Подготовка и передача дел на хранение в архив

9.3.1. Для обеспечения сохранности документов в Академии создан архив.

В своей практической деятельности архив Академии руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, Положением об архиве Академии, Уставом Академии, приказами и указаниями ректора Академии.

9.3.2. В архив Академии передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

9.3.3. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив по истечении трехлетнего срока их хранения в структурном подразделении.

9.3.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Академии и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.3.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Общего отдела Академии.

9.3.6. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив, сотрудник архива предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Академии, данного структурного подразделения.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

9.3.7. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего архивом Академии и сотрудника, передавшего дела.

9.3.10. Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений, увязанными в связки.

9.3.11. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Академии лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Академии, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

Порядок выдачи документов из архива Академии

9.4.1. Архивные справки, выписки и копии документов выдаются на основании письменного запроса, который должен содержать:

· наименование организации,

· адрес,

· изложение существа запроса,

· фамилию, имя, отчество (полностью),

· контактный телефон,

· дату,

· личную подпись.

Архивные справки, копии и выписки выдаются под расписку заявителям на руки строго при предъявлении паспорта. Родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта получателя.

9.4.2. Выдача дела из архива Академии постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, сотрудникам для использования в работе, осуществляется с разрешения руководства Академии или руководителя Общего отдела.

На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дел.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов с разрешения ректора или проректора, курирующего данное структурное подразделение.

9.4.3. Допускается изъятие из архива дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются строго заявителю на основании письменного запроса с разрешения ректора Академии при предъявлении паспорта, родственникам или доверенным лицам согласно нотариально заверенной доверенности.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов из дел производится только с разрешения ректора или проректора его замещающего, с обязательным составлением

акта о причинах выдачи подлинника и оставлением в деле заверенной копии документа. На место изъятого документа из дела постоянного срока хранения, вкладывается справка-акт о причинах выдачи подлинника, снятая с него копия, а также расписка получателя документа.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Инструкции по организации и ведению делопроизводства

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

при

ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Приложение № 1

К п.п. 3.1.9., 3.2.3.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

119571, Москва, проспект Вернадского, 82 тел.: (495) 434-94-01, факс: (495) 434-34-14

__________________ № __________________ На № __________________________________

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: