как информационную систему.
Процесс управления персоналом можно представить в виде
множества согласованных, постоянно принимаемых и реализу-
емых решений, направленных в конечном счете на достижение
главной цели функционирования организации. Выработка каждого
из этих решений должна быть информационно обеспечена. Информационное обеспечение системы управления персоналом
представляет собой совокупность реализованных решений по объему,
размещению и формам организации информации, циркулирующей
в системе управления при ее функционировании. Оно включает
оперативную информацию, нормативно-справочную информа-
цию (НСИ), классификаторы технико-экономической информа-
ции и системы документации (унифицированные и специальные).
При проектировании и разработке информационного обеспе-
чения (ИО) системы управления наиболее актуальным являет-
ся установление состава и структуры информации, необходимой
и достаточной для принятой технологии управления. Информа-
ционное обеспечение службы управления персоналом (рис. 3.16)
укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутрима-
шинное. Такая классификация ИО может быть использована толь-
ко при условии, что в подразделениях службы управления пер-
соналом имеются средства вычислительной техники (например,
персональные компьютеры или используемые ресурсы ВЦ орга-
низации).
Внемашинное информационное обеспечение включает: систему
классификации и кодирования информации; системы управлен-
ческой документации; систему организации, хранения, внесения
изменений в документацию.
Внемашинная информационная база представляет собой со-
вокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспри-
нимаемой человеком непосредственно, без применения средств
вычислительной техники.
Во внемашинной сфере в процессе управления обмен инфор-
мацией реализуется в виде движения документов между управ-
ляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту
следуют документы, содержащие плановую информацию (при-
казы, распоряжения, плановые задания, планы-трафики и т.п.);
по линии обратной связи — от объекта к органу управления —
следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию
(информация о текущем или прошлом состоянии объекта управ-
ления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет
провести идентификацию объекта управления, формализовать ин-
формацию, представить данные в виде документов.
Внутримашинное информационное обеспечение содержит мас-
сивы данных, формирующие информационную базу системы на
машинных носителях, а также систему программ организации,
накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.
Основным элементом внутримашинного ИО является информа-
ционный массив, представляющий собой совокупность однород-
ных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. По-
этому на логическом уровне оценивается структура информаци-
онного массива, а на физическом уровне осуществляется реали-
зация информационной базы с использованием современных тех-
нических средств.
В последнее время широкое распространение получило исполь-
зование персональных компьютеров в структурных подразделениях
организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и за-
работной платы и т.д. В этой связи одной из центральных про-
блем проектирования информационного обеспечения службы уп-
равления персоналом является организация данных в памяти ЭВМ.
Недостатки традиционного подхода организации массивов
информации в памяти ЭВМ, при котором разработка информа-
ционной базы ориентировалась на конкретные функциональные
задачи, привели к необходимости ориентации собственно на ин-
формацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ори-
ентированной базы данных к информационно-ориентированной.
Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что
нашло свое отражение в разработке банков данных, представля-
ющих собой совокупность баз данных пользователей, техниче-
ских и программных средств формирования и ведения этих баз.
Банк данных строится из баз данных, каждая из которых пред-
ставляет собой совокупность данных, организованных по опре-
деленным правилам, предусматривающим общие принципы
описания, хранения и манипулирования данными. В базе дан-
ных накапливается и постоянно обновляется информация в виде
небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован
на использование при решении многих задач управления. При
этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию
в системе точной динамической информационной модели объекта
управления.
В этой связи открывается принципиально новая возможность
использования ЭВМ несколькими пользователями, которые со-
вместно разрабатывают и используют программы, обобщают по-
лучаемые результаты.
К разработке информационного обеспечения службы управле-
ния персоналом предъявляется ряд организационно-методических
требований: рациональная интеграция обработки информации при
минимальном дублировании информации в информационной
базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной
обработки информации, содержащейся в документах и во вну-
тримашинной сфере; необходимая избыточность информацион-
ного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня
получать информацию с различной степенью детализации.
3.5.2. Техническое обеспечение системы управления
Персоналом организации
Основу технического обеспечения системы управления пер-
Соналом организации составляет комплекс технических средств
(KTQ — совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или)
Автономных технических средств сбора, регистрации, накопления,
Передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также
Средств оргтехники.
Решить задачи управления с минимальными трудовыми и сто-
имостными затратами, с заданной точностью и достоверностью,
в установленные сроки позволяет КТС. Эффективность функ-
ционирования службы управления персоналом при использова-
нии КТС должна обеспечиваться как за счет повышения произ-
водительности труда персонала службы, так и, что значительно
важнее, за счет возможности использования экономико-матема-
тических методов решения задач управления на основе более пол-
ной и точной информации.
В связи с этим эффект применения КТС в службе управле-
ния персоналом должен определяться не снижением управлен-
ческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращени-
ем персонала службы), а улучшением экономических показате-
лей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет
более рационального управления.
Рассматриваемый комплекс должен обладать информацион-
ной, программной и технической совместимостью входящих
в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования
службы управления персоналом; возможностью расширения с це-
лью подключения новых устройств. Исходные данные для вы-
бора технических средств таковы: характеристики задач, пред-
назначенных для решения службой управления персоналом орга-
низации; характеристики технологического процесса обработки
информации; технические характеристики оборудования, кото-
рое может быть использовано как составная часть КТС службы
управления персоналом.
Основными характеристиками задач, которые должны учиты-
ваться при выборе оборудования, являются:
• носители входной и выходной информации (документы, ти-
пизированные бланки, машинные носители информации
и т.д.);
• объем входной и выходной информации по указанным но-
сителям;
• объемы вычислительных работ;
• сроки выполнения работ по решению задач управления пер-
соналом;
• формы и способы предоставления результатов решения за-
дач пользователям.
При выборе оборудования следует учитывать назначение и со-
став комплектов оборудования, а также производительность при
выполнении технологических операций; надежность работы; со-
вместимость работы оборудования различных типов, в том чис-
ле персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав
и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую
для размещения оборудования.
Материалы анализа технического обеспечения службы управ-
ления персоналом, а также данные об использовании техниче-
ских средств являются исходной базой составления задания на
проектирование технического оснащения службы.
Проектные решения должны обеспечивать: рациональную
структуру, состав, необходимое количество и эффективное рас-
пределение, размещение технических средств в структурных под-
разделениях службы; улучшение общего технического оснаще-
ния по отдельным видам и направлениям работ службы; соот-
ветствие производительности и надежности технологически
связанных средств на уровне службы управления персоналом
и в рамках системы управления организации в целом; комплекс-
ное использование технических средств при реализации подраз-
делениями службы своих функций и отдельных работ; экономич-
ность эксплуатации средств технического оснащения.
Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения
службы управления персоналом является выбор технических средств:
он определяет затраты на их приобретение и эффективность буду-
щего функционирования службы управления персоналом.
Состав и последовательность операций по выбору технических
средств для их использования в службе управления персоналом
включает:
• определение видов работ, которые необходимо выполнять
с использованием технических средств или автоматизировать;
• установление требований, предъявляемых к техническим
средствам. Обоснование состава показателей, характеризу-
ющих предъявляемые требования к техническим средствам;
• формирование перечня технических средств, выпускаемых
отечественными и зарубежными фирмами, использование
которых позволит достичь целей автоматизации рассмат-
риваемых работ в службе управления персоналом и решить
соответствующие задачи;
• определение показателей качества и функциональных воз-
можностей технических средств в рамках сформированно-
го перечня;
• выбор метода сравнения технических средств для опреде-
ления наиболее эффективного;
• проведение сравнительного анализа технических средств;
• обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффектив-
ных технических средств, в наибольшей степени удовлет-
воряющих предъявляемым требованиям;
• принятие решения о приобретении выбранных техничес-
ких средств.
Выбор типа, модели, марки технических средств, которые
могут быть использованы в службе управления персоналом орга-
низации, осуществляется, как правило, по классификатору про-
мышленной продукции (с учетом изменений), а также с помо-
щью различных справочников и каталогов.
Расчет необходимого количества технических средств может
осуществляться по формуле
Н
'
где Н(
. — количество единиц /-го технического средства; А(
— не-
обходимый объем работ, выполняемых службой управления пер-
соналом с помощью /-го технического средства; П;
. — плановая
производительность /-го технического средства; Ф — плановый
фонд рабочего времени; Ки — коэффициент использования пла-
нового фонда рабочего времени.
В настоящее время в техническом оснащении службы управ-
ления персоналом основным направлением совершенствования
является более широкое применение высоконадежных микропро-
цессорных технических средств. К их числу относятся технические
средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, на-
копления, обработки и выдачи пользователям результирующей
информации.
В соответствии с последовательностью стадий технологиче-
ского процесса преобразования информации все технические сред-
ства, которые могут быть использованы в службе управления пер-
соналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации,
передачи, хранения, обработки и выдачи информации.
Однако следует отметить, что приведенная выше классифи-
кация технических средств службы управления персоналом орга-
низации условна, так как многие типы технических средств вы-
полняют комплекс функций, относящихся к разным классифи-
кационным группам.
Выбор средств сбора и регистрации информации производится
с учетом вида регистрируемой информации, объемов информа- ции, требований к надежности регистрирующих устройств. При
определении их количества исходят из соотношения требуемо-
го и допустимого времени регистрации информации в каждом
пункте и количества таких пунктов.
При определении состава используемых средств передачи ин-
формации необходимо учитывать характер передаваемой инфор-
мации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, уда-
ленность источников возникновения информации от центра об-
работки.
Расчет необходимого количества средств передачи информа-
ции производят из соотношения времени, требуемого для пере-
дачи информации по всем каналам с учетом объемов и частоты
передаваемых сообщений, требуемой надежности и скорости пе-
редачи, а также допустимого времени передачи информации, оп-
ределяемых из конкретных условий.
Состав и количество средств хранения зависят от объемов
накапливаемой информации, видов носителей и сроков хране-
ния, а количество средств выдачи результирующей информации —
от характера выдаваемой информации, ее объемов, числа потре-
бителей.
Особый подход необходим к определению потребности службы
управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если
их использование предполагается. При расчете потребного ко-
личества ПК необходимо учитывать объем информации, посту-
пающей на обработку, сложность решаемых задач исходя из ко-
личества машинных операций на один показатель. Необходимое
количество ПК можно рассчитать по формуле
(3.4)
где N— количество персональных компьютеров; Ка
— коэффи-
циент автоматизации программирования; q(
— количество машин-
ных операций на один показатель, необходимый для решений
1- й группы задач; Q. — максимальный объем входной информа-
ции по /-й группе задач (в показателях); Кш — дополнительный
коэффициент, учитывающий увеличение времени при исполь-
зовании программного контроля в ПК; V^ — среднее быстродей-
ствие процессора; Квп — коэффициент понижения среднего
быстродействия от обращения к внешним накопителям и уст-
ройствам ввода-вывода; Т — планируемое полезное месячное
время работы ПК; Кн — коэффициент использования машин- ного времени выбранного ПК, учитывающий затраты времени
на устранение неисправностей и на регламентируемые работы.
Учитывая среднее количество знаков в показателях эконо-
п
мической информации, равное семи, часть выражения ^д. -Q
можно преобразовать к виду -L—£-, где L, = 2^Q, — общий объем
входной информации по /-Й группе задач, знаков.
В связи с изменениями формула будет иметь следующий вид:
уг
к т к v-
'
во вп р н
Планируемое полезное месячное время работы ПК можно оп-
ределить по формуле
Тр = СДк/, (3.6)
где С — нормативная суточная загрузка ПК; Дк — количество ка-
лендарных дней в планируемом периоде;/— перевод часов в се-
кунды с учетом того, что быстродействие ПК выражается в опе-
рациях в секунду (/ " = 3600).
Коэффициент Кт
для персональных компьютеров равен 0,8.
Достигнутый уровень автоматизации Ка
= 1,2.
Полученные на основе статистических данных коэффициен-
ты Кн и Кв п соответственно равны 0,8 и 2,4.
Успешному комплектованию технической базы службы управ-
ления персоналом организации служат унификация и стандар-
тизация в области ЭВМ. Кроме национальных стандартов, при
формировании технической базы с использованием ПК в каче-
стве справочного материала могут быть использованы стандар-
ты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами — произво-
дителями ПК, для определения степени их совместимости с оте-
чественными моделями соответствующих классов.
Техническое обеспечение службы управления персоналом мо-
жет потребовать значительных капитальных вложений. Следует
помнить о том, что техническое обеспечение является наименее
гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе
технических средств и комплектовании технической базы могут
привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.
КТС службы управления персоналом включает и средства орг-
техники, применение которых уже имеет определенные тради-
ции. Однако усложнение управленческих процессов, увеличение
объемов перерабатываемой при этом информации, ужесточение
сроков такой переработки и многие другие факторы обусловли- вают применение новых средств оргтехники, сравнительно не-
давно начавших внедряться в управленческие процессы. Следу-
ет принять во внимание и тот факт, что, по экспертным оцен-
кам, использование различных средств оргтехники приводит
к сокращению трудоемкости отдельных видов работы с докумен-
тами в 3—4 раза.
Применение средств оргтехники в практике работы служб уп-
равления персоналом связано с выполнением различных опера-
ций по обработке документированной информации или же свя-
занных с такой обработкой. При этом в сферу обработки посту-
пают текстовая часть документа (структура текста, стиль языка,
расчетные формулы и таблицы); внешняя физическая форма (рас-
положение реквизитов, способ нанесения информации, разме-
ры и качество носителя и т.д.).
В целях наиболее рационального использования данных тех-
нических средств необходимо иметь их классификацию, кото-
рая отражала бы области их функционального назначения.
Сложившаяся практика показывает, что основными группа-
ми средств оргтехники являются:
1) носители информации: носители информации на бумажной
основе несветочувствительные; носители для репрографических
процессов (термобумага, фотопленка т.д.); микроносители визу-
альной информации; звуконосители; видеоносители информации;
магнитные носители для записи кодированной информации;
2) средства составления и изготовления документов: ручные
пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; пе-
чатающие устройства персональных компьютеров и графопост-
роители; специализированные программные продукты для ПК;
3) средства репрографии и оперативной полиграфии: для фо-
токопирования; диазокопирования; электрографического копи-
рования; термографического копирования; машины электронно-
искрового копирования; ризографического копирования (дупли-
каторы); микрографии; машины для трафаретной (ротаторной)
печати; оборудование для оперативной офсетной печати;
4) средства обработки документов: фальцовочные, перфора-
торные и резательные машины; листоподборочные и сортироваль-
ные устройства; машины для уничтожения документов (шреде-
ры); агрегатированные линии для обработки корреспонденции;
машины для нанесения защитных покрытий на документы (ла-
минаторы) и др.;
5) средства хранения, поиска и транспортировки документов:
картотеки; шкафы; стеллажи; тележки; пневмопочта и др.;
6) средства электросвязи: средства и системы стационарной
и мобильной телефонной связи; средства и системы телсграф- ной связи; средства и системы факсимильной передачи инфор-
мации; электронная почта;
7) другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные ак-
сессуары.
В последнее время параллельно развитию компьютерной техники
бурно развиваются средства коммуникации. Кроме телефонной
связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диалога
с помощью телефонных аппаратов, широкое распространение по-
лучает система персонального оповещения — пейджинг и система
факсимильной связи. Достоинства факсимильной связи заключа-
ются в возможности передачи практически любых текстов и пол-
ной автоматизации процессов передачи-приема, исключающей не-
обходимость обязательного присутствия оператора. Высокая эффек-
тивность факсимильной связи достигается при передаче небольших
по объему документов, сложных графиков и таблиц.
Большинство современных факсимильных аппаратов позво-
ляет организовать связь не только по линиям факсимильной пе-
редачи информации, но и между компьютером и телефаксом. При
работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью
соответствующих программ, обеспечивающих преобразование
форматов. Использование факс-модема позволяет применить для
подготовки, приема и передачи сообщений вычислительные ре-
сурсы и память ПК. Программная поддержка факс-модема обычно
предусматривает соединение и набор заданного номера абонен-
та, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по
списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др.
Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным воз-
можностям факсимильному аппарату. Основное отличие заклю-
чается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда вхо-
дит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание лю-
бого контрастного изображения с листа бумаги, а плата модема —
только передачу изображения или текста, хранящихся в цифро-
вом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата модема не яв-
ляется самостоятельным устройством.
Наиболее простым средством организации взаимодействия
между удаленными абонентами является электронная почта. Вы-
сокая скорость передачи информации и надежность (при отно-
сительно низкой стоимости услуг) позволяет качественно изме-
нить роль почтовой коммуникации. Основной информационный
поток в системе электронной почты приходится на локальные
сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном уч-
реждении. Это дает возможность объединить и рационально ис-
пользовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бу-
мажный документооборот. К основным требованиям, предъяв- ляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая
скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюде-
ние секретности.
Из технических средств, помещенных в группу «Другие сред-
ства оргтехники», наибольший интерес у пользователей вызы-
вают сканеры, устройства создания в компьютере электронной
копии изображения (текста, рисунка и т.п.). Применение ска-
неров имеет широкий диапазон и находится в постоянном раз-
витии. В частности, их можно использовать в настольных изда-
тельских системах, системах обработки документов, автомати-
зированного проектирования, передачи информации (факс +
+ модем + сканер).
Эксплуатация средств оргтехники, как и других технических
средств, связана с множеством различных факторов, которые сле-
дует учитывать при организации и внедрении этого процесса.
Сложность эксплуатации заключается в создании условий, обес-
печивающих высокоэффективный производственный процесс
и безопасность в работе, предупреждение травматизма и возник-
новения профессиональных заболеваний.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|