Сделай Сам Свою Работу на 5

К приказу Управления Роспотребнадзора по Воронежской области





От 02.07.2004 №121

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение №1

К приказу Управления Роспотребнадзора по Воронежской области

От 02.07.2004 №121

4.4. Текст документа

 

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.



Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

 

4.5. Дата документа

Датой документа является:

- для распорядительных документов, писем или события, зафиксированного в документе - дата его подписания;

- для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.



Документы, изданные совместно двумя или более органами государственной власти, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 23 мая 2003 года следует оформлять 23.05.2003. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 23 мая 2004).Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05

 

4.6. Регистрационный номер

 

Требования к оформлению регистрационных номеров изложены в разделе 6 «Регистрация документов».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).

4.7. Ссылка на номер и дату

 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Она помещается в специально отведенном для этого верхнем углу левого поля документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.




4.8. Адресование документа

 

Документы адресуют организациям, их отделам, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее отделу без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, инициалы указывают перед фамилией, например:

ОАО «Алмаз»

Главному инженеру

П.С. Никифорову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Председателю

Областной Думы

И.О. Фамилия

или

Генеральному директору объединения «Агропром»

В.Д. Иванову

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно,

Например:

Руководителям

Органов управления учреждений здравоохранения Российской Федерации

Если документ будет направлен части однородных учреждений, то адресат излагается в следующей редакции:

Территориальные отделы Управления Роспотребнадзора по Воронежской области

(по списку)

При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя.

Например:

С.И. Перовой

Ул. Садовая, д.23 кв.42

Г. Троицк,

Московская обл., 299015

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» для адресатов перед вторым, третьим, четвертым адресами на документах не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, отмечен. При направлении письма более чем в четыре адреса, подписывается первый экземпляр письма, ему присваивается номер, письмо размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии со списком рассылки. При этом на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 №221.

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат», указывают ее наименование, а затем почтовый адрес, например:

 

Российский медицинский университет

Ул. Островитянова, д.1

Г.Москва, 117869

Допускается центровать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

 

Российский медицинский университет

Ул. Островитянова, д.1

Г.Москва, 117869

 

4.9. Согласование (визирование) документа

 

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Согласование может проводиться как внутри Управления (отделами и должностными лицами), так и вне его (с сторонними заинтересованными организациями). Перечень согласующих организаций определяется составлением документа, исходя из его содержания, или предусматривается законодательными и нормативными актами.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом и включает личную подпись, должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:

 

Начальник

Отдела юридического обеспечения

Личная подпись В.М. Семенов Дата

 

 

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

 

Замечания прилагаются

Начальник

Отдела юридического обеспечения

Личная подпись В.М. Семенов

Дата

 

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа и его приложения.Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования (или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.