Комплектование государственного архива

Цель работы:

1. Освоить порядок проведения основных мероприятий по комплектованию государственного архива.

2. Составить сопутствующий проведению основных мероприятий по комплектованию государственного архива пакет документов.

Комплектование архива– это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

Архивный фонд РФ — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению.

В основе современной организации комплектования архивов документами и делами лежит деление архивного фонда на государственную и негосударственную части.

К государственной части архивного фонда РФ относятся архивные фонды и документы: государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действующих на территории РФ, а также государственных учреждений и воинских частей, действующих за границей; учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства; органов государственной власти, местного самоуправления, прокураторы; организаций и объединений смешанной формы собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности; органов, учреждений, предприятий и организаций бывших КПСС и ВЛКСМ; других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждениях Федеральной архивной службы России; юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа (а также копии архивных документов на правах подлинников).

К негосударственной части архивного фонда РФ относятся архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций; негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

Профиль архива - это установленный для архива состав документов, подлежащих хранению в нем. Профиль архива складыва­ется на основании следующих признаков: эпоха (по такому признаку сформирован, например, архив древних актов), уровень информативно­сти (федеральный, местный), территориальный признак, признак отрас­левой специализации (военно-морской архив, литературы и искусства, исторический, научно-технической документации и др.) Работа профильного архива осуществляется в соответствии с принципами недробимости фонда (целостности архивного фонда, хранения его в одном архиве) и территориальной принадлежности.

В государственный архив в основном поступают документы постоянного (безвременного) срока хранения.

Документы организаций и предприятий поступают на государствен­ное хранение в двух формах: полностью и выборочно. При полном приеме (форма приема 1) на государственное хранение поступают все ценные документы непосредственно от конкретной организации или предприятия (источни­ков комплектования полного приема). При выборочном приеме (повидовая форма приема 2.1, групповая форма приема 2.2.) на госу­дарственное хранение поступают все ценные документы

- от отдельных организаций или предприятий определенного вида (источников комплек­тования группового выборочного приема). Например, из всех общеобразовательных школ Пензенской области (группы школ) достаточно принять документы выборочно одной школы, чтобы получить представление о задачах, функциях, структуре и т.п. этих учреждений;

- от каждой организации определенного вида (источников комплек­тования повидового выборочного приема) принимается часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций.

Понятие «комплектование» государственных архивов включает:

1) оп­ределение состава организаций, от которых осуществляется прием до­кументов в государственные архивы;

2) определение состава документов, подлежащих передаче на государственное хранение;

3) прием-передачу документов - т.е. организацию комплектования.

1. Оп­ределение состава организаций, от которых осуществляется прием до­кументов в государственные архивы

Современное архивоведение к числу источников комплектованияотносит учреждения, организации и предприятия, в деятельности кото­рых образуются документы, имеющие историческое, культурное, науч­ное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное хранение, т.е. источниками комплектования архива являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ, подлежащее передаче на постоянное хранение в архив.

Отнесение организаций и предприятий к числу источников комплектования осущест­вляется на основании критериев:

- для организаций - функционально-целевого назначения (вида деятельности) организации или предприятия, масштаба деятельно­сти, вида организации или предприятия, полноты отражения информа­ции о деятельности организации или предприятия в фонде других организаций;

- для граждан – вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности, его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества, родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность, типичность его архивных документов для эпохи.

Руководящие органы (центральные, территориальные), отраслевые, научно-исследовательские, образовательные организации в зависимости от уровня образования входят в число источников комплектования государственных, муниципальных архивов. Вспомогательные и обслуживающие организации источниками комплектования, как правило, не являются.

В «Законе об архивном деле в Российской Федерации» (далее по тексту ФЗ № 125) есть статья 20 «Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами», которая гласит:

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

2. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Согласно ФЗ № 125, статьи 21 «Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение»

1. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

2. Документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов РФ, расположенных на территории субъекта РФ, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела.

3. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.

Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования архива. В большинстве архивных учреждений списки источников комплек­тования традиционно ведутся в листовой и картотечной формах. В рам­ках создания и внедрения автоматизированной архивной технологии (ААТ) предусматривается сбор и актуализация специальным образом организованной информации, ее поиск и представление в виде, необхо­димом для осуществления и организации архивных информационных процессов и принятия управленческих решений. Совокупность ин­формации об источниках комплектования можно представить в виде оп­ределенной записи — таблицы (схемы базы данных — БД): предмет дея­тельности, отраслевая принадлежность (подчиненность), организацион­но-правовая форма, местонахождение, форма приема и др. Разбиение за­писи на отдельные реквизиты (атрибуты) позволяет конкретному поль­зователю представлять не всю запись, а необходимый набор полей. На­пример, выявить организации — источники комплектования с одним ха­рактерным признаком — предметом деятельности или осуществить по­иск информации по двум аспектам: предмету деятельности и организа­ционно-правовой форме организации. Наличие сети БД по источникам комплектования государственных архивов различных уровней позволяет архивам более оперативно решать вопросы отнесения организаций к числу источников комплектования, сократить время на организацию изучения и анализа деятельности раз­личных видов организаций.

В реальной практике списки составляются в листовой форме. Методика составления списков разработана еще в советский период. В 80-е и особенно в начале 90-ых годов ВНИИДАД, журнал «Отечественные архивы» подготовили ряд важных нормативных документов по комплектованию архивов, основные положения которых действуют и поныне:

1. Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. М.,1987. (далее по тексту Примерный список организаций).

2. Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов. М.,1987.

3. Рекомендации по составлению и веде­нию списков учреждений, организаций и предприятий — источников ком­плектования государственных архивов РСФСР. М., 1989.

4. Андреева Л.С. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования Архивного фонда РФ / Л.С.Андреева, Г.Г. Бакалинская // Отечественные архивы, 1992. №3. С. 120.

5. Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов: методические рекомендации. М., 1993.

В наши дни нет строго регламентированных правил составления списков организаций-источников комплектования. В архивной практике существуют различные виды и формы списков источников комплектования государственных архивов. Например, списки могут составляться в зависимости от форм собственности организаций-источников комплектования (последовательность разделов: федеральные, государственные, муниципальные, негосударственные организации). Возможно ведение отдельного списка организа­ций и предприятий негосударственных форм собственности.

Список может быть построен по отраслевому или территориальному признаку. В первом случае организации и предприятия располагаются в пределах от­раслевых разделов (промышленность, сельское хозяйство, строительство, транспорт и т.д.). Во втором случае организации и предприятия рас­полагаются в соответствии с их местонахождением в пределах террито­риальных разделов (например, область, район). Внутри разделов органи­зации и предприятия располагаются по алфавиту наименований видов (организационно-правовых форм), затем — конкретных наименований. Отобранные организации и предприятия вносятся в соответствую­щие разделы (отрасли) действующих списков источников комплектова­ния архивов.

Возможно составлять отдельно списки организаций-источников комплектования кинофотофонодокументами (КФФД) и научно-технической документацией (НТД).

Сведения об организациях и предприятиях - возможных источниках комплектования систематически собираются сотрудниками государст­венных архивов и заносятся в особый список — список возможных ис­точников комплектования. Организации и предприятия в этом списке располагаются в алфавитном порядке наименований их вида, а внутри — по алфавиту конкретных названий. Список возможных источников ком­плектования служит для определения перспективных источников комплектования.

Каждый архив разрабатывает свою форму ведения списка организаций- источников комплектования. Рассмотрим, как с течением времени сформировалась традиция составления списка в Государственном архиве Пензенской области (далее по тексту ГАПО). Текст списка организаций-источников комплектования ГАПО представлен в виде таблицы, состоящей из семи граф (см. Таблицу 1).

Таблица 1.

В 1-ой графе определяется количественный состав организаций - источников комплектования. Проставляется валовая нумерация. Номер закрепляется за организацией и сохраняется в учетных документах, таких как Наблюдательное дело организации и Карточка учета работы с учреждениями (об этих документах речь пойдет в п.3).

Во 2-ой графе определяется количественный состав разделов (первая цифра) и количество организаций внутри каждого раздела (вторая цифра). Так образуется индекс организации.

В 3-ей графе приводится точное наименование организации в соответствии с учредительными документами. Упразднение старых органов власти и управления (советов народных депутатов различного уровня и их исполкомов) и создание новых (думы, администраций, де­партаментов, префектур, мэрий, муниципалитетов и др.) значительно изменили списочный состав организаций и разделов списка по сравнению с Примерным списком организаций 1987 года. Сейчас, как правило, список начинается с разделов «Администрация президента РФ», «Государственная власть», «Органы местного самоуправлении». В списке ГАПО по состоянию на 2010 год из рекомендуемых в Примерном списке организаций 26 отраслевых ведомственных систем присутствуют 23, всего 153 организации.

В 4-ой графе указана форма собственности организации-источника комплектования (федеральная, государственная, муниципальная, негосударственная). Принятие зако­нов РФ о собственности, о предприятиях и предпри­нимательской деятельности, о приватизации государственных предпри­ятий и др. стали основой реорганизации управления экономикой — «разгосударствления», т.е. разделение государственного руководства и хозяйствования. Это привело к созданию новых видов предприятий и их объединений: индивидуальные частные, различного рода товарищества (в том числе акционерные общества), а также концерны, консорциумы, ассоциации, корпорации и др. учреждения с негосударственной формой собственности. В соответствии с ФЗ № 125 документы общественно-политических организаций, профсоюзов относятся к негосударственным формам собственности. Так например, в списке ГАПО 41 организация федерального значения, 27 – негосударственных, из них 9 - общественные организации.

В 5-ой графе указывается форма приема документов. В ГАПО используются формы 1 и 2.2.

В 6-ой графе делается пометка о приеме НТД, КФФД. В ГАПО организаций с пометкой НТД три: Пензенская государственная сельскохозяйственная академия, ОАО институт «Пензасельстройпроект», Пензенский государственный университет.

В 7-ой графе делается ссылка на трехстороннее (архив, архивный отдел, организация) Соглашение (для федеральных организаций) и Договор (для негосударственных организаций), дату этих документов. Графа заполнена только для организаций федеральной и негосударственной форм собственности. Основанием для введения этой графы стала упомянутая нами статья 21 «Закона об архивном деле в Российской Федерации», которая регламентирует хранение документов федеральной и негосударственной форм собственности на основе Договора.

Образец трехстороннего Соглашения и унифицированная форма Договора ГАПО с организацией представлены в ПРИЛОЖЕНИИ 1 и ПРИЛОЖЕНИИ 2 соответственно.

Список содержит следующие реквизиты: гриф утверждения, согласования, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст-таблица, подпись. Список ГАПО подписывается начальником отдела ведомственных архивов (ОВА), согласуется с экпертно-проверочной комиссией Архивного отдела Пензенской области, утверждается директором архива.

Фрагмент списка организаций-источников комплектования ГБУ ГАПО представлен в Таблице 2.

Таблица 2.

Итого: 153 организации

Из них 9 – общественных организаций

41 – Федерального значения

27 – негосударственных

Начальник ОВД Фокин- Л.В.Фокина

На каждую организацию заводится Наблюдательное дело – совокупность документов, характеризующих правовой статус организации-источника комплектования, его деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.

Рассмотрим порядок ведения Наблюдательного дела организации-источника комплектования на примере из сложившейся на практике методики ведения Наблюдательного дела Государственного архива Пензенской области (ГАПО). Как и любое дело, Наблюдательное дело заключается в твердую обложку, документы прошиваются на 4 прокола, дело имеет титульный лист, внутреннюю опись, лист-заверитель дела.

Титульный лист содержит следующие реквизиты: наименование архива, структурного подразделения, наименование вида документа, наименование организации-источника комплектования. Внизу указывается срок хранения дела, в левом верхнем углу проставляется шифр - №, соответствующий данной организации по Списку организаций-источников комплектования.

Внутренняя опись оформляется по форме № 11, являющейся Приложением к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее по тексту Правила 2007 г.).

Лист-заверитель дела оформляется как в Приложении № 3 к Правилам 2007 г.

Содержание Наблюдательного дела – это ряд документов, расположенных в хронологическом порядке (от самого раннего – к самому позднему), свидетельствующих о состоянии делопроизводства, хранения документов (например, Акты проверки), об исправлении недочетов (приказы, письма, справки, сведения об исправлении замечаний), сведения о разработанных и отредактированных организацией документах (положение об экспертной комиссии, об архиве; номенклатура дел; инструкция по делопроизводству), протоколы заседания экспертной комиссии, сведения о переименовании, изменении структуры и т.п. Несмотря на то, что срок хранения Наблюдательного дела 5 лет, работники ГАПО хранят документальные материалы, такие как Акты проверки, сведения об исправлении замечаний гораздо дольше в силу их информативной значимости.

Приведем в качестве примера содержание наблюдательного дела Управления образования города Пензы, которое ведется отделом ведомственных архивов ГАПО. В него входят документы:

1. Сведения о переименовании организации:

Отдел народного образования Пензенского горисполкома

Пензенский отдел образования городской администрации

Управление образования администрации г. Пензы

Управление образования города Пензы

2. Справка по проверке архива и делопроизводства Отдела народного образования Пензенского горисполкома 1985 г.

3. Справки о состоянии делопроизводства и обеспечения сохранности документов Пензенского отдела образования городской администрации 1990г., 2000г.

4. Акт проверки состава документов ведомственного архива Управления образования города Пензы 2001 г.

5. Письмо Управления образования администрации г.Пензы на имя директора ГАПО о том, что документы постоянного срока хранения по описи 1 в 2001 году сдаваться не будут, т.к. они необходимы для работы Управления.

6. Отчет о проделанной работе на решение коллегии Министерства образования и науки Пензенской области по ведению общего кадрового делопроизводства и сохранности документов 2003 г.

7. Протоколы заседания экспертной комиссии Управления образования города Пензы за 2005 г.

8. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии 2007.

9. Положение об архиве Управления образования 2008 г.

10. Номенклатура дел Управления образования города Пензы на 2009 г.

11. Инструкция по делопроизводству Управления образования города Пензы 2010 г.

12. Приказы Управления образования г. Пензы о совершенствовании организации документального обеспечения 2011 г.

На каждую организацию-источник комплектования заводится Карточка учета работы с учреждениями. Картотека хранится в одном месте. Карточки располагаются по порядку, соответствующему Списку организаций - источников комплектования. Текст карточки состоит из 4-ех разделов:

1. Общие сведения об учреждении

2. Дата согласования или утверждения нормативно-методических документов

3. Сведения о проверках

4. Сведения об упорядочении и передаче дел в госархив.

Образец Карточки учета работы с учреждениями в ПРИЛОЖЕНИИ № 2.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: