Изготовление и использование бланков произвольной формы (на компьютерных принтерах) не допускается.

Для переписки между структурными подразделениями бланки не используются.

Учет и хранение печатей, штампов и бланков

3.3.1. Обязательному учету подлежат:

· все виды печатей и штампов,

· бланки с продольными и угловыми реквизитами Академии,

· удостоверения личности,

· трудовые книжки и вкладыши к ним,

· свидетельства о получении образования,

· дипломы и вкладыши к ним.

3.3.2. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в Академии, ведется в специальном журнале.

3.3.3. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета.

3.3.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.

3.3.5. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.

3.3.6. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут ответственные за ведение делопроизводства.

3.3.7. Использование и хранение печатей и штампов Академии производится согласно «Положения о порядке скрепления печатями документовфедерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» (Утвержденного ректором Академии «___»____________2011г. )

IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ

ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов, выпускаемых в Академии, необходимо соблюдать следующие правила.

Приказ

4.1.1. Приказ – документ, издаваемый ректором или проректорами в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов разрабатываются и готовятся структурными подразделениями Академии на основании поручений руководства или по собственной инициативе (производственной необходимости, целесообразности).

В деятельности Академии различаются приказы:

· по организационным вопросам,

· основной деятельности,

· личному составу (кадровые приказы)

Приказы регистрируются отдельно - каждый по своей группе, порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Приказы по организационнымвопросам издаются:

· в случае создания, реорганизации или ликвидации структурных подразделений,

· при утверждении структуры и штатов,

· в целях утверждения или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил и др.),

· при создании временных или постоянных коллегиальных органов (советов, комиссий и др.) и т.п.

Приказы по основной деятельности регулируют:

· вопросы хозяйственной деятельности, планирования, финансирования Академии, ее материально-технического обеспечения,

· учебно-воспитательный процесс,

· научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы,

· порядок выполнения, характер и содержание специфических видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют:

· прием, перемещение, увольнение работников,

· предоставление отпусков,

· присвоение разрядов,

· вынесение взысканий и поощрение работников.

4.1.2. Текст приказа состоит из 2-х частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части приказа кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием (причиной) для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть в проектах приказов завершается словом приказываю:, которое печатается вразрядку, после слова «приказываю» ставится двоеточие.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ:».

Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителей, каждого действия и сроков исполнения. Эта часть приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, его инициалы и фамилия.

Например: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.»

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданный документ или их отдельные пункты, то один из пунктов этой распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

4.1.3. Проекты приказов по личному составу (кадровые приказы) и проекты приказов о предоставлении отпуска работникам готовит Отдел правового регулирования и учета персонала на основании соответствующих представлений на бланках, согласно «Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (Утверждено Постановлением «Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) (Приложение № 9).

4.1.4. Совместные приказы Академии и сторонней организации печатаются на стандартных листах бумаги формата А-4 (210-297 мм). (Приложение № 11)

При оформлении совместного приказа Академии и организации-партнера следует соблюдать следующие правила:

· наименование Академии и наименование организации, с которой оформляется совместный приказ, располагаются на одном уровне;

· наименование вида документа – П Р И К А З, располагается центровано;

· дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи;

· регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

· подписи ректора Академии и руководителя организации-партнера располагаются ниже текста на одном уровне.

Распоряжение

4.2.1.Распоряжение – правовой акт, издаваемый ректором или проректором Академии в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений (вопросов) и должностных лиц.

4.2.2. Распоряжение не содержит ключевого слова, разделяющего констатирующую и распорядительную части, оно не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Распоряжение, как правило, заголовка не имеет. (Приложение № 12)

Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказ.

4.3. Правила подготовки и оформления приказов и распоряжений

4.3.1. Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят структурные подразделения Академии на основании поручений руководства или по собственной инициативе (производственной необходимости, целесообразности).

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект приказа.

Подготовка приказа включает в себя:

· изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений,

· подготовку проекта приказа,

· согласование проекта,

· подписание приказа,

· регистрацию.

4.3.2. Проекты приказов и распоряжений печатаются на стандартных бланках установленной формы и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации (Приложение № 12, 13). Требования к оформлению документов»:

· наименование организации;

· наименование вида документа – «ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ»;

· дата – состоит из обозначения «___»___________20__г.;

· номер - состоит из обозначения «№___» и порядкового номера приказа;

· заголовок - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Печатается полужирным шрифтом размером № 12 через 1 межстрочный интервал и начинаться с предлога «О (Об)»: «об утверждении...», «о регистрации...» и т.д. Распоряжение, как правило, заголовка не имеет;

· текст - отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом – размером № 13 или № 14 через 1-1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границе текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

· подпись – состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля;

· визы – включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату;

· поля:

верхнее поле проекта приказа – 25 мм от реквизита «дата»

нижнее поле – 20 мм

левое поле – 30 мм

правое поле – 10 мм.

Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в приложениях № 9, 10.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: