К приказу Управления Роспотребнадзора по Воронежской области

ГБОУ ВПО ВГМА им. Н.Н. Бурденко Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию»

Кафедра гигиены, эпидемиологии и организации

Госсаэпидслужбы ИДПО

УТВЕРЖДАЮ:

д.м.н. профессор_____

________М.И. Чубирко__Ф.И.О

(подпись)

«______»______________2012 г.

Методические указания для слушателей по теме

практического занятия:

«Порядок работы с документами в Управлении Роспотребнадзора»

Авторы:

д.м.н. Пичужкина Н.М.

ассистент Масайлова Л.А.

Воронеж 2012

Цель занятия:ознакомиться с основными положениями инструкции по делопроизводству Управления

В результате изучения темы слушатели должны знать:

порядок работы с документами в Управлении Роспотребнадзора

уметь:

Оформлять документы Управления (проект приказа, проект постановления; проект протокола совещания; проект письма)

Мотивация темы занятия:выработать практические навыки оформления типовых форм документов, заполняемых в системе документооборота в Управлении.

План занятий:

1. Введение

2. Разбор теоретического материала.

3. Тестовый контроль знаний

4. Ответы на вопросы студентов

5. Практическая часть. Типовые формы документов.

6. Задание для следующего занятия.

Оснащение:

1. Методические указания для слушателей по теме занятия;

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 №322 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека»,

3. Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 №30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»,

4. Приказ Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 22.12.2005 №803 «Об утверждении Регламента Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека».

Контроль исходного уровня знаний.

1. Формы документов;

2. Порядок приема, обработки, регистрации, распределения документов, поступающих в Управление;

3. Контроль исполнения документов;

4. Порядок работы с обращениями граждан;

5. Особенности оформления документов, поступающих по каналам электронной связи;

6. Организация документов в делопроизводстве.

Разбор теоретического материала:

I. Общие положения

Документы Управления являются собственностью государства.

Вопросы работы с нимирегулируются:

- Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,

- постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 №322 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека»,

- постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 №30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»,

- приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 22.12.2005 №803 «Об утверждении Регламента Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека».

Порядок работы с документами в Управлении Роспотребнадзора определяет Инструкция по делопроизводству в Управлении (далее - Инструкция).

В основу подготовки Инструкции положены:

- постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»,

- типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 №536,

- требования Государственных стандартов Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Управлении: порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Делопроизводство в Управлении организуется с использованием автоматизированной системы «Делопроизводство», предназначенной для учета и сопровождения документов.

Документационное обеспечение, контроль за соблюдением в отделах Управления единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами, обучение работников основам делопроизводства, возлагаются на отдел организации надзора Управления.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в отделах Управления возлагается на их начальников.

Руководитель Управления по предложениям начальников отделов назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники отделов несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка секретной информации, подготовка и изготовление копий секретных документов осуществляется только на специальных технических средствах с разрешения руководства Управления. Регистрация секретной почты осуществляется специалистом по работе с секретными документами.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в документационном обеспечении Управления и его отделов, определяются должностными регламентами.

Указания руководителя Управления по представлению отдела организации надзора по вопросам делопроизводства являются обязательными для сотрудников Управления.

Общее методическое руководство по вопросам архивного дела осуществляет Воронежский государственный областной архив.

II. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов Управления

Приказами Управления оформляются нормативные документы, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы.

Приказы издаются по основной деятельности, по личному составу, об отпусках сотрудников, о командировании сотрудников.

2.1. Порядок подготовки приказов

Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись руководителю Управления.

В пределах календарного года приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы об отпусках сотрудников, приказы о командировании сотрудников и указания нумеруются отдельно.

Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом №14.

Приказ имеет следующие реквизиты:

- наименование федерального органа исполнительной власти,

- наименование вида документа – приказ,

- дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым способом: номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например:03.07.2007 №44

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например:

О командировании работников

Управления Роспотребнадзора

По Воронежской области

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером №14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Например:

«Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 21 июня 2004 г. №285 «О неотложных мерах по защите населения Российской Федерации........»

Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Преамбула в приказе может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в пояснении или обосновании.

Так, при утверждении уставов подведомственных учреждений, предприятий и других организаций, а также при утверждении проектно-сметной документации, текст приказа начинается с распорядительной части (без слова ПРИКАЗЫВАЮ).

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются отделы или конкретные должностные лица Управления.

Если в приказе в качестве исполнителя называется отдел Управления, то фамилия руководителя этого подразделения, ответственного за организацию работы по выполнению приказа, не указывается, например:

«Отделу санитарного надзора…»

В том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже, например:

«Начальнику отдела санитарного надзора Аксеновой О. И.»

Как правило, в последнем пункте распорядительной части приказа, указывается фамилия должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением приказа в целом. Ответственность за выполнение приказа возлагается руководителем Управления на одного из своих заместителей в соответствии с распределением обязанностей.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами«Признать утратившим силу…».

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Если в тексте приказа требуется неоднократно упоминать тот или иной объект или то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование (по форме - «далее - ....») или аббревиатура, а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование, например:

«Государственный научный центр вирусологии и биотехнологии «ВЕКТОР» (далее - ГНЦВБ «ВЕКТОР»).

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения». Отделы (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в рассылке, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных терминов для обозначения одного и того же понятия в одном документе. Наименования упоминаемых в приказах отделов Управления, в том числе территориальных, приводится в полном соответствии с их официальным названием. Употребление их сокращенных наименований допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными.

Перечни, списки, положения, уставы, таблицы, графики, образцы бланков и т.п. оформляются приложением к приказу. О наличии приложений к приказу обязательно указывается в распорядительной части. Каждое приложение должно иметь название, точно соответствующее тексту, содержащемуся в пункте приказа. Если в тексте приказа дается ссылка («согласно приложению») или («приложение»), то в правом верхнем углу первого листа пишется «приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №1

к приказу Управления Роспотребнадзора по Воронежской области

От 30.06.2007 № 58

При наличии в тексте приказа формулировки «УТВЕРДИТЬ» (положение, устав, программу, план и т.д.); «Ввести в действие» (типовые требования, форму бланка и т.д.): «Организовать работу в соответствии с Положением», на приложении в правом верхнем углу пишется слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на приказ, его дату, номер, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: