Сделай Сам Свою Работу на 5

Изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.





Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»

Служебное письмо Управления составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном отделе организации - адресата.

Адресование писем оформляется согласно п. 4.8

Служебные письма подписываются: направляемые в адрес Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека - только руководителем Управления, а в его отсутствие - заместителем, исполняющим его обязанности; направляемые руководителям территориальных органов федеральных органов исполнительной власти только руководителем Управления или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. Запрещается направление ответов в высшие органы власти, руководству Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека за подписью начальника отдела.



Подпись в служебных письмах оформляется в соответствии с п.4.12. Написание наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, учреждений и организаций, должностных лиц указано в приложении №3.

Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ, например: «на №25/31 от 30.06.2004».

Письма, подготовленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А 4, должны иметь заголовок к тексту согласно п.4.2.

В деловой переписке принята форма изложения текста от 1-го лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение») и от 3-его лица единственного числа («Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области считает...»), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Управления. Форма изложения текста письма от 1-го лица единственного числа («считаю необходимым…», «прошу выделить…») возможна в двух случаях: если письмо оформляется на должностном бланке (руководителя Управления), либо письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.



Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для письма, констатацию факта, события, сложившейся ситуации. При необходимости ссылок на документы их следует давать в тексте письма. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма. При ссылке в тексте письма на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок, например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 01.07.2004 №100 «Об утверждении Положения....».

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.



В письмах должны быть приняты только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименование учреждений, организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям. Отметку о наличии приложений к письмам следует оформлять в соответствии с п. 4.3. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Перед представлением на подпись проекта письма исполнитель обязан проверить наличие указанных приложений к письму, необходимых виз и количество экземпляров. Проект письма представляется на подпись с материалами, на основании которых оно готовилось. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

 

III. Правила оформления документов

 

3.1. Бланки документов

 

При оформлении документов необходимо всегда учитывать, что юридическая сила официального документа любого вида признается при наличии у него определенных атрибутов внешнего оформления, называемых реквизитами, таких как: бланк установленного образца, подпись должностного лица, дата, регистрационный номер и др.

Основные требования к реквизитам организационно-распорядительных и иных служебных документов устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 №65-ст.

Документы Управления оформляются на бланках, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Для составления документов используются бланки следующих стандартных размеров (ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы):

- - для материалов, содержащих таблицы с большим числом граф -

A3 297x420 мм;

- - для документов, объемом более 15 строк машинописного текста-

А4 210x297 мм;

- - для сопроводительных писем и др. документов объемом до 15 строк машинописного текста (вместе с подписью) - А5 148x210 мм;

- для бланков резолюций и поручений руководства Федеральной службы

А6 105x148 мм;

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. При изготовлении бланков используется черная краска.

В Управлении установлены следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланки конкретных видов документов (приказы, указания, постановления, распоряжения);

- бланк постановления Главного государственного санитарного врача по Воронежской области.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Выше перечисленные бланки изготавливаются с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее гербовые бланки).

Отделы Управления могут иметь бланки для писем в том случае, если это закреплено в положении о подразделении (Государственный герб Российской Федерации на них не воспроизводится). Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка, на стандартных листах бумаги формата А4.

Все виды бланков заказываются отделом по обеспечению деятельности только в типографии. Употребление ксерокопий гербовых бланков и бланков произвольной формы не допускается. Гербовые бланки, изготовленные с помощью компьютера или ксерокса, не имеют юридической силы.

 

3.2 Учет и хранение бланков

 

Гербовые бланки Управления подлежат учету. При изготовлении бланков в типографии производится их поэкземплярная нумерация на оборотной стороне листа. Учет гербовых бланков Управления ведется раздельно по видам бланков в журналах учета. Сотрудник, персонально ответственный за учет, использование и хранение гербовых бланков, исполняет данные обязанности в соответствии с должностным регламентом.

Гербовые бланки выдаются по заявкам, подписанным начальниками отделов. При выдаче бланков в журнале учета записывается:

- наименование номерного бланка;

- количество экземпляров;

- номера бланков;

- наименование отдела, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Бланки для составления необходимых документов выдаются строго по назначению только сотрудникам Управления.

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в журналах учета бланков. Журналы учета бланков включают в номенклатуру дел. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем Управления. О проведенных проверках делают отметки в журналах учета бланков после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя Управления.

 

IV. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

4.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу

 

Гриф секретности или пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

 

4.2. Заголовок к тексту документа

 

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ). Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем?» («о ком?») - «О выделении...», «Об изменении...», «Об отмене....», «Об организации...», «О состоянии....», например: «О создании аттестационной комиссии»; или «чего» (кого), например: «Должностной регламент главного специалиста-эксперта».

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

4.3. Оформление приложений к документу

 

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). О наличии приложений к документу указывается в тексте или ниже текста перед подписью. Отметка о наличии приложения оформляется следующим образом.

В письмах: Приложение: на 5 л., в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и количество экземпляров:

 


 

Приложение: Положение об Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области на 10 л., в 1 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, при этом знак № перед цифровыми обозначениями не ставится.

Приложение: 1. Положение об Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области на 10 л., в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов в Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области на 5 л., в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

Приложение: письмо Управления Роспотребнадзора по Воронежской области от 26.06.2004 №111/56 и приложение к нему, всего на 3 л.

 

Если приложения сброшюрованы, то число листов в них не указывается, например: Приложение: программа в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: на 7л. в 2 экз. только в первый адрес.

Приложения к организационно-распорядительным документам оформляются следующим образом. На первом листе, в правом верхнем углу пишут «Приложение № »с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №1

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.