заседание коллегиального органа проводилась с 20 по 21 октября 2009 г. Протокол составлен 22.10.09. Датой протокола запишется следующим образом:

1. 23.10.2009.

2. 22.10.2009

3. 20.10.2009 – 21.10.2009.

5. Текст приказа (распоряжения) состоит из следующих частей:

1. основной и дополнительной.

2. констатирующей и распорядительной.

3. вводной и основной.

6. В приказе написано:

1. ОБЯЗЫВАЮ

Начальнику отдела №1 Ивановой А.Г. организовать обучение персонала;

2. ПРИКАЗЫВАЮ

Начальнику отдела №1 Ивановой А.Г. организовать обучение персонала;

3. Оба варианта верны.

7. Номенклатура дел бывает:

1. типовая, примерная, конкретной организации.

2. сводная, подразделений.

3. оба ответа верны.

8. В заголовке дела «Приказы генерального директора по основной деятельности» содержатся следующие признаки:

1. номинальный, предметно – вопросный, авторский.

2. номинальный, корреспондентский, авторский, географический.

3. предметно – вопросный, авторский, корреспондентский.

9. Какое утверждение верно:

1. все управленческие документы регистрируются один раз.

2. исходящие документы регистрируют 2 раза – в момент утверждения, в момент отправки.

3. внутренние документы можно не регистрировать.

10. Деловое письмо направляется начальнику управления по кадрам Петрову И.И. ООО «Сигма». Реквизит «адресат» оформляется следующим образом:

1. ООО «Сигма»

Начальнику управления по кадрам

И.И. Петрову

2. Начальнику управления по кадрам

ООО «Сигма»

И.И. Петрову

3. Оба варианта верны.

Примерный перечень вопросов к экзамену:

1. Значение документационного обеспечения управления

2. Из истории письменных коммуникаций в России

3. Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов

4. Этические аспекты письменных коммуникаций

5. сновные положения по документированию управленческой деятельности

6 Унификация урправленческих документов

7 Виды документов, их классификация

8 Правила оформления организационно – распорядительных документов

9. Оформление реквизитов документов

10. Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств

11. Требования к бланкам

12. Организационные формы службы ДОУ

13. Факторы, определяющие выбор формы службы ДОУ

14. Основные заждачи и функции службы ДОУ

15. Должностной и численный состав службы ДОУ

16. Нормативная регламентация работы службы ДОУ

17. Нормирование труда работников службы ДОУ

18. Обработка документов

19. Обработка входящих документов

20. Работа с исходящими документами

21. Работа с внутренними документами

22. Регистрация документов

23. Контроль исполнения документов

24. Сроки исполнения

25. Организация хранения документов

26. Основные требования к организации оперативного хранения документов

27. Составление номенклатуры дел

28. Формирование и оформление дел

29. Порядок передачи документов на хранения в архив

30. Организационная документация

31. Устав

32. Положение

33. Инструкция

34. Распорядительные документы

35. Приказ

36. Распоряжение, указание

37. Постановление, решение

38. Выписка из организационно – распорядительных документов

39. Информационно – справочные документы

40. Справки

41. Докладная записка

42. Объяснительная записка

43. Акт

44. Протокол

45. Письма

46. Особенности официально – делового стиля

47. Употребление прописных и строчных букв

48. Наиболее употребляемые сокращения слов

49. Оформление дат и чисел ТВ документах

50. Документы личного дела работника

51. Документы для трудоустройства

52. Деловое общение посредством визитной карточки

53. Систематизация документов на предприятии

54. Регистрация документов с помощью «Номенклатуры дел»

55. Документооборот на предприятии

56. Автоматизация документационных процессов

57. Особенности хранения документов

58. Сбор информации о деловом партнере

59. Структура и содержание договора купли – продажи товаров

60. Организация работы

61. Постановление Правительства о перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну

62. Примерный перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну предприятия

63. Защита персональных данных работника

64. Документационное обеспечение процесса организации и регистрации предприятия

65. Исследования и расчеты в области документационного обеспечения управления

66. Примерный перечень документов, подлежащих легитимизации

67. Список слов делового языка, вызывающих трудности в употреблении

68. Модели и варианты синтаксических конструкций для делового письма

69. Примеры оформления приказов и соответствующих записей в разделе «Сведения о работе» трудовых книжек работников

70. Примерное положение об отделе.

7. Учебно – методическое и информационное обеспечение дисциплины.

А) Основная литература:

1. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: учебник / В.С. Соколов. – 2-е изд. – М.: ФОРУМ, 2009. – 176 с. – (Профессиональное образование).

2.Спивак В.А. Делопроизводство. – СПб.: Питер, 2002. – 208 с.:ил. – (Серия «Учебные пособия»).

Б) Дополнительная литература:

1. Быкова Т.П., Санкина Л.В. Изд-во: Инфра – М, 2010 г.

2. Иванова А.А., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Изд-во: Феникс, 2007 г. – 396 с.

3. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. Изд-во: Юрайт, 2011 г.

4. Мищенко Г.И. Документационное обеспечение управления. Практикум для студентов очной и заочной форм обучения. – СПб.: ГПА, 2010. – 56 с.

5. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. пособие, - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010. – 384 с.

6. Соколова О.Н., Акимочкина Т.А. Документационное обеспечение управления в организации. Изд-во: Кнорус, 2010 г.

7. Янковская В.Ф. Как организовать делопроизводство – М.: МЦФЭР, 2005, - 416 с.

В) Программное обеспечение и интернет – ресурсы:

1. Рабочая программа по дисциплине «Основы делопроизводства» в электронном исполнении (в библиотеке ГПА).

2. Интернет – ресурсы:

www.intertrust.ru

www.terralink.ru

8. Материально – техническое обеспечение дисциплины.

На занятиях используются: ноутбук, проектор, имеющиеся на кафедре, интерактивные доски в лекционных аудиториях.

Программа составлена в соответствии с требованиями ФГОС ВПО с учетом рекомендаций и ПрООП ВРО по направлению и профилю подготовки.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: