Сделай Сам Свою Работу на 5

Документы, составленные Академией совместно с двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.





Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и с исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата на документе оформляется цифровым способом в следующей последовательности:

· число,

· месяц,

· год

и проставляются либо тремя парами арабских цифр, разделенных точкой, либо число и месяц проставляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 1 сентября 2004

следует оформлять 01.09.04, либо 01.09.2004.

В случае необходимости, а также в текстах нормативных и финансовых документов допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 01 сентября 2003 г.

ГОСТ Р 6.30-2003 впервые (п.3.11) узаконил проставление нуля перед цифрой, обозначающей день месяца в словесно-цифровой форме датирования.

Проставление нуля в данном случае является обязательным, т.к. затрудняет подделку документа.

В факсах, телефонограммах и телеграммах кроме даты проставляются часы и минуты.

В международных стандартах рекомендуется цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число:

Например: 2003.12.06



Место проставления даты на документе зависит от наличия бланка и вида документа.

3.1.13.Регистрационный номер документа (12).

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под контролем и ответственностью.

Для исходящих документов регистрационный номер проставляется следующим образом:

· индекс структурного подразделения,

· номер дела по Номенклатуре дел Академии, где будет храниться копия документа после его отправки,

· порядковый номер документа.

Например: 04-12/57,

где 04 – индекс структурного подразделения,

12 – номер дела по номенклатуре,

57 – порядковый номер отправляемого документа.

Место проставления регистрационного исходящего номера определяется в бланке и зависит от вида документа.

Для внутренних документов Академии регистрационным номером является порядковый номер документа с начала календарного года.



Регистрационный номер документа, составленный Академией (структурным подразделением Академии) совместно с другими организациями, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке указания авторов на документе через косую черту.

Например: Исх. № 04/27-3457 / Д-21-4071

3.1.14.Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).

Данный реквизит проставляется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (преимущественно в ответных письмах, заключениях по поручениям и т.п.). Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа. Ссылка включает в себя дату и номер документа, на который должен быть дан ответ.

Например: на № 02-13/36 от 04.09.2003г.

3.1.15. Место составления или издания документа (14).

Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" или "Справочные данные об организации".

Данный реквизит указывают в соответствии с учетом действующего административно-территориального деления и общепринятых географических сокращений. В письмах данный реквизит включается в почтовый адрес.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если документ создан не на бланке.

3.1.16. Адресат (15).

Реквизит "Адресат" проставляется на отправляемых документах.

На внутренних документах адресат должен быть проставлен, если этот документ, предназначен должностному лицу Академии (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.



При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

Например: Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Например: Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

В.А. Лагунину

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например: Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например: Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Перед фамилией допускается указывать ученую степень и (или) звание при их наличии. Не допускается использовать перед фамилией такие сокращения, как: "т", "г-ну", и т.д.

Порядок расположения элементов реквизита "Адресат" при направлении документа за рубеж должен соответствовать международным правилам.

3.1.17. Гриф утверждения документа (16).

Данный реквизит указывает на нормативный или правовой характер содержания документа или требующий правовой санкции.

Документ утверждается соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или специально издаваемым документом. Примерный перечень документов подлежащих утверждению в Академии приведен в приложении № 5.

В случае утверждения документа должностным лицом, гриф утверждения состоит из:

· слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

· полного наименования должности лица, утверждающего документ;

· личной подписи и ее расшифровки;

· даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Ректор Академии

________________ В.А. Мау

(подпись)

«___» ____________ 20___ г.

или

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Ректор Российской академии

народного хозяйства и

государственной службы

при Президенте Российской Федерации

________________ В.А. Мау

(подпись)

«___» __________ 20___ г.

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего.

Например: УТВЕРЖДЕНО

Приказом ректора Академии

от 12.02.2011 № 27

3.1.18. Резолюция (17).

Резолюция фиксирует указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем левом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа, если свободное место на документе отсутствует, то резолюция может быть оформлена на дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает в себя:

· фамилию и инициалы исполнителя,

· содержание поручения (при необходимости),

· срок исполнения,

· подпись руководителя,

· дату резолюции.

Например: Аверину А.Н.

Подготовить проект приказа к 28.02.2011 г.

_____________

(подпись) 06.02.2011 г.

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом (требование ГОСТ).

3.1.19. Заголовок к тексту (18).

Заголовок к тексту документа должен быть максимально коротким и отражать содержание документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос "о чем?" (о ком) или "чего?" (кого).

Например: Приказ о приеме на работу

Положение о бухгалтерии

Точка после заголовка не ставится.

Не допускается проставление реквизита "Заголовок" на отправляемых письмах.

Заголовок составляется лицом готовящим проект документа:

· располагается под реквизитом бланка,

· печатается через один интервал,

· не должен занимать более пяти строк,

· длина одной строки заголовка не должна быть более 28 печатных знаков,

· применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером № 12-13,

· в конце заголовка точка не ставится, заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

3.1.20. Отметка о контроле (19).

Отметка о контроле проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя.

Отметка о контроле обозначается специальным штампом "Контроль" и располагается на уровне заголовка, в верхнем поле документа.

3.1.21. Текст документа (20).

Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Текст документов рекомендуется печатать

· на бланках формата А-4 через 1,5-2 межстрочных интервала,

· на бланках формата А-5 – через один межстрочный интервал.

Применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов :

Times New Roman Cyr размером:

· для текстовых материалов – размеры № 14, 13

· для оформления табличных материалов – размер № 12

Times DL – размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их соединения.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей:

в первой части – указывают причину, основание, цели составления документа;

во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть:

· приказы – распорядительную часть, без констатирующей;

· письма, заявления – просьбу, без пояснения;

· справки, докладные записки – оценку фактов, выводы.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

· наименование документа,

· наименование организации – автора документа,

· дату документа,

· регистрационный номер,

· заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах, действующих на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т.д.), а также внутренних документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решили»).

В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «постановили», «выступили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организации, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акты, справки), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»),

· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»),

· от третьего лица единственного числа («факультет не возражает», «Академия считает возможным»).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («владеете», «имеете» или «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже.

Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается на нескольких страницах, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

3.1.22.Отметка о наличии приложений (21).

Если в тексте документа есть полное наименование Приложения, то отметка о наличии Приложения оформляется сокращенно:

Например: Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не указанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в Приложение.

Например:

Приложение: 1. Проект инструкции по делопроизводству на 50 л. в 2 экз.

2. Номенклатура дел на 20 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий Приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Например: Приложение: Договор аренды от 09.10.2003. № 9 и

Приложение к нему, всего на 10 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Например: Приложение: Правила приема в Российскую академию

народного хозяйства и государственной службы

при Президенте Российской Федерации – 1 экз.

В случае, когда документ отправляется в несколько адресов, а Приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложениях:

Например: Приложение: на 4 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение №____», номер Приложения (если их несколько) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номер.

Например: Приложение № 1

к приказу

от 22.10.2011 № 201

3.1.23.Подпись (22).

Подпись является обязательным реквизитом и одним из основных способов удостоверения документов. Подпись проставляется лицом, имеющим полномочия на подписание данного вида документов, которое несет ответственность за содержание подписываемого документа.

В состав реквизита «Подпись» входят:

· наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке Академии, и сокращенное, если использован бланк),

· личная подпись,

· расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

Например: Ректор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации ____________ В.А. Мау (подпись)  

или

Ректор ____________ В.А. Мау

(подпись)

На внутренних документах Академии, связанных непосредственно с образовательным процессом, допускается в реквизите «Подпись» указывать ученую степень (ученое звание).

Например: Научный руководитель

к.э.н., профессор _____________ А.А. Иванов

(подпись)

На документе имеющей более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например: Директор института _____________ О.А.Голубев

(подпись)

Главный бухгалтер _____________ А.А. Иванов

(подпись)

Если документ подписывают несколько равных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Заместитель декана ______________ К.Ю.Смирнов (подпись) Заместитель декана ____________ М.Е. Аверин (подпись)

Также несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывает председатель и секретарь.

Если документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

Например:

Председатель комиссии _______________ И.К. Корнеев

(подпись)

Члены комиссии ________________ В.В. Иванов

(подпись)

________________ А.А. Петров

(подпись)

________________ А.Б. Сидоров

(подпись)

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.

Например: И.о.ректора ______________ А.М.Марголин

(подпись)

При этом не допускается ставить предлог "за", производить надпись от руки "зам." и проставление косой черты перед наименованием должности.

3.1.24.Гриф согласования документа (23).

Согласование – предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа, в соответствии с правовыми актами и ранее принятыми решениями.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО(без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например: СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя

Госстандарта

____________ П.В.Доронин

(подпись)

«___» _________ 2011 г.

Согласование может быть внешнее и внутреннее.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Оно имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом.

Согласование с конкретным должностным лицом включает в себя слово СОГЛОСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например: СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федеральной службы

по надзору в сфере образования и науки

_______________ ( И.О. Фамилия)

(личная подпись)

«___» __________ 2011 г.

Согласование с коллегиальным органом осуществляется протоколом, письмом. Гриф согласования в данном случае оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 14.05.2011 г. № 4

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например: Лист согласования прилагается.

______________( И.О. Фамилия)

(подпись) 18.01.2011 г.

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества
СОГЛАСОВАНО Ректор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации _________________ В.А.Мау (личная подпись) «___» _________20___г.
СОГЛАСОВАНО Первый вице-президент ЗАО «ПРОМИНДУСТРИЯ АГ» _________________ И.П.Щербаков (личная подпись) «___» _________ 20___г.
СОГЛАСОВАНО Председатель Правления банка «ПРОГРЕСС» ________________ Н.М.Титов (личная подпись) «___» _________20___г.

 

 

3.1.25. Визы согласования документов (24).

Виза – это внутреннее согласование проекта документа, оформляется путем визирования проекта документа исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем подразделения, где готовился проект документа, и другими лицами, ответственными за их подготовку, а также заинтересованными должностными лицами, с которыми проводилось согласование проекта документа.

Виза состоит из указания должности визирующего документ, подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты подписания.

Например: Главный бухгалтер

__________ И.Д.Иванова

(подпись)

«___» __________ 2011 г.

Возможно оформление виз на отдельном листе согласования.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или несогласно с документом, то это может оформляться на отдельном листе. Лист подписывается и прилагается к документу с указанием об этом при визировании "Замечания прилагаются":

Например: Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела __________ А.Д. Петров

(подпись)

«___»________20___ г.

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

На документах, подлинники которых остаются в Академии, визы проставляются в нижней части последнего листа подлинника документа и включают в себя подпись, её расшифровку, должность визирующего, дату визирования.

На отправляемых документах визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

В зависимости от ситуации допускается полистное визирование документа и его Приложения.

3.1.26. Оттиск печати (25).

В соответствии с Уставом Академия имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и другие печати и штампы.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на других документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

3.1.27. Отметка о заверении копии документа (26).

Заверение (соответствия) копии документа подлиннику производится ниже реквизита «Подпись» путем проставления заверительной надписи «Верно», указанием должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Например: Верно

Инспектор отдела кадров

РАНХиГС _________ О.В. Белова

(подпись)

«___» __________ 20___ г.

Отметка о заверении копии удостоверяется печатью.Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.1.28. Отметка об исполнителе (27).

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в нем вопросов.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа, она включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона.

Например: Исполнитель: И.В. Петров 434 88 94

3.1.29.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

Данный реквизит проставляется на исполненных документах и направляемых в дело для последующего хранения и использования в справочных целях и включает в себя:

· слова «в дело», ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;

· номер дела, в котором будет храниться документ;

· краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

· подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например: В дело 12-25 за 2005 г.

Николаева Г.Н. 24.05.2010

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.1.30.Отметка о поступлении документа в организацию (29).

Отметка о поступлении документа в Академию проставляется общим отделом ивключает в себя:

· дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты поступления),

· входящий регистрационный номер.

Например: Вх. № 14

27.06.2011 г

3.1.31.Идентификатор электронной копии документа (30).

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Бланки документов. Требования к бланкам документов.

3.2.1. Документы, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, порядок расположения которых должен строго соответствовать ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. (Требования к оформлению документов)».

3.2.2. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Федеральным агентством по печати и массовым коммуникациям лицензии на соответствующий вид деятельности.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

Хранение и выдача бланков производится канцелярией Общего отдела Академии.

3.2.3. В Академии применяются следующие бланки:

· бланк Академии (с продольным расположением реквизитов организации);

· угловой бланк письма (с угловым расположением реквизитов);

· бланки приказов;

· бланки распоряжений;

· бланк конкретного вида документа.

Состав видов и форм бланков, применяемых в Академии, утверждаются ректором по представлению Общего отдела Академии (Приложения № 1, 6, 7, 8, 9, 10).

3.2.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.