Организация контроля исполнения документов

7.1.1. Контролю подлежат все поступающие на имя ректора и в адрес Академии зарегистрированные документы, требующие исполнения и подготовки ответа.

При постановке документа на контроль на верхнем левом поле документа делается отметка-штамп «Контроль».

7.1.2. Контроль исполнения включает в себя:

· постановку на контроль,

· предварительную проверку и регулирование хода исполнения,

· снятие с контроля,

· направление исполненного документа в дело,

· учет,

· обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов,

· информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.1.3. Контроль исполнения документов осуществляет канцелярия Общего отдела Академии, руководители структурных подразделений, которые осуществляют учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

7.1.4. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства Академии, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

7.1.5. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи "В дело №___", подписи и даты, исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.

Порядок снятия документов с контроля

7.2.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля, если решены поставленные в нем вопросы или автору дан ответ по существу.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

7.2.2. Основанием для снятия документа с контроля является документ-ответ, подписанный ректором, либо проректором, курирующий данное направление деятельности, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.

7.2.3. Снятие документа с контроля осуществляется только должностным лицом или канцелярией Общего отдела Академии, которые ставили документ на контроль, при наличии основания.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении включает в себя следующие сведения:

· краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;

· отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата;

· подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

7.2.4. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Сроки исполнения документов

7.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

· поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа;

· поступивших из других организаций - с даты их поступления;

· внутренние документы - c даты подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

По законодательству документы подлежат исполнению в следующие сроки:

· в указанный срок – если в документе поставлен срок исполнения;

· в 3-дневный срок – имеющие в тексте пометку "срочно" и если в документе не указана конкретная дата исполнения;

· в 10-дневный срок - имеющие пометку "оперативно", письма-поручения, письма-запросы, документы по экспертной оценке, проекты документов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации;

· не более 15 дней (если такие обращения требуют дополнительного изучения и проверки то до 1 месяца) – по обращения граждан;

· в течение 30 дней со дня регистрации – заявления, документы без указания сроков исполнения;

· остальные – в срок не более месяца.

7.3.2. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационной контрольной форме.

7.3.3. При необходимости изменения срока исполнения документа - ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Академии, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок, с даты подписания поручения.

Об изменении срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует канцелярию для внесения изменения в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

7.3.4. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

· задания последующих лет – не реже одного раза в год;

· задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

· задания текущего месяца – каждые десть дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.

7.3.5. Канцелярия Общего отдела Академии на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений (Приложение № 21), не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Академии, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства Академии в установленные им сроки или по запросам.

VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Номенклатура дел

8.1.1.Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Академии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел:

· постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

· для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения,

· основой для создания справочной картотеки.

8.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел все структурные подразделения Академии должны руководствоваться:

· Уставом Академии,

· утвержденной структурой Академии,

· положениями о структурных подразделениях,

· штатным расписанием,

· планами и отчетами о работе,

· примерной номенклатурой дел для высшего учебного заведения,

· утвержденным Федеральной архивной службой России «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»,

· номенклатурами дел за прошедшие годы.

8.1.3. Номенклатура дел Академии на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.4. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Академии (реорганизации, ликвидации).

8.1.5.В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Академии.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: