Ментами, обращающимися в системе управления персоналом. Его

Основой является делопроизводство — полный цикл обработки

И движения документов с момента их создания работниками кадровой

Службы (или получения ими) до завершения исполнения и пере-

Дачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному обеспечению

системы управления персоналом являются: своевременная обра-

ботка поступающей и передаваемой документации; доведение до-

кументации до соответствующих работников системы управле-

ния персоналом для исполнения; печатание документов по кад-

ровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по

персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой,

утвержденной для данной организации; копирование и размно- жение документов по кадровым вопросам; контроль за испол-

нением документов; передача документации по вертикальным

и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство мо-

жет либо осуществляться непосредственно в одном подразделе-

нии (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рас-

средоточено по различным звеньям. В первом случае делопро-

изводство по форме организации работ является централизованным,

во втором — децентрализованным. На практике преобладает сме-

шанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей орга-

низации работ выполняется в одном месте, а остальная часть

работ — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадро-

вой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство

в системе управления персоналом возлагается либо на секрета-

ря, референта руководителя кадровой службы, либо назначает-

ся ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на госу-

дарственных стандартах унифицированных систем документации.

Основными действующими государственными стандартами в об-

ласти документов и делопроизводства являются:

• ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Тер-

мины и определения»;

• ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документа-

ции. Унифицированная система организационно-распоря-

дительной документации. Требования к оформлению до-

кументов» и др.

В настоящее время документы составляются как в традици-

онном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных

и машиночитаемых документов, предназначенных для обработ-

ки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК.

Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу,

также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управ-

ления всей организацией, внедрены и ведутся следующие уни-

фицированные системы документации

• плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заяв-

ки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты

по численности, оплате труда и т.п.);

• первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

• отчетно-статистической (по численности, балансу рабоче-

го времени, заработной плате, производительности труда,

высвобождению работников и т.п.);

• по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льго-

там, социальному страхованию и т.п.); • организационно-распорядительной (акты, письма, доклад-

ные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснитель-

ные записки, положения, постановления, правила, пред-

ставления, приказы, протоколы, распоряжения, решения,

устав и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разра-

батывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соот-

ветствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров

в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: лич-

ные дела работников организации, включающие личный листок,

анкету, автобиографию, копии документов об образовании, реко-

мендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсион-

ные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы

с этими документами регламентирован, как правило, отраслевы-

ми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и ис-

полняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной

классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о при-

еме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о на-

граждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению ква-

лификации персонала, справки о состоянии трудовой дисцип-

лины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения

по формированию резерва кадров на выдвижение, план по чис-

ленности работников с распределением по подразделениям и ка-

тегориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени

работников, заявки на требуемое количество специалистов и ра-

бочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения

аттестации сотрудников, направления для трудоустройства спе-

циалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для органи-

зации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними

правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю

за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо

руководитель системы управления персоналом, его секретарь,

либо руководители подразделений кадровой службы.

Особенностью нынешнего этапа является то, что если в кад-

ровых службах государственных учреждений и предприятий со-

храняются традиции обязательного строгого и четкого ведения

кадровой документации, то в коммерческих организациях час-

то недооценивается роль документации по личному составу, игно-

рируется необходимость создания отдельных видов документов

и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных

и общественных организаций нередко склонны считать докумен-

тацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не

учитываются установленные государством правила ведения дело-

производства и сдачи документов на государственное хранение.

Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде

РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ,

утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе

Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная

и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды

и архивные документы, находящиеся в собственности негосудар-

ственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных

обществ), общественных организаций и объединений, в том числе

профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих

организаций должны представлять сведения о своих фондах и до-

кументах органам и учреждениям Государственной архивной

службы по их запросам с целью государственного учета этих до-

кументов.

Следует учитывать, что сведения о численности, составе ра-

ботающих, их заработной плате, условиях труда, а также о на-

личии свободных рабочих мест не могут составлять коммерчес-

кую тайну. Вместе с другими документами организации (годо-

выми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности и др.)

документация по личному составу подлежит передаче для дли-

тельного хранения в государственные архивы.

3.5. ИНФОРМАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

3.5.1. Информационное обеспечение системы

Управления персоналом организации

Главные функции процесса управления персоналом, реали-

Зуемые на разных уровнях системы управления организацией, —

Выработка решений и контроль за их исполнением. Именно не-

Обходимость обеспечения выполнения этих функций дает воз-

Можность рассматривать управление персоналом как информа-

Ционный процесс, т.е. функционально включающий получение,

Передачу, обработку (преобразование), хранение и использова-

Ние информации, а саму иерархическую систему управления —

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: