Употребление бланков произвольной формы не допускается и к регистрации не принимается.

Проекты приказов печатаются не на бланках и документ должен иметь на верхнем поле справа обозначение – ПРОЕКТ.

Контроль над правильностью оформления проектов приказов осуществляет канцелярия Общего отдела Академии.

4.3.3. Возражения по проекту приказа или распоряжения, возникающие при согласовании, или отказ от визирования, излагаются в справке, составленной лицом отказывающимся визировать документ, которая прилагается к проекту документа.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Приказы и распоряжения – регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

4.3.4. Подпись

Страница приказа и приложения к нему нумеруются как единый документ.

4.3.6. Визы

Протокол

4.4.1.Протокол – документ, содержащий запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях собраниях, деловых встречах, а также представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

4.4.2. Протокол может издаваться в полной или краткой форме.

Протокол полной формы, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. (Приложение № 14)

В вводной части протоколаоформляются следующие реквизиты:

· председатель;

· секретарь;

· присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших (если более 15 человек);

· повестка дня – перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих и отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Наименования должностей можно указывать обобщенно.

Например: заместитель заведующего кафедрой

Основная часть протокола - состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в этом случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) - печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения - записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Краткая форма протокола - опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола - указываются инициалы и фамилия председательствующего, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Основная часть протокола - включает рассматриваемые вопросы, и принятые по ним решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано другим размером шрифта и подчеркивается единой чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое решение по данному вопросу.

4.4.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Ниже размещается подпись секретаря заседания, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Председатель Совета ____________ Ю.А. Иванов

(личная подпись)

Секретарь ____________ Е.А. Лидина

(личная подпись)

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длиной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.4.4. Протоколы могутпечататься на стандартном бланке протокола типографского исполненияили на чистом листе бумаге формата А-4 и иметь следующие реквизиты:

· Наименование документа – слово П р о т о к о лпечатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

· Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

· Дата - оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания.

· Номер протокола – нумеруется порядковыми номерами в пределах календарного года по каждой группе протоколов ( например: протоколы заседаний ректората, протоколы заседаний экспертных комиссий, коллегий, ученых советов и др.)

Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа

4.4.5. Основная часть протокола печатается через 1,5 интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об")", которое печатается, центровано другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

4.4.6. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

4.4.7. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

4.4.8. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

4.4.9. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

Решения в окончательной редакции готовятся соответствующими подразделениями не более чем в 3-х дневный срок, если на заседании не установлены другие сроки.

Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

4.4.10. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Общего отдела.

4.4.11. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело подразделению-исполнителю вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" (ДСП).

4.4.12. Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

4.4.13. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям, структурным подразделениям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Общего отдела.

Служебное письмо

4.5.1.Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте либо непосредственной передачей (если речь идет о переписке в пределах Академии).

Все служебные письма можно разделить на две части: одна часть констатирует свершившийся факт, другая – предваряет его свершение.

Это письма: подтверждения, извещения, уведомления, предупреждения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на два вида:

· письма, требующие ответа,

· письма, не требующие ответа.

Письма обеспечивают обмен информацией, помогают предварительно выяснить мнения сторон для решения поставленных вопросов (заключению договоров, актов и др.)

4.5.2. Служебные письма Академии готовятся как:

· ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации,

· сопроводительные письма к различным проектам,

· ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц,

· инициативные письма.

Служебные письма оформляются на бланках формата А4 с продольным или угловым расположением реквизитов. (Приложение № 15)

4.5.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией ректора (или его заместителя, проректора) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Максимальный срок исполнения документа – месяц с момента получения письма-запроса, если резолюцией руководителя не указан другой срок исполнения.

Письма-ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций готовятся в следующие сроки:

· с конкретной датой исполнения – в указанные сроки;

· без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-х дневный срок,

имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок,

остальные – в срок не более месяца;

· по парламентским запросам – не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

· по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) – не позднее, через 30 дней со дня получения;

· по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки – до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней;

· телеграммы, требующие срочного решения – до двух дней, остальные, в течение 10 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.5.4. Письма могут быть простыми и сложными.

Простые состоят из одной – двух частей – вступления и заключения.

Сложные – из вступления, основной части (доказательства), заключения.

В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения.

4.5.5. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Текст излагается как от первого лица множественного числа («просим», «направляем»), так и от первого лица единственного числа («прошу», «направляю» и т.д.). Объем письма не должен превышать двух страниц, в исключительных случаях – до пяти страниц.

При оформлении письма на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Письмо может иметь заголовок, если оно оформляется на бланке формата А4 , который отвечает на вопрос "О чем?".

Например: «О нарушении договорных обязательств».

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ.

4.5.6. Визируются письма руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации – куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться ректором Академии.

Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в Академии.

4.5.7. Письма подписываются ректором, а также проректорами или руководителями структурных подразделений в рамках предоставленной им компетенции.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: