Сделай Сам Свою Работу на 5

Подпись расшифровка подписи





ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

ПСИХОЛОГИЧЕСКОЙ КЛИНИКИ «MEMORY»

 

 

 

 

Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству в ПК «MEMORY» (далее – Психологическая клиника «MEMORY») разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Унифицированными системами документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30 – 2003), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.07.2009 № 477), Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях и устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в ПК «MEMORY».

1.2. Основная цель инструкции - упорядочение создания документов, повышение их качества и сокращение количества, рациональная организация документооборота, совершенствование работы с документами.



1.3. Документы ПК «MEMORY» входят в состав Архивного фонда Республики Тыва, являются имуществом учреждения; вопросы работы с документами регулируются законодательством Российской Федерации и Республики Тыва, нормативно-методическими документами государственной архивной службы, положением об архиве, положением ПК «MEMORY».

1.4. Настоящая инструкция регламентирует порядок документирования деятельности ПК «MEMORY», подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, приема, учета, хранения и использования документов.

1.5. Положения настоящей инструкции распространяются на традиционное делопроизводство. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84 УСД «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Общие положения».



1.6. Учреждение, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами ПК «MEMORY» осуществляет ответственный за делопроизводство в соответствии с должностной инструкцией.

1.7. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в клинике возлагается на руководителей и секретаря.

Руководитель ПК «MEMORY» назначает секретаря который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует о состоянии их исполнения.

1.8. Работники ПК «MEMORY» несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел клиники. Об их утрате немедленно докладывается руководителю.

При уходе в отпуск, выбытии в длительную командировку, перемещении работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения по акту передаются другому сотруднику.

1.9. Передача документов, их копий сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя ПК «MEMORY» (в его отсутствии - секретаря).

1.10. Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в документировании и делопроизводственном обслуживании деятельности учреждения, определяются в должностных инструкциях.

1.11. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в ПК «MEMORY» осуществляется секретарем.



 

Документация клиники

 

2.1. Деятельность ПК «MEMORY» обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией клиники, его задачами и функциями, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между вышестоящими и сторонними клиники.

В состав документационной базы входят: организационно-правовые документы положение, свидетельство о государственной регистрации юридического лица, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, утвержденные структура и штаты, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и т. д.);

распорядительные (приказы, протоколы);

справочно-информационные (письма, акты, справки, таблицы, отчеты, докладные и объяснительные записки, телеграммы, факсы и т.д.);

документы по личному составу (приказы, трудовые договоры, лицевые счета по зарплате, личные дела и т.д.);

документы бухгалтерского учета и отчетности (ведомости, книги, балансы, отчеты, счета, сметы, акты ревизий и т. д.);

документы по материально-техническому снабжению (заказы-заявки, расчеты, накладные, разнарядки и т. д.).

2.2. В целях эффективного использования средств вычислительной техники в ПК «MEMORY» устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм и процессов работы с документами.

2.3. Распорядительные документы, поступающие в клинику из вышестоящей организации, доводятся до его сотрудников посредством:

издания самостоятельных распорядительных документов (приказов), в которых излагается содержание документа вышестоящей организации применительно к задачам ПК «MEMORY», и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

издания информационного письма (если распорядительный документ вышестоящей организации не требует конкретизации).

3. Правила подготовки и оформления документов

 

3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности клиники заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, лазерные диски и др.).

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для каждого вида документа: наименование учреждения, название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, подпись, визы.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Документы изготавливают на бланках.

3.2.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3.2.3. В ПК «MEMORY» установлены следующие бланки: бланк письма (приложение 1) и бланк приказа (приложение 5).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов включает в себя реквизиты:

– герб Республики Тыва (эмблема) клиники;

– код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКУД);

– основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

– идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

– наименование клиники;

– справочные данные об клинике;

и при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов;

– дата документа;

– регистрационный номер документа;

– ссылка на регистрационный номер и дату документа;

– адресат;

– резолюция;

– заголовок к тексту;

– отметка о контроле;

– текст документа;

Бланк приказа включает в себя реквизиты:

– наименование клиники;

- наименование вида документа (приказ);

- номер документа;

– дата документа;

- место издания;

– заголовок к тексту;

– текст документа;

– подпись.

3.2.4. Устанавливаются два основных формата бланков – А4 (210 х 294 мм). Варианты расположения реквизитов на бланках: на бланке письма – продольный, а на бланке конкретного вида документа (приказа) – угловой.

3.2.5. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способами.

3.2.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое - 20 мм, верхнее - 20 мм, правое - 10 мм и нижнее - 20 мм. На документах со сроком постоянного хранения левое поле должно иметь не менее 30 мм.

3.2.7. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений.

3.2.8. Наименование клиники на бланке исполнено на государственном языке Российской Федерации.

 

З.З. Оформление реквизитов документов

 

Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения (приложение 2).

3.3.1. Государственный герб Российской Федерацииилигосударственный герб Республики Тыва помещаются на документах в соответствии с действующим законодательством. Эмблему ПК «MEMORY» или товарный знак помещают на бланках в соответствии с положением клиники. При наличии на бланке государственного герба эмблема не воспроизводится. Диаметр изображения герба и эмблемы не более 20 мм.

3.3.2. НаименованиеПК «MEMORY» на документах указывается в точном соответствии с положением о нем.

Над наименованием клиники указывают полное наименование уполномоченного органа (при наличии). Сокращенное наименование клиники (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

3.3.3. Справочные данные об клиникевключают: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронного адреса.

3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции ПК «MEMORY», содержанию документируемого управленческого действия.

Совместные распорядительные документы ПК «MEMORY», издающих одинаковые по форме документы (решения, приказы и др.), оформляются с соответствующим названием.

Совместные распорядительные документы ПК «MEMORY», издающих различные по форме документы, оформляются в виде «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого учреждения, принявшей этот документ.

Документы, создаваемые от имени двух или более учреждений, оформляются без бланка.

Все экземпляры совместных документов, включая приложения, должны быть подлинниками, т.е. содержать подписи руководителей с указанием наименования должностей, расшифровку подписей и дату подписания. Индексом этих документов являются порядковые регистрационные номера, разделенные удлиненной косой чертой (первым должен стоять номер, присвоенный учреждению, подготовившей проект документа). Подписи руководителей располагаются на одном уровне, при этом подпись руководителя учреждения подготовки совместного документа располагается с левой стороны, а подпись другого - с правой.

3.3.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующем порядке: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой: год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 сентября 2009 г. следует оформлять 05.09.2009.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 23 сентября 2009 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.01.05.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

3.3.6. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации.

Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Так, индекс 01-10/115 входящего документа включает:

115 - порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации;

01 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится данный документ;

10 - номер соответствующего дела по номенклатуре.

Индексами предложений, жалоб и заявлений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии заявителя, например К-45.

Индексами приказов, протоколов, актов, справок и т.п. являются их порядковые номера в возрастающей последовательности с начала года.

Составные части индекса отделяются.

При оформлении письма ответа на инициативное письмо делается ссылка на индекс и дату последнего.

3.3.7. Адресатом могут быть учреждения, их структурные подразделения, должностные лица, граждане. При адресовании документа в клинику без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:

 

Министерство культуры и спорта

Республики Тыва

 

При адресовании документа должностным лицам или гражданам инициалы указываются перед фамилией. При направлении документа должностному лицу название организации указываются в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном:

 

Министерство культуры и спорта

Первому зам. министра

В.С. Бондареву

или

Первому зам. министра

Министерства культуры и спорта

Республики Тыва

В.С. Бондареву

 

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата:

Директору

ОАО «Тываэнерго»

Г.В. Ертмаковой

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Составные части почтового адреса указывают в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или для граждан: фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте:

 

ОАО «Тываэнерго»   ул. Ленина, 16 В, г. Кызыл, Республика Тыва, 667000     или Сидорову Ивану Петровичу   ул. Победы, д. 19, кв. 203 , г. Кызыл, Республика Тыва, 667000

 

Все составные части реквизита «адресат» (наименование учреждения, наименование должности с инициалами и фамилией лица, которому адресуется документ, почтовый адрес) печатаются с новой строки строчными буквами через один межстрочный интервал. Отдельные части этого реквизита могут быть разделены 1,5 - 2 интервалами для удобства зрительного восприятия. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

 

3.3.8. Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются руководителем клиники, вышестоящими и другими организациями, в компетенции которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Документы, подлежащие утверждению (положения, отчеты, балансы, штаты, акты и другие), приобретают юридическую силу только с момента их утверждения (приложение 3).

Утверждение документа производится двумя способами - грифом утверждения или, когда введение документа требует дополнительных действий и предписаний, изданием соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и включает в себя слово «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и двоеточия), наименование должности и личную подпись лица, утверждающего документ, расшифровку подписи и дату утверждения. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

 

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Заведующая психологической клиники

«MEMORY»

___________________ А.А. Монгуш

подпись

16.06.2012

 

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слов «УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ» (без кавычек и двоеточия), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер.

  Например:   УТВЕРЖДЕНО   приказом директора ЦА «Государственный исторический архив Чувашской Республики» от 15.09.2009 № 200  

Слова «УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ» пишутся прописными буквами и согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.

 

3.3.9. Резолюция пишется в правой верхней части документа руководителем учреждения или его заместителем. При отсутствии места в правой верхней части документа, резолюция пишется в левой верхней части.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей - указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

 

    Монгуш А.Ч.   Изучить письмо из Министерства здравоохранения и социального развития и внести предложения к 24.11.2012   Личная подпись руководителя клиники Дата

 

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

 

З.З.10. Заголовок к тексту кратко излагает содержание документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа. Например: приказ (о чем?) «О приеме на работу», «О назначении ответственного за делопроизводство»; протокол (чего?) заседания трудового коллектива; должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера.

Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

 

3.3.11. Отметка о контроле обозначается буквой «К» или словом (штампом) «Контроль» и наносится от руки красным фломастером на контролируемых документах. Отметка располагается на верхнем поле документа, в правом углу.

 

3.3.12. Отметка о наличии приложений, названных в тексте, оформляется следующим образом:

 

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

 

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение: 1. Положение психологической клиники «MEMORY» на 6 л. в 1 экз.

2. Смета расходов на 1 л. в 3 экз.

 

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

 

Приложение: письмо Министра культуры и спорта и архивного фонда Республики Тыва от 15.02.2009 № 72-4/45 и приложение к нему, всего на 6 л.

 

Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, отметка о его наличии оформляется по форме:

 

Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

 

В приложении к распорядительному документу на первом его листе правом верхнем углу пишут слово «Приложение №» с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1

к приказу ГУК «Национальный музей Республики Тыва»

от 13.05.2009 № 20

 

Допускается выражения «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

3.3.13. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшегодокумент (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:

 

Директор ОАО «Тываэнерго» Личная подпись Г.В. Ертмакова

 

или на бланке:

 

Директор Личная подпись Г.В. Ертмакова

 

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

В документах, составленных комиссией, указывается распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, секретарь, члены). Член комиссии, имеющий особое мнение, записывает его после подписей членов комиссии и только после этого ставит свою подпись.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

 

Например:

 

Директор Личная подпись И.И. Иванов

 

Главный бухгалтер Личная подпись С.И. Сидорова

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

 

Директор ГУК «Национальный музей Республики Тыва» Личная подпись Г.В. Козлов дата     Директор ОАО «Тываэнерго» Личная подпись Г.В. Ертмакова дата  

Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена, отсутствует, то документ может подписать его заместитель, исполняющий обязанности с указанием занимаемой им должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам.», «и.о.» или косую черту перед наименованием должности.

 

3.3.14. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам.

Согласование может производиться как внутри ПК «MEMORY».

Внутреннее согласование документа оформляется визой, включающей должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Допускается полистное визирование документа и его приложения.

 

Секретарь ______________ С.В. Чаш-оол

подпись

05.08.2012

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

 

Замечания прилагаются

Главный бухгалтер ________________ С.И. Сидорова

подпись

05.08.2012

 

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом, который располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Директор

ОАО «Тываэнерго»

______________ П.П. Петров

подпись

10.08.2012

 

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, гриф согласования оформляют по следующей форме:

 

СОГЛАСОВАНО   Протокол заседания ЭК ГУЗ «Детская поликлиника №1» от 25.07.2012 № 2 или   СОГЛАСОВАНО   Письмо ГУЗ «Детская поликлиника№1» от 25.07.2012 № 10-11/145
     

При наличии нескольких грифов согласования их располагают двумя вертикальными рядами или на дополнительном листе, а на документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется:

со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями - в случае необходимости или если это предусмотрено положениями о них;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.);

с уполномоченной организацией - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с их разрешения.

 

3.3.15. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Гербовая печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом (приложение 4)

Печать без герба ставится на:

копиях документов, направляемых в другие учреждения;

справках с места работы, о заработной плате и т.п.

Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На финансовых документах печать проставляется на специально отведенном месте, обозначенном «М.П.», без захвата наименования должности и подписи.

Размеры печатей должны соответствовать: круглая печать с использованием одного языка - диаметру 38-40 мм; круглая печать с использованием двух языков - диаметру 40-45 мм; треугольная печать - 45х45х45 мм. Реквизиты печати с указанием названия музея на чувашском и русском языках должны быть одинакового размера.

 

3.3.16. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

 

Верно

Секретарь подпись С.В. Чаш-оол

15.10.2012

 

ПК «MEMORY» выдает копии только тех документов, которые создаются в них.

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями (копия диплома, выписка из трудовой книжки и т. д.).

Допускается копию документа заверять печатью и удостоверяются подписью руководителя учреждения.

 

3.3.17. Отметка об исполнителе документа включает в себя инициалы, фамилию и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу:

 

И.Г. Волкова

00-00-00

 

3.3.18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Отправлено письмо

от 27.02.2012 № 43

В дело 01-09

Подпись расшифровка подписи

06.03.2012

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

3.3.19. Отметка о поступлении документа в учреждение располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из порядкового номера и даты поступления (при необходимости - часы и минуты):

№ 01-10/102

09.01.2012

 

3.3.20. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в музее.

3.4. Требования к тексту документа

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Текст оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также путем комбинирования этих форм.

Объем (текст) писем, факсов не должен превышать более одной страницы. Размер текстов контрактов и договоров не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей. Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Стиль изложения служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

Тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания или причины составления документа, во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дата, номер, заголовок к тексту. Если принимаемый документ отменяет или изменяет ранее принятый акт или его отдельные пункты, это оговаривается в тексте.

Если сплошной связанный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты которые нумеруются арабскими цифрами. Номер раздела должен состоять из одного числа: 1, 2, 3, 4 и т.д. Номер подраздела от соответствующего раздела отделяется точкой: 1.1; 2.10. Номер пункта от соответствующего подраздела также отделяется точкой: 1.1.14., 2.6.9. и т.д.

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей. Анкетные тексты применяются в кадровых документах. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы применяются в плановых, отчетных, финансовых и некоторых других документах. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

 

3.5. Особенности подготовки и оформления

отдельных видов служебных документов

 

3.5.1. Положение - правовой акт, регламентирующий, порядок образования, статус, род деятельности, основные задачи, функции структурных подразделений учреждения.

Положения о структурных подразделениях составляются руководителями подразделений и утверждаются руководителем. Эти положения позволяют устранить дублирование в функционировании управленческого аппарата.

Положениями определяется правовой статус временно организуемых комиссий, групп и т.п.

Основные реквизиты Положения:

название структурного подразделения учреждения, функции которого определяются Положением;

наименование вида документа (Положение);

дата и место издания;

заголовок к тексту:

содержание (текст), которое разбивается на основные разделы: общие положения, основные задачи, функции, права, руководство, взаимоотношения и связи, контроль, проверка и ревизия деятельности, порядок упразднения (реорганизации);

подпись руководителя структурного подразделения;

гриф утверждения;

печать.

 

3.5.2. Инструкции относятся к категории документов, содержащих разъяснения о том, как применять те или иные законы, постановления и другие нормативные акты, или определяющих порядок и условия осуществления какой-либо деятельности. Инструкция действует, как правило, в течение продолжительного времени в качестве постоянного руководства в практической работе.

Инструкция утверждается приказом или непосредственно руководителем. Наиболее целесообразно утверждать инструкцию приказом, т.к. в нем фиксируются все необходимые дополнительные сведения: срок введения в действие, ответственные исполнители, перечень документов, отменяемых в связи с выходом инструкции.

Текст инструкции, как правило, излагается в третьем лице или в безличной форме, в логической последовательности законченными разделами, иногда имеющими самостоятельные подзаголовки.

Основные реквизиты инструкции:

наименование учреждения, подчиненность вышестоящей организации, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место издания, заголовок, подпись, гриф утверждения.

 

3.5.3. В учреждении важную роль играют должностные инструкции. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Должностная инструкция содержит следующие реквизиты:

наименование учреждения и его структурное подразделение;

наименование документа (должностная инструкция);

место издания;

текст (общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности));

подпись;

гриф утверждения.

 

Должностная инструкция разрабатывается в структурном подразделении и утверждается руководителем.

 

3.5.4. Штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников учреждения с указанием должностных окладов.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов:

наименование учреждения;

наименование вида документа (штатное расписание);

дата;

номер;

место составления;

заголовок к тексту (указывается год, на который составляется штатное расписание);

подпись;

гриф утверждения;

печать.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. При необходимости штатное расписание может быть дополнено другими сведениями.

Подготовку штатного расписания осуществляет главный бухгалтер учреждения. Штатное расписание подписывается главным бухгалтером, утверждается руководителем учреждения, согласовывается с вышестоящей организацией (при наличии).

 

3.5.5. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения для решения производственных или связанных с персоналом учреждения задач (приложение 5).

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.