Определение состава документов, подлежащих передаче на государственное хранение

ФЗ № 125 (статья 23) «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами» обязывает федеральные органы государственной власти, иные государственные органы РФ разрабатывать и утверждать по согласованию со специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Перечень документов — систематизированный список документов организаций, содержащих нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госу­дарственное хранение обязателен.

Постоянное хранение – бессрочное хранение документов в архивном учреждении.

Временное хранение – хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в архивные учреждения, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Как правило, временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения.

Депозитарное хранение документов – временное хранение документов Архивного фонда РФ в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение – это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

Существуют перечни подлежащих (перечни типовых документов и ведомственные перечни) и не подлежащих приему на государственное хранение документов.

Система перечней документов состоит из перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения (далее в тексте – типовых перечней документов) и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте – ведомственных перечней документов).

Типовые перечнидокументов включают типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения, а также типовые архивные документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности, с указанием сроков хранения. Типовыеперечни охватывают всю документацию, характерную для деятельности учреждений, независимо от их отраслевой направленности, отражающую обязательные для всех учреждений, организаций, предприятий функции общего руководства отраслью, контроля, планирования, финансирования, учета.

Примеры типовых перечней:

1.Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2010.

2. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. – М., 1998 года, с последующими изменениями 1996, 2000, 2007 гг.

3.Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2008.

Ведомственные перечни – справочники о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы, предусматривающие максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности организации данного ведомства, с указанием сроков хранения каждой категории документов. Для них характерно многозвенное построение, дифференциация сроков хранения по звеньям системы. В практике построения ведомственных перечней сложились примерные схемы построения для организаций с производственной и непроизводственной сфер деятельности, служащие основой для составления схемы конкретного ведомства с учетом его деятельности.

Примеры ведомственных перечней:

1.Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2003.

2.Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2005.

3.Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения. – М., 2005.

4.Перечень документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения. – М., 2008.

5.Перечень документов органов Прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения. – М., 2008.

6.Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом ФНС России. – М., 2011.

За разработку перечней несут ответственность Федеральные органы государственной власти (ФЗ № 125). Согласование перечней осуществляет Росархив. На сайте Росархива появилась информация о том, что «в июне 2011 года рассмотрены и согласованы перечни документов, создание, хранение, использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности 23-х федеральных органов исполнительной власти». Перечни разрабатываются согласно нормативному документу Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения. – М: ВНИИДАД, 2011.

Рассмотрим подробнееПеречень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558.

Документы систематизированы в соответствии со схемой, основанной на функционально-отраслевом принципе и последовательно отражающей основные типовые функции управления. Состоит из 12 разделов:

1. Организация системы управления

2. Планирование деятельности

3. Финансирование деятельности

4. Учет и отчетность

5. Экономические, научные, культурные и иные связи

6. Информационное обслуживание

7. Трудовые отношения

8. Кадровое обеспечение

9. Материально-техническое обеспечение

10. Административно-хозяйственные вопросы

11. Социально-бытовые вопросы

12. Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

В каждом разделе несколько подразделов, например:

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Руководство

1.2. Организационные основы управления, контроль

1.3. Правовое обеспечение деятельности

1.4. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

Перечень имеет 4 графы:

Таблица 3.

В графе № 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе № 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется обобщенный термин, а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью. Например: документы (обзоры, доклады, расчеты, справки) или правовые акты (указы, постановления).

В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе № 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Чаще всего Перечнем пользуются для определения сроков хранения документов при составлении номенклатур дел. На практике наименование документов Перечня не совпадает с наименованием документов номенклатуры, что затрудняет поиск. Примеры несоответствия приведены в Таблице 4:

Таблица 4.

Чтобы найти № статьи и соответственно срок хранения документа, нужно ориентироваться в разделах Перечня и знать состав документов по разделам. Например, ищем № статьи, рассказывающей о должностных обязанностях работника (так сформулировано наименование вида документов в номенклатуре дел организации). Должностные обязанности формулируются в целях повышения эффективности управления организацией, следовательно, относятся к подсистеме 1.3. Организационные основы управления. Именно в этом подразделе находится ст. 77.

Еще один способ определить статью по Перечню – самому переформулировать наименование вида документа: должностные обязанности прописываются в положениях и должностных инструкциях. Смотрим по алфавитному указателю слово «инструкция». Результат: статьи 27, 77, 219, 488, 655, 995. Как видим, круг поиска сузился до шести статей. В результате просмотра определяем подходящую нам статью 77. Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц.

Следующая трудность – выбрать правильный срок хранения. Ведь в ст.77 их указано четыре: два в графе 3 и два в графе 4 Таблицы 5.

Таблица 5.

Как видим, в перечне сроки хранения документов дифференцированы по двум группам: а) по месту составления, разработки, утверждения; б) в других организациях. Есть добавления в Примечаниях. В нашем примере должностные обязанности – это индивидуальная должностная инструкция (т.е. составленная под конкретного человека), поэтому уточняем номер статьи по Перечню – 77а и выбираем срок хранения 75лет.

В результате ликвидации учреждения в государственном архиве могут оказаться документы временного хранения. Перечень, ФЗ № 125 устанавливают следующие сроки временного хранения документов:

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ - 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Перечни являются официальным сводом категорий и видов документов, которые государство считает необходимым хранить. Перечни являются основным и необходимым средством комплекто­вания государственных архивов, обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, ориентируют в сроках их хра­нения и облегчают отбор документов в государственные архивы, огра­ничивают архивиста от односторонней, субъективной оценки значения документов, служат средством унификации в учреждениях, организаци­ях, предприятиях сроков хранения документов, одинаковых по назначе­нию и виду.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: