Практическое занятие №3. Создание бланка предприятия с эмблемой.

Фирменный (типовой) бланк предприятия – это лист бумаги, на котором различными способами (типографским, ризографическим, при помощи принтера) нанесены некоторые реквизиты. Как правило, в качестве реквизитов выступают эмблема предприятия, его наименование, юридический адрес, контактные телефоны, факс. Такие бланки используются для служебной переписки, приглашений, благодарностей, юбилейных поздравлений и т.п.

Подготовить фирменный бланк можно при помощи текстового редактора и сохранить в виде файла-шаблона (образца). Такой файл можно открыть в любое время и, дополнив текстом, сохранить как новый документ.

Создание эмблемы.

Создание эмблемы предприятия – дело ответственное. Обычно создание эмблемы поручают художнику, дизайнеру или специальной фирме, занимающейся подобными заказами. С момента создания и утверждения эмблема становится лицом фирмы. Отныне ее изображение будет украшать фирменный бланк предприятия, визитные карточки администрации, «бейджи» (идентификационные карточки сотрудников, прикрепленные к их одежде), титульные листы докладов и презентаций и многое другое.

Вам предстоит создать вышеназванные документы, поэтому создайте эмблему факультета, студентом которого вы являетесь. За основу эмблемы возьмите первые буквы полного названия: «Факультет экономики и управления» – ФЭУ. На эмблеме можно аббревиатуру расшифровать. Для создания эмблемы можно пользоваться всеми возможностями рисования, включая автофигуры, коллекцию WordArt и т.д.

Выделите мышью все объекты эмблемы, сгруппируйте их. Преобразуйте созданные варианты эмблемы в рисунки. Для этого: вставьте объект в формате рисунка (Правка4Специальная вставка4выбрать формат Рисунок). Установите положение рисунка в виде символа в тексте. Для этого: выделите рисунок, выполните действие Формат4Рисунок4вкладка Положение / в тексте. Сохраните эмблему в своей папке с именем Эмблема.

Деловая переписка изобилует повторяющимися элементами (фразами, обращениями, словесными оборотами), поэтому имеет смысл создать библиотеку типовых элементов документа. Среда Word позволяет создать такую библиотеку (глоссарий). Он может содержать не только фрагменты текста, но и рисунки, например, эмблему предприятия, часто используемые значки (телефон, книгу, ножницы и т.п.). Технология работы: открыть файл Эмблема; выделить графический объект Эмблема; создайте новый элемент автотекста (Вставка 4 Автотекст 4 Создать); введите имя элемента (Эмблема_ФЭУ); затем нажмите ОК.

Создание шаблона бланка предприятия.

Для начала необходимо установить формат бланка. Для этого создаем новый документ (Файл 4 Создать 4 Новый документ 4 отметить Шаблон, ОК), устанавливаем режим задания формата документа (Файл 4 Параметры страницы 4 Поля). Задав поля, не забудьте щелкнуть по кнопке По умолчанию, для использования установок во всех документах, использующих этот шаблон и подтвердите изменение параметров, щелкнув по кнопке Да.

Добавьте в бланк эмблему. Для этого:

- определите верхний колонтитул: Вид 4 Колонтитулы 4 Верхний колонтитул;

- вставьте из глоссария эмблему предприятия: Вставка 4 Автотекст 4 Автотекст 4 выбрать из списка Эмблема_ФЭУ;

- выделите вставленную эмблему и установите выравнивание по центру: Формат 4 Объект 4 Положение 4 установить горизонтальное выравнивание По центру;

- закройте панель настройки колонтитулов.

Продольный реквизит используется в разных документах, поэтому его следует поместить в глоссарий. Для этого: Напечатайте текст: 320037, г. Екатеринбург, Колмогорова, 66. УрГУПС, Факультет «Экономика и управление», тел.: (343) 358-56-78, факс (343) 245-22-40. Выделите текст и подберите шрифт. Поместите реквизиты Факультета в глоссарий: Вставка 4 Автотекст 4 Создать 4Продольный_адрес.

Реквизиты предприятия (адрес, № телефона, № факса) помещаются в нижней области бланка. Удобно использовать для этого нижний колонтитул. Добавьте в бланк реквизиты. Сохраните шаблон бланка: Файл 4 Сохранить как…; документ при создании был объявлен как шаблон, поэтому появляется окно с предложением записать бланк в папку Шаблоны. Назовите свой шаблон Бланк.

Основные термины документального обеспечения управления.

Архив – место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующей возможность доступа к ним по определённым правилам.

Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Дело – это совокупность документов относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещённых в одну обложку.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Документация – комплект документов сгруппированных по какому-либо признаку.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу.

Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем ДОУ.

Документооборот – это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или уничтожение.

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень номеров и названий Дел, с указанием количества томов, сроков хранения и статьи из документа, определяющего эти сроки.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Реквизиты – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведённой унификации и уровня её обязательности.

Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Унифицированные системы документации (УСД) – это совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, средств их ведения, нормативных материалов по их разработке и применению.

Формуляр документа – набор реквизитов официального документа, расположенных в определённой последовательности.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Список рекомендуемой литературы

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: