Оборудование помещения архива суда, режим хранения документов

15.13.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для работы архиву судебного участка отводится специально оборудованное помещение.

15.13.2. Архив должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.

15.13.3. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками.

15.13.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

15.13.5. В помещении архива в качестве искусственного разрешено только электрическое освещение.

15.13.6. Рабочие комнаты архива могут быть обеспечены, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища.

15.13.7. Запрещается использование не приспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.

15.13.8. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.

15.13.9. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

15.13.10. Работник архивадолжен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год ответственным работником, назначенным приказом руководителя Аппарата мировых судей.

15.13.11. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 метра, остальных проходов - 70 - 80 см.

Целесообразно применять передвижные стеллажи.

15.13.12. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

15.13.13. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках).

15.13.14. В помещении архива категорически запрещается курение.

15.13.15. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей.

15.13.16. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

15.13.17. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.

15.13.18. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям, которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

15.13.19. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

15.13.20. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

15.13.21. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

Приложение № 1

К п. 2.2

______________________________________________

(полное наименование судебного участка)

А К Т

Об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях

«___»________________200__г.

Секретарь судебного участка ______________________________________________

(наименование судебного участка)

________________________________________________ свидетельствует нижеследующее.

(фамилия, инициалы)

В судебный участок ______________________________________________________

(наименование судебного участка)

поступило ____________________________________________________________________

(письмо, бандероль, посылка и т.п.)

с ____________________________________________________________________________

(указывается документ: исковое заявление, жалоба, письмо, обращение или др.)

с исходящим регистрационным № __________ от «___»________________20___ г.

При вскрытии почтового отправления в нем не оказалось _____________________

_____________________________________________________________________________.

(самого документа или материалов, каких именно, указанных в приложении)

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.

Подписи __________________________

________________________________________

________________________________________

Приложение № 2

Внутренняя опись

документов, находящихся в деле (наряде) № _______

за _____________ год

Итого __________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество __________________________________ листов внутренней описи

(цифрами и прописью)

Наименование должностного лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела (наряда)

____________ _________________ __________________________

Дата Подпись Расшифровка подписи

Приложение 3

АКТ

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании _____________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

________________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие

практическое значение документы ____________________________________________

(наименование судебного участка)

Итого ___________________________________ дел за ___________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены экспертно-проверочной комиссией

________________________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ___________ № ______)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи

проводившего экспертизу

ценности документов

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол экспертной комиссии судебного участка от _____________________ № ________

Документы в количестве _______________________________________________ дел, весом

(цифрами и прописью)

________ кг сданы в _______________________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

работника судебного участка,

сдавшего документы

Изменения в учетные документы внесены:

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

работника аппарата

судебного участка, внесшего

изменения в учетные документы

Дата

Приложение 4

А К Т

Об уничтожении дел (других документов)

Комиссия в составе: __________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

на основании Акта № ___ от «___» __________ 20___ г. о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению произвела уничтожение _______________________________________________________________________

(указывается наименование уничтоженных документов, их количество)

_______________________________________________________________________

путем сожжения в ______________________________________________________ .

Председатель комиссии _________ (подпись) _____________ (фамилия, инициалы)

Члены комиссии: _________ (подпись) _____________ (фамилия, инициалы)

_________ (подпись) _____________ (фамилия, инициалы)

Форма № 1

Журнал учета входящих документов

"__" ____________________ 20___ г.

(дата поступления корреспонденции в судебный участок пишется с названием месяца прописью)

Форма № 1.1

Журнал учета судебных поручений,

Поступивших в судебный участок из других судов

Форма № 1-а

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: