Составление и ведение номенклатуры дел

8.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве ПК «MEMORY» на соответствующий календарный год с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для правильного формирования документов в дела, систематизации, учета, индексации дел, определения сроков их хранения. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и одним из учетных документов в делопроизводстве.

8.2. Номенклатура дел составляется сотрудником, ответственным за архив. Номенклатура дел составляется ежегодно в конце текущего года на последующий и до утверждения ее руководителем представляется на согласование экспертной комиссии учреждения. Если задачи, функции и структура учреждения не меняются, то ранее согласованная номенклатура перепечатывается на каждый следующий год и утверждается руководителем. Однако по истечении 5 лет номенклатура дел уточняется и согласовывается с архивным учреждением (если входит в состав источников комплектования госархива или муниципального архива). В случае коренного изменения функций и структуры учреждения номенклатура дел вновь пересоставляется и согласовывается с архивным учреждением.

8.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом учреждения и положением о его структурных подразделениях, а также утвержденной структурой, штатным расписанием, должностными инструкциями, номенклатурой дел учреждения за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел, разработанными государственными архивными учреждениями. Обязательно должны быть изучены документы, образовавшиеся в процессе деятельности учреждения, их виды, состав.

В номенклатуру дел учреждения включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием (например, протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий).

8.4. Номенклатура дел составляется по функциональной схеме. Названия разделов и их расположение должны соответствовать утвержденной структуре или штатному расписанию.

Первым разделом, как правило, является руководство, затем заместители, средний персонал и т.д., соответственно штатному расписанию учреждения.

8.5. В номенклатуру включаются все дела, отражающие документируемые участки работы учреждения.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени и т.п.

8.6. Графы номенклатуры дел учреждения заполняются следующим образом (приложение 18):

в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например: 03-08, где 03 – обозначение структурного подразделения, 08– порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Индексы дел обозначают арабскими цифрами.

Оперативный поиск информации требует, чтобы индексация структурных подразделений была постоянной и, по возможности, сохранялась из года в год нумерация дел.

В конце каждого раздела номенклатуры должны оставляться резервные порядковые номера на случай заведения структурным подразделением дополнительных дел, которые не могут быть предусмотрены заранее.

Дела с документами по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом. В графе «примечание» делается отметка: «делопроизводством начато в ___ г.»

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязанностью.

Заголовки дел в каждом разделе номенклатуры располагаются следующим образом:

организационно-распорядительная документация, при этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя учреждения;

плановые документы;

отчетная документация;

справочно-информационная:

вспомогательная.

Заголовок дела должен четко, в обобщающей форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок («указания вышестоящих органов», «разная переписка», «учет материалов» и т.д.). А также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующем порядке:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы, отчеты и т.д.);

название автора документов (протоколы заседаний экспертной комиссии):

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы, т.е. адресат или корреспондент (переписка с Министерством финансов Республики Тыва о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности);

краткое содержание документов дела (месячные бухгалтерские отчеты с приложениями);

название территории, с которой связано содержание документов дела (Аналитическая справка о состоянии делопроизводственной службы в Республике Тыва и перспективах ее развития);

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела (протоколы заседаний профкома за март 1997 – июнь 1998 гг.).

Термин «документы» в заголовках дел употребляется в случае объединения в дело документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения по данному вопросу. В конце такого заголовка указываются основные разновидности документов, содержащихся в деле, например: «Документы по инвентаризации товарно-материальных ценностей (описи, акты, таблицы, сведения и др.)».

Заголовки дел, состоящие из одной разновидности документов, располагаются следующим образом: годовые, квартальные, месячные (статотчеты).

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, в нее после подсчета вносится фактически сформированное количество дел (томов, частей).

В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭК клиники.

В графе 5 «Примечание» по истечении календарного года проставляются отметки о переходящих делах, о том, что дело было не заведено, о завершении ревизии финансовой деятельности и др.

8.7. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется отдельная итоговая запись о количестве фактически заведенных дел (томов) постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке в конце года сообщаются секретарем в госархив (если входит в его в список источников комплектования), о чем в номенклатуре дел делается отметка.

8.8. Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах: первый экземпляр хранится в ведомственном архиве музея, второй – представляется в госархив, третий – используется в качестве рабочего экземпляра ответственным за делопроизводство, четвертый – расформировывается и раздается в структурные подразделения.

8.9. Номенклатура дел вводится в компьютер для прощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях – переработки.

Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от традиционной.

Формирование дел

9.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела в организации формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях и у главных специалистов.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Методическую помощь и контроль за правильным формированием дел осуществляет: экспертная комиссия клиники, секретарь, ответственная за архив.

9.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать документы постоянного и временного сроков хранения в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (по жалобам, арбитражные, личные дела);

систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов (более ранние документы располагаются в начале дела, а более поздние – в конце), по алфавиту (личные карточки сотрудников), индексации (заявления и жалобы граждан). Эти принципы могут комбинироваться.

группировать в отдельные тома приложения большого объема, а небольшие – присоединять к тем документам, к которым они относятся;

следить, чтобы объем дела не превышал 250 листов, при толщине не более 4 см (при превышении данного объема дело разделяется и формируется следующий том);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

помещать в дела машинограммы на общих основаниях;

подшивать документы в обложки из твердого картона.

9.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены как самостоятельный документ, то они формируются в отдельное дело.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы о предоставлении очередного отпуска, дежурствах и взысканиях формируются в отдельное дело. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.) группировать в отдельные дела.

Протоколы в деле располагаются по хронологии, по порядку номеров. В зависимости от объема протокола и прилагаемых к нему документов может быть сформировано отдельное дело.

Утвержденные планы, отчеты, штаты, сметы, лимиты, титульные листки, группируются отдельно от проектов и откладываются вместе с документами того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступлений.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы учреждения и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления (заявление о приеме, направление или представление, личный листок по учету кадров, автобиография, копия диплома, контракт, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении и др.)

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: